5 mejores prácticas para el mantenimiento de registros de pequeñas empresas

El mantenimiento de registros es esencial para una preparación de impuestos sin problemas. Lleve estos cinco consejos de mantenimiento de registros a su pequeña empresa para que pueda simplificar su contabilidad.

No creo que la experta en organización Marie Kondo estuviera hablando aquí de registros comerciales, pero ciertamente se aplica:"Poner las cosas en orden significa también poner en orden tu pasado".

Los registros comerciales prueban las transacciones y actividades comerciales. Hacer crecer un negocio exitoso requiere organización en todos los niveles, incluidos los registros comerciales.

Un sistema de gestión de registros eficaz no requiere mucho tiempo para mantener y agiliza la contabilidad, la preparación de impuestos y las auditorías financieras.

Siga estos consejos para crear un sistema de mantenimiento de registros que mantenga baja su presión arterial durante la temporada de presentación de impuestos.

1. Implementar un sistema de gestión de documentos

Todas las transacciones comerciales deben documentarse, ya sea en papel o electrónicamente. A medida que su negocio crece, también lo hace la pila de papeles y archivos que necesita almacenar.

Primero, prescinda del papel para que todos sus registros sean fácilmente accesibles. Luego, implemente un sistema de gestión de documentos digitales que organice sus documentos comerciales. Luego agregue un sistema de control de documentos que describa con qué frecuencia revisar y actualizar los documentos.

2. Verifique los mandatos de retención de registros

El mantenimiento de registros no se trata solo de poner una sonrisa en la cara de su preparador de impuestos. También es para cumplir con los mandatos de retención de documentos.

Los mandatos de retención de registros del IRS y el Departamento de Trabajo (DOL) varían entre dos y seis años, según el documento. Independientemente, mantenga todos los registros comerciales durante al menos siete años.

Algunos registros comerciales, como los certificados de exención de impuestos de una organización sin fines de lucro o una identificación fiscal comercial, nunca se vuelven irrelevantes, así que manténgalos siempre a mano.

Las reglas de retención de registros del IRS se aplican a los registros que lo ayudaron a calcular o justificar los ingresos comerciales, las deducciones fiscales o los créditos fiscales. El DOL requiere que conserve cualquier documento que lo ayude a hacer la nómina.

El IRS puede auditar los registros financieros de su empresa hasta siete años antes e incluso más atrás cuando no presenta una declaración de impuestos o es sospechoso de fraude. La mayoría de los CPA le dicen que conserve todos los documentos comerciales durante al menos siete años después de que ya no sean relevantes.

Los registros comerciales más comunes incluyen:

• Nombres, direcciones e información de contacto de los empleados
• Hojas de tiempo de los empleados
• Resguardos de pago de empleados
• Todos los formularios de impuestos enviados al IRS
• Extractos bancarios
• Documentos del seguro
• Contratos, incluidos préstamos e hipotecas
• Recibos de compra
• Facturas de clientes
• Declaraciones de impuestos
• Estados financieros
• Esquemas de depreciación
• Documentos de registro comercial
• Actas de la reunión de la Junta Directiva
• Archivos legales
• Correos electrónicos

Los estados pueden especificar aún más las reglas de retención de documentos, así que consulte el sitio web del departamento de tesorería de su estado para obtener información más detallada.

3. Elija un software de contabilidad y nómina que genere registros

Deje que el software lidere la creación de registros contables para pequeñas empresas, como facturas de clientes y formularios de impuestos sobre la nómina.

La mayoría de los programas de contabilidad pueden generar facturas de clientes. El software también debería ayudarlo automáticamente con los conceptos básicos de contabilidad, como registrar las cuentas por cobrar cuando factura a un cliente.

Su software de nómina debe encargarse de crear registros de impuestos sobre la nómina, tales como:

• Formularios W-2
• Formularios W-3
• Formularios 1099-MISC
• Formularios 1099-NEC, nuevos en 2020
• Formularios 941

El software de nómina genera y archiva estos formularios con la autoridad correspondiente, ya sea el IRS, la Administración del Seguro Social (SSA) o ambos. Puede buscar fácilmente estos formularios en su software de nómina siempre que los necesite.

4. Haga coincidir los registros con las transacciones durante las conciliaciones bancarias

Contabilidad 101 nos enseña a tener documentación para todas las transacciones comerciales. Domine los conceptos básicos de contabilidad haciendo que el mantenimiento de registros sea parte de la contabilidad de su pequeña empresa.

Las conciliaciones bancarias ayudan a las pequeñas empresas a detectar errores y comprender su posición financiera. También es el momento ideal para asegurarse de tener registros de todas las transacciones comerciales.

Durante su conciliación bancaria mensual, haga coincidir cada transacción en su software de contabilidad con un registro. Mientras revisa sus transacciones comerciales, asegúrese de tener una factura, recibo o contrato que coincida.

Si su software lo permite, almacene sus registros comerciales en su software de contabilidad. Intuit QuickBooks Online permite a los usuarios adjuntar documentos a cada transacción, de modo que cualquier persona que abra sus libros pueda ver el registro asociado.

5. Haga una copia de seguridad y asegure sus registros

Vivimos en una época en la que las violaciones de datos y los desastres naturales son rampantes. Tómese el tiempo para hacer copias de seguridad y proteger sus registros para evitar catástrofes.

Los registros almacenados en papel o en un disco duro deben respaldarse en al menos otra ubicación. Digitalice todos los documentos para preservar la información que podría perderse, ser robada o destruida.

El almacenamiento de registros en software basado en la nube reduce el riesgo de perderlos, pero aumenta el riesgo de robo. Sus registros comerciales incluyen información confidencial, como los números de Seguro Social (SSN) de los empleados.

Cuando almacene registros comerciales en línea, asegure su cuenta con una contraseña única y segura, y habilite la autenticación de dos factores.

Preguntas frecuentes

• Si alguna vez duda si vale la pena mantener un registro comercial, guárdelo. Pregúntele a un profesional de impuestos o a un abogado cuando no esté seguro de si un registro es importante.

  El IRS generalmente audita menos del 1% de las declaraciones individuales y corporativas presentadas, así que no viva con miedo de una auditoría del IRS. Pero si se elige su negocio, requerirán pruebas de todos los ingresos, deducciones y créditos que declare en sus impuestos.

  Sin la documentación adecuada, puede enfrentar una mayor responsabilidad fiscal y una multa por negligencia equivalente al 20 % de su pago insuficiente.

• Cuando los registros se pierden o son robados, su primera reacción debe ser informar a cualquier persona cuya información confidencial pueda estar en riesgo. Por ejemplo, si se han perdido los registros de nómina, informe a sus empleados que su SSN podría haber estado expuesto.

  Si sus registros son irrecuperables, debe hacer todo lo posible para reconstruir todos los registros que justifiquen las deducciones de impuestos comerciales. Comuníquese con sus proveedores e instituciones financieras, quienes deben tener copias de sus documentos comerciales.

  Si el IRS audita su empresa, aún es responsable de probar los gastos comerciales reclamados en sus impuestos.

• Puede parecer lógico mantener los registros durante el tiempo que tenga el almacenamiento, pero puede eliminar los registros que no hayan sido relevantes para su empresa durante más de siete años.

  Al reducir el tamaño de su pila de registros, facilita la búsqueda y revisión de los documentos que realmente necesita. Consulte a un profesional legal antes de borrar franjas de documentos comerciales.

Pon la aguja en el sistema de mantenimiento de registros

La contabilidad puede ser un desafío para una pequeña empresa, pero un sistema de gestión de registros organizado puede facilitarlo. Cuando sigue estas mejores prácticas, se está preparando para una temporada de impuestos tranquila.