Cómo construir un panel de administración de inventario

Como emprendedor de comercio electrónico, todo su enfoque está en las ventas, sus clientes y su gama de productos. Si bien la gestión de existencias puede no estar en la parte superior de su lista de prioridades, una buena gestión de existencias puede mejorar su efectivo y sus ganancias cuando la convierte en parte de su rutina diaria.

Obtenga las métricas correctas

Es probable que ya tenga una buena comprensión de los costos de mantenimiento de su inventario. Lleve un registro de las facturas y busque áreas en las que pueda reducir el monto a pagar. Considere negociar mejores contratos o mejore sus procesos internos en el manejo y pedido de existencias.

Sin embargo, algunos problemas no son directamente visibles en este enfoque contable. Para obtener visibilidad del capital bloqueado en el inventario y los costos evitables causados ​​por niveles de inventario incorrectos, debe diseñar las herramientas adecuadas para que los posibles problemas sean visibles y las mejoras medibles.

Desde una perspectiva de alto nivel, desea cumplir con todos los pedidos de los clientes, al menor costo y al menor inventario. Con estos 3 elementos centrales, realizará un seguimiento del rendimiento general de su cadena de suministro. Sin embargo, cuando se trata de desglosar esto en métricas operativas y medibles, no existe una solución única que sirva para todos. La elección correcta de las métricas depende de su estrategia comercial y en qué desea enfocarse. Tienes que configurar tu tablero individual. Elegir los KPI correctos para realizar un seguimiento tiene un impacto increíble en su éxito e inicia acciones para mejorar el rendimiento de su cadena de suministro.

Observe los detalles

El panel de administración de inventario tendrá una perspectiva de alto nivel, pero la información crucial siempre vendrá a nivel de artículo. Al final del día, la gestión de existencias siempre se realiza a nivel de artículo, midiendo la Unidad de mantenimiento de existencias (SKU) por SKU. Después de todo, cuando esté negociando con sus proveedores, observará las cantidades de pedido de SKU individuales.

¿En qué enfocarse?

Antes de entrar en las métricas individuales, es útil agruparlas según la dirección en la que se debe realizar una acción para mejorar el rendimiento. El panel de administración de inventario cubrirá los siguientes tres grupos:

• Centrado en el cliente:cómo se desempeña a los ojos de su cliente
• Centrado en el proveedor:cómo se están desempeñando sus proveedores
• Vista interna:medir sus procesos internos

1. Centrado en el cliente:En el ojo del cliente

Las métricas centradas en el cliente miden cómo el cliente percibe su servicio. ¿Es usted un distribuidor o proveedor confiable para ellos? ¿Qué tan receptivo eres? Las métricas más utilizadas son:

• Tasa de relleno :¿Cuántos pedidos ha podido cumplir inmediatamente fuera de su stock?
• Pedido pendiente :¿Cuántos pedidos no pudo cumplir de inmediato?
• Otros KPI potenciales:
  • Tiempo de entrega del pedido:¿cuánto tiempo debe esperar su cliente?
  • Pedidos atrasados ​​que se enviarán por completo pero no a tiempo.
  • Precisión del pedido donde la falla da como resultado entregas devueltas o no pagadas, el cliente se queja sobre cantidad, calidad, ubicación o tiempo incorrectos, etc.

2. Centrado en el proveedor:evaluación del proveedor

La evaluación de proveedores es un tema completo por sí solo y es crucial para su propio desempeño como distribuidor o mayorista. Cuando intente averiguar qué proveedores están contribuyendo más a su negocio, debe configurar una herramienta de evaluación de proveedores que combine información de varias fuentes. Una evaluación muy importante es la calidad de sus servicios. Puedes usar esto para mejoras internas, pero también para la negociación con ellos. Tener un historial completo de sus proveedores le permitirá evaluar su desempeño y esto lo coloca en una posición más sólida para la próxima ronda de negociación. Las métricas comunes de proveedores tienen que ver con medir la confiabilidad de la entrega del proveedor como:

• Precisión del proveedor
• Precisión de recepción
• Otras posibles métricas:
  Categorizar y registrar problemas de calidad. Haga un seguimiento de las acciones que ha tomado para resolver los problemas de calidad:¿los devolvió, solicitó un reembolso o aceptó la desviación porque no era esencial para su negocio?

Lo más importante para usted es evaluar a los proveedores y estar atento a cualquier deterioro en la calidad de su servicio y de los productos. Incluso si las desviaciones son menores, debe realizar un seguimiento de ellas. Es posible que descubra que ciertos proveedores se están desviando solo levemente pero constantemente de sus solicitudes. Incluso si puede manejar estas desviaciones, es un esfuerzo adicional y debe evitarse. Idealmente, debe tener un esquema de penalización en su lugar. En cualquier caso, puede utilizar estos lapsos de calidad en la próxima ronda de negociación.

3. Vista interna:Rendimiento operativo

Finalmente, está el tercer conjunto de KPI que mide su desempeño interno. Incluso si sus clientes están completamente satisfechos con su tasa de cumplimiento del 100 % y todos sus proveedores entregan con perfecta precisión, su proceso interno y su organización pueden generar ganancias o pérdidas sin afectar a sus clientes o proveedores. Para empezar, observar la cantidad de capital bloqueado en su inventario y cuánto tiempo mantiene su stock en el almacén antes de venderlo puede marcar la diferencia para su negocio. Ejemplos típicos son:

• Valor de inventario
• Rotación de inventario
• Costo de mantenimiento
• agotamiento de existencias :el motivo de los desabastecimientos puede deberse a una alta demanda imprevista, un error de entrega o una evaluación interna falsa para volver a ordenar.
• Otros KPI potenciales:
• Exceso de existencias , acciones que mantiene por más tiempo que su período promedio de mantenimiento de existencias, por cualquier motivo. Primero debe definir el stock máximo que desea mantener para cada SKU. Cualquier cantidad por encima de este umbral es un exceso de existencias que bloquea su capital.
• Días esperados para vender inventario :Haga que los KPI de rotación de inventario sean más tangibles y prospectivos:divida el valor de las existencias a precio de mercado por el pronóstico de ventas diario. De esta manera, obtendrá una buena comprensión de cómo se relacionan los niveles de existencias con sus expectativas de ventas. Con base en un pronóstico de ventas confiable, puede detectar fácilmente el exceso de existencias donde necesita tomar medidas y los SKU que se están agotando.

Después de decidir las métricas para su negocio, debe revisarlas regularmente y programar inmersiones profundas en SKU y proveedores individuales. Al ser proactivo, podrá adelantarse a los problemas en lugar de solo reaccionar a los problemas de inventario cuando ocurran.

Sobre el autor:

Thorsten Ohm es cofundador de Waypoint Ventures. Tiene 20 años de experiencia internacional en muchas geografías, donde ha creado organizaciones y desarrollado negocios. Como alto ejecutivo corporativo y miembro de la junta, tiene experiencia en el crecimiento de negocios de forma orgánica y mediante fusiones y adquisiciones. Waypoint Ventures ayuda a las empresas a acelerar su crecimiento, mejorar su rendimiento e ingresar a nuevos negocios o mercados.