Una guía para pequeñas empresas sobre cuentas comerciales por cobrar

La gestión de cuentas por cobrar comerciales o cuentas por cobrar es vital para la salud financiera de su empresa. Consulte nuestros consejos para mantener bajo el saldo de sus cuentas comerciales por cobrar.

Las cuentas por cobrar comerciales, también conocidas como cuentas por cobrar, representan el dinero que le deben a su negocio los clientes a quienes les vendió productos o prestó servicios. Las cuentas por cobrar comerciales se consideran un activo corriente y se enumeran como tales en su balance general, ya que se espera que se paguen en menos de un año.

Resumen:¿Qué son las cuentas comerciales por cobrar?

Ya sea que venda macetas o brinde servicios de consultoría, si vende a sus clientes a crédito, tendrá cuentas por cobrar comerciales. Las cuentas por cobrar comerciales, más comúnmente conocidas como cuentas por cobrar, representan el dinero que le ha facturado a un cliente por los bienes vendidos o los servicios prestados durante el curso normal del negocio.

Cuentas por cobrar comerciales frente a cuentas por cobrar no comerciales:¿cuál es la diferencia?

Las cuentas comerciales por cobrar son el monto adeudado a su empresa por los bienes vendidos o los servicios prestados. Una vez que se ha facturado a un cliente pero aún no ha pagado la factura, el monto se convierte en una cuenta comercial por cobrar.

Las cuentas por cobrar comerciales son siempre parte del curso normal de los negocios. Por otro lado, las cuentas por cobrar no comerciales representan dinero adeudado a su negocio que no está relacionado con la venta de productos o la prestación de servicios. Las cuentas por cobrar no comerciales incluyen:

• Adelantos de sueldo a empleados
• Devoluciones de impuestos
• Reclamos de seguros
• Intereses por cobrar

Si bien estos montos se deben a su empresa, no forman parte del curso de la actividad empresarial.

Cómo reducir las cuentas comerciales por cobrar

¿Debería preocuparse por un aumento en las cuentas por cobrar? Probablemente. El saldo de sus cuentas por cobrar debe permanecer bastante constante a medida que se crean nuevas facturas y se pagan los saldos adeudados actuales.

Sin embargo, si sus cuentas por cobrar comerciales promedio o netas están aumentando, debe considerar varias cosas diferentes, incluido a quién le está extendiendo el crédito y los procesos de crédito que están actualmente en vigor.

Recuerde que ofrecer condiciones de crédito a sus clientes es importante. Desafortunadamente, incluso con una planificación cuidadosa, algunas de esas cuentas terminarán en mora sin importar cuán cuidadoso sea.

Pero puede hacer cosas para reducir la cantidad de cuentas morosas, así como formas de ser más proactivo en el cobro de saldos vencidos.

1. Crear un proceso de aprobación de crédito

Es fácil dejar de lado este importante paso, especialmente si se trata de alguien con quien has hecho negocios. Pero, no hagas excepciones. Todo cliente de crédito extendido necesita completar una solicitud de crédito que debe ser examinada minuciosamente. Este proceso puede ayudar a determinar:

• Cuánto crédito extender :La mejor opción al otorgar crédito a una nueva persona o empresa es comenzar con un límite de crédito más bajo, limitando sus pérdidas en caso de que el cliente incumpla con el pago. Si pagan regularmente, puedes aumentar el límite más tarde.
• Si se requiere un depósito :Muchas pequeñas empresas requieren un depósito por adelantado, no necesariamente porque el cliente tenga mal crédito, sino porque operan con un flujo de caja muy ajustado y no pueden otorgar una gran cantidad de crédito por adelantado. Si duda en extender demasiado crédito, la opción de depósito puede ser un buen compromiso.
• Cuáles deberían ser las condiciones de pago :Cada vez que extienda un crédito, también debe tener términos de crédito asignados. Sea lo más conservador posible al principio, reservando 30 netos o más para sus clientes más confiables.

2. Facturación puntual

¿Facturas inmediatamente a tus clientes o normalmente se tarda al menos unos días en preparar una factura? Una de las mejores formas de facilitar el pago puntual de sus clientes es facturarles de forma inmediata y precisa.

La forma más eficiente de preparar una factura es usar un software de contabilidad, pero incluso si está facturando manualmente, debe enviar la factura de inmediato.

Al facturar, asegúrese de que la información del cliente, como la dirección postal y la dirección de correo electrónico, sea correcta y que los términos de facturación (consulte el punto 1 anterior) estén visibles. Si es posible, facture a sus clientes electrónicamente con un enlace para pagar en línea.

3. Facilite el pago de los clientes

Cuantas más opciones de pago proporcione a sus clientes, más probable es que paguen sus facturas pendientes más temprano que tarde. Sí, algunos clientes solo pagarán con cheque, pero hay muchos más que estarían encantados de pagar electrónicamente.

Proporcionar un enlace a las opciones de pago en línea y aceptar varias tarjetas de crédito contribuirá en gran medida a que el pago sea más rápido.

4. Sea proactivo con las colecciones

Establezca un proceso de cobranza y utilícelo con regularidad. Esto incluye la ejecución de un informe de antigüedad de las cuentas por cobrar que proporciona información detallada tanto sobre las cuentas por cobrar actuales como sobre el total de sus cuentas por cobrar, lo que incluye cualquier cuenta vencida.

Comience el proceso de recolección temprano con un recordatorio amistoso, que puede ser todo lo que alguien necesita. Sin embargo, también debe establecer un plan de cobro que pueda incluir facturación de seguimiento, avisos de vencimiento o llamadas telefónicas para aquellos que no respondan a su amable recordatorio.

Independientemente de lo que planee, asegúrese de implementarlo tan pronto como venza una factura.

Preguntas frecuentes

• Sí lo son. Tanto las cuentas por cobrar como las cuentas por cobrar comerciales representan la cantidad de dinero por bienes vendidos o servicios prestados que han sido facturados pero aún no pagados. Tanto las cuentas por cobrar como las cuentas por cobrar comerciales se consideran activos corrientes, ya que se espera que se paguen dentro de un año.

• Lo más importante que puede hacer debe hacerse antes de facturar a su primer cliente:crear un proceso de aprobación de crédito. Este proceso comienza con una selección adecuada de cualquier cliente que desee comprar algo a crédito. El proceso de aprobación de crédito, si se realiza correctamente, puede lograr lo siguiente:

  • Asegúrese de tener la información de contacto adecuada
  • Eliminar clientes que son un riesgo crediticio
  • Ayuda a asignar los términos de crédito apropiados para cada cliente

  Incluso una evaluación cuidadosa no eliminará por completo la deuda incobrable, pero debería reducir considerablemente el saldo de sus cuentas por cobrar pendientes.

• En un mundo perfecto, todos sus clientes pagarían a tiempo. En realidad, es probable que tenga algunos clientes que necesiten persuasión adicional.

  Muchas aplicaciones de software de contabilidad ofrecen recordatorios que se envían automáticamente por correo electrónico a cualquier cliente una vez que su cuenta vence. Independientemente de cómo se comunique con ellos, es mejor hacerlo inmediatamente después de que una factura entre en mora.

• No. Las cuentas por cobrar no comerciales, como préstamos y anticipos de empleados, reembolsos de impuestos sobre la renta y reclamos de seguros no se facturan.

Las cuentas por cobrar comerciales son parte de hacer negocios

Tiene la opción de extender el crédito a clientes selectos. Si bien puede administrar un negocio totalmente en efectivo, será difícil aumentar su base de clientes y sus números de ventas si no otorga crédito a los clientes.

Si extiende los términos del crédito, ejerza la diligencia debida antes de ofrecer los términos del crédito.

Si tiene dificultades para administrar sus clientes y sus cuentas comerciales por cobrar manualmente, considere actualizar a un software de contabilidad. Incluso las aplicaciones más básicas del mercado actual ofrecen facturación e informes de cuentas por cobrar fáciles.