¿Qué son las cuentas por pagar (AP)?

Las cuentas por pagar de una empresa representan sus pasivos a corto plazo:facturas adeudadas a proveedores, por ejemplo. Los departamentos de cuentas por pagar son responsables de procesar los informes de gastos y las facturas y de garantizar que se realicen los pagos. AP es un elemento de línea clave en la sección de pasivos del balance de una organización.

En el ámbito de la contabilidad, cuentas por pagar es la contraparte directa de las cuentas por cobrar (AR).

Algunas conclusiones clave:

• Las cuentas por pagar representan los pasivos a corto plazo de una organización.
• Los equipos de AP son responsables de procesar las facturas y las órdenes de compra de acuerdo con las políticas y los flujos de trabajo establecidos.
• Las cuentas por pagar totales a corto plazo son una partida clave en los balances y dentro de un libro mayor.

Video:AP vs. AR

Explicación de cuentas por pagar

Veamos algunas cosas fundamentales para comprender.

Cuentas por pagar frente a cuentas por cobrar

Donde AP representa la cantidad que una empresa debe en forma de obligaciones a corto plazo con acreedores y proveedores, AR son los fondos que debe recibir de los acreedores, como clientes, distribuidores y socios.

Tipos de cuentas por pagar

Gastos, Los pagos y reembolsos de préstamos a corto plazo se enumeran en un balance general como cuentas por pagar. Una responsabilidad clave que no se considera AP es la nómina, que se detalla por separado.

Cuentas por pagar frente a cuentas por pagar comerciales

Algunos describen las cuentas y las cuentas por pagar comerciales como lo mismo. Técnicamente, aunque, Las cuentas por pagar comerciales son un subconjunto de AP en el sentido de que describen los montos pendientes adeudados por el inventario entregado a una empresa.

¿Por qué son importantes las cuentas por pagar?

Esencialmente, AP representa una parte importante de los pasivos de una empresa. No seguir las mejores prácticas al administrar las cuentas por pagar puede resultar costoso. Algunos acuerdos con proveedores incluyen tarifas crecientes por pagos atrasados ​​de facturas. Retrasarse puede provocar retrasos en la recepción de bienes y servicios de los proveedores. El pago habitual de facturas con retraso también suele indicar problemas de flujo de caja.

Flujo de trabajo de cuentas por pagar

El proceso de aprobación mediante el cual las organizaciones reciben facturas y documentación de respaldo se denomina "flujo de trabajo de cuentas por pagar". Históricamente, el proceso de AP fue manual, y muchas empresas pequeñas y empresas unipersonales todavía utilizan ese enfoque. Pero cualquier organización que tenga grandes volúmenes de facturas para procesar probablemente haya implementado un sistema de automatización de cuentas por pagar que simplifica el proceso de flujo de trabajo formal. asegura que las políticas se cumplan y facilita las auditorías.

Cómo registrar cuentas por pagar

Cuando un equipo financiero recibe, decir, un informe de gastos de un empleado o una factura original u orden de compra de bienes y servicios, se registra en el libro mayor como gasto. Una vez que un funcionario autorizado aprueba el gasto y se emite el pago según los términos de pago del contrato (como 30 días netos o 60 días netos), el equipo de contabilidad lo registra como pagado.

Ejemplos de cuentas por pagar

Prácticamente todas las empresas tienen gastos. Los restaurantes deben solicitar el inventario de alimentos a cualquier número de proveedores. Los costos operativos típicos incluyen el alquiler, servicios públicos y seguros. Un consultorio médico puede pagar a una empresa de limpieza especializada y gastar fondos en equipos alquilados y asesoramiento legal. Esencialmente, fuera de la nómina, si su empresa recibe y paga una factura, eso es AP.

¿Cuál es el papel de las cuentas por pagar?

Los equipos de AP registran informes de gastos, facturas originales y procesar órdenes de compra de manera oportuna, de acuerdo con las condiciones contractuales de contratación. El departamento es responsable de confirmar que los informes de gastos y las órdenes de compra incluyen documentación de respaldo, y garantizan el cumplimiento de las políticas de la organización, así como de las políticas locales, normativas nacionales y de la industria. Una vez que se emiten los pagos, el equipo los registra. Los equipos de cuentas por pagar desempeñan un papel fundamental a la hora de informar sobre los pasivos generales de una empresa y gestionar el flujo de caja.

¿Qué es el proceso de cuentas por pagar?

Al recibir una factura original o una orden de compra, alguien en el departamento de AP lo revisa para asegurarse de que todos los detalles sean precisos y cumplan con las políticas. Además de posibles inexactitudes, el proceso de revisión incluye buscar signos de fraude, asegurarse de que la factura no sea un duplicado y verificar los términos del proveedor para asegurarse de que la factura se procese a tiempo.

¿Son las cuentas por pagar un gasto?

Si. Los desembolsos típicos incluyen alquiler, publicidad, suministros, servicios públicos y reembolso por viajes de empleados.

¿Cuál es el índice de rotación de cuentas por pagar?

Un índice de rotación de cuentas por pagar es la medida de liquidez en contabilidad que describe qué tan rápido, o lentamente, una organización paga sus facturas. Un alto índice de rotación de AP sugiere que una organización está pagando facturas e informes de gastos rápidamente, mientras que una tasa de rotación por pagar más baja significa que es más lento en realizar los pagos.

Equipo de cuentas por pagar (AP)

Dependiendo del tamaño de una organización, un equipo de AP puede estar compuesto por una o varias personas. En los casos en que un equipo consta de varios empleados, un gerente suele ser responsable de que el departamento funcione sin problemas.

Habilidades de cuentas por pagar: Los miembros del equipo de AP deben tener una sólida organización, habilidades analíticas y de comunicación; estar orientado a los detalles; y funciona bien con computadoras, incluido el software de automatización de cuentas por pagar.

Elección de un software de cuentas a pagar (o proveedor)

Seleccionar un sistema de automatización de cuentas por pagar es una decisión estratégica. Las evaluaciones deben incluir a todas las partes interesadas, incluidos los que trabajan en el departamento de AP y el director financiero de una organización. Las consideraciones incluyen qué tan bien el software de automatización pagadero puede procesar e intercambiar datos de otros sistemas dentro de la organización, así como otros dentro de la industria y la cadena de suministro de la organización. Los directores financieros deben evaluar qué tan bien se integran las soluciones de automatización de AP con sus sistemas ERP. Idealmente, el proveedor de la solución de automatización de AP se ha asociado con el proveedor de ERP o se ha sometido a algún tipo de certificación o validación para garantizar la compatibilidad y la capacidad de lograr el nivel de automatización deseado.