Cómo funciona la compensación de empleados

La compensación es uno de los factores más importantes a considerar al aceptar un nuevo trabajo.

Si es dueño de su propio negocio, su paquete de compensación y beneficios para empleados puede ser el factor decisivo para muchos empleados potenciales. Y no es sólo el dinero. Para que su empresa sea competitiva y atractiva para los candidatos, debe ofrecer un paquete excepcional de beneficios totales. Eso lo convierte en una parte muy importante de su proceso de gestión y planificación comercial si espera contratar (y mantener) a los mejores empleados.

Entonces, ¿cómo puede hacer que su paquete de beneficios sea atractivo y competitivo sin poner en peligro financieramente el éxito de su negocio? ¿Cómo obtener las mejores ofertas en seguros? ¿Qué beneficios puede ofrecer que no le costarán dinero adicional, pero que significarán mucho para sus empleados? ¿Son las opciones sobre acciones el camino a seguir? ¿Cómo se fijan los salarios? ¿Qué costos de beneficios son deducibles de impuestos? Probablemente se te ocurran 100 preguntas más cuando empieces a pensar en cómo configurar y administrar estas políticas.

En este artículo, responderemos algunas de esas preguntas y lo dirigiremos a recursos para ayudarlo a encontrar respuestas a las que no abordamos aquí.

Configuración de su estructura de compensación

Aunque el dinero no lo es todo, sin duda es uno de los principales problemas que los empleados potenciales analizan cuando entrevistan a nuevas empresas. (Sí, acéptelo, lo están entrevistando a USTED). Ya sea que esté ofreciendo una estructura salarial básica o una estructura de pago basada en incentivos, puede ser decisivo para usted ante los ojos de los mejores candidatos para el puesto. Veamos cómo funciona cada sistema.

Un programa de pago base estándar ofrece rangos de salario fijo para cada tipo de puesto para los empleados que realizan las tareas estándar de sus trabajos. Establezca niveles mínimos y máximos dentro de esos rangos de pago para tener en cuenta las variaciones en la experiencia y los niveles de habilidad. Al establecer la estructura de pago base, determine dónde se encuentra su empresa dentro de su propia industria, así como en las industrias competidoras que también pueden ofrecer oportunidades laborales para sus empleados. Configure sus niveles de pago para ser competitivos, o de lo contrario corre el riesgo de perder empleados. Puede usar Internet para encontrar niveles de salario estándar de la industria para trabajos específicos en áreas geográficas específicas. Haga clic aquí para buscar sitios web con bases de datos de acceso gratuito con información sobre salarios.

Una vez que su estructura de pago base está establecida, la mayoría de las empresas establecen un programa de pago por mérito que llevará al empleado a través del rango de salario para su puesto a una velocidad basada en el desempeño. Esto entra en juego cuando los gerentes de los empleados hacen revisiones anuales de desempeño de los empleados . La desventaja de esto es que los empleados pueden comenzar a ver como un hecho que obtendrán un aumento de salario después de cada evaluación, y deja de ser una motivación para desempeñarse mejor en sus trabajos. Por esta razón, más empresas se están moviendo hacia un estilo de compensación más basado en recompensas, también llamado Compensación de incentivo. .

La compensación basada en incentivos se está volviendo mucho más común debido al mayor énfasis en el desempeño y la competencia por el talento. Este tipo de estructura de compensación ayuda significativamente a motivar a los empleados para que se desempeñen bien. Los bonos de contratación también se utilizan con frecuencia ahora, incluso para los recién graduados universitarios. Sin embargo, es posible que desee vincular un período de tiempo específico antes de que el empleado reciba esta bonificación, por ejemplo, la mitad después de seis meses y el resto después de un año de empleo. De lo contrario, podría correr el riesgo de que el empleado se vaya después de ese primer control, lo que frustraría su propósito. Entonces, ¿eso significa que la compensación de incentivos es el camino a seguir? Tal vez sea así, si su negocio está en una industria en la que realmente tiene que competir para conseguir buenos empleados.

Establecer un programa de compensación basado en incentivos requiere la misma investigación de su industria que el programa de pago base. Todavía establecerá niveles de pago base, pero puede ser un poco más bajo y construirá en esa base los bonos anuales o trimestrales (o cualquier otro intervalo), comisiones u otros tipos de compensación en efectivo compartida.

En la siguiente sección, hablaremos sobre otras formas de compensación, incluidas bonificaciones, comisiones y vacaciones.

Formas de Compensación

Sus bonos deben basarse en los logros y deben incluir a todos sus empleados. No limite su programa de incentivos a ciertos empleados, o limitará el potencial de su empresa. También perderá el beneficio de los efectos de formación de equipos de la compensación basada en incentivos. Si todos persiguen el mismo objetivo, tendrán más posibilidades (y su empresa tendrá más posibilidades) de tener éxito.

Sus recompensas también deben basarse en los resultados y no simplemente en el nivel de actividad del empleado. El hecho de que lo intenten no significa que deban obtener la bonificación que obtienen aquellos que realmente producen resultados.

No pongas un límite a la cantidad de la bonificación; solo limitará el esfuerzo que sus empleados ponen en el trabajo. Una vez que alcancen el límite, sentirán que pueden descansar y relajarse. Manténgalo abierto y seguirán produciendo.

Vincular la compensación de sus empleados a los resultados que producen los ayudará a concentrarse en los resultados de la empresa. También puede vincular una compensación de incentivos a largo plazo en forma de opciones sobre acciones y planes de compensación diferida (más información sobre las opciones sobre acciones más adelante en este artículo). Estos tipos de planes no solo compensan a sus empleados por un buen trabajo, sino que también ayudan a retenerlos.

Para su personal de ventas, una estructura de pago basada en incentivos casi siempre producirá mejores resultados que una estructura de pago directa. Aunque sus clientes pueden experimentar un argumento de venta menos presionado por parte de un representante de ventas asalariado, probablemente tampoco comprarán tanto. Establecer una estructura de pago basada en comisiones para su personal de ventas puede afectar directamente sus números de ventas. Si sus ingresos están directamente relacionados con su desempeño y no se les pone un techo en el camino, entonces el cielo realmente puede ser el límite. Si tiene personal de ventas talentoso, prosperarán en este tipo de entorno; si no lo hace, entonces normalmente no lo harán. Puede detectar fácilmente quién está produciendo y quién no y eliminarlo en consecuencia, o al menos saber quién requiere capacitación adicional en ventas.

También hay desventajas en las estructuras de pago basadas en comisiones para el personal de ventas. A menudo, los empleados se enfocan completamente en la venta de artículos que les dan el mayor rendimiento por su tiempo y realmente no toman en consideración las necesidades reales del cliente. El servicio al cliente también puede verse afectado porque el representante de ventas ha pasado a la próxima venta de alto valor. Lo que tienes que hacer es asegurarte de tener una buena combinación tanto de salario base como de comisión por ventas. Su salario base debe ser suficiente para atraer a buenos candidatos, pero no tan bueno como para que los representantes queden satisfechos con la cantidad base, incluso si no realizan ninguna venta.

Es un equilibrio delicado. Su tipo de negocio también desempeñará un papel en la determinación del tipo de estructura salarial que ofrece a su personal de ventas. Si ofrece un solo producto con pocas variaciones, entonces una estructura de comisión directa puede funcionar para usted. Si ofrece varios productos o servicios o una combinación de productos y servicios, entonces su enfoque de ventas requerirá más de una técnica de construcción de relaciones y probablemente un servicio al cliente más continuo si desea realizar ventas adicionales a su base de clientes existente. En este caso, su salario base puede ser más importante. También tenga en cuenta que esta estructura salarial puede evolucionar con el tiempo. Si algo no funciona, puede ajustarlo. Solo asegúrese de que su personal lo entienda cuando los contrate.

Además de los paquetes de beneficios habituales que incluyen seguro médico, vacaciones y planes de jubilación, los empleados parecen estar buscando activamente empresas que ofrezcan más de las cosas que valoran. Equilibrar sus vidas se está volviendo más importante que nunca. Debido a esto, otros beneficios como horarios flexibles, ambientes relajados, cuidado de niños y otros beneficios de estilo de vida se están volviendo casi tan importantes como los salarios. De hecho, según los datos recopilados por WorkLife Benefits, el 90% de los más de 1000 empleados encuestados por la Organización Gallup en 1998 dijeron que el equilibrio entre el trabajo y la vida es tan importante como el seguro de salud. Más de una cuarta parte de los trabajadores encuestados dijeron que equilibrar el trabajo y la familia es más importante que un salario competitivo, la seguridad laboral o el apoyo para obtener un título avanzado. Pero estos otros beneficios, así como otras recompensas intrínsecas, definitivamente pueden tener un fuerte efecto en cómo se sienten los empleados acerca de su empleador y su entorno de trabajo, y pueden ayudar a retener a los empleados que de otro modo podrían irse. Hablaremos más sobre los beneficios complementarios y otros beneficios adicionales a lo largo de este artículo.

Si es un empleador pequeño y paga su propia nómina, también deberá estar al tanto de los cambios en los impuestos sobre la nómina. A partir de enero de 2001, el impuesto del Seguro Social fue del 6,2% y el impuesto de Medicare fue del 1,45%. Cada uno requiere que usted, como empleador, iguale los montos retenidos para un total de 15.3% a pagar al IRS. También debe pagar impuestos de desempleo si sus empleados ganaron al menos $1500 en un trimestre calendario. Visite el sitio web del Tesoro de EE. UU. para obtener información actualizada sobre la retención de impuestos sobre la renta, la retención del Seguro Social y Medicare, así como las reglas sobre cuándo y cómo debe depositar estos impuestos (más sobre esto más adelante en el artículo).

Si ha contratado a contratistas independientes , no está obligado a retener impuestos o igualar cantidades. Sin embargo, debe estar seguro de que el trabajador se clasificaría como contratista independiente. Como regla general, si los trabajadores son contratistas o no, lo determina quién controla su tiempo y cómo y dónde realizan el trabajo. Una vez más, visite el sitio web del Tesoro de EE. UU. para obtener información actualizada.

Cada estado individual también tiene requisitos de retención. Un sitio web como este Directorio de sitios de impuestos y contabilidad puede proporcionarle enlaces a la oficina del tesoro de un estado individual, que le brindará información actualizada sobre el seguro de desempleo, la retención de impuestos sobre la renta y cualquier impuesto adicional que pueda ser necesario.

Ahora, avancemos y hablemos de la palabra "I":seguro.

Seguro médico

Las primas de seguro probablemente le cuesten entre el 8% y el 10% del monto de su nómina. La mayor parte de esto serán las primas de su seguro de salud. Entonces, ¿cuáles son sus opciones y cómo encuentra la mejor oferta? Actualmente existen tres tipos principales de cobertura de salud que puede ofrecer a sus empleados:cobertura tradicional (tarifa por servicio), HMO (organización de mantenimiento de la salud), o PPO (organización proveedora preferida).

Con un plan de cobertura de salud tradicional , sus empleados tendrán la mayor flexibilidad. Pueden ver a los médicos que quieren ver, ir a hospitales de todo el país y cambiar de médico cuando lo deseen. Sin embargo, estos planes son más costosos y, por lo general, no cubren la atención médica preventiva, como exámenes físicos, inmunizaciones y atención de niños sanos. Hay tres variaciones de la cobertura tradicional de pago por servicio:básica, médica mayor e integral. Basic cubre algunos de los costos de una habitación de hospital y atención, pero no todo. Major Medical comienza donde termina Basic y Comprehensive es una combinación de los dos.

Con la cobertura de salud tradicional, los empleados tendrán que pagar un deducible (generalmente de $250 a $500 por año) antes de que el seguro comience a pagar algo. En ese momento, la compañía de seguros comienza a pagar el 80 % y el empleado es responsable del 20 % restante de todas las facturas médicas. Por lo general, tienen un "tope", que es un límite en la cantidad que el empleado tendrá que pagar en un año. Una vez alcanzado el tope, la aseguradora paga la franquicia.

También puede haber limitaciones sobre cuánto pagará el plan por servicios particulares. Estos se denominan "cargos habituales". Si el médico de un empleado cobra más que el monto promedio por un procedimiento en particular, entonces ese empleado es responsable del resto de la factura.

Uno de los tipos de planes más amados y odiados es la organización de mantenimiento de la salud (OSS). Los HMO son básicamente planes de salud prepagos. Con una HMO, los empleados solo pueden acudir a grupos específicos de médicos que sean propiedad de la organización de mantenimiento de la salud o que tengan un contrato con ella.

Los empleados pagan pequeños copagos de $5 a $25 dólares por visitas al consultorio oa la sala de emergencias, y los servicios a veces son limitados. Por lo general, se requiere que los empleados seleccionen un médico de atención primaria (PCP) que controlará su salud y hará las derivaciones necesarias a especialistas. Por lo general, no pueden ver a un especialista a menos que el PCP lo apruebe y haga la remisión (a menos que quieran pagarlo ellos mismos).

Las HMO operan bajo la premisa de que si lo mantienen saludable y se ocupan de los pequeños problemas antes de que se conviertan en grandes, entonces ganarán más dinero con el tiempo y las personas estarán más saludables. Debido a esto, por lo general cubren la atención preventiva como exámenes físicos, chequeos de niños sanos, etc. También suelen tener menos papeleo para que los pacientes completen.

La última opción de seguro médico es la organización de proveedores preferidos (OPP). Los PPO combinan lo mejor de los mundos de seguros tradicionales y HMO. Al igual que la HMO, existe una lista de proveedores entre los que sus empleados pueden elegir (una red) y deben seleccionar un médico de atención primaria. No tienen que completar mucho papeleo cuando van a una visita, solo pagan un pequeño copago y la mayoría de la atención preventiva está cubierta. La diferencia es que también pueden ir fuera de la lista de médicos aprobados a cualquier médico que deseen. Solo tienen que pagar más y completar formularios de reclamos.

La mayoría de los empleadores también incluyen cobertura dental y cobertura de la vista. Por lo general, la cobertura dental paga el 100 % de los servicios preventivos, el 80 % de los procedimientos, como los empastes, y el 50 % de los procedimientos principales, como las coronas. La cobertura de la vista generalmente pagará un examen de la vista por año y un par de anteojos.

Vale la pena encontrar un buen corredor cuando se buscan pólizas de seguro de salud. El corredor puede representar planes de hasta 15 aseguradoras diferentes, lo que le permite tener una mejor idea de lo que está disponible y hacer más comparaciones. Tenga en cuenta, sin embargo, que la mayoría de las aseguradoras solo prepararán una cotización para su compañía una vez, así que asegúrese de haber seleccionado un buen corredor antes de pedirle cotizaciones.

Cuando evalúe los planes, verifique los deducibles y las tasas de coseguro. Si una póliza requiere un copago de más del 25 % del monto del procedimiento, busque en otra parte. Asegúrese de que se ofrezca una buena variedad de servicios y que las enfermedades a largo plazo y las condiciones preexistentes estén cubiertas. También debe haber al menos $ 1 millón en cobertura. También verifique los cargos típicos de los médicos locales para asegurarse de que el reembolso máximo por un procedimiento en particular no sea demasiado bajo.

A continuación, deberá consultar a las aseguradoras. Puede obtener información sobre su salud financiera en Standard and Poor's. Además de su salud financiera, también deberá investigar su historial de pago de reclamos. No quiere una aseguradora que no quiera pagar las reclamaciones. Su corredor debería poder ayudarlo en esta área.

Compare sus precios, sus servicios, sus áreas de servicio y listas de médicos (si son HMO o PPO), y recuerde, sus empleados (y usted) tendrán que vivir con su elección, ¡así que haga su tarea! Puede obtener una lista de corredores de seguros de salud registrados en su área comunicándose con la Asociación Nacional de Aseguradores de Salud.

Si la suya es una pequeña empresa, puede llamar al departamento de seguros de su estado para encontrar proveedores de salud grupales de pequeñas empresas en su área, o buscar una alianza de compra de salud o un plan de asociación. Estos planes permiten que las pequeñas empresas compren un seguro como parte de un grupo más grande.

Las alianzas de compra de salud brindan un servicio necesario para las pequeñas empresas al brindarles una forma de comprar un seguro grupal a tarifas más bajas de lo que normalmente podrían hacerlo. La alianza compra el plan de salud para sus miembros (pequeñas empresas) y tiene un administrador externo que administra el plan. Esté preparado para el proceso de suscripción con este tipo de cobertura grupal. A menudo implicará que todos los empleados completen un cuestionario sobre su salud y la salud de su familia. Además, verifique las operaciones de la alianza para asegurarse de que todos los fondos se administren correctamente.

También puede consultar con asociaciones comerciales, profesionales y de otro tipo para ver si ofrecen cobertura de salud grupal.

Siga leyendo para conocer otros tipos de seguros.

Seguro de Invalidez y Vida

Discapacidad a corto y largo plazo

En los Estados Unidos, discapacidad a corto plazo (STD) no es proporcionado por muchos empleadores, sin embargo, algunos estados lo requieren por hasta 26 semanas. Está diseñado para reemplazar los ingresos de un empleado a corto plazo como resultado de una discapacidad y, por lo general, equivale a alrededor del 60% del salario semanal bruto del empleado. De esta manera, la cantidad que los empleados extraen se acerca más a la cantidad de ingresos perdidos que el empleado realmente se llevó a casa (neto) antes de la discapacidad.

Discapacidad a largo plazo (LTD) no es requerido por ley, pero algunas compañías lo ofrecen como un beneficio estándar. La discapacidad a largo plazo es una cobertura por pérdida de ingresos que se activa como resultado de una discapacidad. También se basa en alrededor del 60% de los ingresos brutos del empleado. Por lo general, hay un período de eliminación de 30 a 180 días antes de que comiencen los beneficios, por lo que generalmente comienza donde termina la discapacidad a corto plazo (si se ofrece STD). Los beneficios de LTD pueden continuar de por vida, aunque la mayoría finaliza a los 65 años cuando se activa el seguro social. Muchos empleadores pagan todas las primas por discapacidad a largo plazo.

Algunas empresas pagan por la discapacidad a corto plazo y hacen que la discapacidad a largo plazo sea opcional, a veces a un costo reducido para el empleado. La lógica detrás de esto es que desea que el empleado regrese a trabajar después de un accidente o lesión breve e imprevisto; los empleadores rara vez ven a un empleado regresar de una discapacidad a largo plazo. Además, hay muchas variables al seleccionar las pólizas, desde el período de exclusión, que puede basarse en diferentes períodos de tiempo si se trata de una lesión o enfermedad, hasta limitaciones de condiciones preexistentes, limitaciones de reclamos autoinformados, protección de ocupación propia, y tasa de garantía. Y, si la empresa paga por el beneficio, se considera renta gravable; si el empleado paga por el beneficio, se considera un seguro y no está sujeto a impuestos.

Piense en su lugar de trabajo y considere los tipos de accidentes que podrían ocurrir para ayudar a decidir qué tipos y niveles de seguro por discapacidad debe cubrir. Además, recuerde acudir a un corredor de confianza para obtener la mejor oferta.

Seguro de Vida

Según el tamaño de su empresa, puede ofrecer un seguro de vida grupal a sus empleados por tan solo 5 centavos por cada $1,000 de cobertura. ¡No es un mal trato! Sus empleados y posibles empleados lo apreciarán porque significa que no tendrán que hacerse exámenes físicos antes de estar cubiertos y, por lo general, pueden convertir el plan en un plan de seguro de vida individual cuando dejen la empresa.

La cobertura más común para los empleados es una póliza igual a su salario. En la mayoría de los casos, el empleador paga la prima completa. Algunas compañías también permiten que el empleado compre cobertura adicional para miembros de la familia o para sí mismo a un bajo costo mensual. Las tarifas de seguro se evaluarán cada cinco años para tener en cuenta el aumento (o la disminución) de la edad promedio de los empleados, por lo que las tarifas pueden fluctuar según la demografía de la empresa.

Si su empresa tiene menos de 10 empleados, probablemente no podrá comprar un seguro de vida colectivo.

A continuación, repasemos el permiso pagado. No solo tiene que pagar a sus empleados cuando trabajan, sino que a veces tiene que pagarles cuando no lo hacen...

Tiempo libre pagado

Gastará alrededor del 10% de su nómina en tiempo libre pagado. El tiempo libre pagado es un beneficio muy valorado, especialmente con tantos trabajadores que se esfuerzan más por equilibrar el trabajo y la vida familiar.

La mayoría de las empresas ofrecen vacaciones pagadas a todos sus empleados. El promedio nacional es de 10 1/2 vacaciones pagadas por año. Por lo general, estos son el día de Año Nuevo, el día del Presidente, el día de los Caídos, el día de la Independencia, el día del Trabajo, el día de Acción de Gracias, el día después del día de Acción de Gracias, la víspera de Navidad y el día de Navidad. Además de las vacaciones estándar, algunas empresas también ofrecen una o dos vacaciones flotantes o días personales. Estos días se pueden usar cuando el empleado quiera usarlos y, a menudo, compensan los días festivos religiosos que no forman parte del programa estándar de días festivos pagados de la empresa.

El número promedio de días de vacaciones proporcionados a los nuevos empleados es de 10 por año, con aumentos a 15 después de cinco años y 20 después de 10 a 15 años. El tiempo de vacaciones se acumula mensual o trimestralmente, y la mayoría de las empresas utilizan un año calendario para facilitar el mantenimiento de registros.

Cuando llegue la temporada de resfriados y gripe, sus empleados comenzarán a aprovechar los días de enfermedad pagados que ofrece. La mayoría de las empresas ofrecen de 6 a 9 días de enfermedad. A diferencia del tiempo de vacaciones, la cantidad de días de enfermedad que ofrecen las compañías generalmente no aumenta a medida que pasan los años, y si establece una política de no transferir la licencia por enfermedad no utilizada al año siguiente, prepárese para muchos resfriados en diciembre. Algunas empresas permiten que los empleados usen sus días de enfermedad pagados para cuidar también a los miembros de la familia que están enfermos. Asegúrese de establecer una política y cumplirla.

Algunas empresas (alrededor del 25%) ofrecen una mayor cantidad de tiempo libre pagado (PTO) que se puede usar como el empleado lo crea conveniente. Un escenario típico podría ser proporcionar tres semanas de tiempo libre remunerado durante los primeros cinco años, luego aumentar la cantidad a cuatro semanas después de 10 años, y así sucesivamente.

Ya sea en las situaciones de vacaciones pagadas o PTO, los empleados tendrían que solicitar el tiempo libre por adelantado, excepto en casos de emergencia. El tiempo normalmente se puede tomar en incrementos de medio día. El tiempo se acumula mensual o trimestralmente y se acumula hasta que el empleado lo utiliza. Si el empleado deja el trabajo, generalmente se le paga por el tiempo acumulado.

Depende de usted permitir que los días de vacaciones no utilizados o el PTO se transfieran al año siguiente. Algunas compañías permiten que se transfiera una cierta cantidad de días, pero los días que superan esa cantidad se pierden. Otros permiten que los empleados obtengan un permiso especial de sus gerentes para transferir días con la estipulación de que se utilizarán en una fecha determinada del año siguiente. Transferir días de enfermedad de un año al siguiente es otro problema con el que luchar. Tenga en cuenta el impacto que tendría en su empresa tener empleados fuera por períodos prolongados de tiempo con el pago completo debido a pagos acumulados por enfermedad o vacaciones, además de tener que cubrir la pérdida de su productividad. También recuerde que trasladar estos días bancarios a otro año puede crear dolores de cabeza para su tenedor de libros, contador o controlador.

Siga leyendo para conocer otros beneficios.

Otras licencias y beneficios

Servicio de jurado, licencia militar y duelo

No olvide incluir políticas sobre servicio de jurado, licencia militar y duelo. Estas situaciones pueden surgir con más frecuencia de lo que piensa, e incluso si la suya es una empresa pequeña, debe tener políticas implementadas para abordarlas de modo que sepa que las está manejando de manera consistente. Por lo general, las empresas permiten hasta dos semanas al año para servicio de jurado o licencia militar y hasta tres días al año por duelo.

También necesitará una política sobre licencia de maternidad y/o paternidad. Depende de usted si esta licencia es remunerada o no (más sobre esto más adelante).

Beneficios de pareja doméstica

El muy controvertido tema de los beneficios laborales para las parejas de hecho se ha vuelto más común en los últimos años. Si su fuerza laboral es muy diversa, es posible que desee considerar incluir a las parejas de hecho en su programa de beneficios. El enfoque de la mayoría de los beneficios para parejas de hecho parece ser la atención médica, pero muchos también se cruzan con el seguro de vida, la licencia familiar y otras áreas.

Si bien puede pensar que las razones para incluir la cobertura de parejas de hecho en su programa de beneficios son simplemente un compromiso con la diversidad y la imagen pública, también recuerde que sus competidores más cercanos pueden estar ofreciendo esto. Si no lo ofrece también, puede estar obstaculizando sus propios esfuerzos para atraer talento a su fuerza laboral. Los valores, las creencias y el mercado laboral de su empresa serán factores decisivos a la hora de ofrecer cobertura para parejas de hecho.

Consulte las reglamentaciones de las leyes de seguros de su estado y también con su aseguradora, porque todavía existen algunas restricciones que pueden afectar su capacidad para ofrecer el beneficio, incluso si lo desea.

Opciones sobre acciones/reparto de beneficios

A menudo utilizadas como una herramienta para retener a los empleados, las opciones sobre acciones tienen un atractivo cada vez mayor en el mercado laboral actual. Dependiendo del negocio y la industria, las opciones sobre acciones pueden ser un beneficio muy valioso y atractivo para ofrecer a los empleados y empleados potenciales. Decidir ofrecer opciones sobre acciones es una obviedad; decidir el tipo de plan de opciones es otra historia.

Hay tres clases de opciones sobre acciones:opciones sobre acciones de incentivo (ISO), opciones del plan de compra de acciones para empleados y opciones no cualificadas .

Los planes más populares son los ISO y los planes no calificados. Con ambos planes, al empleado se le ofrece un número específico de acciones que puede comprar (ejercicio) en una fecha específica. Las acciones se pueden comprar al valor de las acciones en el momento en que se otorgó la opción. Entonces, si el valor de las acciones ha aumentado cuando los empleados ejercen su opción, entonces obtienen un buen trato; si no, entonces las opciones sobre acciones no valen nada.

Estos dos planes difieren en la forma en que se grava el dinero. Con las ISO, los empleados no pagan impuestos hasta que luego venden las acciones que han comprado (ejercicio). En ese momento, cualquier dinero que ganaron con la transacción está sujeto al impuesto sobre las ganancias de capital en lugar del impuesto sobre la renta. Sin embargo, deben asegurarse de no vender las acciones durante al menos dos años después del momento en que se otorgó la opción o dentro de un año después de que ejercieron su opción (compraron las acciones). Otra cosa a considerar es que no hay deducción corporativa cuando el empleado ejerce la opción.

Con planes no calificados , la situación fiscal es diferente. Los empleados tendrán que pagar impuestos sobre la renta por las ganancias que hayan obtenido cuando ejercieron sus opciones (suponiendo que el empleado obtenga una ganancia basada en el valor actual de las acciones). Por ejemplo, si la acción estaba valorada en $2 por acción cuando se otorgaron las opciones y está valorada en $5 cuando se ejercen las opciones, entonces se debe pagar el impuesto sobre la renta ordinario sobre la ganancia de $3 por acción. También puede haber una deducción corporativa sobre la misma cantidad. Más tarde, si el empleado mantiene las acciones y aumenta más su valor, solo deberá pagar impuestos sobre las ganancias de capital sobre el aumento adicional de valor cuando venda.

Planes de compra de acciones para empleados son otra opción para los empleadores que quieren atraer nuevos empleados. A diferencia de los planes ISO y los planes no calificados, los planes de compra de acciones para empleados generalmente se ofrecen a todos los empleados elegibles. Los empleados pueden comprar las acciones por lo general alrededor del 85% de su valor de mercado. La mayoría de las empresas permiten que los empleados compren cantidades de acciones de hasta el 10 % del pago total y ofrecen deducciones de nómina para el pago.

Otra opción menos conocida particularmente atractiva para las empresas pequeñas y privadas es el plan de acciones fantasma. . Los planes de acciones fantasma funcionan de manera similar a las otras opciones sobre acciones, pero no existe el riesgo de compartir acciones en la empresa. Puede emitir acciones a sus empleados a un precio fijo basado en el valor actual de su empresa y luego, en una fecha futura específica, reevaluar el valor de la empresa. Si la acción ha subido y el empleado quiere vender, entonces usted le entrega un cheque por el monto aumentado. Su empleado pagará impuestos sobre los "salarios" adicionales y su empresa puede obtener una deducción de impuestos.

Planes de reparto de utilidades

Alrededor del 40% de las empresas ofrecen planes de participación en las ganancias. Los programas de participación en las utilidades requieren establecer una fórmula para la distribución de las utilidades de la empresa. La fórmula generalmente se basa en 5% a 6% del salario del empleado. Por lo general, incluyen un período de concesión de hasta siete años. Lo bueno de los planes de reparto de utilidades es que le permiten decidir si su empresa contribuye al plan y cuánto. Durante los años menos rentables, puede optar por no contribuir. También le permite controlar cómo se invierte el dinero y no es tan costoso de administrar como otros planes.

Planes de propiedad de acciones para empleados (ESOP)

Los ESOP son la forma más común de propiedad de los empleados en los Estados Unidos. Permiten que sus empleados sean dueños de una parte de la empresa sin necesidad de que compren acciones. Su empresa puede ser pública o privada, y las acciones generalmente se transfieren a los empleados a través de contribuciones anuales. Los ESOP, al igual que otros métodos de propiedad de acciones por parte de los empleados, pueden mejorar su resultado final a través de una mayor conciencia de los empleados y el interés creado en ayudar a que la empresa tenga éxito. Si está interesado en transferir parte o toda la propiedad a sus empleados, esta podría ser una buena opción para su empresa. Las contribuciones son deducibles de impuestos, puede pedir prestado contra el ESOP y los propietarios de acciones pueden volver a vender sus acciones a la empresa cuando se van y evitar pagar impuestos si el dinero de la venta se transfiere a otro valor. Las cuentas ESOP tienen impuestos diferidos hasta la jubilación.

A continuación, hablaremos de los planes de jubilación.

Planes de Jubilación

El plan de jubilación (o pensión) de su empresa no solo es bueno para sus empleados, sino que también es uno de los mejores paraísos fiscales disponibles, tanto para su empresa como para sus empleados. Puede deducir las contribuciones, y las contribuciones tienen impuestos diferidos para el empleado.

Los planes de pensión se dividen en dos categorías:planes de pensión de contribución definida y planes de pensión de beneficio definido.

Planes de pensiones de prestación definida son planes que tienen un beneficio fijo, y las contribuciones que una empresa hace al plan se basan en supuestos actuariales. Su empleado sabrá cuál será el monto de su jubilación y podrá planificar en consecuencia.

Planes de pensiones de aportación definida base los beneficios de sus empleados en la cantidad de dinero aportado a la cuenta. Algunos de los tipos de cuentas que caen en esta categoría incluyen:planes de pensión de participación en las ganancias, planes de pensión de compra de dinero, planes de pensión de beneficio objetivo, planes de pensión de bonificación de acciones, ESOP, planes de pensión de ahorro de ahorro y pensión 401 (k). planes.

Planes 401(k)

El más popular de los planes de pensión de contribución definida es el 401(k). It has been around since 1978, and allows employees to contribute up to $12,000 of pre-tax money ($12,000 as of 2003; this increases by $1,000 each year until it reaches $15,000 in 2006), which is the highest of any of the pension plans. The employee and employer combined cannot contribute over $40,000 annually (or an amount equal to the employee's salary, whichever is less) to the employee's account.

401(k) plans let your employees save for retirement easily and conveniently through pre-tax automatic payroll deductions. It's money they don't see, so they don't miss it. Implementing a 401(k) plan can improve employee morale and help in luring in new employees. The money your employees contribute, as well as your contributions and their account earnings, are all tax deferred until they actually withdraw the money when they retire. Employees have full control over their investments. Withdrawals are also permitted at termination of employment or during financial hardship, but a 10% penalty tax is charged if they are younger than 59 1/2 years old. Many companies allow terminated employees or employees who elect to leave the company the option to keep their 401(k) account, but they can no longer contribute to it.

As an employer, you are not required to match contributions or contribute at all to your company's 401(k) plan; however, to be competitive, most employers do. You do have the flexibility to alter your contributions year to year based on the profitability of your company. You even have the option of contributing on behalf of employees who aren't participating as long as they are eligible. Your contributions are tax deductible, like with the other plans. You can also set up a vesting schedule for the contributions you make to your employees' accounts. This is just another way to help motivate employees to stay with the company longer.

The down side of 401(k) plans is that they are usually expensive to administer.

In the next section, we'll learn about money purchase plans.

Money Purchase Plans

Money-purchase plans are like profit sharing plans that require a set amount (usually a percentage of the employee's salary) be contributed by the employer each year, even in years where there is no profit. Employees can contribute up to 25% of their salaries or a maximum of $40,000 per year. On the flip side, money-purchase plans give employers the maximum tax advantage possible.

SIMPLE IRA

If you have 100 or fewer employees and offer no other retirement pension plan, the Savings Incentive Match Plan for Employees (SIMPLE) IRA provides a simplified way to make contributions to a retirement plan either for yourself if you're a sole proprietor, or for your employees. With this plan, your employees can make monthly contributions (salary deferrals), and you, as the employer, have the option of two types of contribution methods. You can either match the first 3% of the employee's contribution dollar for dollar, which by the way does help encourage participation by your employees, or you can opt to make a non-elective contribution equal to 2% of your employees' pay. If you choose to match your employees' contributions, you do have the option of altering the amount to fall somewhere between 1% and 3% for two out of every five years.

Your employees can contribute up to $8,000 in 2003, and no other contributions -- other than your employer match or non-elective contributions -- can be made. If the employee is less than 59 1/2 years old and hasn't contributed to the plan for at least two years, then withdrawn funds may face a 25% penalty tax.

The SIMPLE IRA has lower administrative costs than other plans. The plan is simple with regard to reporting requirements, and it isn't subject to nondiscrimination and top-heavy rules that limit the benefits provided to your highest paid employees. Your contributions are tax deductible. Your employees will be immediately 100% vested. They can set up their investment portfolios to suit their own goals and situations. They can also roll the account over to another SIMPLE IRA account with no tax penalty.

SIMPLE 401(k)

The SIMPLE 401(k) plan has many of the same requirements and features as the SIMPLE IRA, but it allows your employees to contribute a pre-tax portion of their salary. This plan will give your company a leg up in more competitive job markets. As with the SIMPLE IRA, you must have fewer than 100 employees and offer no other employer-sponsored retirement plan. Your contributions are tax deductible for your business, and you can contribute up to 15% of your eligible employees' salaries. Employees can invest up to $8,000 in 2003, can tailor their own investments, can borrow from their accounts, and earnings are tax-deferred until they are withdrawn.

Simplified Employee Pension (SEP) Plan

An SEP plan is basically individual IRAs set up for all of your employees that aren't subject to the $2,000 per year IRA limit. As an employer, you can contribute up to 25% tax deferred of your employees' annual salaries (up to $40,000), and can set the plan up at any time during the year. Your employees can control how their accounts are invested, and are full-owners (there is no vesting period) from the very beginning. Your employees do, however, have to be at least 21 years old, and have to have worked for your company for at least three of the past five years.

There are several benefits of an SEP plan. They are simple to set up and administer, and you have no government filings to maintain because the employees are responsible for their own accounts. You can change your contributions at any time, and the contributions are still tax-deductible for your business. To set one up, you have to implement a written agreement to provide benefits to your eligible employees, give the eligible employees information about the SEP and have them set up SEP-IRA accounts (or you can set up the accounts for them).

Aside from these most common benefits discussed so far, there are many other forms of benefits you can offer your employees.

Other Benefits and Policies

There are many other benefits you can offer your employees that will both give your company an edge in recruiting and retaining talent, and provide your employees with some of the things that make work a little more rewarding. Added benefits make your organization more effective on many levels. Issues like childcare, education assistance, adoption assistance and flexible schedules can help your company gain an advantage over the competition and find and retain your most important resource. Good benefits and company perks can improve employee morale and, in turn, have a very positive affect on your bottom line. Let's go over some of the other benefits you can offer your employees that will give your company a competitive edge in recruiting.

Dependent Care Assistance

According to a study by WorkLife Benefits in Cyprus, California, 20 percent of non-working mothers of young children do not work because they see quality childcare as unaffordable or unavailable. Dependent Care Assistance is not limited to childcare. It can be elder care, or care for any family member. Employers can offer flexible working arrangements, care resources and referrals, financial-planning assistance, long-term care insurance, and dependent-care assistance accounts. You can also provide educational services for your employees to help them learn more about their options.

You may also consider opening a company-sponsored childcare center. There are many benefits, including a boost in your company's ability to recruit and retain employees. Company productivity will be increased because your employees have reliable childcare and fewer absences. It also helps give your company more of a family-oriented reputation, which in today's workplace is a definite plus. The downside to a company-owned childcare center is the fact that you have to keep the center going even if your employees have few children. You'll also be paying up to one-third of the expenses of the center if you want it to be affordable for your employees. For some companies, this is the perfect solution; for others it isn't. But most who have existing centers believe they have definitely saved money over the long run.

Adoption Assistance Programs

An adoption-assistance program for your employees can range from simply providing resources and recommendations, to paid maternity or paternity leave, to providing financial assistance for your workers who are trying to build families through adoption. Many companies are now beginning to provide adoption assistance services.

You can set it up in any number of ways. You can offer paid or unpaid leave, contract out for referral services, or pay a lump sum or a percentage of the actual cost of the adoption and related fees. For many employees, just having the leave available and the emotional support of the company is the most important thing. There are also many families who could never hope to adopt if it weren't for the financial assistance and support of their employers.

Think of your adoption assistance as simply an equitable alternative for employees who choose adoption. If you've always provided good maternity benefits, then this evens out the score for everyone. It is also not an expensive benefit to offer simply because there aren't that many employees who will take advantage of it. But, for the employees who do, it is priceless.

Once again, this is another way of building a stronger, more loyal workforce. You'll reap the benefits as a company through lower turnover and higher productivity.

Outplacement Services

Outplacement services are services a company offers to assist their employees quickly find new job opportunities when drops in revenue, reorganizations, and other reasons force a cut back in staff. This assistance can come in the form of group programs, support programs and one-on-one consulting with an external consulting group. Fees for these outside services range about 15% to 20% of the terminated employee's salary (plus bonus).

Education Assistance Programs

Many employers offer assistance for employees who want to gain additional education or degrees. If you think about it, your employees' skill levels are what make your business successful -- or not. Investing in job related training and education for your employees will not only improve the abilities of your employees to do their jobs, but -- as we've mentioned a few times already -- it will improve their morale and perhaps make them stick around a little longer.

But, you're probably now saying, "What if they get the training or degree and then leave anyway!" That may happen too, but most likely you'll experience just the opposite. In fact, by acting as a mentor to your employees and supporting their efforts to gain more education, you'll probably see a large payback for your efforts.

If you decide to implement an education assistance program, take some time to think through what you want to offer. Some questions you should ask yourself include:

• How much money will the company offer in assistance? (The IRS will allow you to contribute a maximum of $5,250 tax-free.)
• Will you pay varying percentages of the tuition based on the grades the employee gets for the course?
• Should it be limited to courses related to the employee's current position, or other positions within your company? (Usually, this is required by most employers.)
• Will all of your employees be eligible? (Will it be offered to part-time employees as well as full-time?)
• Will you have a contract in place that the employee must sign guaranteeing they will stay with your company for X months after they complete the training?

Employee Achievement/Merit Awards

Honoring your employees who have high achievements is not only a good way to improve morale and loyalty, it's just a nice thing to do. Often all employees really want is just a verbal acknowledgement of a job well done. Of course, throwing in some monetary thanks is also appreciated.

Golden Parachutes

Golden parachutes are not for when your executives go on that skydiving retreat that costs the company thousands! They are contracts you set up with your top executives that will provide them with special benefits in the event they lose their jobs due to takeovers or acquisitions by another company. These benefits are typically quite generous and come in the form of a large severance package, a large one-time bonus that only comes when employment is terminated, and/or stock options.

Now, your executives won't be rolling in the dough forever, remember they have to get back out there and pound the pavement. They just might not have to pound it as quickly as they might have before. Some more generous hearts also use some of their funds to help others. They will, however, have to pay a 20% tax on the total amount of their payment.

Cafeteria Plans and other Flexible Benefit Plans

No, we're not talking about banana pudding specials and Meatloaf Mondays. Cafeteria plans are a type of flexible benefit plan that let your employees choose from a list of benefits they wish to participate in. Choosing to participate will often allow the employee to reduce their taxable income because they are paying or contributing with pre-tax dollars.

There are five main types of these flexible benefit plans. Incluyen:

• Premium-Only Plans - With this type of plan, employees can pay their portions of the insurance premiums with pre-tax dollars.
• Spending Accounts - This plan allows your employees to put aside pretax money into accounts to be used for dependent care or medical bills.
• Full Flexible Benefit Plans - These plans give employees both a choice in selecting from the menu of benefits, as well as an allowance to spend on those benefits. Any benefits they want to add that will be more than their allowance would be paid for with pre-tax dollars in some cases and post-tax in others.
• Variable Credits - This option allows you to base the employee's allowance on their performance or certain health aspects such as smoker vs. nonsmoker, seat belt use, and other criteria. Credits are given based on these factors.
• Modular Plans - This type of plan puts your employee's choices into packages. Usually the packages are set up with specific groups in mind so they can target their needs. They are divided into groups based on demographics such as young single workers, families, and older couples.

Employee Assistance Programs

Employee Assistance Programs are provided by many employers. These programs provide your employees with somewhere to turn in the event of a personal problem that affects all aspects of their lives, including their jobs. If you, as the employer, ignore these types of problems then you may find less loyalty and more employee burnout.

These programs have a large counseling element, although their goals are to maintain and even improve your company's production. The EAP can help your employee determine the problem and find the right kind of help. They can also help management have a better understanding of the types of problems their employees may be facing, both personal and work-related. Some of these problems may be stress that is related to job security, conflicts with others in the workplace, divorce or other family problems, substance abuse, or financial problems.

Depending on the size of your company you can opt to have an on-site certified employee assistance professional, or you can contract with someone outside. Things to remember include checking with your medical insurance and making sure whomever you use for your EAP knows the limitations of your medical insurance. (In fact, some medical insurers offer varying forms of EAPs in their total insurance package, so make sure you check with them first.) Try to find an EAP who is familiar with your type of business and the types of problems you see most often in your workforce. The business of the EAP is a relationship business, so make sure you choose someone you and your employees will feel good about talking to. If you don't, it's not the benefit you want it to be.

Other Benefits to Think About

• Paid moving expenses
• Transportation discounts
• Leave sharing plans
• Scholarships
• Low-interest or interest-free loans for employees

You may be asking if there is anything you can offer your employees that they will like that doesn't cost you anything? Well, you're in luck. Read on and find out about some great perks that are almost entirely free.

Cost-free Benefits and Perks

Sweetening the pot with some additional perks may swing a job candidate your way and cost your company next to nothing. We're talking about flex time, direct deposit of paychecks, having good policies on personal leave that fit in with employees' goals, employee recognition programs, holiday parties, etc.

Flex Time

Allowing flexible work schedules in your business is very often the most strategic thing you can do from a hiring standpoint. Often companies that offer flex time find that their employees are more productive, motivated, and loyal. And why wouldn't they be? Employees can alleviate quite a bit of stress from life just by coming in to work an hour earlier and leaving an hour earlier to miss the interstate parking lot scene, and it can also give them more time with their families.

But how do you structure it so that you don't have disgruntled employees whose jobs really can't be flexible? There are ways you can adjust to make the majority of your employees happy. For instance, let your employees come up with creative ways to do it themselves. If they are more empowered to find a solution then they'll probably come up with one they would like. If it's agreeable to management then everyone is happy and more productive. Try out the flex solutions your employees come up with on a limited basis and try to measure your results. Also, make sure your employees keep your clients in mind when they devise their plans. Any plan that hinders client contact probably isn't one you want to adopt.

Telecommuting

As I sit here with my laptop on my screened-in porch with the birds singing and early spring sun shining, I would be hard pressed to come up with a reason for why telecommuting couldn't work for your company. But of course there are always situations where telecommuting simply won't work. You obviously can't let your receptionist telecommute, because who would be there to receive! And, chances are that many of your employees aren't even interested in telecommuting. For those that are, however, think about the benefits to both them personally and to the company. The company can use the office space for other employees, storage, equipment, or a break room. You can simply set aside an area to be used by your telecommuters when they do venture into the office. You can experience the benefit of added productivity by your telecommuters. Lack of interruptions is one of the biggest perks of telecommuting. How many times have you had a tight deadline and an endless parade of co-workers stopping by your office to tell you the latest joke from the water cooler? More than you can count probably. You'll also benefit from the increased loyalty and boosted morale of your telecommuting workforce. Face time in an office is way overrated. Today, you have to measure an employee's worth by what they produce, not by how many hours you see them sitting at their computers (or in the break room, or at their co-worker's desk).

The benefits for your employees who telecommute can also be quite substantial. They can save time since their commute is only a brief stroll to their home office (or porch). They also benefit from a quieter and less interrupted environment. They can work whenever the inspiration hits them, too. Or if they have an appointment in the afternoon they can make up the time later that night.

It is quite possible you'll get more work out of employees that you allow to telecommute than the ones that you don't. You do need to investigate potential problems such as liability insurance, workers' compensation issues, office equipment, and confidentiality issues. These may bring to light problems for telecommuting in your line of business. You also need to make sure you have a written policy about how your telecommuters need to operate. For instance, you may make it a policy that your telecommuters have to be accessible during regular office hours even if they're working schedule is slightly different. You may also want to set up a reporting schedule to replace your usual eyeball-to-eyeball meetings to make sure you know at regular intervals where your employees are with projects, or other work. Some other key issues to consider are the relationships you have with your telecommuting employees. Make sure you're not leaving them out of meetings and decisions they should be involved in just because they didn't happen to be in the office at the time. Continued communication is crucial. Think through the process and make sure you cover all bases. If you have to get a proposed telecommuting program approved by upper management, it also helps to have statistics from similar companies that have successful telecommuting programs.

More Cost-free Benefits &Perks

Discounts for Your Employees

If your business offers a commercial product or service that your employees would otherwise have to pay for, then it may make sense to allow them the perk of getting it for free, or at least at a reduced cost. Your company can get a tax break, the employee gets a good deal, and good will abounds for all.

Working Condition Benefit

Known as the working condition benefit by the IRS, you can also gain some mileage, benefit-wise, by allowing your employees to use their company cars, computers, PDAs, etc., for personal as well as company business. Make sure you have a written policy and have checked your insurance coverage before granting this benefit.

On-premises Exercise Facilities

A fit employee is a healthy employee, and a healthy employee is a productive employee. Or so it would seem. If you have on-site exercise facilities that your employees can have access to free of charge then you've got a good perk waiting to happen. If you don't already have the facilities as part of your business, then perhaps you should consider setting up a small workout room with some basic equipment, or put in a shower and set up some running/walking trails around your business's property. Exercise not only relieves stress and improves health, it helps clear the mind and fosters creativity. Your employees may even acquire some team building skills if you start a company softball team.

Read on to learn about even more types of cost-free benefits &perks.

Regulatory Issues and Government Requirements

The only thing the IRS requires is that business's withhold and match FICA (social security), pay unemployment insurance, and pay workers' compensation insurance. You are required by the state to pay unemployment insurance tax if you have one or more employees for at least 20 weeks during the calendar year, or if you paid at least $1500 in wages during the calendar year. If you have at least three employees you must carry workers' compensation insurance in case one of your employees is injured on the job. This is also administered through the state.

To better understand how FICA tax is set up, keep in mind that the FICA tax, also known as the Social Security tax, is paid equally by the employer and employee. In other words, it is the tax that you withhold from the employee's pay and juego. The tax is composed of two elements:

1. OASDI (6.2%) - Old Age, Survivor and Disability portion of the tax is paid on wages up to the maximum covered wage base for the year. This cap changes every year, so make sure you verify the current level. (For 2003 it is $87,000).
2. HI (1.45%) - The hospital insurance or Medicare portion of the tax is paid on all wages, without limit (not like the $87k mentioned above).

IRS Form 5500

As an employer who offers benefits for your employees, you have to be in compliance with regulations of the IRS, the Department of Labor/ERISA, the Pension Benefit Guarantee Corporation, and the Social Security Administration. To communicate this information you have to fill out IRS Form 5500, which collects information about your plan qualification, financial condition, and operations. This form has to be filed by the last day of the seventh month following the end of the plan year. You'll have to include any plan audits, actuarial reports, and other documentation.

Read on to learn more about government requirements.

Be Careful Of

Americans with Disabilities Act

The Americans with Disabilities Act was passed in 1990 to make it illegal to discriminate against people with disabilities. The law is broken down into 5 sections.

1. Fair employment practices
2. Public services
3. Public accommodations
4. Telecommunications
5. And Miscellaneous issues such as retaliation, insurance, construction, state immunity, etc.

As an employer, it is illegal for you to discriminate against someone with a disability in:

• Recruiting
• Wages
• Hiring
• Firing
• Promotions
• Job assignments
• Training
• Leave
• Lay-offs
• Beneficios
• Any other employment related activity

So, in a nutshell, don't discriminate in any way, shape or form against anyone.

People qualify as "disabled" under this act if they have, or have a record of, physical or mental impairment that substantially limits a major life activity. This includes hearing, sight, speech, breathing, performing manual tasks, walking, caring for themselves, learning, or working.

In order to be protected by the ADA they must be qualified and able to perform the essential duties of the job with or without reasonable accommodation. This means you should interview them and review their work histories just like you would anyone else you are considering for employment. This shouldn't have any affect on your ability to hire the best candidate for the job. You just have to make sure you're not disregarding them simply because of their disability.

Essential Duties

Take care defining the "essential duties" of the job. Use your best judgment in determining what those essential duties are. According to the ADA you must decide whether the job itself exists because of that particular duty. You must then determine if there are other employees that duty could be assigned to or distributed among. And finally, what is the degree of skill required to perform the duty? Make these determinations before writing your job descriptions.

Reasonable accommodations are another thing you need to be aware of. What is considered reasonable? Reasonable accommodation enables the disabled individual to take part in and enjoy the benefits that other non-disabled employees do. It may include buying or modifying equipment or devices that the person can use to do the job, restructuring the job, offering part-time or altered schedules as accommodation, and making the workplace accessible to the individual, or many other changes.

There is also a limit to what is considered reasonable. If it would cause undue hardship on your company to make the changes necessary to accommodate the individual then there are ways to work around it. For example, you can allow the person to pay a portion of the cost of the changes required to accommodate them.

This is a fairly complicated law, and certainly hasn't been addressed completely in this article. For additional information go to HR Next, the Americans with Disabilities Act Web site, the EEOC Web site, or the U.S. Department of Justice Web site.

Family and Medical Leave Act

If your business has at least 50 employees within a 75-mile radius then you must follow the requirements of the Family and Medical Leave Act. This means you have to allow all eligible employees to take up to 12 weeks of unpaid time off to be with family because of medical issues, births or adoptions. Eligible employees are those who have worked for your company for at least 12 months and 1,250 hours during those 12 months. You have to guarantee that employee that they will have their job (or a comparable job) when they return to work. Your employees are also allowed by the FMLA to take the 12 weeks of leave in smaller chunks if they need to.

With all of these great ideas for employee benefits, you feel certain your program will be the best on the block. But, maybe there are still some more things you can do to give your company an edge. What can you do to make sure you have that edge? Read on for some creative tips on making your workplace the very best!

The Competition

So, we've talked about a lot of ways to set up a good benefit program for your employees and how your benefits and perks are often more important than the salary, but what will really stand out to potential employees? What do they really look for? One of the most important things to keep in mind when planning or tweaking your benefits package is that there is a strong and growing trend toward helping employees balance their work with their family lives. People are no longer just wishing there was an alternative - they're making alternatives. If you make a concerted effort to allow your employees to not only do their jobs but to still have time to live their lives, you'll be rewarded with loyalty, productivity, and strong workforce.

Here are a few suggestions for creative benefits to add, but don't stop here. Poll your employees and see what they would like to see added to the benefit list. You may be surprised.

• Special guest speakers (monthly, quarterly, whatever you can do)
• On-site classes about topics that interest your employees, such as personal finance, yoga, home buying, childcare issues, etc.
• Special company-sponsored meals (Like Pizza Fridays, or Days of Perpetual Eating!)
• Office games
• On-site massages
• Special-recognition gift certificates
• Set up a special Sunshine committee to come up with fun treats and activities for employees
• Regular staff parties and get-togethers (on work time, not personal time!)
• On-site dry cleaning pick ups
• On-site film-processing pick ups
• An employee Web site that features photos from staff parties, family photos, etc.
• On-site stores offering items that employees typically have to go out at lunch for.
• A company restaurant that also offers take-out meals for dinners.
• An ATM machine