Plan de cuentas:una guía para pequeñas empresas

Configurar correctamente su plan de cuentas es una de las cosas más importantes que puede hacer el propietario de una empresa. Explicaremos qué es un plan de cuentas y por qué es tan importante.

El catálogo de cuentas enumera todas las cuentas que se encuentran en su libro mayor, incluidas las cuentas temporales y permanentes. Es necesario para administrar adecuadamente las transacciones financieras que realiza su negocio.

Resumen:¿Qué es un plan de cuentas?

Una de las primeras cosas que aprendes en contabilidad 101 es la importancia del plan de cuentas. La columna vertebral de todo su negocio, el catálogo de cuentas es donde residen todas sus cuentas del libro mayor. El plan de cuentas registra todas las transacciones financieras que ha realizado su empresa.

Será diferente para cada tipo de empresa, ya que una empresa de fabricación utiliza un plan de cuentas diferente al de una empresa de servicios o una organización sin fines de lucro.

Cuando se configura correctamente, su plan de cuentas puede brindarle información detallada sobre su negocio. Y ayuda a garantizar que la información que recupere, como los estados financieros, brinde una representación precisa de su negocio.

¿Cómo funciona un plan de cuentas?

Cada vez que deposita un pago, registra una factura que debe pagarse el próximo mes o envía una factura a un cliente, se registra en el libro mayor utilizando las cuentas que se encuentran en su catálogo de cuentas. El catálogo de cuentas contiene cinco tipos de cuentas:

1. Cuentas de activos:los activos son todo lo que posee su empresa
2. Cuentas de pasivo:los pasivos son todo lo que debe su empresa
3. Cuentas de capital:el capital representa la propiedad del negocio
4. Cuentas de ingresos:los ingresos son el dinero obtenido de los bienes y servicios
5. Cuentas de gastos:los gastos se consideran el costo de hacer negocios

La primera parte de su plan de cuentas alberga cuentas de balance como activos, pasivos y capital, mientras que la segunda parte de su plan de cuentas enumera sus cuentas de estado de resultados, que son ingresos y gastos.

Cada plan de cuentas está estructurado de esta manera, aunque puede agregar cuentas o subcuentas adicionales para realizar un mejor seguimiento de las transacciones específicas de su tipo de negocio.

Ejemplos de plan de cuentas

Las cuentas en un plan de cuentas variarán según el tamaño y el tipo de su negocio. A continuación se muestra un ejemplo de un plan de cuentas para una pequeña empresa de servicios. El gráfico contiene los cinco tipos de cuentas que se encuentran en todos los planes de cuentas contables.

Número de cuenta	Nombre de la cuenta	Tipo de cuenta
1000	Efectivo	Activos
1010	Cuenta de Ahorros	Activos
1020	Cuentas por cobrar	Activos
1030	Computadoras	Activos
2000	Cuentas por pagar	Pasivos
2010	Documentos por pagar	Pasivos
3000	Patrimonio del propietario	Equidad
3010	Retiros del propietario	Equidad
4000	Pago de servicio ganado	Ingresos
5000	Nómina Administrativa	Gasto
5010	Alquiler	Gasto
5020	Utilidades	Gasto
5030	Suministros de oficina	Gasto

El mejor software de contabilidad para plan de cuentas

La gestión de su plan de cuentas es mucho más fácil cuando se utiliza un software de contabilidad. Ya sea que sea una operación de una sola persona o tenga un personal de 10, aquí hay algunas buenas opciones para simplificar la administración del plan de cuentas para su negocio.

1. Kashoo

Una excelente opción para propietarios únicos y nuevos negocios, Kashoo combina una interfaz fácil de usar con una sólida capacidad de contabilidad, incluido un plan de cuentas predeterminado. A diferencia de otras aplicaciones de software, Kashoo no incluye una opción para importar un plan de cuentas existente.

Kashoo utiliza una estructura básica de plan de cuentas que permite a los nuevos usuarios elegir su tipo de negocio durante la configuración del producto. Luego, Kashoo crea el plan de cuentas adecuado durante el proceso de configuración.

El catálogo de cuentas de Kashoo incluye cinco tipos de cuentas:Activos, Pasivos, Equidad, Ingresos y Gastos, con la capacidad de crear subcuentas si es necesario.

Esta estructura, aunque simple, es suficiente para las pequeñas empresas que no necesitan realizar un seguimiento del inventario o comprar devoluciones y descuentos. Kashoo se queda corto en opciones de informes, con informes limitados disponibles, aunque la aplicación puede ejecutar estados financieros básicos.

El precio de Kashoo es sencillo y todo incluido. El costo es de $199/año, o $19.99/mes, sin cargo adicional por usuarios o funciones adicionales.

2. QuickBooks en línea

QuickBooks Online se adapta bien a una variedad de pequeñas empresas, desde la operación de una sola persona hasta la empresa en crecimiento. QuickBooks Online ofrece una estructura de plan de cuentas personalizable y banca en línea, administración de gastos, ventas y facturación.

También ofrece la opción de cargar un catálogo de cuentas existente si lo desea.

QuickBooks Online incluye un plan de cuentas predeterminado que se puede personalizar fácilmente para adaptarse mejor a su negocio. Puede agregar departamentos o segmentos en su plan de cuentas para un mejor seguimiento.

Aunque está limitado a 250 cuentas, eso debería ser suficiente para la mayoría de las pequeñas empresas. Además, QuickBooks Online ofrece buenas opciones de generación de informes, incluidos estados financieros estándar e informes diseñados para su contador o CPA.

El precio de QuickBooks Online comienza en $10/mes para el plan Simple Start, aunque la mayoría de las empresas pequeñas y en crecimiento se beneficiarían más del plan Plus, disponible por $35/mes durante los primeros tres meses.

3. CuentaEdge Pro

AccountEdge Pro es ideal para empresas pequeñas y en crecimiento, ya que ofrece una amplia variedad de funciones, incluido un plan de cuentas personalizable, junto con módulos de ventas, tiempo y facturación, inventario y nómina. AccountEdge Pro le ofrece la opción de cargar su propio plan de cuentas.

Si elige no cargar un catálogo de cuentas existente, puede elegir entre 100 plantillas de catálogo de cuentas en AccountEdge Pro, o puede crear una propia. El catálogo de cuentas predeterminado incluye números de cuenta y un número que designa el tipo de cuenta. Los números son:

1. Activos
2. Pasivos
3. Equidad
4. Ingresos
5. Costo de Ventas
6. Gastos
7. Otros ingresos
8. Otros gastos

Por ejemplo, todas sus cuentas de activos usarán el número 1, seguido de cuatro números (1-XXXX), mientras que todas sus cuentas de pasivo comenzarán con el número 2 (2-XXXX).

Esta es una gran estructura para las empresas que fabrican o venden productos, y es una buena opción para aquellos que buscan más flexibilidad en la estructura de su catálogo de cuentas. Además, puede agregar subcuentas para una capacidad de seguimiento más profunda.

Las opciones de informes en AccountEdge Pro son excelentes, con estados financieros personalizables disponibles.

AccountEdge Pro tiene una tarifa única de $ 399 para la aplicación local, mientras que Priority Zoom, la aplicación en la nube, cuesta $ 50 / mes, y ambos planes admiten hasta cinco usuarios.

El plan de cuentas es el corazón de su negocio

Ya sea que sea un trabajador independiente, un propietario único o que haya estado en el negocio durante años, su plan de cuentas es el componente más importante de su negocio.

Cada transacción que realiza, desde el registro de sus gastos operativos hasta la gestión de sus cuentas por pagar, se registra en su catálogo de cuentas. Pero recuerde, si su plan de cuentas no está configurado correctamente, sus estados financieros no serán precisos.

La mejor manera para que usted o su tenedor de libros administren su catálogo de cuentas es mediante el uso de un software de contabilidad adaptado a su tipo de negocio. Si está interesado en una mejor solución de software de contabilidad para su empresa, consulte las reseñas de software de contabilidad de The Ascent.