Una guía de gastos comerciales para pequeñas empresas en 2022

Si tiene un negocio, tiene gastos. Pero, ¿qué es un gasto comercial y cómo saber si es deducible? Nuestra Guía de gastos comerciales le muestra cómo hacerlo.

Una gran parte de la contabilidad de las pequeñas empresas es la contabilidad de los gastos. Estos gastos operativos mensuales son deducibles de impuestos, lo que ayuda a reducir su ganancia neta y la cantidad de dinero que deberá pagar en impuestos al final del año.

Pero, ¿qué gastos comerciales son deducibles de impuestos? Le daremos una lista de deducciones fiscales comunes y lo que debe tener en cuenta.

Resumen:¿Qué son los gastos comerciales?

Los gastos comerciales son el costo de hacer negocios. Todo, desde el alquiler que paga cada mes por su espacio de oficina hasta el papel que compró para su impresora, se considera un gasto empresarial válido.

El IRS establece que un gasto comercial debe ser ordinario y necesario, lo que significa que el gasto es común para el tipo de negocio que posee, mientras que necesario significa que es útil y apropiado para su tipo de negocio.

Estos son algunos ejemplos de gastos deducibles:

• Suministros de oficina
• Alquiler
• Tarifas de servicios profesionales
• Cargos bancarios
• Cuotas de membresía profesional
• Impresión
• franqueo
• Salarios
• Impuestos sobre la nómina
• Deducción de oficina en casa (con restricciones)

Además, si fabrica o compra inventario para revenderlo, el costo de los bienes vendidos también es totalmente deducible de impuestos. Sin embargo, no puede deducir el mismo gasto del costo de los bienes vendidos y los gastos comerciales regulares.

Por ejemplo, si ya ha deducido los salarios de los empleados de su fábrica al calcular el costo de los bienes vendidos, no puede volver a incluir esos salarios como un gasto.

Gastos comerciales deducibles y no deducibles:¿cuál es la diferencia?

Los gastos deducibles siempre están directamente relacionados con el costo de hacer negocios. Por ejemplo, tiene una reunión para almorzar con un cliente potencial que puede generar muchos ingresos.

Para prepararte para la reunión te compras un traje nuevo y haces reservas en un restaurante exclusivo. El cincuenta por ciento del costo de la comida se considera deducible, pero su nuevo traje no lo es, a pesar de que ambos se compraron con el fin de conseguir un nuevo cliente.

La siguiente tabla proporciona una lista de algunos gastos deducibles comunes, algunos gastos que son parcialmente deducibles y aquellos que no se pueden deducir.

Gasto deducible	Explicación
Vehículo	Puede deducir los gastos relacionados con el vehículo, como la gasolina, los peajes, el estacionamiento, etc., o deducir las millas recorridas utilizando la deducción de millas estándar del IRS.
Servicios profesionales	Si utiliza un CPA o una empresa de contabilidad para revisar sus libros o preparar su declaración de impuestos, puede deducir el costo de esos servicios. Lo mismo ocurre con los honorarios de servicios legales o profesionales.
Gastos de Educación	Si ha asistido a talleres, seminarios o clases relacionados con el trabajo, puede deducir el costo.
Comisiones	Si paga una comisión a sus empleados, es deducible.
Salarios	Los salarios de los empleados son totalmente deducibles. Si tiene empleados de mano de obra directa, asegúrese de que sus salarios no se deduzcan dos veces.
Utilidades	Para hacer funcionar su negocio, la oficina o planta necesita electricidad, calefacción y aire acondicionado. También puede incluir artículos tales como tarifas de servicio de Internet en el costo de sus servicios públicos.
Suministros	Cualquier suministro que se requiera para operar su negocio es deducible de impuestos. Para un restaurante, pueden ser platos, ollas o vasos, mientras que los gastos de oficina incluirán bolígrafos, papel, engrapadoras, sujetapapeles.
Mobiliario y Equipo	Los archivadores, escritorios, sillas, mesas, mostradores, maquinaria de fábrica, bancos de trabajo y sofás que se utilizan en su lugar de trabajo son todos deducibles de impuestos. Tiene la opción de depreciar estos artículos o deducirlos todos en el año en que fueron comprados.
Gastos iniciales	Si acaba de iniciar un negocio, es posible que pueda deducir algunos de sus costos iniciales hasta $ 5,000.
Parcialmente deducible	Explicación
Comidas	Si bien el almuerzo o la cena con los clientes es común, solo puede deducir el 50% de la cuenta.
Regalos	Hay un límite de $25 en obsequios con fines impositivos. Si bien es libre de gastar lo que quiera en obsequios para clientes y asociados, solo puede deducir $25 por obsequio.
No Deducible	Explicación
Ropa de trabajo	Si bien el costo de un uniforme de trabajo es deducible, el costo de la ropa adecuada o específica para el trabajo no lo es. Entonces, incluso si solo usa sus trajes para trabajar, no califican como una deducción.
Desplazamientos	Conducir hacia y desde el trabajo no es un gasto deducible, aunque sí lo es conducir entre ubicaciones comerciales.
Sanciones y multas	¿Presentó tarde su declaración de impuestos? La sanción por esa presentación tardía no es deducible. Tampoco lo es la multa de aparcamiento que recibiste la semana pasada, aunque estuvieras visitando a un cliente. Cualquier multa o sanción pagada al gobierno, ya sea estatal, local o federal, no es deducible.
Contribuciones políticas	Los pagos que ayudan directamente a un candidato político en particular no son deducibles. Los gastos de cabildeo tampoco son deducibles.
Pagos ilegales	Esto debería ser evidente, pero los pagos ilegales, como sobornos o comisiones ilícitas, no son deducibles.
Entretenimiento	Si bien todavía puede deducir una parte de sus comidas, los gastos de entretenimiento, como entradas para un evento deportivo, ya no se consideran gastos comerciales deducibles.

Formas en que su pequeña empresa puede realizar un seguimiento de sus gastos comerciales

Existen numerosas formas de realizar un seguimiento de los gastos comerciales, incluidas las siguientes:

1. Manualmente

Realmente no se recomienda el método de la caja de zapatos, pero puede anotar un gasto comercial a medida que ocurre y colocar el recibo relacionado en un sobre como referencia.

Si solo tiene unos pocos gastos al año, este método probablemente sea suficiente. Si solo realiza un seguimiento de los gastos comerciales esporádicos, las probabilidades de que recuerde registrar el gasto y guardar el recibo son escasas.

2. Uso de hojas de cálculo

Las hojas de cálculo son un paso adelante en lugar de simplemente anotar sus gastos, pero aún debe recordar agregarlos a su hoja de cálculo y aún debe guardar los recibos.

Si bien el uso de una hoja de cálculo proporciona una organización de gastos adicional, si tiene gastos regulares todos los meses, querrá dar el salto a una aplicación que pueda ayudarlo a realizar un seguimiento de sus gastos correctamente.

3. Software de contabilidad

El software de contabilidad es un gran avance desde el registro manual de gastos o su ingreso en una hoja de cálculo.

Muchas aplicaciones de software de contabilidad para pequeñas empresas en el mercado actual incluyen la opción de cargar recibos desde un teléfono inteligente directamente al software, creando un registro permanente del recibo en caso de que lo necesite.

Como beneficio adicional, todos sus gastos relacionados con el negocio se registran de forma regular, lo que facilita el seguimiento y la deducción de gastos cuando corresponda.

4. Software de gestión de gastos

Si usted o sus empleados viajan con frecuencia, necesitan realizar un seguimiento del kilometraje diario o necesitan realizar un seguimiento de los gastos de hotel y comidas, utilizar una aplicación de gestión de gastos puede ser una buena opción para su empresa.

Diseñado para facilitar el seguimiento de todos sus gastos, podrá cargar recibos, realizar un seguimiento del kilometraje y reservar vuelos, todo desde la aplicación. Como beneficio adicional, la mayoría de las aplicaciones se integran con las aplicaciones de software de contabilidad, por lo que no tendrá que preocuparse por la entrada de datos duplicados.

Comience a realizar un seguimiento de los gastos comerciales hoy mismo

Es importante realizar un seguimiento de todos los gastos de su negocio, no solo los que proporcionan deducciones de impuestos. Cualquiera de los métodos enumerados anteriormente es mejor que no realizar ningún seguimiento de los gastos de su negocio. Aquí hay algunas razones más por las que debe realizar un seguimiento de sus gastos:

Estados financieros precisos:no podrá crear un balance o una declaración de ingresos precisos si no realiza un seguimiento adecuado de sus gastos.

Impuestos:llegado el momento de los impuestos, no tendrá los totales de gastos necesarios, o la copia de seguridad necesaria para cancelar esos gastos comerciales.

Controles de gastos:¿Cómo sabrá que está gastando demasiado dinero en material de oficina si no lleva un registro de esos gastos?

Si todavía realiza un seguimiento manual de los gastos comerciales o utiliza una hoja de cálculo, ¿por qué no pasar a un software de contabilidad o un software de gestión de gastos? El resultado final será menos trabajo para usted y un manejo mucho mejor de sus gastos.