¿Qué es un formulario de impuestos W-9 y qué debe hacer si obtiene uno?

Este artículo fue verificado por nuestros editores y Rachel Weatherly, especialista en productos de impuestos con Credit Karma Tax®.

El IRS quiere saber todos sus ingresos, y no solo confía en su palabra cuando declara sus ingresos totales en su declaración de impuestos federales sobre la renta.

Generalmente, las organizaciones que proporcionan sus ingresos, como un empleador, una empresa que te contrate trabajo autónomo, o un administrador de IRA - también tiene que compartir esa información con el IRS. Para poder hacer eso, estas organizaciones necesitan información fiscal básica de usted, incluyendo su número de identificación de contribuyente, nombre o razón social, y dirección.

Para obtener esa información, una empresa puede pedirle que complete un formulario de impuestos W-9. El formulario también ayuda a la empresa a comprender si debe o no retener impuestos de los montos que le paga.

Veamos la información en un formulario W-9, cuándo puede recibir una solicitud para completar una y qué debe hacer si eso sucede.

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• ¿Qué es un formulario de impuestos W-9?
• ¿Qué información hay en un W-9?
• ¿Quién podría pedirme un W-9?
• ¿Tendré que completar más de un W-9?
• ¿Qué debo hacer con un formulario W-9 completo?

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¿Qué es un formulario de impuestos W-9?

Un W-9, Solicitud de Numero de Identificación de Contribuyente de Impuestos y Certificación, es un formulario fiscal que utilizan las empresas para solicitar un número de identificación fiscal, o TIN, de un contribuyente con el que están haciendo negocios.

Cada persona o empresa tiene un TIN único que el IRS utiliza para identificar a ese contribuyente. Para individuos, que suele ser un número de seguro social, que es emitido por la Administración del Seguro Social. Personas que deben pagar el impuesto sobre la renta federal, pero no son elegibles para obtener un número de Seguro Social, puede solicitar un número de identificación de contribuyente individual, o ITIN, del IRS. Para companias, el TIN es un número de identificación del empleador, que emite el IRS.

Su TIN único debe enviarse con todos sus formularios de impuestos para que el IRS pueda identificar fácilmente su información fiscal.

Cuando eres un empleado asalariado, su empleador puede obtener su número de Seguro Social en su W-4, un formulario de impuestos que le indica la cantidad de impuestos que debe retener de su cheque de pago. Pero si trabaja por cuenta propia o tiene ingresos que no sean los salarios de los empleados, la empresa o la persona que le pagó puede pedirle que complete un W-9. La información en el formulario puede ayudar a garantizar que la empresa utilice su TIN correcto al informar al IRS cualquier monto que le pagó durante el año fiscal.

Es probable que la compañía informe esos montos al IRS en algún tipo de formulario 1099. Por ejemplo, una empresa puede completar y presentar un Formulario 1099-MISC para un trabajador independiente a quien pagó $ 600 o más por servicios durante el año fiscal.

Obtenga información sobre los formularios 1099 y qué hacer con ellos

¿Qué información hay en un W-9?

Un formulario fiscal W-9 contiene información fiscal básica, incluyendo ...

• Su nombre tal como lo escribe en su declaración de impuestos sobre la renta
• Su nombre comercial, si es diferente a tu nombre
• Cómo se clasifican usted o su empresa a efectos fiscales federales (propiedad única / LLC individual o de un solo miembro, compañía de responsabilidad limitada, corporación, camaradería, o fideicomiso o patrimonio)
• Su dirección completa
• Su número de identificación de contribuyente, con campos separados para un número de Seguro Social (para individuos) o un número de identificación de empleador, o EIN, por negocios.

Deberá firmar su formulario W-9. Al hacerlo, certifica que ha proporcionado su identificación de contribuyente correcta, que es ciudadano de EE. UU. o extranjero residente de EE. UU., y que no está sujeto a la retención de impuestos adicional ni a los requisitos de presentación de informes en virtud de la Ley de Cumplimiento de Impuestos de Cuentas Extranjeras, o FATCA.

También se puede incluir información opcional en el formulario, incluyendo el nombre de la persona o empresa que solicita su cumplimentación.

¿Qué es la retención adicional?

En algunas situaciones Es posible que se requiera que las empresas que realizan ciertos tipos de pagos retengan el 24% de los montos del pago y lo paguen al IRS. Esto se conoce como "retención adicional, ”Y puede entrar en acción cuando un contribuyente ...

• No proporciona a la empresa que realiza un pago su TIN.
• Proporciona a la empresa pagadora un TIN incorrecto que no coincide con el número que el IRS tiene registrado para ese contribuyente.
• No informa en su declaración de impuestos todos los intereses y dividendos que debían declarar.
• No certifica a la empresa pagadora que no están sujetos a retención adicional.

Pero si hace todo lo que se supone que debe hacer, proporcione a la empresa su TIN correcto, incluya todos sus intereses y dividendos imponibles en su declaración de impuestos, y certifique su exención de la retención adicional; no estará sujeto a la retención adicional.

¿Quién podría pedirme un W-9?

Generalmente, si se requiere que una empresa presente una declaración de información ante el IRS para informar los montos de $ 600 o más que se le pagaron durante un año fiscal, es posible que le pida que complete un formulario de impuestos W-9. Eso significa que los trabajadores autónomos y los contratistas independientes pueden recibir una solicitud de un W-9 de las empresas para las que trabajan. pero no son los únicos contribuyentes que podrían recibir una solicitud para completar el formulario.

El IRS también requiere que las empresas presenten declaraciones de información para transacciones inmobiliarias, interés hipotecario que un contribuyente paga a una compañía hipotecaria, deudas canceladas, Contribuciones IRA y otras situaciones. En esas situaciones, las empresas también pueden pedirle al contribuyente un W-9.

¿Tendré que completar más de un W-9?

Es posible que reciba una solicitud para más de un W-9.

Por ejemplo, si trabaja con más de una empresa que le paga $ 600 o más, cada uno podría pedirle que complete un W-9 porque todos necesitarán su TIN para completar y presentar un 1099 por usted. Las empresas también pueden completar formularios 1099 incluso si no ha alcanzado el límite de $ 600, solo para asegurarse de que estén informando adecuadamente el dinero que pagaron al hacer negocios.

Debe completar los formularios de impuestos W-9 para cada empresa que tenga una razón legítima para solicitar uno, y debe completar el formulario con precisión o enfrentarse a una multa y posiblemente una retención adicional en el futuro.

Después de completar un W-9 una vez, no debería tener que volver a completarlo para el mismo solicitante. Pero si su información cambia, debe alertar a la empresa que solicitó el W-9 que necesita modificar su información personal. Esto es importante para que el solicitante tenga la dirección y el TIN correctos para incluir en su 1099.

Tenga cuidado con el robo de identidad

Cuando reciba una solicitud de un W-9, Probablemente sea una buena idea examinar al solicitante para asegurarse de que realmente necesita la información que solicita. Un W-9 contiene información confidencial que podría ser valiosa para los ladrones de identidad.

7 consejos para reducir el riesgo de robo de identidad fiscal

¿Qué debo hacer con un formulario W-9 completo?

Cuando complete un W-9, deberá devolverlo a la empresa, organización o individuo que se lo solicitó. El IRS permite que los solicitantes utilicen un sistema electrónico para recibir los formularios W-9, pero asegúrese de comprender cómo la empresa que solicita el formulario quiere que lo devuelva.

También es una buena idea conservar una copia de cualquier formulario de impuestos que complete durante el año. Probablemente no haya una respuesta correcta sobre cuánto tiempo debe conservar una copia de un W-9. Pero el IRS generalmente aconseja a los contribuyentes que conserven los registros durante el tiempo que puedan necesitarlos para ayudar a documentar los ingresos o las deducciones en una declaración de impuestos.

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Línea de fondo

Debe esperar recibir un formulario de impuestos W-9 de cualquier empresa o individuo, que no sea un empleador, que le pagó más de $ 600 por año. Es una forma simple, pero asegúrese de completarlo con precisión y proporcionar su número de identificación de contribuyente y dirección correctos. La empresa solicitante puede necesitar la información para preparar y presentar un 1099 que le permitirá al IRS saber cuánto le pagó durante el año fiscal. Y no completar correctamente un W-9 podría significar que sus pagos estén sujetos a una retención adicional.

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Rachel Weatherly es un especialista en productos fiscales con Credit Karma Tax®. Estudió contabilidad y finanzas en Western Carolina University y también ha trabajado como analista fiscal. Puedes encontrarla en LinkedIn .