¿Cuánto tiempo se deben conservar los registros financieros? Aquí tienes una guía rápida

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¿Alguna vez se preguntó cuánto tiempo se deben mantener registros financieros? ¿O cuánto tiempo conservar los extractos bancarios? ¿Qué registros serían un desorden innecesario? ¿Qué registros se volverían más importantes en caso de errores causados ​​por otros? ¿Qué debes guardar y qué debes triturar?

Bueno, aquí hay una guía rápida sobre cuánto tiempo debe mantener sus diferentes tipos de registros financieros. Tenga en cuenta que si no se siente cómodo tirando algo, ¡Definitivamente deberías quedártelo!

Registros financieros para mantener permanentemente / para siempre

Hay documentos financieros que deberá conservar para siempre "por si acaso" son necesarios. Estos son documentos importantes, y hay varias razones por las que podría necesitarlos. Sin embargo, algunos otros es posible que rara vez los necesite.

Un buen mantenimiento de registros independientemente del uso sigue siendo de suma importancia. También es importante decirles a sus seres queridos dónde guarda estos documentos en caso de que esté incapacitado o los preceda en la muerte.

Estos documentos deben guardarse en un lugar seguro, preferiblemente una caja fuerte o caja fuerte ignífuga. Hay opciones más económicas, como sobres ignífugos / impermeables. Sin embargo, la efectividad de estos métodos no es tan fuerte como tener una caja fuerte ignífuga.

Algunos registros que deben guardarse para siempre, "por si acaso, ”Son algunos de los documentos más importantes.

Forever records

• Actas de nacimiento / trámites de adopción: Normalmente se necesita para trabajos, matricularse en la escuela, obtener la licencia de conducir, beneficios adiciones de seguros, etc.
• Certificados de defunción: Normalmente se necesita para cerrar cancelado, y transferencia de cuentas. También es necesario para cumplir con las pólizas de seguro de vida, pensiones, beneficios por fallecimiento, etc.
• Certificados de matrimonio: Por lo general, se necesita para el estado de la Administración del Seguro Social y / o el cambio de nombre, cambio de nombre de licencia de conducir, préstamos hipotecarios, seguro de vida, seguro de salud, etc.
• Testamentos: Esto es necesario después de la muerte para la designación de propiedades, derechos, y las solicitudes de la persona fallecida. Mantener registros también ayuda cuando puede haber errores dentro del sistema de archivo en un registrador, como el secretario del tribunal, o incluso la falta de archivo por completo.
• Registros de hipotecas liquidadas sobre viviendas, tierra, y otra propiedad: Escrituras de fideicomisos, Pagarés, y las notas de satisfacción podrían convertirse en documentos de suma importancia. Especialmente en el caso de errores administrativos de la oficina de préstamos hipotecarios, oficina del abogado, o la oficina del registrador del condado, durante la transferencia o venta de una casa o propiedad.
• Declaraciones de contribución IRA para contribuciones no deducibles para probar que pagó impuestos: Para evitar implicaciones fiscales debido a errores o declaraciones incorrectas.

Importancia de mantener estos registros

Es importante conservar estos documentos, ya que proporcionan pruebas de eventos específicos que ocurren o cuando ocurren intercambios de propiedad.

La mayoría de estos documentos también se archivan en la oficina de registro o registro de escrituras dentro del condado donde se encuentra la propiedad o donde ocurrió el evento. Mantener estos registros es vital, especialmente cuando hubo errores en el archivo o no se archivó ningún registro.

Los documentos que necesita presentar ante el registrador local también pueden estar disponibles en línea. Algunos, como registros vitales, solo puede estar disponible para ser solicitado en persona por una persona autorizada.

Registros financieros para mantener las cosas que están activas

Si tiene contratos activos, préstamos, u otras obligaciones / contribuciones financieras que estén activas, desea mantener esos registros indefinidamente.

Ejemplos incluyen:

• Documentos de seguros
• Contratos
• Contribuciones al plan de jubilación
• Registros de capital / acciones
• Declaraciones de corretaje
• Registros de mejoras para el hogar
• Registros de impuestos a la propiedad
• Reembolsos continuos de la deuda
• Registros de artículos asociados con garantías activas
• Registros de artículos que no han excedido sus fechas de devolución.

Estos son documentos para conservar por si los necesita en cualquier momento. Nunca se sabe cuándo podría haber problemas dentro de varios años y es posible que necesite estos documentos.

Ha habido casos en los que los problemas de propiedad no se descubrieron hasta décadas después. Por eso es importante conservar estos documentos de forma indefinida.

¿Cuánto tiempo conservar las declaraciones de impuestos y los documentos?

Para ciertos registros, después de 7 años ya no es necesario conservarlos. Especialmente para cosas como las deudas que se pagan. Esto se debe a que normalmente 7 años es el plazo permitido para que esos elementos sean impugnados.
Sin embargo, puede conservarlos por más tiempo si lo desea. Estos tipos de registros incluyen:

• Declaraciones de impuestos
• Registros relacionados con impuestos, p. Ej. pagos de pensión alimenticia, contribuciones caritativas, etc

También es importante tener en cuenta las siguientes pautas del IRS en lo que respecta a sus declaraciones de impuestos:

• Reembolsos o créditos de impuestos: Mantenga registros durante 3 años a partir de la fecha en que presentó su declaración original. O 2 años a partir de la fecha en que pagó el impuesto. Lo que ocurra más tarde si presenta un reclamo de crédito o reembolso después de presentar su declaración.
• Reclamaciones por pérdidas: Mantenga registros durante 7 años si presenta un reclamo por una pérdida de valores sin valor o deducción por deudas incobrables.
• Ingresos no declarados: Mantenga registros durante 6 años si no declara los ingresos que debe declarar, y es más del 25% del ingreso bruto que se muestra en su declaración.
• No se presentó declaración de impuestos: Mantenga registros indefinidamente si no presenta una declaración.
• Informes fraudulentos: Mantenga registros indefinidamente si presenta un informe de declaración fraudulento.
• Registros de impuestos laborales: Mantener registros de impuestos sobre el empleo durante al menos 4 años después de la fecha en que el impuesto vence o se paga. lo que sea posterior.

Registros financieros para mantener al menos 3 años.

Hay algunos documentos que puede conservar durante un período de tiempo más corto, pero aún así se considera pertinente conservarlos. Muchos de estos documentos deben conservarse durante tres años para proporcionar comprobante de pago. resolver, o servicio de reclamaciones previas.

• Pólizas de seguro canceladas
• Registros de ventas de propiedades, p. Ej. inversiones e inmuebles
• Facturas médicas pagadas (desde el pago final del tratamiento especificado)
• Cualquier documentación que necesite para el impuesto a las ganancias de capital o para respaldar las deducciones en sus declaraciones de impuestos.

Cualquier reclamo activo / abierto bajo pólizas anteriores debe mantenerse tres años a partir de la fecha en que se resuelva el reclamo.

¿Cuánto tiempo conservar los extractos bancarios?

Los extractos bancarios entran en la categoría de documentos financieros para mantener al menos un año. Esencialmente, sus extractos bancarios muestran un registro de sus transacciones financieras y desea conservarlos al menos un año.

Estos tipos de documentos suelen ser los documentos más comunes que puede tener. También es importante tenerlos si necesita disputar una transacción o probar el pago o resolverlo.

Otros documentos de declaración que debe conservar también incluyen:

• Cheques cancelados
• Registros de cheques de pago
• Registros de pago de facturas

Nota: Si alguno de estos documentos es un requisito para las deducciones fiscales, deberá conservarlos por más tiempo; consulte más arriba.

Muchas empresas ahora ofrecen registros de cheques de pago electrónicos, servicios de pago de facturas en línea, y banca en línea. Si utiliza estos servicios y guarda documentos con datos confidenciales, es importante cifrar el dispositivo y / o los archivos guardados.

También es importante utilizar medidas de seguridad comunes. Por ejemplo, usar un dispositivo o computadora que tenga una protección contra malware actualizada, cambiar su contraseña a menudo, y abstenerse de utilizar dispositivos en los que no confíe.

¿Cuánto tiempo se deben conservar los registros comerciales?

Existen diferentes reglas para la retención de registros para su empresa. Dado que la mayoría de las empresas tienen más partes móviles y tratan con más que solo el propietario, habrá más registros. También, la mayoría de los requisitos de retención de registros comerciales son más estrictos.

Algunos registros tratan sobre el negocio, algunos tratan con los clientes, algunos tratan con los empleados, y algunos tratan con el Servicio de Impuestos Internos.

A continuación, se muestran algunos de los registros que las empresas deben mantener y se sugiere la cantidad de tiempo para mantenerlos:

• Impuestos sobre la renta: 6 años, 7, si hay deducciones por pérdida de deudas o cheques sin fondos.
• Pagos de empleados / registros de impuestos: 4 años después de que dichos impuestos hayan sido pagados o por pagar.
• Registros de compensación laboral: 10 años.
• Costos y gastos operativos comerciales: La mayoría de estos gastos se consideran documentación justificativa a efectos fiscales. Todo lo que se considere documentación de apoyo debe conservarse durante 3 años, a menos que esté sujeto a otras pautas del IRS. Documentos asociados con la cobertura de la póliza de seguro que pueden requerir prueba de compra / costo, etc. deben conservarse más tiempo si la compañía de seguros así lo requiere. Cualquier documentación asociada con las garantías debe conservarse hasta que la cobertura expire si es más de 3 años.
• Extractos bancarios comerciales: 7 años. Es una buena idea mantener un registro anual detallado para minimizar el papeleo asociado con los estados de cuenta mensuales.

Nota: Si usa algo para fines fiscales, se aplicarán las pautas del IRS. Consulte arriba o el sitio web oficial del IRS.

Puntos clave del IRS sobre el mantenimiento de registros financieros

El IRS menciona específicamente dos puntos, tanto para empresas como para particulares. Ojalá, no tienes un requisito para hacerlos:

• Mantenga registros durante 6 años si no declara los ingresos que debe declarar, y este ingreso no declarado es más del 25% del ingreso bruto que se muestra en su declaración.
• ¿No presentó una declaración de impuestos? Mantenga registros indefinidamente si no presenta una declaración.
• ¿Fue víctima de fraude fiscal? Mantenga registros indefinidamente si presenta un informe de declaración fraudulento.

Muchas empresas ahora utilizan la tecnología para algunos servicios financieros o facturación. Es importante asegurarse de utilizar estos servicios para fines financieros, facturación, y / o almacenar datos potencialmente confidenciales y personales, utiliza tecnología confiable y segura para evitar el robo de identidad y el fraude.

No es raro recibir consejos de que debe guardar todo para su negocio. Si tiene el lujo de un espacio ilimitado, físico o digital, y son excelentes con la organización, esto también es siempre una opción.

Como se mencionó anteriormente, si se siente incómodo por deshacerse de algo, quédatelo.

Entonces, ¿dónde debe guardar sus registros financieros?

La forma más segura es escanear y cifrar sus registros que puede almacenar localmente en un disco duro con una copia de seguridad cifrada en la nube.

Si le gusta la idea de los registros digitales sin configurar la tecnología usted mismo, bancos selectos ahora ofrecen cajas de seguridad virtuales. Le permiten cargar documentos de forma segura, muchos de ellos gratis si permanece por debajo de un cierto tamaño de almacenamiento.

Si no se siente cómodo con las copias digitales, entonces puede guardar copias en papel de forma segura en una caja fuerte cerrada. Asegúrese de que sea resistente al fuego y al agua o puede ponerlos en una caja de seguridad en una bóveda en su banco.

Nuestras cajas fuertes favoritas incluyen:

• La caja de seguridad ignífuga de SentrySafe. Cuenta con un bloqueo de llave plana para evitar que la tapa se abra en caso de incendio e incluye dos llaves. La caja fuerte tiene capacidad para archivos colgantes de tamaño carta (comprados por separado) para un fácil almacenamiento de pasaportes, tarjetas de seguridad social, y actas de nacimiento.

• La caja fuerte de seguridad de AmazonBasics. Esta caja fuerte compacta ofrece una capacidad de 0.5 pies cúbicos. Se adapta muy bien a una amplia gama de artículos, incluyendo documentos legales y financieros, pasaportes joyas, dinero en efectivo, y más.

Una cosa clave a tener en cuenta es que un testamento vital y cualquier otro documento que generalmente se necesite en una emergencia o dentro de un período corto de tiempo no deben guardarse en una caja de seguridad. Por ejemplo, documentos que contengan los deseos del funeral. Esto se debe a que el acceso a ellos generalmente se limita al horario bancario. Y, por lo general, solo son accesibles para personas autorizadas.

¿Qué registros debes triturar?

Cuando se trata de qué registros específicos debe triturar, aquí hay una lista para tener en cuenta:

1. Ofertas de tarjetas de crédito por correo. Así que nadie más solicita crédito en su nombre.
2. Cheques cancelados o anulados. Estos cheques tienen su número de cuenta e información de ruta.
3. Tarjetas de crédito vencidas . La banda magnética todavía tiene información codificada.
4. Talones de pago antiguos . Siempre puede solicitarlo a su empleador.

Manten eso en mente, si decide dejar de mantener un registro financiero o personal, Es una buena idea destruirlo para protegerse del robo de identidad. Para triturar documentos en casa, Puede comprar una trituradora de papel de corte transversal y tarjetas de crédito de bajo costo como esta a continuación en Amazon.

El mantenimiento de registros financieros adecuados puede ahorrarle mucho estrés

El mantenimiento de registros financieros adecuados asegura que usted esté al tanto de su panorama financiero general. Y muy importante cuando tenga conocimiento de todos sus registros, puede protegerse e identificar rápidamente cualquier robo de identidad.

Asegúrese de que, si alguna vez queda incapacitado, las personas en su vida que necesitarían estos documentos saben dónde encontrarlos. Es importante asegurarse de que quien deba pagar las facturas y encontrar este tipo de documentos pueda acceder a ellos fácilmente.

No olvides si no está seguro de si debe conservar algo, quédatelo. Es mejor conservarlo y no necesitarlo que necesitarlo pero tirarlo.