¿Dirige una pequeña o mediana empresa pero no utiliza órdenes de compra? Puede ser más importante de lo que piensas.

Cuando la mayoría de las pequeñas empresas comienzan, renuncian a las órdenes de compra en favor de apretones de manos y procesos informales. Un acuerdo tácito entre un proveedor de poca monta y un proveedor de confianza.

Pero, ¿qué sucede si alguna vez hay una disputa, un desacuerdo sobre un pago, estándares de calidad o incluso desempeño? Necesita un documento de referencia.

A medida que la empresa crece en tamaño y complejidad, un sistema formalizado garantiza que sus compras se ordenen, presupuesten y cumplan en consecuencia. Ahí es donde entran las órdenes de compra.

Las órdenes de compra son una herramienta importante que las empresas como la suya deben usar para garantizar que los gastos se mantengan dentro del presupuesto. Sin órdenes de compra, el seguimiento de los gastos es más difícil, propenso a errores y la validación de los informes de entrega se convierte en una pesadilla.

7 elementos importantes de una orden de compra

1. Nombre de la empresa que fabrica los bienes o servicios

• Asegura que ambas partes sepan exactamente quién está involucrado en cada compra.

• Una referencia única que permite hacer coincidir las compras con lo que se pide y lo que se entregará. El número de orden de compra facilita ver qué compras se realizaron, cuáles se pagaron y qué artículos se entregaron en qué fecha con el número correspondiente.
• Un número de orden de compra garantiza que su factura se procese rápidamente y minimiza el riesgo de pagos incorrectos.

• Un registro oficial de cuándo se realizó un pedido y cuándo se entregó.

• Se asegura de que toda la correspondencia y las entregas se envíen al lugar correcto, para garantizar que no haya entregas ni pagos atrasados.

• Asegura que no se duplicaron ni se realizaron compras incorrectas.
• Incluye especificaciones técnicas.

• No deja margen de maniobra para aumentos de precios sin su conocimiento. Tener los precios enumerados en su orden de compra también le permite realizar un seguimiento del historial de precios con los proveedores y ver si es necesario volver a negociar o buscar una nueva oferta.
• Incluye impuestos y precio total

• Permite a los compradores saber exactamente dónde se deben realizar las compras para evitar demoras en el proceso.

Otras razones importantes por las que las órdenes de compra son importantes

• Hacen que los pedidos sean más fáciles de rastrear;
• Garantizan una comunicación clara;
• Hacen la vida más fácil para sus proveedores;
• Le ayudan a evitar problemas de auditoría;
• Una orden de compra proporciona una protección legal y contractual para el comprador y el proveedor. Protegen tanto a los compradores como a los proveedores.

Las órdenes de compra aseguran que el gasto se mantenga dentro del presupuesto. Sin órdenes de compra, el seguimiento de los gastos es más difícil, propenso a errores y la validación de los informes de entrega se convierte en una pesadilla.

Podría decir:"¿No es lo mismo una orden de compra que una factura?" En realidad, no.

En qué se diferencian las órdenes de compra (PO) de las facturas

Una orden de compra es creada por un comprador , que quiere asegurarse de que recibió exactamente lo que pidió. Mientras tanto, una factura es emitida por un vendedor o proveedor quien solicita el pago.

Una factura es una declaración del dinero adeudado, la fecha de vencimiento y cualquier descuento disponible (es decir, pago anticipado).

La mayoría de las pequeñas y medianas empresas y empresas que conocemos aún usan hojas de cálculo para administrar las órdenes de compra.

¿Pero sabías que...? Todas las grandes empresas utilizan un sistema de órdenes de compra.

El uso de procesos manuales con órdenes de compra pone en riesgo las finanzas de su empresa porque no puede:

• Supervise sus gastos de forma precisa y oportuna
• Evitar errores de pérdida de dinero
• Manténgase dentro de sus presupuestos

Es ineficiente y, francamente, imprudente para un negocio en crecimiento.

Buenas noticias. El software de gestión de inventario de TradeGecko está diseñado para agilizar el proceso de gestión de órdenes de compra.

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¿Cómo puede TradeGecko simplificar y administrar las órdenes de compra?

Nuestras funciones de órdenes de compra permiten a las empresas:

• Cree y edite pedidos de compra de forma independiente o directamente desde un informe de previsión;
• Recibir elementos de la orden de compra Add a través de los escáneres de código de barras de la aplicación de recepción de existencias;
• Guardar y enviar por correo electrónico o imprimir órdenes de compra;
• Completar el flujo de trabajo de compras;
• Marcar las órdenes de compra como recibidas o parcialmente recibidas;
• Genera fácilmente informes de pedido y pronósticos de demanda para saber exactamente cuándo es necesario volver a pedir;
• Audita rápidamente todas las órdenes de compra generadas dentro del sistema, independientemente de su estado.

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Con un enfoque integrado para la gestión de inventario, TradeGecko hace que la creación y gestión de órdenes de compra sea simple y fácilmente referenciable, rastreable y súper simple.

Desde el tablero, puede crear, revisar y actualizar fácilmente todas las órdenes de compra pendientes, con niveles de existencias e información de proveedores precargada, todo en un solo lugar. Los precios también se ajustan automáticamente para que coincidan con diferentes cantidades según sea necesario.

Al igual que todas las funciones de TradeGecko, el panel de administración de órdenes de compra permite que las empresas en crecimiento trabajen de manera más inteligente, planifiquen con precisión para el futuro y brinden una mejor experiencia al cliente.

Si quiere recuperar su tiempo y quiere minimizar el riesgo de error humano, utilice un sistema de gestión de órdenes de compra. TradeGecko hace que crear y administrar órdenes de compra sea súper simple.