4 tipos de automatización empresarial para su negocio

Las herramientas de automatización empresarial ayudan a las empresas y a sus clientes al automatizar Tareas del día a día. Liberan a los empleados para que se centren en proyectos más estratégicos y proporcionan un rastro auditable de datos que los equipos pueden usar para tomar decisiones más informadas y aplicar controles consistentes.

Las empresas de todos los tamaños pueden aplicar la automatización empresarial a innumerables tareas, proyectos y procesos. Los beneficios clave generalmente incluyen ahorros de tiempo y costos, eliminación de errores y establecimiento de controles para garantizar que se sigan las políticas.

¿Cómo funcionan las herramientas de automatización empresarial?

Las herramientas de automatización empresarial utilizan tecnología para eliminar el trabajo manual de los procesos comerciales diarios. Desde recursos humanos hasta ventas y contabilidad, Casi todos los rincones de las operaciones de una empresa pueden beneficiarse de la automatización empresarial.

Utilizando la automatización empresarial, Las empresas pueden eliminar la necesidad de mano de obra y, al mismo tiempo, mejorar y simplificar los pasos individuales que componen los diferentes procesos. Por ejemplo, automatizando el proceso preliminar de selección de candidatos a puestos de trabajo, las empresas pueden ahorrar una cantidad significativa de horas hombre que de otro modo se habrían gastado en dar una revisión inicial a todas las solicitudes recibidas.

Mucho más que simplemente reemplazar papel y archivos PDF con datos digitalizados, La automatización empresarial influye en los pasos clave del flujo de trabajo de una empresa y luego abarata estos procesos. más rápido y menos propenso a errores. Al llevar estos procesos a una o más plataformas tecnológicas, las empresas también obtienen mejores capacidades de generación de informes y la capacidad de analizar datos a lo largo del tiempo, luego utilícelo para una toma de decisiones más informada.

Tipos de automatización empresarial

Al hacer que ciertos procesos comerciales sean "automáticos, ”La automatización empresarial elimina las tareas repetitivas, reduce las horas desperdiciadas en tareas redundantes, y ayuda a mejorar la productividad general. Por estas y otras razones, un número creciente de organizaciones está infundiendo cada vez más automatización empresarial en sus operaciones.

A continuación, se muestran cuatro tipos de automatización empresarial, cómo funcionan y cuándo deben usarse.

Automatización de marketing

El marketing es una actividad empresarial importante que puede resultar laboriosa y costosa. haciéndolo listo para la simplificación a través de la automatización.

A través de herramientas de automatización de marketing (que suelen adoptar la forma de software), las empresas pueden generar clientes potenciales altamente calificados que estén listos para el compromiso de ventas. Estas herramientas también proporcionan un marco para que los equipos apunten, construir, Ejecute y mida el éxito de las campañas de marketing, eliminando la complejidad de la calificación y conversión de clientes potenciales.

Algunos software de automatización de marketing pueden automatizar los procesos de marketing por correo electrónico, permitiendo a las empresas alinear mejor estas campañas con los esfuerzos de sus equipos de ventas. Las empresas también pueden utilizar herramientas de automatización de marketing para realizar un seguimiento y medir la actividad de un cliente potencial, identificar cuándo un cliente potencial cumple con las condiciones conocidas de preparación para el comprador y entregar clientes potenciales a las ventas tan pronto como cumplan con los criterios predefinidos.

La automatización del marketing es útil para empresas de todos los tamaños. Por ejemplo, una empresa más pequeña puede utilizar el software para desarrollar, Genere y envíe correos electrónicos mensuales para transmitir contenido u ofertas relevantes a una lista de distribución de clientes. Este proceso puede reducir significativamente la cantidad de horas dedicadas a los "toques" de los clientes en el transcurso de un año.

Una firma más grande, mientras tanto, es posible que desee aprovechar las funciones ampliadas de automatización de marketing, como la segmentación dinámica de una extensa base de datos de clientes, la focalización de clientes con mensajes automatizados a través de las redes sociales y mensajes de texto, o flujos de trabajo personalizados que se alinean con los procesos de marketing específicos de la empresa.

Automatizando campañas de marketing online y generación de leads, las empresas pueden reducir el costo de desarrollo y ejecución de estas campañas. Esta, en turno, ayuda a crear un retorno de la inversión (ROI) más medible para cada una de esas campañas.

Automatización de contabilidad y teneduría de libros

Automatizando sus funciones de contabilidad y teneduría de libros, las empresas pueden ahorrar un tiempo considerable en cuentas por cobrar (AR), cuentas por pagar (AP), facturación, colecciones, solicitudes de tarjetas de crédito, copia de seguridad de datos y otros procesos financieros que deben gestionarse diaria o semanalmente.

También pueden aplicar la automatización a procesos centrales como cerrar los libros, gestión de contabilidad general (GL) y gestión de cuentas bancarias. Al eliminar elementos manuales del trabajo del equipo de contabilidad y manejar el trabajo transaccional y de procesamiento de números, la automatización hace que un proceso complejo sea más manejable.

Tome la gestión de cuentas por pagar, por ejemplo. Aproximadamente el 55% de las empresas todavía manejan sus procesos de AP manualmente. El uso de un sistema automatizado para esta área específica de la gestión financiera empresarial ahorra tiempo y dinero:la captura de datos es automatizada, las facturas se cotejan automáticamente con los documentos, y las aprobaciones se envían electrónicamente. También reduce los errores de datos y ayuda a prevenir el fraude a través de un sistema de controles "sin contacto" que ocurren detrás de escena.

Conjunto, estas funcionalidades se traducen en importantes beneficios. El software de automatización AP reduce las tareas manuales y libera el flujo de caja. Los equipos pueden enviar facturas, gestione las aprobaciones y procese los pagos a través de una única plataforma con aprobaciones rápidas y mejor visibilidad y control de los procesos y datos financieros importantes.

Para empresas de todos los tamaños, la contabilidad es un proceso que requiere mucho tiempo y que incluye muchos pasos manuales. Automatizando algunos o todos esos pasos, las empresas pueden liberar tiempo para tareas importantes como análisis, estrategia y colaboración entre los miembros del equipo.

Automatización de procesos

La automatización de procesos comerciales (BPA) va más allá de la automatización básica e incorpora la integración de aplicaciones para ayudar a las empresas a mejorar el valor y la eficiencia. Un subconjunto de BPA, La automatización de procesos robóticos (RPA) se centra en la automatización de tareas rutinarias, mientras que BPA ayuda a las empresas a sacar más provecho de sus inversiones en automatización. BPA hace esto agregando datos a través de múltiples fuentes para desarrollar análisis que serían difíciles de lograr manualmente.

Las empresas están utilizando BPA para funciones como:

• Entrada de pedidos automatizada
• Automatización de correo electrónico
• Procesamiento automatizado por lotes
• Transferencias de archivos automatizadas
• Generación y distribución de informes automatizada

Desde la contratación hasta la gestión del correo electrónico y la contabilidad, Casi todos los rincones de las operaciones de una empresa se beneficiarían del BPA, que no solo reemplaza el trabajo manual, sino que también simplifica y mejora los pasos del flujo de trabajo que componen el proceso. Cuando un proceso empresarial está automatizado, pasos completos en el flujo de trabajo existente:cadenas de correos electrónicos y transferencias de documentos, por ejemplo, se eliminan.

Automatización de RRHH

La contratación de nuevos empleados es un proceso de varios pasos que comienza con un anuncio de trabajo en línea o un esfuerzo de reclutamiento y finaliza cuando el empleado se incorpora oficialmente. Muchos pasos de este proceso se pueden automatizar.

Un sistema de gestión de recursos humanos (HRMS) es una herramienta valiosa para hacerlo. Como parte de un conjunto más amplio de funcionalidades, estos sistemas automatizan el proceso de gestión de candidatos. Esto se relaciona específicamente con las ofertas de empleo automatizadas enviadas directamente a los candidatos, lo que ayuda a compartir roles para cubrir tanto con el mundo exterior como con los empleados actuales que deseen postularse para trabajos internos o hacer referencias.

Un HRMS es valioso para las empresas para las que la experiencia del candidato es una preocupación principal, desde postularse para la gestión de currículums hasta la programación de entrevistas y la realización de ofertas, durante todo el proceso de incorporación. Usando esta automatización, Los equipos de RR.HH. pueden procesar solicitudes de empleo, manejar la nómina, gestionar los datos de los empleados actuales y pasados, mejorar el proceso de aprovisionamiento de usuarios y administrar los beneficios.

Debido a que HRMS automatiza todas las facetas de la gestión de recursos humanos, incluida la incorporación y la nómina, proporciona un análisis completo de estos procesos. También automatiza los procesos básicos de RR.HH., como la gestión del tiempo libre de los empleados, beneficios y otros fundamentos. Usando analítica, Estos sistemas también brindan información crítica sobre la productividad y eficiencia de la fuerza laboral de una empresa.

Otras tareas de recursos humanos que el software puede administrar incluyen:

• Retención y recuperación de registros de empleados.
• Reseñas de solicitudes de empleo enviadas en línea.
• Distribución y firma de contratos de obra, acuerdos de confidencialidad, exenciones y otra documentación para empleados nuevos.
• Gestión de formularios de impuestos para empleados.
• Elegibilidad para la inscripción a los beneficios.
• Requisitos de formación (p. Ej., cuando un empleado se traslada a un nuevo puesto).

Encargado de evaluar el trabajo de los empleados, Los departamentos de recursos humanos pueden usar los datos del sistema para rastrear todas las tareas de cada empleado y generar informes listos para usar para gerentes y líderes. Si, por ejemplo, La rotación de empleados en el almacén se ha convertido en un problema grave durante los últimos 90 días. la empresa puede utilizar una herramienta de recursos humanos para identificar el problema específico y tomar mejores decisiones de contratación.

¿Qué herramientas de automatización de procesos empresariales debo utilizar?

Las herramientas que utilice para automatizar su negocio dependerán de los procesos específicos que más lo necesiten. Al planificar sus necesidades de antemano, e identificando las áreas clave de su negocio que están listas para la automatización, podrá elegir la mejor solución para el problema específico.

Por ejemplo, si su equipo de contabilidad está gastando demasiado tiempo haciendo coincidir las facturas con las órdenes de compra y enviando esas facturas a través del proceso de aprobación interno, luego, una herramienta de automatización de AP le ayudará a mejorar enormemente estos procesos. O, si su equipo de marketing dedica gran parte de su tiempo a desarrollar y enviar contenido relevante a los clientes, entonces se necesita una plataforma de automatización de marketing.

Al buscar áreas para automatizar, encuentre aquellos en los que se encuentran sus empleados:

• Gestionar un gran volumen de tareas repetitivas de forma regular.
• Trabajar en grupos grandes para completar pequeñas tareas.
• No cumplir con los plazos debido a Procesos manuales.
• Haciendo todo lo posible pero aún impacta negativamente en otros procesos comerciales (p. ej., campañas de ventas que no pueden iniciarse porque el marketing está tardando demasiado en desarrollarse y enviar correos electrónicos de presentación).
• Necesita un mejor cumplimiento, auditoría y otros rastros de papel.

A medida que explora las diversas herramientas de automatización del mercado, Busque soluciones que le ayuden a reducir los costos y a impulsar la eficiencia, los dos objetivos principales de cualquier solución automatizada. Ya sea que esté implementando una herramienta de ventas y marketing, una plataforma de contabilidad automatizada o una solución de gestión de recursos humanos, Busque uno que esté estrechamente integrado con su sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) o busque un sistema ERP con una plataforma integral que incluya múltiples herramientas de automatización.

Cuando se integran software automatizado y ERP, las empresas pueden eliminar la irregularidad de los datos, minimizar el tiempo dedicado a mover información a través de estos sistemas y obtener acceso a información más precisa, información en tiempo real. Esto les brinda una visión holística de sus operaciones y les permite aprovechar al máximo las capacidades de sus sistemas automatizados.

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