¿Qué es el software CRM?

Comprender el software CRM

Si es como yo y pregunta "¿qué es el software de CRM?", probablemente comenzó su investigación de CRM con una búsqueda rápida en Internet. Para la mayoría de nosotros, la primera parada en nuestra búsqueda de conocimiento será Wikipedia, allí se le dirá que:

Usar el software CRM es un enfoque para administrar las interacciones de una empresa con clientes actuales y futuros. Suele implicar el uso de tecnología para organizar, automatizar y sincronizar las ventas, el marketing, el servicio de atención al cliente y la asistencia técnica.

Tiene mucho sentido, ¿verdad?

Está bien, yo tampoco lo entendí al principio. CRM tiende a ser uno de esos términos que se usan mucho. Los proveedores de software de TI lo utilizan para describir una gama completa de productos diferentes diseñados para permitir la gestión de las relaciones con los clientes. Estos pueden ser sistemas para que los equipos de ventas ayuden a automatizar y potenciar su proceso de ventas, sistemas de marketing para ejecutar campañas de marketing y programas de mesa de ayuda para administrar los servicios de atención al cliente.

Si bien no hay un uso correcto de la palabra CRM, se usa más comúnmente para describir el software de automatización de la fuerza de ventas o una combinación de cualquiera de los anteriores. Por ejemplo, en Really Simple Systems ofrecemos automatización de la fuerza de ventas, marketing por correo electrónico integrado y una herramienta de soporte y servicio al cliente en un solo sistema.

He estado trabajando para Really Simple Systems durante algunas semanas y esto es lo que puedo decirles sobre el software CRM hasta ahora:

CRM no se trata de tecnología

No, en realidad es verdad. No dejes que el software te engañe. Un buen sistema de CRM hará un seguimiento de los clientes y las cuentas por usted. Le permitirá pronosticar las ventas e incluso crear campañas de marketing completas. Un CRM le enviará automáticamente una tarea recordándole las ventas que están a punto de cerrarse o brindándole los datos sobre cuántos clientes potenciales ha atraído su campaña de marketing. El sistema CRM recopilará todos estos datos para brindarle información valiosa sobre sus clientes que, de lo contrario, podría haber fallado.

Por ejemplo, en qué sectores industriales operan sus clientes, o quizás cuándo es más o menos probable que compren. Le sorprenderá la cantidad de cosas diferentes que un buen sistema de CRM puede decirle acerca de sus clientes.

Hay una diferencia entre Cloud CRM y On-Premise

Comprar un CRM que no esté basado en la nube significa que debe descargar y mantener el sistema usted mismo o contratar a alguien para que lo haga por usted. Esto podría llevar mucho tiempo y ser costoso. Érase una vez, esta era la única forma en que podía obtener un CRM, ¡muchos de ustedes pueden haber oído hablar de ACT! y mina de oro. Estos sistemas pueden terminar siendo un esfuerzo costoso y no son ideales para una pequeña empresa con un presupuesto ajustado. También necesitaría tener un buen conocimiento técnico para poder administrar y actualizar el sistema usted mismo. Por suerte llegó la Nube y lo cambió todo. Un sistema de CRM en la nube es mucho más rentable para una pequeña empresa, a menudo viene con una tarifa mensual de pago por uso y, en algunos casos, ¡incluso gratis!

Cloud CRM significa que su sistema CRM está alojado en Internet por el proveedor de CRM y solo accede a él a través de su navegador web. Esto a menudo significa que tendrá acceso a un equipo de soporte para ayudarlo con cualquier problema de CRM y con el mantenimiento general del software. ¡Muy útil si la tecnología no es tu punto fuerte!

Entonces, ¿debería usar CRM?

Pues sí y no. Tener un sistema CRM lo ayudará a mantenerse al día con las tareas diarias de su empresa y realizar un seguimiento de su progreso. Esto es especialmente importante para el propietario de una pequeña empresa que no puede permitirse el lujo de dejar escapar oportunidades de venta.

En estos días, existe una cantidad tan variada de CRM, y muchos ofrecen ediciones simples y gratuitas. Entonces, incluso si es una pequeña empresa nueva con fondos limitados, no hay razón por la que no deba usar un CRM.

Sin embargo, si está vendiendo B2C, en lugar de B2B, y solo tiene una pequeña cantidad de clientes regulares, es posible que esté mejor con un sistema de administración de contactos, como Outlook. Como guía general, sugeriría que una vez que tenga alrededor de 100 clientes y su negocio esté creciendo, es probable que un CRM lo ayude. Las pequeñas empresas son actualmente el segmento de más rápido crecimiento del mercado de CRM.

Si está obteniendo más prospectos comerciales de los que puede seguir, y si muchos de sus procesos de ventas tardan mucho tiempo antes de cerrarse, es posible que desee considerar buscar un sistema CRM. Lo mismo ocurre si tiene un equipo de ventas y desea realizar un seguimiento de su progreso o ver cómo se ve su pronóstico de ventas. Por otro lado, si es una pequeña empresa con muy pocos clientes o contactos de ventas, puede ser innecesario. ¿Todavía no estás seguro de si un CRM es para ti? Echa un vistazo a nuestro artículo ¿Necesito un CRM?

Haga tiempo para usar su CRM

Mi último consejo para cualquier propietario de una pequeña empresa que busque un CRM es que se tome el tiempo para usarlo. Es demasiado fácil registrarse en un CRM, echar un vistazo, decidir que es demasiado difícil y nunca volver a iniciar sesión. Un buen proveedor de CRM basado en la nube como Really Simple Systems ofrece soporte gratuito, con seminarios web de capacitación regulares sobre cómo funciona su sistema CRM. Entonces, realmente no hay razón para no usar un CRM. Puede parecer complicado al principio, pero una vez que lo domines te alegrarás de haberlo hecho.

Un glosario CRM útil

Prospectos :A veces también conocido como sospechoso, alguien que podría querer comprar su producto

Software como servicio (SaaS): Una licencia de software en la que el software se licencia por suscripción y se accede comúnmente a través de un sitio web

Automatización de la Fuerza de Ventas :Uso de software para automatizar las tareas comerciales que tiene para sus ventas.

CRM en la nube :Las herramientas de CRM y los datos de los clientes comerciales residen en la nube y se le entregan a través de Internet

Grandes datos :un término amplio para conjuntos complejos o grandes de procesamiento de datos

Marketing por goteo: una estrategia de comunicación que envía un conjunto de mensajes escritos previamente a clientes o prospectos durante un período de tiempo determinado