Una mirada a las cartas de transmisión

Cartas de transmisión son básicamente documentos que contienen información sobre el envío o transporte de certificados de seguridad. Típicamente, se envían siempre que se produce un cambio de titularidad de los valores. A continuación se presentan algunas de las características más importantes de una copia de transmisión y por qué es un adjunto importante cuando se transfieren valores.

Importancia de las cartas de transmisión

Una carta de transmisión proporciona información vital sobre los valores que se envían. En algunos casos, la carta incluso contendrá datos muy sensibles, como una contraseña para los dispositivos de almacenamiento electrónicos que lo acompañan. Al proporcionar detalles sobre los valores que se transportan, una copia de transmisión también evitará que el destinatario no advierta hechos importantes que puedan afectar el tratamiento contable, presentación o, por lo menos, adecuada identificación de los documentos de seguridad.

Función de una copia de transmisión

Típicamente, este tipo de carta se utiliza para permitir que las partes interesadas identifiquen y verifiquen fácilmente los valores que se envían. Este tipo de comunicación escrita describe específicamente la naturaleza o el tipo de los documentos que se transportan. Una carta de envío debe redactarse de tal manera que proporcione una descripción general rápida de los documentos adjuntos. Es importante que el autor indique cuántos certificados contiene el envío.

Si los certificados de seguridad se van a enviar a otros países, Sería práctico si la carta proporcionara detalles más claros sobre los documentos. Esto ayudará a las agencias gubernamentales asignadas en los puntos de partida y entrada a verificar el contenido del envío.

Formato aceptado

Las cartas de transmisión deben ser breves y concisas. Recuerde siempre que el propósito principal de este tipo de carta es presentar al destinatario los valores que se transmiten. El cuerpo de la carta suele describir las transacciones subyacentes que dieron lugar a la transferencia de propiedad y al envío de los certificados de seguridad.

Como escritor o remitente, También puede recalcar que el transporte y recepción de los valores supondría el cumplimiento de objetivos marcados o acuerdos previos. Si hay instrucciones especiales dirigidas al destinatario, estos detalles también pueden incluirse en la carta. Esto es especialmente cierto si hay contratos adjuntos que deben ser firmados por la parte receptora.

Momento adecuado para enviar una transmisión

Es muy importante que la carta de envío se envíe junto con los certificados de seguridad o documentos que se supone que debe presentar. Enviar la carta antes o después del envío de los valores anula el propósito mismo de una copia de transmisión.

Otras características importantes de las cartas de transmisión

Nunca incluya detalles técnicos en el cuerpo de la carta. Cíñete a la información simple y concisa. Además, no olvide agregar los datos de contacto que permitirán al destinatario ponerse en contacto con usted o con cualquier representante de la empresa. Si su carta contiene más instrucciones para el destinatario, no olvide especificar una fecha límite para actuar de acuerdo con dichas instrucciones. Finalmente, la carta de transmisión no debe adjuntarse física o literalmente a los certificados de seguridad. Recuerde siempre que la carta es un documento aparte.