Una guía para pequeñas empresas sobre sistemas de inventario periódico

El sistema de inventario periódico es una forma sencilla de realizar un seguimiento del inventario. Descubra si es el método adecuado para su negocio.

Los métodos de valoración de inventario como LIFO y FIFO se utilizan para contabilizar el movimiento de inventario de inmediato. Los sistemas de inventario periódico están diseñados para actualizar los totales de inventario solo después de que se haya completado un inventario físico.

En lugar del sistema de inventario perpetuo que se usa típicamente en las aplicaciones de software de contabilidad, las empresas más pequeñas que pueden hacer un inventario físico fácilmente usan sistemas de inventario periódicos.

Si bien esta es una posibilidad para una empresa que tiene una cantidad limitada de inventario en existencia en un momento dado, la tarea sería difícil, si no imposible, para empresas más grandes con múltiples almacenes.

Resumen:¿Qué es el sistema de inventario periódico?

Un sistema de inventario periódico es un sistema de contabilidad de inventario en el que registra los ajustes de inventario solo después de que se haya realizado un inventario físico.

Entre las cuentas de inventario, cualquier compra de inventario se registra en una cuenta de compras, donde el saldo permanece hasta que se realiza un inventario físico.

Por ejemplo, si realiza un inventario físico el 15 de enero, todas las compras de inventario posteriores se registran en una cuenta de compras separada que se ajustará la próxima vez que se realice un inventario físico.

Existen algunas diferencias importantes entre un sistema de inventario periódico y un sistema de inventario estándar. Por ejemplo, cuando compra inventario, en lugar de registrarlo en una cuenta de inventario, registraría la transacción de la siguiente manera:

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
15-1-2020	Compras	$1500
15-01-2020	Efectivo		$1500

Si sus compras se realizaron a cuenta, publicaría la transacción de esta manera:

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
15-1-2020	Compras	$1500
15-01-2020	Cuentas por pagar		$1500

De cualquier manera, las compras van a una cuenta de compras separada en lugar de ir directamente a su cuenta de inventario. Estas transacciones se publicarán cada vez que realice una compra de inventario y permanecerán allí durante todo el período.

Al final de cada período, deberá registrar una entrada de diario que reducirá la cuenta de compras a cero mientras aumenta el monto de su inventario por los totales de compras. Por ejemplo, si realizó compras por valor de $2000 durante el período, el asiento del diario mostraría:

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
2-15-2020	Inventario	$2,000
15-02-2020	Compras		$2,000

Otra forma en que los sistemas de inventario periódico difieren del inventario estándar es la forma en que se registra una transacción de venta. En otros sistemas de inventario, una transacción de venta afecta inmediatamente los totales de su inventario.

Sin embargo, cuando usa un sistema de inventario periódico, no está afectando directamente los totales de su inventario, por lo que deberá registrar las transacciones de ventas de manera un poco diferente:

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
2-15-2020	Cuentas por cobrar	$95
15-02-2020	Ventas		$95

Debido a que está registrando el movimiento de inventario periódicamente, una venta no reducirá los totales de inventario como lo haría con otro sistema de inventario, por lo tanto, no hay un impacto directo en el valor del inventario o la disponibilidad cuando se realiza una venta.

Beneficios del sistema de inventario periódico

Las empresas más grandes o aquellas que administran varios artículos de inventario sufrirían al usar el sistema de inventario periódico, que puede incluir recuentos de inventario inexactos y un costo sobreestimado o subestimado de los bienes vendidos.

Las empresas con grandes cantidades de inventario también tendrían dificultades para mantenerse al día con los recuentos de productos necesarios.

Pero para las empresas más pequeñas o las empresas con inventario limitado, el uso del sistema de inventario periódico tiene ventajas.

1. Fácil de usar

Un sistema de inventario periódico no requiere capacitación, por lo que las empresas más pequeñas pueden comenzar a usarlo desde el primer día. Quienes utilicen el sistema de inventario periódico también pueden idear un marco de tiempo viable para completar un recuento de inventario físico, que puede ser mensual, trimestral o anual, según la empresa.

También es fácil comenzar completando un recuento de inventario para el total de su inventario inicial y luego rastreando cualquier compra en el camino.

2. Barato

Las pequeñas empresas pueden ahorrar un poco de dinero ya que un sistema de inventario periódico no requiere ningún software especial o sistema de punto de venta para rastrear el movimiento del inventario.

3. Flexibilidad de periodo

A diferencia de otros sistemas de inventario, un sistema de inventario periódico le permite elegir el período de tiempo que desea utilizar al contabilizar el inventario.

Por ejemplo, si vende inventario con frecuencia, un período mensual puede ser útil, mientras que un período trimestral o incluso anual probablemente sea suficiente si rara vez vende productos.

Cómo calcular COGS bajo el sistema de inventario periódico

A diferencia del método de inventario perpetuo, que realiza un seguimiento del costo de los bienes vendidos (COGS) en todo momento, deberá estimar el costo de los bienes vendidos entre los inventarios físicos. Cuando esté listo para calcular el COGS, use la siguiente fórmula de inventario periódico para calcular el COGS:

Inventario inicial + Compras - Inventario final =COGS

Por ejemplo, en enero de 2020, su inventario inicial totaliza $50,000. Decides que harás un inventario periódico cada trimestre. Durante el primer trimestre de 2020, tus compras suman $62,000. Después de completar el conteo de su inventario al final del primer trimestre, el total final de su inventario es de $44,000.

Su cálculo de COGS sería:

$50,000 + $62,000 - $44,000 =$68,000

¿El sistema de inventario periódico es adecuado para su negocio?

Si tiene una pequeña empresa con un inventario limitado para vender, el sistema de inventario periódico puede ser su mejor opción para administrar el inventario. Puede realizar un seguimiento del inventario durante un período determinado y estimar el COGS si es necesario.

Sin embargo, las empresas más grandes necesitan realizar un seguimiento del movimiento de inventario en tiempo real, dar cuenta de COGS y tener acceso a los saldos de inventario actuales, algo que el sistema de inventario periódico no puede hacer.

Al elegir utilizar el método de inventario periódico, tenga en cuenta que su tenedor de libros o contador será responsable de la contabilidad periódica necesaria.

La gestión de inventario es una tarea importante para cualquier pequeña empresa, por lo que es importante elegir el método de inventario que sea mejor para su empresa.