Cómo pueden los empleadores planificar la inscripción abierta virtual este año

La inscripción abierta está a la vuelta de la esquina y este año plantea diferentes desafíos tanto para los empleadores como para los empleados. COVID-19 ha obligado a las empresas a adoptar la tecnología y ser creativas no solo en lo que respecta a las operaciones diarias, sino también a las reuniones, conferencias y eventos. La inscripción abierta para los beneficios de los empleados no será diferente. COVID-19 ha afectado el diseño del plan de beneficios, los costos de atención médica y puede tener impactos financieros en los empleados. Si bien COVID-19 ofrece desafíos sin precedentes para los empleadores, también crea oportunidades para marcar la diferencia.

Los efectos de la COVID-19 en la atención médica y los beneficios estarán en la mente de los empleados de cara a la temporada de inscripción abierta y el entorno actual será un punto de estrés para muchos. Los empleadores deben abordar el impacto del coronavirus en los beneficios de salud de frente y explicar cómo está afectando los paquetes de beneficios, al tiempo que alientan a los empleados a seleccionar el camino financiero y de bienestar que mejor se adapte a sus necesidades individuales.

Una encuesta de BenefitsPro de 2020 de más de 150 000 empleadores encontró que hubo cambios drásticos en la priorización de los objetivos financieros de los empleados desde COVID-19. Antes de la pandemia, la mayoría de los empleados eligieron "tomar unas vacaciones" como su prioridad financiera número uno. Cuando se les preguntó nuevamente, 90 días después de que comenzaron las órdenes de cierre, las prioridades de los empleados cambiaron sus prioridades de vacaciones a "establecer un fondo de emergencia" y "ahorrar para la jubilación". Los empleadores deben tener en cuenta este cambio durante la temporada de inscripción abierta. El estado actual de la economía ha cambiado el comportamiento de muchas personas‡, y esto significa que los empleados están más estresados ​​y comienzan a pensar más en los desafíos a largo plazo. Para los empleadores, esta es la razón por la cual los programas de bienestar y los beneficios de salud son cada vez más importantes, ya que pueden permitir que los empleados inviertan para satisfacer sus necesidades a largo plazo, no solo sus deseos a corto plazo.

A continuación se presentan algunas formas en que los empleadores pueden prepararse y planificar mejor para una sesión de inscripción abierta virtual y beneficiosa este año.

Planifique con anticipación

A medida que los empleadores se preparan para la inscripción abierta, puede ser beneficioso hacer una pausa y reflexionar sobre el año pasado. Hable sobre lo que fue efectivo:esto puede ayudar a enmarcar la conversación sobre el formato de este año y cualquier cambio de plan. Asegúrese de pensar y comprender los beneficios que los empleados necesitan ahora en comparación con el año pasado, y el impacto de COVID-19 en los objetivos de beneficios. Resalte los beneficios que podrían ser más útiles durante la pandemia, como la telesalud, los servicios de salud mental y la cobertura para las pruebas y el tratamiento de la COVID-19.

Considere realizar una encuesta o cuestionario a los empleados antes de la inscripción abierta para evaluar qué aspectos de un paquete de beneficios les interesa más conocer. Los empleadores pueden crear presentaciones y resaltar ciertas características en función de esos resultados. Recuerde, esta es una oportunidad para hacer que el proceso sea más personal que en el pasado. Al aprovechar la nueva tecnología que permite interacciones cara a cara, uno a uno, los equipos de beneficios pueden brindar más apoyo a pedido y tener la oportunidad de hacer que la experiencia sea más beneficiosa y quizás mejor que antes.

Considere una feria de beneficios virtual

Una feria de beneficios virtual puede involucrar a todos los empleados, incluidos los que trabajan de forma remota. Cree una agenda y considere organizar varias sesiones para asegurarse de que estas sesiones se ajusten a los horarios de todos los empleados. Envíe recordatorios y describa lo que los empleados pueden esperar en la feria, incluidos aspectos destacados y cambios en los paquetes u ofertas de beneficios. Mantenga la presentación simple y directa. Incluso si la feria de beneficios sale según lo planeado, lo más probable es que los empleados tengan preguntas. Puede ser útil crear un folleto digital de preguntas frecuentes sobre beneficios para empleados que cubra preguntas básicas y puede ser un recurso valioso para los empleados antes de que hagan preguntas.

Los empleadores también pueden considerar invitar a los proveedores a asistir y participar en ferias de beneficios virtuales. Pueden proporcionar información y orientación específicas si los empleados tienen situaciones únicas que les gustaría discutir. Los empleadores también pueden organizar sesiones de trabajo a través de salas de trabajo virtuales para que los empleados se unan si tienen preguntas adicionales o si desean obtener más información sobre un tema determinado.

Proporcionar soporte a pedido

La mayoría de los empleados siguen trabajando desde casa, pero eso no significa que no tengan acceso a ayuda y orientación para la inscripción. Los empleadores deberían hacer posible que sus empleados pasen virtualmente por su escritorio en busca de ayuda. Piense en lo que normalmente traería una feria de inscripción abierta tradicional o una inauguración, como el horario de oficina o un momento después de la presentación en el que los empleados pueden hacer preguntas, y descubra cómo brindar el mismo apoyo virtualmente. Para evitar verse inundados con llamadas o correos electrónicos, los empleadores deben considerar trabajar con su equipo de RR.

Es importante invertir en tecnología y probarla con anticipación. Asegúrese de brindar apoyo para la toma de decisiones sobre beneficios y herramientas educativas para que este proceso sea lo más fluido posible. Considere enviar alertas de texto o correos electrónicos a sus empleados sobre la inscripción y registre la sesión de información principal para que los empleados puedan acceder a ella en una fecha posterior para actualizarla o si se la perdieron.

Enfóquese en el compromiso

Intenta centrarte en crear más comunicación y hazla interesante para que capte la atención de los empleados. Los empleadores deben tratar de concentrarse en cambios clave en los beneficios. Si los empleadores deciden seguir adelante con una encuesta de empleados para medir el interés de los aspectos del plan, aquí es donde los empleadores y el equipo de recursos humanos pueden enfocarse en esos resultados. Organice sesiones virtuales individuales y solicite comentarios. Mida el éxito de la inscripción virtual midiendo el compromiso antes, durante y después del proceso.

Hazlo personal

Los empleados esperan una comunicación personalizada y querrán que se respondan sus preguntas específicas en lugar de recibir contenido genérico. Los empleadores deben centrarse en los mensajes personales y crear espacios y opciones para que los empleados se sientan escuchados y respondan sus preguntas. Si bien este es un momento desafiante, los empleadores deben esperar tener una inscripción más exitosa cuando se conectan con los empleados sobre sus situaciones individuales y les permiten tomar mejores decisiones al participar en los programas. Educar a los empleados sobre los beneficios disponibles, cómo funcionan y qué tipo de valor deben esperar. A su vez, esto creará conciencia sobre los beneficios, apoyo en dificultades financieras, directivas de recursos y una cultura solidaria.

No es demasiado tarde para comenzar a planificar y ejecutar una inscripción de beneficios virtuales exitosa. Tenga en cuenta que COVID-19 está cambiando la población cubierta por beneficios, así como las metas y prioridades. Esté preparado para ajustar la estrategia ya que el entorno actual siempre está cambiando. Los datos de reclamos pueden ayudar a identificar tendencias y, potencialmente, cualquier brecha en la atención que deba abordarse. Invierta en tecnología, soporte y herramientas de educación para sus empleados. Recuerde, una buena plataforma de bienestar financiero puede garantizar que el empleado tome una decisión informada en función de su paquete de beneficios y sus circunstancias específicas.

Más información sobre  Servicios de atención médica de la UMB , que ocupa el cuarto lugar en cuentas totales y el quinto en activos de depósito totales entre todos los proveedores de HSA (Fuente:Informe de tendencias y estadísticas de mercado de mitad de año de HSA de Devenir de 2021).‡