Cómo realizar un seguimiento de los gastos comerciales:paso a paso

El seguimiento de los gastos comerciales es una parte importante del mantenimiento de una pequeña empresa y, como propietario de una pequeña empresa, puede:No puedo permitirme ignorarlo. Aprenda cómo comenzar a realizar un seguimiento de los gastos con estos pasos.

Puede usar una variedad de métodos para realizar un seguimiento de los gastos comerciales, pero para administrar su negocio adecuadamente, realizar un seguimiento de los gastos y asegurarse de que los gastos se contabilicen con precisión, deberá crear un sistema de seguimiento de gastos que funcione para usted.

Así es como puede realizar un seguimiento de los gastos de su negocio:

1. Abrir una cuenta bancaria comercial
2. Elija un sistema de contabilidad apropiado
3. Elija contabilidad de caja o de acumulación
4. Conectar instituciones financieras
5. Comience a administrar los recibos correctamente
6. Registre todos los gastos de inmediato
7. Considere usar una aplicación de gastos

Resumen:¿Qué son los gastos comerciales?

Parte del proceso de contabilidad es realizar un seguimiento adecuado de los gastos comerciales. Cualquier gasto relacionado con su negocio se considera un gasto comercial.

Aquí hay algunos gastos comerciales comunes que probablemente encuentre:

• Publicidad
• Comisiones bancarias
• Comisiones
• Tarifas de consultoría
• Trabajo por contrato
• Cuotas y suscripciones
• Millas
• Suministros de oficina
• franqueo y entrega
• Impresión y copia
• Salarios
• Software
• Viajes
• Utilidades

Si bien estas son las categorías de gastos comerciales más comunes, cualquier compra que esté asociada con su negocio puede clasificarse como un gasto comercial legítimo.

Cómo realizar un seguimiento de los gastos de su pequeña empresa

La mejor manera de realizar un seguimiento de los gastos de su negocio es utilizar un software de contabilidad para pequeñas empresas, que hace que sea mucho más fácil realizar un seguimiento de sus gastos, clasificarlos correctamente y tener acceso a información financiera actualizada. Esto es especialmente importante en el momento de la declaración de impuestos, ya que querrá asegurarse de realizar todas las deducciones de gastos que pueda.

Hay formas de realizar un seguimiento de los gastos manualmente, aunque esto solo se recomienda si tiene pocos gastos comerciales para realizar un seguimiento.

Paso 1:Abra una cuenta bancaria comercial

Como nuevo propietario de un negocio, deberá abrir una cuenta bancaria comercial. Una vez que esa cuenta esté operativa, debe usarse exclusivamente para transacciones comerciales.

Si bien puede haber una instancia en la que use su cuenta bancaria personal para fines comerciales, tener una cuenta comercial separada hará que sea mucho más fácil rastrear y registrar sus gastos correctamente.

Paso 2:Elija un sistema de contabilidad apropiado

Usted tiene la opción de elegir qué tipo de sistema de contabilidad usar para su negocio. Si bien la mejor opción es elegir una aplicación de software de contabilidad que funcione para su negocio, también puede usar un software de hoja de cálculo, como Microsoft Excel, para registrar los ingresos y gastos de su negocio.

Si su corazón está decidido a usar un software de contabilidad, pero simplemente no está dentro del presupuesto de su empresa, opte por una aplicación gratuita como GnuCash o Wave Accounting.

Paso 3:Elija contabilidad de caja o de acumulación

Al configurar su sistema de contabilidad, también deberá elegir contabilidad de caja o contabilidad de acumulación.

La mayoría de las empresas muy pequeñas, propietarios únicos y autónomos utilizan la contabilidad de caja porque es muy simple. Cuando utiliza la contabilidad de caja, simplemente registra las transacciones cuando ocurren. Por ejemplo, registra los ingresos cuando se reciben y los pagos cuando se realizan.

La contabilidad de acumulación es más detallada y es una necesidad para empresas en crecimiento, empresas con empleados o empresas más grandes. Con la contabilidad de acumulación, registra los ingresos cuando se vende un producto, no cuando recibe el pago por ese producto. Lo mismo ocurre con los gastos, que se registran cuando recibe la factura, no cuando paga la factura.

Paso 4:Conecte sus instituciones financieras

El seguimiento de los gastos de las pequeñas empresas se puede simplificar conectando sus instituciones financieras con su software de contabilidad. Si bien algunos pueden sentirse incómodos con esta opción, en realidad es muy segura, con medidas de seguridad integradas para proteger sus datos.

Si conecta su banco, podrá descargar automáticamente todas las transacciones bancarias directamente a su software de contabilidad y, en muchos casos, hacer que se publiquen automáticamente en la cuenta correspondiente.

Este proceso facilita la contabilización de todos los gastos incurridos por su empresa.

Muchas aplicaciones populares de software de contabilidad, incluidas QuickBooks Online, Xero y FreshBooks, junto con muchas otras, le permiten conectar fácilmente sus cuentas bancarias para realizar un seguimiento sencillo de los gastos comerciales.

Paso 5:comience a administrar los recibos correctamente

Otra forma de asegurarse de que está realizando un seguimiento adecuado de los gastos de su negocio es utilizar la aplicación móvil que está disponible con su aplicación de software de contabilidad. Si su software no ofrece dicha aplicación, puede optar por utilizar una aplicación de gestión de gastos que se integrará con su software.

Estas aplicaciones generalmente permiten la administración de gastos sobre la marcha, lo que le permite tomar una foto de un recibo y cargar la imagen en su software, donde se almacenará y luego se adjuntará al gasto correspondiente. Si se trata de un gasto reembolsable, el recibo se puede utilizar para crear un informe de gastos.

Paso 6:Registre todos los gastos de inmediato

Aprendió en Contabilidad 101 que todos los ingresos y gastos deben ser contabilizados. Esto puede hacerse de muchas maneras. Si elige conectar sus instituciones financieras a su aplicación de software, este proceso se vuelve bastante automatizado, aunque tendrá que configurar sus cuentas correctamente para asegurar la asignación adecuada de las transacciones cargadas.

Algunas aplicaciones ofrecen la opción de ingresar los gastos manualmente. Esta es una buena alternativa para aquellos que eligen no importar transacciones automáticamente. En la mayoría de los casos, también puede optar por importar su extracto bancario al final del mes y registrar sus gastos en ese momento.

Finalmente, completar su conciliación bancaria mensualmente ayuda a garantizar que todas las transacciones se hayan contabilizado correctamente.

Paso 7:considere usar una aplicación de gastos

Si bien no es necesario para todos, si viaja mucho por negocios, puede valer la pena investigar algunas de las aplicaciones de gastos en el mercado. Estas aplicaciones están diseñadas para realizar un seguimiento de los gastos de viaje, como el kilometraje, los gastos de vuelo, las comidas y los gastos de entretenimiento, y cualquier otro gasto comercial relacionado.

¿Debería usar un software de contabilidad para realizar un seguimiento de los gastos comerciales?

Como puede ver, tiene muchas formas de realizar un seguimiento de los gastos de su negocio, tanto manualmente como mediante el uso de un software de contabilidad.

Cuándo es mejor un software de contabilidad:

Si bien el uso de software de contabilidad siempre es mejor para cualquier tipo de seguimiento comercial, incluidos los ingresos y los gastos, hay ocasiones en las que es imprescindible.

Si alguna de las siguientes situaciones se aplica a usted o a su empresa, se recomienda encarecidamente que utilice un software de contabilidad si aún no lo está haciendo:

• Viaja por negocios con frecuencia: Seamos realistas, todos pierden recibos. Si está cansado de llevar una pila de recibos en su billetera o cartera, el software de contabilidad es su mejor opción. Esto es especialmente importante si su negocio requiere que viaje con frecuencia.
• Tiene varios empleados que necesitan realizar un seguimiento de los gastos: Si tiene varios empleados que necesitan realizar un seguimiento de los gastos comerciales, es imperativo que utilice un software de contabilidad. Si bien una hoja de cálculo puede ser adecuada para una operación de una sola persona, simplemente no funcionará si realiza un seguimiento de los gastos de varios empleados.
• Su negocio está atravesando una fase de crecimiento: Puede que ahora sea pequeño, pero si está planeando o está pasando por una fase de crecimiento, querrá invertir en un software de contabilidad y comenzar a realizar un seguimiento de sus gastos correctamente.
• Tiene varias cuentas bancarias comerciales: El seguimiento de los gastos de una institución puede llevar mucho tiempo si se hace manualmente. Es casi imposible si tiene más de una cuenta bancaria comercial. Así que hágase un favor y use un software de contabilidad.

Cuándo buscar otros métodos:

Si bien el software de contabilidad es la mejor solución de seguimiento de gastos comerciales, hay ocasiones en las que puede hacerlo utilizando un software de hoja de cálculo.

Si alguna de las siguientes situaciones se aplica a usted, el seguimiento manual de los gastos de su negocio puede ser la opción correcta.

• Incurres en pocos gastos: Si recién está comenzando y solo necesita realizar un seguimiento de los gastos ocasionales, usar una hoja de cálculo puede ser adecuado. Pero si los gastos comerciales comienzan a aumentar, debería considerar cambiar a una aplicación de software.
• Eres un genio de Excel: No es ningún secreto que Excel puede realizar muchos cálculos. Si eres un genio de Excel, es probable que puedas configurar una hoja de cálculo que funcione para tu negocio. Sin embargo, dado que la mayoría de nosotros no somos expertos en Excel, el software de contabilidad aún puede ser su mejor opción.
• Tu negocio es más un hobby: Si es un aficionado y aún no se ha comprometido por completo con su negocio, el seguimiento manual de los gastos puede estar bien. Pero para todos los demás, el software de contabilidad debe estar en la parte superior de su lista.

El seguimiento de los gastos comerciales es una gran parte de su negocio

Ya sea que recién esté comenzando, esté en el proceso de construir su negocio o sea un negocio bien establecido, necesita realizar un seguimiento de los gastos de su negocio.

Así que tómese unos minutos y establezca un plan que le permita realizar un seguimiento de los gastos de su negocio de manera fácil y precisa.