Un proceso de orden de compra lento puede paralizar las empresas. Los sistemas manuales y las herramientas arcaicas pueden tener efectos adversos en la productividad y el resultado final de cualquier organización, sin importar cuán eficientes puedan parecer. Por lo tanto, no sorprende que las empresas multinacionales tengan empleados dedicados a administrar una red de proveedores, revisar y publicar solicitudes de compra, acelerar las órdenes de compra, resolver problemas, determinar nuevas cantidades de inventario y reducir el exceso de inventario.

Eso puede parecer inalcanzable e incluso "exagerado" para muchas PYMES. De hecho, hasta que llegue a alrededor de $ 100k en facturación, una hoja de cálculo puede ser lo suficientemente adecuada para sus necesidades simples de inventario. Pero muchas PYMES con una facturación de entre 100.000 y 100 millones de dólares descubren que la complejidad de su inventario se alivia con una herramienta más poderosa.

Cuando se trata de la gestión de órdenes de compra:una gran herramienta conlleva una gran responsabilidad. Pero, ¿pueden las pymes ejercer el mismo poder que las grandes empresas?

Antes de hacerlo, repasemos cómo es un proceso típico de gestión de compras.

• Alinear el inventario y las ventas de los clientes en todos los canales de venta
• Gestión de envíos y fletes
• Seguimiento del cumplimiento
• Informar y analizar los datos generados

La gestión de pedidos de compra (o gestión de adquisiciones) es una tarea bastante complicada de realizar manualmente; puede provocar el agotamiento de los empleados y la deserción de los clientes. Por lo tanto, la mayoría recurre a un sistema de gestión de pedidos para manejar el volumen de trabajo de la manera más eficiente posible, acelerando los tiempos de procesamiento de pedidos y reduciendo los errores.

Esto es vital para ofrecer a los consumidores una gran experiencia. Con muchas opciones para comprar en línea, el recorrido del cliente hasta el punto de recibir el artículo es una pieza importante del rompecabezas que hay que acertar.

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¿Qué es el ciclo de la orden de compra?

El tiempo del ciclo de la orden de compra es una medida clave del tiempo del ciclo de adquisición. Esta medida se calcula como tiempo de ciclo en horas desde la recepción de un artículo de línea de solicitud de compra hasta la transmisión de la orden de compra al vendedor/proveedor.

Dicho cálculo debe incluir todas las actividades asociadas con el procesamiento de una orden de compra, así como la entrada de datos, el tiempo necesario para confirmar la recepción por parte del proveedor y el tiempo necesario para responder con la confirmación del precio y la entrega.

La capacidad de convertir las solicitudes de los empleados en órdenes de compra es fundamental para el control financiero, la gestión de un negocio ágil y la satisfacción de los empleados. En 2006, APCQ realizó un estudio que situó el costo de las órdenes de costos manuales entre $35,88 y $506,52.

Estos son costos muy reales asociados con el procesamiento manual de órdenes de compra.

Acelerar los ciclos de órdenes de compra requiere una estrategia que aproveche la tecnología y genere confianza en sus empleados.

Cómo acelerar el tiempo de ciclo de su orden de compra

1. Automatizar, automatizar, automatizar
La automatización acelera la solicitud de compra al brindar tanto a los usuarios como a los aprobadores acceso instantáneo a cualquier solicitud/pedido en el sistema. La tecnología también puede generar informes instantáneos, lo que le permite rastrear, monitorear y analizar los costos de su negocio sobre la marcha.

Pero lo más importante es que la tecnología puede brindarle a usted y a su equipo una mayor visibilidad y control sobre los ciclos y las aprobaciones.

Un proceso automatizado proporciona:

• Ahorro de costes :su empresa y sus empleados pueden ahorrar tiempo (y cordura) al evitar tareas manuales y serviles. En su lugar, se centran en más actividades de valor añadido. En 2014, el costo de procesamiento promedio general fue de $411 según CAPS Research.
• Mayor visibilidad :tener un gasto visible será de gran ayuda, ya que permitirá a las empresas administrar su flujo de efectivo de manera efectiva.
• Mejor control :a quienes soliciten el pago solo se les presentarán los centros de costos y las cuentas aprobados, lo que brinda a sus jefes de finanzas un mayor control.
• Mayor precisión :elimina oportunidades de errores como la doble entrada. Además, las reglas dentro de la plataforma tecnológica pueden evitar errores de rutina.
• Cumplimiento :el flujo de trabajo se puede configurar según sus reglas comerciales y se puede ajustar a su orden de compra y políticas de proveedores/proveedores.

Algunos ejemplos sobre cómo aprovechar la tecnología para acortar las cadenas de aprobación y obtener control sobre su proceso:

• Inicie contratos con proveedores para artículos específicos para que sean "preaprobados".
• Establezca presupuestos para que sean visibles para los empleados y vea cómo los diferentes equipos y departamentos van en contra del presupuesto.
• Agregue 2 o 3 personas más al proceso como observadores en lugar de aprobadores. De esa manera, nadie detiene el proceso y los observadores pueden intervenir cuando surge un problema.
• Configurar flujos de trabajo

2. Optimización de la cadena de suministro
Hoy en día, la cadena de suministro es un ecosistema complejo de personas, procesos y tecnologías.

Antes, las grandes empresas querrían consolidar su base de proveedores, negociar descuentos contractuales más fuertes y alentar a los empleados a comprar de esta lista preseleccionada de proveedores. Pero con las fluctuaciones altamente volátiles de los productos, la consolidación de proveedores podría no ser lo mejor. En su lugar, querrá diversidad de proveedores.

Sin embargo, la optimización requiere un análisis del gasto, las capacidades y el rendimiento del proveedor, manteniendo al mismo tiempo la calidad. Revise sus fortalezas principales y subcontrate todas las demás actividades a sus socios proveedores especializados.

Mejore las tasas de cumplimiento y la disponibilidad del producto en el punto de compra y garantice una cadena de suministro eficiente que mejore los márgenes y la rentabilidad. Hoy en día, la tecnología permite colaboraciones y respuestas en tiempo real.

Un buen sistema de gestión de pedidos ayuda con:

• Procesar pedidos y pagos en cualquier moneda, a través de cualquier canal de venta;
• Enviar los detalles del pedido al almacén o 3PL;
• Hacer coincidir el almacén más cercano con el destino del producto;
• Actualizar el inventario en todos los canales de venta al instante;
• Seguimiento del progreso del pedido para que tanto el cliente como la empresa puedan verlo;
• Pronosticar la demanda y los niveles de existencias para crear una alerta cuando sea necesario reabastecerse;
• Integración con otras aplicaciones y plataformas para conectar funciones de administración como contabilidad, facturación y procesamiento de pagos.

Las órdenes de compra son un aspecto cotidiano de cualquier negocio. Pero si se administra de manera deficiente, puede causar retrasos, entregas tardías, gastos excesivos y frustraciones para todas las partes.

Nuestra plataforma basada en la nube libera a los fundadores de los desafíos operativos (especialmente como gestión de órdenes de compra) de construir negocios y les permite concentrarse en lo que aman y hacen mejor:crear negocios increíbles.

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