Definición del rol del administrador de inventario corporativo

El administrador de inventario es un rol vital dentro de una operación minorista, comercio electrónico o negocio mayorista. Supervisan y proporcionan datos precisos sobre los productos disponibles para tomar decisiones informadas sobre la gestión de la cadena de suministro y las ventas. ¡Menuda responsabilidad!

Algunas de las responsabilidades del administrador de inventario incluyen administrar:

• El costo y las fuentes de adquisición del producto;
• El almacenamiento de ese producto;
• La cantidad y el valor del producto disponible.

Los gerentes de inventario caminan sobre la cuerda floja todos los días. Deben asegurarse de que haya suficientes productos o mercancías disponibles para satisfacer la demanda de los clientes sin tener demasiados, lo que generaría costos adicionales.

Veamos cinco funciones clave del administrador de inventario y cómo contribuyen al éxito de una operación minorista, de comercio electrónico o mayorista.

#1 - Evaluar proveedores

¿De quién obtiene el producto?

La adquisición de productos es el primer paso en la cadena de suministro y, por lo tanto, una gran parte del rol del gerente de inventario. Son responsables de:

• Pedir productos;
• Asegurarse de recibir el producto correcto;
• Establecer y mantener relaciones con los proveedores;
• Gestión de retrasos en los pedidos y otros problemas.

Los gerentes de inventario deben estar al tanto de otros proveedores disponibles, que pueden ser más baratos y/o más eficientes con el cumplimiento de pedidos. Tener más opciones puede ayudar a una empresa a cambiar de proveedor o renegociar costos y términos con un proveedor existente.

#2 - Preparar documentación e informes

¿Cómo estás compartiendo tus ideas?

Debido a que los gerentes de inventario saben mucho sobre el flujo de productos, también son responsables de compartir esa información con otros. La documentación que proporcionen debe incluir:

• Detalles del producto (nombre, tipo, estilo, número de modelo, etc.)
• Niveles de inventario (cantidad disponible, pedidos pendientes, envíos esperados, etc.)
• Valor de inventario (cuánto valen las acciones actuales)

Esta documentación puede ayudar con el seguimiento de robos o pérdidas debido a daños, la planificación de futuras promociones de ventas y la toma de decisiones sobre qué productos se venden o no como se esperaba.

#3 - Comprar nuevo inventario

¿Quién es responsable de la adquisición de productos?

Las empresas más pequeñas confían en el administrador de inventario para negociar contratos con proveedores y realizar pedidos. Hacerlo significa:

• Saber qué productos se necesitan, cuándo y en qué cantidades
• Comprender qué ventas y promociones están ocurriendo y ajustar según sea necesario
• Ajustar pedidos en función de tener muy poco o demasiado inventario disponible

Hacer esas compras requiere un conocimiento detallado y preciso de los niveles de inventario, así como canales efectivos de comunicación con los proveedores.

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#4 - Previsión de necesidades de inventario

¿Cuánto necesitará para satisfacer la demanda de mañana?

Con tantos datos en sus manos, se espera que los gerentes de inventario realicen pedidos que anticipen con precisión la demanda futura. Lo hacen por:

• Usar sistemas de seguimiento para identificar tendencias;
• Anticiparse a las ventas y promociones para generar un inventario adicional o diferente;
• Comprenda qué productos tienen más demanda, por quién y cuándo se necesitarán.

Al hacer pronósticos precisos y realizar pedidos precisos, los gerentes de inventario reducen los costos y se aseguran de que los productos disponibles sean los más demandados.

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#5 - Reducir los costos de inventario

¿Cuánto cuesta almacenar los productos antes de que se vendan?

Los gerentes de inventario juegan un papel importante en la rentabilidad de una organización. Ayudan a reducir costos al:

• Comprar solo el inventario con mayor probabilidad de venta;
• Almacenar solo lo necesario durante el menor tiempo posible;
• Gestionar los costos de transporte, desde el proveedor hasta el cliente;
• Sugerir ofertas o promociones para sacar productos obsoletos de los estantes.

Debido a que están expuestos a todos los aspectos de la cadena de suministro, los gerentes de inventario están en una posición única para reducir los costos operativos y ahorrar dinero a las empresas.

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Equipos, herramientas y recursos

Para lograr todo esto, el gerente de inventario necesita recursos adecuados de todo tipo.

• Un sistema de seguimiento :Esto puede abarcar desde lápiz y papel hasta software empresarial sofisticado. Muchas pequeñas empresas usan Excel o Google Sheets antes de tener que actualizar.
  
  
• Un equipo de apoyo :Es posible que las empresas emergentes no puedan permitirse un gran equipo. Pero a medida que crece su negocio, es importante agregar roles de apoyo para manejar el análisis de datos y otros aspectos.

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Las obligaciones de cualquier gerente de inventario abarcan desde deberes de inventario específicos hasta tareas gerenciales. Un administrador de inventario efectivo comprende su rol dentro de una organización y el impacto medible que tienen.

Sin ellos, una pequeña o mediana empresa o minorista no tendrá el nivel de comprensión de sus clientes o productos que es necesario para competir y mantenerse relevante.

Es por eso que es vital que el gerente de inventario tenga la información, las herramientas y los recursos correctos para hacer bien su trabajo, y las habilidades para usar los conocimientos a su disposición de manera efectiva. Podrían hacer o deshacer los resultados de una empresa.