Cloud ERP 101:todo lo que necesita saber sobre Cloud ERP + comercio electrónico

Como dijo una persona sabia (y desconocida):"No me impresionará la tecnología hasta que pueda descargar alimentos de Internet".

Quizás eso sea posible algún día, pero debemos contentarnos con pedir casi cualquier cosa que necesitemos en línea por ahora. El comercio electrónico, la compra y venta de bienes (o servicios) en Internet, se ha convertido en la opción de compra conveniente para millones de personas en todo el mundo, algo que la mayoría de las empresas de todas las industrias han notado y adoptado rápidamente.

Sin embargo, aquellas empresas que no lo han hecho se vieron obligadas a reevaluar esa decisión cuando llegó la crisis de COVID-19. El comercio electrónico ya no es una propuesta futura sino una necesidad inmediata para sobrevivir.

Según Statista, en 2020 los ingresos de comercio electrónico minorista superaron los 431 000 millones de dólares estadounidenses. Se espera que los ingresos aumenten a más de 563 mil millones de dólares estadounidenses para 2025. ¿Cómo pueden las empresas de comercio electrónico manejar el increíble crecimiento y al mismo tiempo cumplir con las expectativas de los clientes más altas que nunca?

IDC, una de las principales firmas de inteligencia de mercado global, tiene un nuevo libro blanco, Better Together:SaaS Digital Commerce Platforms and ERP Help Organisations Grow Past Legacy Limitations, que declara que la respuesta es una combinación de esfuerzo de equipo y la tecnología adecuada.

Con respecto al esfuerzo del equipo, los analistas de IDC escriben:“Satisfacer las expectativas del cliente es un esfuerzo del equipo y depende de cada área de una organización (p. ej., comercio, servicio al cliente, recursos humanos, finanzas, cadena de suministro). ”

En cuanto a la tecnología adecuada, los analistas dicen que las empresas deben invertir en una solución integrada de comercio digital y ERP en la nube, como Acumatica nativa para BigCommerce Connector, si van a madurar y convertirse en una empresa. organizaciones de nivel.

Antes de profundizar en el aspecto de esta solución perfecta, analicemos primero de qué se trata el software ERP en la nube.

¿Qué es el ERP en la nube?

Para entender las soluciones ERP en la nube, primero debemos entender la computación en la nube. Un artículo de Microsoft Azure proporciona una definición clara:

“En pocas palabras, la computación en la nube es la entrega de servicios informáticos, incluidos servidores, almacenamiento, bases de datos, redes, software, análisis e inteligencia, a través de Internet (“la nube”) para ofrecer una innovación más rápida. , recursos flexibles y economías de escala. Por lo general, solo paga por los servicios en la nube que usa, lo que lo ayuda a reducir sus costos operativos, ejecutar su infraestructura de manera más eficiente y escalar a medida que cambian las necesidades de su negocio”.

El software ERP en la nube, entonces, es un software como servicio (SaaS) que permite a los usuarios acceder al software de planificación de recursos empresariales (ERP) a través de una conexión a Internet. Una solución ERP basada en la nube actúa como un sistema de registro para una organización. Los datos de los sistemas financieros, de distribución, CRM (etc.) convergen dentro del ERP en tiempo real. El ERP actúa como un depósito centralizado para todos los datos de la empresa, integra los procesos comerciales y proporciona una "única fuente de información" para cada empleado. Además (y lo que es más importante), los usuarios pueden acceder al sistema en cualquier momento, desde cualquier lugar, usando el dispositivo habilitado para navegador de su elección.

Como regla general, si una empresa confía en una solución heredada o en varios sistemas desconectados e improvisados ​​para administrar su complejo inventario, múltiples almacenes y amplios requisitos financieros y está frustrada con la resultados ineficientes y que requieren mucha mano de obra, entonces es el momento de invertir en una solución ERP eficiente y automatizada basada en la nube.

ERP en la nube frente a ERP en la nube privada

Para comprender completamente las soluciones ERP en la nube, debemos comprender la otra opción de ERP disponible:ERP en la nube privada. Aquí hay un vistazo a las dos opciones.

1. ERP en la nube.

Ya hemos establecido que las opciones de ERP en la nube permiten a los usuarios acceder a sus aplicaciones comerciales que se ejecutan en recursos informáticos compartidos a través de Internet. Este acceso a Internet permite a los usuarios integrarse fácilmente con aplicaciones de terceros al mismo tiempo que brinda la agilidad y la escalabilidad que las empresas necesitan en una economía dinámica. Los proveedores de ERP en la nube asumen la responsabilidad de la seguridad, las actualizaciones y las mejoras. Por lo general, las empresas pagan una tarifa de suscripción según los usuarios o los recursos utilizados (según el proveedor de ERP en la nube).

2. ERP en la nube privada.

La principal diferencia entre los sistemas ERP en la nube y los sistemas ERP en la nube privada es dónde se encuentra físicamente el software. El software se compra, instala y mantiene en las propias instalaciones de la empresa. El departamento de TI de la organización es el único responsable de implementar el software de la aplicación y del mantenimiento y la seguridad continuos del software y el hardware. Los costos iniciales de las licencias de software y hardware pueden ser prohibitivos. El acceso remoto, si bien es posible, no suele ser una función integrada. En su lugar, puede requerir la ayuda de una aplicación y un dispositivo de terceros.

Desafíos de usar un ERP de nube privada

Todas las opciones de ERP tienen sus desafíos únicos, pero los desafíos de ERP en la nube privada son algo a lo que las empresas, en particular las pequeñas y medianas empresas (PYMES), deben prestar atención.

Por ejemplo, las soluciones ERP de nube privada a veces pueden costar más para implementar y mantener con un mayor gasto de capital por adelantado. Las empresas se ven obligadas a mantener disponible un personal de TI de tiempo completo. Las soluciones de nube privada con frecuencia requieren más tiempo para implementarse, requieren más hardware para acomodar a los usuarios adicionales y pueden carecer de accesibilidad móvil.

Además, las soluciones ERP de nube privada suelen ser sistemas heredados que carecen de capacidades de integración modernas. El resultado son equipos aislados (marketing, ventas, finanzas y TI que no están en la misma página) y los clientes sufren como resultado.

¿Cuándo tiene sentido comercial un ERP en la nube para una tienda en línea?

Ahora que comprendemos las diferencias entre las diferentes soluciones ERP disponibles (y los desafíos), es hora de volver a traer el comercio electrónico a la escena.

Los negocios de comercio electrónico requieren una plataforma de comercio electrónico para poner sus productos/servicios frente a sus clientes y en manos de sus clientes. Una plataforma de comercio electrónico es una aplicación de software que permite a las empresas en línea administrar su sitio web, marketing, ventas y operaciones.

Según el documento técnico de IDC, cualquiera que sea la plataforma de comercio electrónico que elijan las empresas, debe combinarse de forma fluida y nativa con una solución ERP, preferiblemente, una solución ERP en la nube.

“Los negocios digitales más exitosos son aquellos que tienen una estrategia global de transformación digital y seleccionan ERP y sistemas de comercio digital que están estrechamente integrados o acoplados”, escriben los analistas de IDC. "Lo que es más importante, una plataforma empresarial digital preparada para el futuro aprovecha los sistemas SaaS modernos creados para la nube".

Una solución ERP en la nube siempre tiene sentido comercial para una tienda en línea, y los beneficios de los sistemas ERP en la nube lo confirman.

Beneficios de usar Cloud ERP para comercio electrónico

En muchos casos, las soluciones de ERP en la nube pueden proporcionar tiempos de implementación más rápidos, costos iniciales más bajos y comunicación sincronizada en tiempo real con las plataformas de comercio electrónico. Las soluciones de ERP en la nube con una vertical de comercio electrónico, como la edición de comercio minorista de Acumatica, brindan a las empresas muchos otros beneficios, que incluyen:

1. Flexibilidad y adaptabilidad.

Uno de los mayores indicadores del éxito de una empresa es cómo pueden adaptarse a las inevitables fluctuaciones del mercado. Con la solución ERP en la nube adecuada, las empresas pueden realizar las personalizaciones necesarias sin la ayuda de todo el personal de TI, adaptando fácilmente sus flujos de trabajo y procesos comerciales administrativos, así como sus aplicaciones orientadas al cliente, a las circunstancias cambiantes.

Además, cada comerciante opera de manera única. Cada uno tiene expectativas de clientes únicas, datos de productos únicos y, a veces, procedimientos de procesamiento de pedidos complejos pero necesarios. Nuevamente, a través de herramientas de configuración y sin código, la solución ERP en la nube adecuada se adaptará a los flujos de trabajo únicos que requiere un comerciante, en lugar de requerir que el comerciante se ajuste al software del ERP.

2. Mejor seguridad.

Debido a que el software ERP basado en la nube está alojado en centros de datos, como Amazon Web Services (AWS) y Microsoft Azure, tienen los recursos que las pymes pueden no tener para brindar seguridad de primer nivel. Los beneficios de usar un servicio de alojamiento en la nube incluyen:

• Control de acceso físico al equipo.
• Protección del medio ambiente.
• Protección contra desastres imprevistos.
• Herramientas de auditoría, detección y prevención de intrusiones en la red.
• Mantenimiento regular del sistema.

3. Puede sostener el crecimiento del negocio.

Cuando las empresas crecen, esperan que su solución de administración comercial de comercio electrónico crezca con ellas, pero eso no siempre es posible. Las soluciones heredadas tienen dificultades para mantenerse al día con la innovación tecnológica constante que vemos que sucede todos los días.

Las soluciones basadas en la nube, por otro lado, reciben actualizaciones constantes. Estas mejoras permiten que las empresas de comercio electrónico sigan siendo competitivas y abren la puerta a un crecimiento continuo.

4. Compatible con muchas herramientas.

Independientemente de lo que venda una empresa o del servicio que brinde, debe integrarse con aplicaciones comerciales críticas, como las proporcionadas en Acumatica Marketplace. Si una empresa necesita ampliar la plataforma Acumatica, lo más probable es que Acumatica tenga un socio tecnológico que pueda ayudarlo a hacerlo.

Por ejemplo, BigCommerce para Acumatica permite que las empresas reciban y procesen pedidos, administren inventario, fijen precios y procesen logística de entrada, todo en Acumatica.

Pasos de la implementación de ERP en la nube

Por ahora, conectar una solución ERP en la nube con una plataforma de comercio electrónico para el éxito comercial de comercio electrónico puede sonar como una sabia decisión. Si es así, hay algunos pasos a seguir al elegir e implementar una solución ERP en la nube. Es importante tener en cuenta que los proveedores de ERP en la nube pueden diferir ligeramente en la cantidad y el nombre de los pasos, pero el resultado final es el mismo:el éxito del comercio electrónico.

1. Investigar.

En el primer paso, las empresas de comercio electrónico deben tomarse el tiempo para investigar a fondo sus opciones. Comparar y contrastar los muchos sistemas ERP en la nube que hay en el mercado hoy en día puede llevar algo de tiempo, pero apresurarse en esta parte del proceso podría llevar a tomar una mala decisión.

Una manera fácil de investigar y luego evaluar las opciones es usar una lista de verificación de evaluación, como la Lista de verificación de evaluación del sistema de gestión comercial de Acumatica. Ayuda a las empresas a comparar las características y los beneficios de diferentes proveedores en función de cinco categorías:productividad, funcionalidad, tecnología, valor y riesgo.

Usar esta lista de verificación (o cualquier otra similar), verificar lo que los analistas de tecnología tienen que decir sobre varias opciones de ERP en la nube y leer las reseñas de los clientes contribuirá en gran medida a ayudar a las empresas a encontrar el sistema adecuado para ellas. .

2. Instalación.

El segundo paso es instalar el software. Esto primero requiere el montaje de un equipo interno para ayudar con la instalación. Estos equipos a menudo incluyen un patrocinador ejecutivo, un líder de proyecto (o gerente de proyecto), un líder técnico y expertos en la materia (SME).

Dentro de este paso está la necesidad de definir sus requisitos. Para los clientes de Acumatica, los requisitos se clasifican como esenciales, deseables, no una necesidad inmediata y agradable de tener. El resultado es una lista de características y funciones que son asequibles y se ajustan al cronograma del proyecto.

3. Migración.

La migración de datos del sistema antiguo al nuevo es un proceso complejo, pero una lista de verificación puede ayudar a que sea ordenado y definido. La lista de verificación de migración de datos de Acumatica es un buen ejemplo:

• Asegúrese de que toda la información de contacto del cliente existente sea precisa y esté actualizada
• Eliminar datos incorrectos o redundantes (proveedores descontinuados, contactos que ya no están con la empresa)
• Eliminar datos de la empresa incorrectos o desactualizados (números de pieza antiguos, productos descontinuados).
• Configure su base de datos de Acumatica
• Asigne sus datos ERP heredados a los nuevos campos de la base de datos de Acumatica
• Transferir los datos al nuevo sistema
• Pruebe el nuevo sistema para verificar que todos los datos heredados se hayan movido y sean accesibles
• Verifique que se puedan agregar nuevos datos al sistema (información de nuevos productos, ubicación de artículos de inventario, nueva información de clientes)

4. Prueba.

Antes de poner en manos de un cliente cualquier producto o servicio nuevo, debe probarse y aprobarse. Los proveedores de ERP en la nube tendrán sus propios métodos y procedimientos para desarrollar un plan de prueba, pero la mayoría de los planes de prueba probarán cada requisito dentro del sistema.

Las pruebas pueden seguir estas pautas generales: 

• Objetivo:propósito de la prueba
• Requisito:el requisito específico que se está probando
• Configuración:configuraciones del sistema requeridas para realizar la prueba
• Procedimiento:proceso paso a paso para realizar la prueba)
• Datos de prueba:si es necesario, una PYME puede producir esto y los datos de prueba deben representar situaciones del mundo real
• Resultado esperado:los resultados que deberían producirse si el sistema funciona de acuerdo con los requisitos 
• Pass/Fail:determina si la prueba fue exitosa
• Comentarios:observaciones agregadas, comportamiento del sistema y éxitos parciales
• Capacitación

La capacitación es un paso increíblemente importante. Si los usuarios y los administradores del sistema no están capacitados correctamente desde el principio, es posible que no se incorporen por completo y que el nuevo sistema ERP en la nube no se utilice en todo su potencial.

El proveedor de ERP en la nube debe brindar asistencia de capacitación, así como los cursos de capacitación y la documentación necesaria para una experiencia de capacitación completa.

5. Despliegue.

La implementación también se denomina "puesta en marcha". Este es el gran día (o días), y el proveedor de ERP en la nube estará disponible para presionar el botón de puesta en marcha.

La primera decisión durante este paso es decidir cuándo empezar a funcionar. Esto suele ser en un día o días que tendrán el menor impacto en el negocio. A partir de ahí, las empresas deberán decidir si desean activar el nuevo sistema y desactivar el sistema anterior simultáneamente, si desean avanzar en un enfoque por etapas o si desean que los sistemas se ejecuten al mismo tiempo.

Cualquiera que sea el método de activación elegido, el resultado final es una empresa que se ejecuta en una solución ERP en la nube móvil y flexible... pero hay una cosa más.

6. Apoyo.

Después de la emoción de una puesta en marcha exitosa, siempre hay preguntas y más ayuda, como la posible necesidad de integración con aplicaciones personalizadas y de terceros. El proveedor de ERP en la nube debe estar disponible a medida que la empresa continúa refinando sus procesos comerciales y para cualquier necesidad de soporte continuo.

Conclusión

Las empresas de comercio electrónico están experimentando una economía en auge y prevén un crecimiento aún mayor en los próximos años. Sin embargo, para disfrutar plenamente de los beneficios de una economía de este tipo, estas empresas deben ser eficientes, flexibles y adaptables, lo cual es posible cuando adoptan la solución ERP en la nube adecuada que se integra de forma nativa con la plataforma de comercio electrónico adecuada.

“Ya en un máximo histórico, se espera que la tasa de cambio en la economía global continúe acelerándose durante la próxima década”, escriben los analistas de IDC. “Para adaptarse a este cambio y seguir siendo competitivos, los comerciantes B2B y B2C necesitan aplicaciones modernas de front-office y back-office que estén estrechamente integradas. Estas aplicaciones estrechamente integradas brindan resistencia para que los comerciantes puedan adaptarse a los obstáculos con agilidad en lugar de esperar a que sus sistemas se pongan al día”.

Las fuerzas combinadas de BigCommerce y Acumatica traerán la automatización que tanto necesitan las empresas de comercio electrónico, ayudándolas a optimizar sus muchos procesos comerciales, competir dentro de un mercado nacional e internacional en crecimiento y, en última instancia, tener éxito en el mercado actual.