Una guía de contabilidad para propietarios de pequeñas empresas en 2022

La contabilidad de su pequeña empresa puede ser intimidante. Te lo ponemos más fácil, desglosándolo paso a paso, para que puedas empezar hoy mismo.

Como dueño de un negocio, la idea de hacer la contabilidad de su negocio puede ser más intimidante que la perspectiva de ser dueño de un negocio. Pero la contabilidad no tiene por qué ser intimidante.

Al saber lo que necesita hacer y obtener alguna orientación sobre cómo hacer esas cosas, puede realizar tareas de contabilidad para su negocio en muy poco tiempo.

Resumen:¿Qué es la contabilidad de pequeñas empresas?

Si bien la mayoría de las empresas más grandes tienen un personal de contabilidad que se encarga de las transacciones financieras, como propietario de una pequeña empresa, el trabajo de contador generalmente recae en usted. Para los dueños de negocios sin experiencia en teneduría de libros o contabilidad, la perspectiva puede ser abrumadora.

Para que sea más fácil comenzar, hemos creado una guía con los 10 pasos esenciales necesarios para la contabilidad de las pequeñas empresas.

Cómo llevar la contabilidad de tu pequeña empresa

Aunque no es un método recomendado, todo lo que necesita para comenzar a llevar la contabilidad de su negocio es lápiz y papel, y mucha paciencia. Sin embargo, para comenzar correctamente, el software de contabilidad es el camino a seguir.

Si aún no está seguro de cuál es la diferencia entre un débito o un crédito, y no puede distinguir un activo de un pasivo, el software de contabilidad puede facilitarle mucho la vida.

Pero incluso si está listo para encontrar una aplicación de software de contabilidad adecuada para su negocio, hay algunas otras cosas que debe hacer primero.

Paso 1:Elija una estructura empresarial

Lo primero en la lista es elegir una estructura comercial. Dado que todo lo que haga se verá afectado por la estructura de su negocio, elija sabiamente. Hay cuatro estructuras comerciales básicas:

1. Propietario único: Una propiedad única es esencialmente lo que parece. Popular entre consultores y autónomos, una propiedad única tiene un solo propietario y requiere poca configuración. La desventaja es que no existe una diferenciación legal entre usted y su empresa, lo que lo hace responsable de todo lo que la empresa deba.
2. Asociación: Si va a iniciar un negocio con una o más personas, la propiedad del negocio se puede compartir por igual a través de una sociedad. Cada socio es responsable de contribuir al negocio, con los detalles de sus responsabilidades incluidas en un acuerdo de asociación.
3. Sociedad de responsabilidad limitada (LLC): Una LLC es similar a una empresa unipersonal, excepto que usted no es responsable de la deuda comercial. Otra ventaja de una LLC es que puede ser el único propietario o tener varios socios, lo que también le brinda flexibilidad al declarar impuestos comerciales.
4. Corporación: Una corporación es la estructura comercial más compleja y se considera una entidad separada de sus propietarios a efectos fiscales. Si bien existen beneficios como protección legal adicional e impuestos corporativos más bajos, la estructura de la corporación es complicada y puede ser costosa.

Paso 2:Abra una cuenta bancaria comercial

Incluso si es propietario único, es una buena idea abrir una cuenta bancaria comercial. De hecho, las otras tres estructuras empresariales lo requieren.

Tener una cuenta bancaria comercial hace que sea mucho más fácil declarar impuestos comerciales, mantiene los ingresos comerciales separados de sus fondos personales y le brinda una forma de pagar a sus proveedores.

Paso 3:Elija un método de contabilidad

Si su experiencia contable se limita a conciliar su cuenta corriente al final del mes, es posible que no comprenda la diferencia entre el método de contabilidad de caja y el método de contabilidad de acumulación.

• Método de efectivo: El método de efectivo es el más simple de los dos métodos y requiere que reconozca los ingresos y los gastos cuando el dinero cambia de manos. La contabilidad de caja es utilizada con frecuencia por autónomos con actividad contable limitada.
• Método de acumulación: El método recomendado por los CPA, el método de acumulación reconoce los ingresos cuando se ganan y los gastos cuando ocurren. Este método le brinda una imagen más precisa de la salud de su negocio, pero es más complicado que el método de efectivo.

Elija sabiamente, ya que una vez que elija un método de contabilidad, necesitará la autorización del IRS para cambiarlo.

Paso 4:encuentre el software de contabilidad adecuado

Sí, puede realizar un seguimiento de sus transacciones contables utilizando hojas de cálculo o libros mayores manuales, pero ¿por qué debería hacerlo cuando hay tantos programas de contabilidad buenos, asequibles y, a veces, gratuitos en el mercado?

Un buen lugar para comenzar es leer las revisiones de herramientas de contabilidad de The Ascent para tener una idea de lo que está disponible. Asegúrese de descargar algunas demostraciones y pruebe una aplicación usted mismo antes de comprarla.

Paso 5:Configure su catálogo de cuentas

Antes de que pueda comenzar a registrar cualquier transacción financiera, deberá crear un plan de cuentas para su empresa. El catálogo de cuentas es una lista de cuentas en su libro mayor que se utilizará para registrar transacciones financieras.

Pero antes de comenzar, asegúrese de familiarizarse con los cinco tipos de cuentas que se utilizarán en su catálogo de cuentas:

1. Activos: Cualquier cosa de valor que posea su empresa se considera un activo. Los activos incluyen el dinero en su cuenta bancaria, el saldo de sus cuentas por cobrar (lo que sus clientes le deben), su inventario, computadoras y muebles.
2. Pasivos: Los pasivos son todo lo que debe su empresa. Los pasivos incluyen el saldo de sus cuentas por pagar (lo que le debe a los proveedores), así como cualquier préstamo o pagaré que la empresa deba.
3. Ingresos / Ingresos: Los ingresos son el dinero que gana su negocio de los bienes vendidos o los servicios prestados.
4. Gastos: Esta es una categoría con la que probablemente esté familiarizado; los gastos se consideran el costo de hacer negocios. Los gastos comerciales comunes incluyen los salarios de los empleados, el alquiler de su tienda y su factura de electricidad.
5. Patrimonio: Después de restar los pasivos de su negocio de los activos de su negocio, le queda el capital, que representa el interés financiero que tiene en su negocio.

Las aplicaciones de software de contabilidad siempre incluyen un plan de cuentas predeterminado que puede usar de inmediato.

Paso 6:familiarícese con los conceptos básicos de contabilidad

Ahora que conoce los cinco tipos de cuentas principales, debe comenzar a familiarizarse con algunos otros conceptos básicos de contabilidad. Si usa contabilidad de acumulación o de partida doble, deberá comprender la ecuación contable y los débitos y créditos, que son la columna vertebral de cualquier sistema contable.

La ecuación contable es:

Activo =Pasivo + Patrimonio de los propietarios

Para seguir la ecuación contable, todas las entradas realizadas en su libro mayor deben tener una entrada de débito y una entrada de crédito correspondiente.

• Una entrada de débito aumentará una cuenta de activos o una cuenta de gastos. Los débitos siempre se registran en el lado izquierdo de una entrada.
• Una entrada de crédito aumenta los pasivos, los ingresos o las cuentas de capital. Los créditos siempre se registran en el lado derecho de una entrada.

Supongamos que recibe un pago en una factura por un monto de $200. Así es como se ve el asiento de diario cuando se usa la contabilidad de doble entrada:

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
6-1-2020	Efectivo	$200
6-1-2020	Cuentas por cobrar		$200

Tanto la cuenta de efectivo como la cuenta de cuentas por cobrar son activos. Debido a que estamos aumentando el saldo bancario, ingresamos los $200 como un débito a la cuenta de Efectivo, mientras que acreditamos $200 en la cuenta de cuentas por cobrar porque el saldo disminuirá.

Recuerde, cada vez que registre una entrada de diario, siempre debe haber una entrada de débito y otra de crédito.

Otra cosa con la que querrá familiarizarse es el ciclo contable. El ciclo contable incluye nueve pasos que todos los tenedores de libros o contadores deben cumplir para garantizar que se completen todos los procesos:

1. Organizar transacciones
2. Registrar entradas de diario
3. Contabilizar asientos de diario en el libro mayor
4. Ejecutar balance de prueba no ajustado
5. Hacer entradas de ajuste
6. Preparar balance de prueba ajustado
7. Ejecutar estados financieros
8. Cerrar los libros del mes
9. Comenzar el siguiente ciclo

Si está utilizando un software de contabilidad, el ciclo de contabilidad está automatizado, lo que reduce drásticamente la cantidad de pasos.

Paso 7:configurar la nómina

Puede omitir este paso si no planea contratar a ningún empleado. Sin embargo, incluso si solo está contratando a un contratista ocasional, debe tener configurado su sistema de nómina.

Existen numerosas opciones de software de nómina en el mercado diseñadas específicamente para pequeñas empresas. Estas aplicaciones pueden ayudarlo durante todo el proceso de nómina. Sin embargo, hay algunas cosas que deberá completar antes de que pueda poner en marcha la nómina:

1. Obtenga un EIN (Número de identificación del empleador) del IRS.
2. Obtenga números de identificación estatales y locales de las agencias correspondientes.
3. Decida si contratar empleados o usar contratistas en su lugar.

Una vez que tenga esta información, busque un buen proveedor de servicios de nómina y prepárese para contratar a su primer empleado.

Paso 8:Aprenda a administrar los ingresos y los gastos

La mayoría de sus transacciones financieras tendrán que ver con ingresos y gastos. Saber cómo manejar estos dos elementos asegurará que su negocio funcione sin problemas.

1. Aprende a facturar. Lo más importante para los propietarios de pequeñas empresas es aprender a escribir una factura. Lo segundo más importante es proporcionar a sus clientes una forma fácil de pagar la factura. En muchos casos, puede incluir un enlace a las opciones de pago en línea directamente en su factura, lo que facilita que sus clientes le paguen.
2. Pague a sus proveedores a tiempo. Un buen crédito es importante para las pequeñas empresas, por lo que querrá asegurarse de pagar sus facturas a tiempo.
3. Registre todos sus gastos. Para pagar impuestos precisos al final del año, querrá asegurarse de registrar todos los gastos de su negocio correctamente. Si bien al IRS no le importa si omite gastos, su factura de impuestos será menor si incluye todos los gastos relacionados con el negocio.
4. Asegúrese de ingresar todas las transacciones financieras regularmente. Ya sea que esté utilizando un software de contabilidad o un sistema de contabilidad manual, asegúrese de que sus transacciones estén correctamente ingresadas o sus estados financieros (vea el paso 10) serán inexactos.

Paso 9:Conciliar cuentas bancarias

Dado que la banca electrónica facilita mucho la gestión de sus cuentas bancarias, es posible que se sienta tentado a omitir este paso. Por favor, no. La conciliación de sus cuentas bancarias cada mes es importante y debe hacerse con regularidad.

Completar una conciliación bancaria no solo lo ayuda a identificar los elementos que deben ingresarse en su libro mayor, sino que también identifica cualquier error bancario. Sí, los bancos también cometen errores, y pueden ser costosos para usted si no los detectan. No serán atrapados si no concilias tus cuentas.

Paso 10:Ejecutar estados financieros

Cuando haya ingresado todas sus transacciones, estará listo para ejecutar sus estados financieros. Comience con un balance de prueba no ajustado, que puede ayudar a localizar cualquier cuenta fuera de balance. Esto también le da la oportunidad de ingresar cualquier asiento de ajuste.

Una vez que haya completado esto, ejecute los estados financieros del mes y tómese un poco de tiempo para revisar esos estados para ver cómo se está desempeñando su negocio. Los tres estados financieros que debe ejecutar al final del mes son:

1. Balance
2. Estado de resultados/Estado de pérdidas y ganancias
3. Estado de flujo de caja

El mejor software de contabilidad para pequeñas empresas

Con la ayuda de un buen software, la contabilidad de una pequeña empresa puede ser mucho más fácil de lo que piensa. No importa cuál sea su situación, aquí hay algunas buenas opciones para comenzar.

1. Libros frescos

Si trabaja por cuenta propia, consulte FreshBooks. Una opción fácil de usar para la contabilidad de pequeñas empresas, FreshBooks facilita el seguimiento de los ingresos y los gastos e incluye una versión para trabajadores por cuenta propia solo para usted.

El precio de FreshBooks comienza en $15/mes para la versión Lite, que es perfecta para autónomos y contratistas, con la opción de pasar al popular plan Plus a $25/mes en cualquier momento.

2. Contabilidad empresarial en la nube de Sage

Si no se siente del todo cómodo usando una aplicación de software, Sage Business Cloud Accounting está diseñado para usted. Una buena opción para los propietarios únicos, Sage Business Cloud Accounting facilita el seguimiento de las ventas y los servicios de inventario.

Sage Business Cloud Accounting comienza en $ 10 / mes, pero para una funcionalidad de contabilidad completa, querrá elegir el plan de servicio completo a $ 25 / mes.

3. GnuCash

Si es un tradicionalista y está más interesado en realizar un seguimiento de los ingresos y los gastos que en la conectividad bancaria o el acceso a la nube, consulte GnuCash. Fácil de configurar, GnuCash también es un software de contabilidad gratuito.

GnuCash es un sistema de un solo usuario, por lo que no podrá conectar el producto en red para acomodar usuarios adicionales. Pero si planea ser el único usuario, puede descargar esta aplicación de contabilidad para pequeñas empresas en cualquier momento sin costo alguno.

4. Xero

Si absolutamente desea estar conectado con cientos de aplicaciones que ofrecen cientos de tareas, Xero puede ser adecuado para usted. Xero, que se adapta perfectamente a las nuevas empresas de comercio electrónico y las pequeñas empresas, ha agregado un montón de funciones en los últimos años y ofrece una excelente integración en todos los ámbitos.

Xero comienza en $ 9 / mes para el plan Early, aunque la mayoría de las pequeñas empresas encontrarán el plan Growing, a $ 30 / mes, más adecuado.

La contabilidad de las pequeñas empresas no tiene por qué ser difícil

Con un poco de preparación, incluso los novatos podrán asumir tareas de contabilidad o contabilidad para su negocio. Ya sea que elija el método manual u opte por un software de contabilidad, hay toneladas de herramientas de contabilidad disponibles para que las aproveche.

Recuerde, cuanto más fácil haga el proceso de contabilidad, más tiempo podrá dedicar a su negocio. Así que respire hondo, estudie los conceptos básicos y comience hoy mismo.