Aceptar los requisitos del RGPD

A medida que la invasión de la política de privacidad actualizó los correos electrónicos en nuestras bandejas de entrada, y la mayoría de nosotros dejamos atrás la locura de los memes del RGPD de 2018, el RGPD se ha convertido en parte de la vida cotidiana.

A pesar de esto, muchas organizaciones siguen enumerando el cumplimiento de GDPR como una de sus principales preocupaciones, y dos tercios de las pequeñas empresas en la UE aún no cumplen con todos los requisitos de GDPR. Y a pesar de que muchas grandes empresas han contratado a consultores expertos y oficiales de seguridad de datos, muchos de ellos todavía no cumplen totalmente con el RGPD.

Entonces, ¿qué está pasando?

Parece que muchas organizaciones han pasado por alto la importancia de la formación del personal a la hora de implementar el RGPD. Asegurarse de que el personal habitual, que es el que se ocupa de los datos de los clientes a diario, reciba las herramientas y la orientación adecuadas al procesar los datos de los clientes es fundamental para garantizar que su empresa cumpla con los requisitos del RGPD.

La formación del personal minimizará el riesgo de que se infrinjan accidentalmente las normas del RGPD en la organización.

A continuación, enumero cuatro de los cambios más importantes en el procesamiento de datos de clientes impuestos por el RGPD. Sin embargo, es importante que su empresa comprenda y aplique todos los nuevos requisitos del RGPD para asegurarse de que cumple plenamente con las leyes de protección de datos actuales.

Los datos de sus clientes deben almacenarse de forma segura en la UE

Los nuevos requisitos del RGPD establecen que todos los datos de los ciudadanos de la UE deben almacenarse de forma segura dentro de la UE. Antes de que su organización comience a capturar y almacenar los datos de los clientes, es importante asegurarse de saber dónde se almacenan los datos y que los datos se almacenan en un sistema seguro. Esto minimiza el riesgo de que los datos personales de un cliente se pierdan o sean robados.

Escribir información confidencial en una hoja de papel o almacenar información localmente en una computadora aumenta el riesgo de que los datos se compartan con otras personas fuera de la organización. Si su organización se encuentra fuera de la UE, los datos en papel o almacenados localmente no cumplirían con los requisitos del RGPD. El uso de un sistema CRM basado en Europa que encripta la información de su cliente ayudará a mantener seguros los datos personales de su cliente. Si actualmente no utiliza un CRM, o si su sistema de CRM no cumple con el RGPD, puede registrarse para obtener un CRM de Really Simple Systems gratuito aquí.

Los nuevos requisitos del RGPD establecen que todos los datos de los ciudadanos de la UE deben almacenarse de forma segura dentro de la UE. Antes de que su organización comience a capturar y almacenar los datos de los clientes, es importante asegurarse de saber dónde se almacenan los datos y que los datos se almacenan en un sistema seguro. Esto minimiza el riesgo de que los datos personales de un cliente se pierdan o sean robados.

Escribir información confidencial en una hoja de papel o almacenar información localmente en una computadora aumenta el riesgo de que los datos se compartan con otras personas fuera de la organización. Si su organización se encuentra fuera de la UE, los datos en papel o almacenados localmente no cumplirían con los requisitos del RGPD.

El uso de un sistema CRM basado en Europa que encripta la información de su cliente ayudará a mantener seguros los datos personales de su cliente. Si actualmente no usa un CRM, o su sistema de CRM no cumple con el RGPD, puede registrarse para obtener un CRM de Really Simple Systems gratuito aquí.

Solo debe recopilar los datos personales necesarios

Una vez que tenga un sistema seguro para almacenar los datos de sus clientes, el siguiente paso es decidir qué datos recopilar. Los requisitos actuales de GDPR establecen que las empresas solo pueden recopilar la información necesaria de sus clientes, y que se debe hacer un esfuerzo para minimizar la cantidad de datos personales que se procesan.

Puede ser difícil saber qué información es importante recopilar; una buena idea es revisar la información actual que su empresa está recopilando y revisar para qué se utiliza actualmente. Todos los datos de clientes que se recopilen y no se utilicen deben eliminarse de su sistema. Es importante que los miembros del personal estén informados sobre qué información necesitan recopilar y por qué. Esto reduce el riesgo de "sobrecarga de datos" y ayuda a garantizar que el procesamiento de datos de su organización cumpla con los requisitos de GDPR.

GDPR también establece que las organizaciones solo pueden usar datos personales para lo que se otorgó el permiso original. Por ejemplo, si los datos personales de un cliente se recopilaron al realizar una venta, entonces no se permite que esa información se use en una campaña de marketing, a menos que el cliente haya dado su consentimiento explícito para que su información se use con fines de marketing.

Asegurarse de que el personal comprenda la intención para la que se procesa la información ayudará a garantizar que los datos no se utilicen para fines incorrectos. El uso de un sistema como un CRM le permite configurar sus propios campos de datos en el sistema, lo que ayuda a garantizar que el personal solo recopile los datos necesarios del cliente. Really Simple Systems ofrece campos personalizables para que pueda adaptar el sistema a los requisitos de su negocio e incluir solo los datos que necesita, así como la capacidad de capturar y registrar consentimientos.

Otorgar acceso a los datos confidenciales del cliente únicamente al personal pertinente

Si su empresa almacena información confidencial sobre los clientes, también es importante que el acceso a esta información esté restringido dentro de las organizaciones. Los nuevos requisitos del RGPD no solo establecen que los datos no deben compartirse con terceros, sino que solo el personal pertinente debe tener acceso a datos más confidenciales, como datos bancarios, registros financieros o información médica.

El uso de un sistema que le permite configurar permisos basados ​​en roles para diferentes tipos de datos del cliente garantiza que solo el personal con la autoridad adecuada tenga acceso a la información confidencial del cliente. Eche un vistazo a nuestra sección sobre los niveles de permiso de los usuarios para obtener más información sobre cómo puede restringir el acceso a los datos del personal cuando utiliza Really Simple Systems CRM.

Eliminar los datos del cliente si lo solicitan

Uno de los cambios más radicales de la nueva normativa de protección de datos es el derecho a la supresión de los datos, una ampliación del anterior derecho al olvido. Uno de los pilares centrales de los nuevos requisitos del RGPD establece que las personas tienen derecho a solicitar a la organización que elimine sus datos en cualquier momento.

El RGPD también establece que la organización debe asegurarse de que los datos personales de una persona se eliminen cuando ya no se utilicen o no sea necesario conservarlos. Asegurarse de que los datos de sus clientes se almacenen en un sistema centralizado como CRM significa que todos los datos de los clientes se almacenan en un solo lugar. Esto facilita la localización y eliminación de datos si su cliente solicita que se eliminen. También le permite a su personal realizar un seguimiento de los datos que son útiles y los que están desactualizados y deben eliminarse.

El RGPD está en pleno efecto

Es importante que su negocio esté completamente al tanto de los requisitos existentes de GDPR. Esto incluye no solo a los gerentes y oficiales de protección de datos, sino también a los miembros del personal que se relacionan con el cliente y al personal que se ocupa del procesamiento de los datos de su cliente. Asegurarse de que los datos se almacenen en un sistema seguro que cumpla con el RGPD es el primer paso para garantizar que su empresa cumpla con los requisitos necesarios del RGPD.

Really Simple Systems CRM es un sistema CRM seguro que almacena todos los datos en la UE. Puedes registrarte en tu propio CRM de sistemas Really Simple aquí.