¿Qué es la gestión de datos? Cómo y por qué hacer datos de manera diferente

Hoy en día, hay más datos volando en línea que nunca. Ni siquiera puede conectarse en línea sin generar, encontrar o incursionar en datos de alguna manera, especialmente en los negocios.

Los datos correctos pueden valer su tamaño de kilobyte en oro. Los buenos datos pueden servir como la columna vertebral de las operaciones críticas para el negocio; ayudar a las organizaciones a tomar decisiones claras y convincentes; y, en general, llevar un negocio hacia un futuro exitoso.

Entonces, ¿qué tan bien está administrando sus datos actualmente? ¿Sientes que tus datos te gobiernan a ti y no al revés? ¿Sientes que estás flotando en el agua en una avalancha de hojas de cálculo y puntos de datos? Es hora de un poco de cordura de datos. Aprendamos todo sobre la gestión de datos.

¿Qué es la gestión de datos?

La gestión de datos se refiere a las prácticas que utiliza una organización para recopilar, organizar y procesar datos. Las buenas prácticas de gestión de datos garantizan que los datos se recopilen, procesen, almacenen y protejan de manera eficiente y documentada que beneficie estratégicamente a la empresa:manteniendo la precisión y la accesibilidad; apoyar la toma de decisiones analíticas; permitir una colaboración fluida; defender la privacidad de los datos; y maximizar los datos como un activo comercial esencial.

Una estrategia adecuada de gestión de datos formaliza todo lo anterior, a la vez que proporciona pautas y fundamentos importantes en torno al uso de datos de su empresa. La creación de una estrategia de gestión de datos le brinda a una organización la oportunidad de construir su ecosistema de datos ideal desde cero, lo que a su vez proporciona una visión completa y granular del uso de datos en el futuro. Esta estrategia también debe informar las políticas de TI y los datos procesables de toda la empresa.

6 razones por las que la gestión de datos es esencial

Profundizar en la forma en que su empresa utiliza los datos puede sonar un poco poco práctico, incluso autoindulgente, pero realmente vale la pena.

1. Los datos tienen valor

Los datos son un activo de TI esencial que necesita cuidarse como cualquier otro para que su negocio siga funcionando. Pero al igual que cualquier tipo de activo puede ser robado o manipulado, también lo pueden ser los datos. Los piratas informáticos siempre están buscando formas de extorsionar a las empresas, por lo que los ataques de ransomware (que efectivamente retienen datos críticos para la empresa) están en su punto más alto. Desarrollar una estrategia sólida de administración de datos lo ayudará a mantener sus activos de datos bien protegidos y en óptimas condiciones para que puedan seguir brindándole un buen servicio.

2. Logre una vista de arriba hacia abajo

Cuando establece qué datos tiene su empresa, puede determinar exactamente qué información puede extraer potencialmente y si hay lagunas en esos datos que deban llenarse para lograr sus objetivos comerciales. Si sabe que se está midiendo un determinado punto de datos, las buenas prácticas de datos deberían indicarle cómo se recopilan, dónde encontrarlos y quién tiene acceso.

3. Estandarización =Cordura

Armado con una vista panorámica de sus prácticas de datos, puede proporcionar formas estandarizadas y establecidas de recopilar, manejar y procesar datos; a su vez, crear políticas de datos y TI funcionales que permitan la colaboración, la armonía y la claridad.

4. Datos precisos, decisiones precisas

Cuando sabe con certeza que sus datos son tan precisos como físicamente es posible, puede tomar decisiones comerciales confiables e impactantes con los dos ojos abiertos, y lo más probable es que también planifique para el futuro de manera más efectiva.

5. Minimice la pérdida de datos

Cuando sabe qué datos tiene y dónde, mantenerlos seguros se vuelve mucho más fácil. Una vista de 360 ​​grados de sus datos puede ayudarlo a minimizar pérdidas de todo tipo, desde ataques cibernéticos a gran escala hasta simples preguntas como "¿dónde diablos está ese correo electrónico?" . Saber dónde se guardan sus datos y cómo fluyen a través de sus sistemas ayuda a informar estrategias efectivas de seguridad cibernética y respaldo.

6. Agilidad operativa

Tener una comprensión concreta de cómo funciona todo su ecosistema de datos es excelente para la agilidad empresarial. Saber con precisión cómo su empresa usa los datos puede ayudarlo a formular una respuesta medida e informada frente a cambios repentinos en el mercado, reorganizaciones de equipos y desafíos de TI.

Algunos conceptos básicos de gestión de datos

La gestión de datos es una bestia complicada con una serie de conceptos complejos que acechan debajo de la superficie. Sin embargo, comprender estos conceptos es esencial para comprender el alcance total que puede cubrir una estrategia de gestión de datos. Antes de que aprendamos cómo armar su estrategia de administración de datos, analicemos algunos de estos conceptos, ¡no se requiere diccionario!

Recopilación de datos

Este es bastante simple:¿cómo va a recopilar datos y almacenarlos de manera segura? ¿Cómo mantendrán sus métodos de recopilación de datos la integridad de los datos y la privacidad de los interesados ​​según la legislación pertinente, como el RGPD, la CCPA y la APP del Reino Unido? ¿Cómo mantendrá seguros esos datos a medida que se mueven por Internet en general y hacia/alrededor de su infraestructura interna ("en tránsito")? ¿Cómo lo mantendrá seguro cuando simplemente esté almacenado ("en reposo")?

Procesamiento de datos

Una vez que tenga sus datos, ¿qué va a hacer con ellos, cómo y por qué? ¿Qué software y almacenamiento necesitará? ¿Cómo utilizarán y colaborarán con estos datos los numerosos departamentos/funciones de su organización? ¿Qué tan bien fluyen los datos en general en su organización? ¿Tiene algunos silos de datos que necesita desglosar primero? Además, ¿qué fundamento legal tiene para procesar sus datos de acuerdo con la legislación de privacidad?

Gobierno de datos

Nadie puede tomar decisiones significativas y seguras con datos incorrectos o incompletos. Por lo tanto, mantener la integridad de los datos (la precisión, la consistencia y la integridad de los datos) es esencial en los negocios. La integridad de los datos también puede afectar la física integridad del almacenamiento, acceso y uso de los datos. La administración de datos es un concepto relacionado que cubre la idoneidad de los datos para el propósito; prevención de acceso no autorizado; así como prácticas como el enriquecimiento, limpieza y depuración de datos. El término general, gobierno de datos, también puede implicar asegurarse de que los datos se mantengan de manera ética y en un formato válido y utilizable.

Seguridad, protección y privacidad de datos

Con el aumento de la ciberdelincuencia, la seguridad y la privacidad de los datos son de suma importancia. Por lo tanto, las organizaciones deben:

• Invierta en herramientas que minimicen las posibilidades de una violación de datos o ciberataque
• Tenga un plan de acción en caso de que ocurra una infracción o un ciberincidente
• Asegúrese de que solo las partes autorizadas accedan a los datos
• Asegúrese de que se mantengan varias copias de seguridad seguras
• Documentar las formas en que interactúan y cumplir con toda la legislación de datos aplicable.

Cómo crear una estrategia de gestión de datos desde cero en 6 sencillos pasos

1. ¿Cuál es su objetivo final?

Antes de tomar más decisiones, debe precisar lo que desea lograr con los datos. ¿Cuáles son sus objetivos comerciales y las razones para el cambio? ¿Qué tipo de funcionalidad de datos necesita su equipo para operar? ¿Qué tipo de informes desea ejecutar? ¿Qué tipo de métricas quieres vigilar? ¿Cómo interactuarán usted y su equipo con los datos en el día a día?

Busque la aceptación interdepartamental desde el comienzo de su viaje, especialmente si los datos y los procesos que pretende crear afectarán o se unirán a otras funcionalidades departamentales. Investigue a fondo para asegurarse de que sus planes de reestructuración de datos no arruinen un flujo de datos crítico o, en general, dificulten la vida de alguien.

No hacerlo puede crear obstáculos para las personas, lo que posiblemente las lleve a buscar sus propias soluciones. Estas soluciones ad hoc pueden generar problemas como uso inseguro de datos, silos de datos, sobrecarga de SaaS y TI en la sombra, ¡básicamente el polo opuesto de lo que está tratando de lograr!

2. ¿Qué datos necesita?

Podrías considerar esto como la “pregunta del millón de dólares”. Para llevar a cabo la funcionalidad que necesita, ¿qué puntos de datos necesitará recopilar? ¿Qué datos recopila actualmente y cómo se comparan con sus planes?

Este ejercicio no se trata de acumular la mayor cantidad de datos posible. Se trata de racionalizar qué datos son suficientes para satisfacer requisitos. Solo recopile puntos de datos si tiene una razón sólida para hacerlo, especialmente si se relaciona con información de identificación personal. Cuantos más datos tenga, más valor perderá en caso de un contratiempo técnico o una infracción cibernética, ¡y más explicaciones tendrá que dar a los reguladores de datos!

3. ¿Qué procesos necesitará?

Ahora debe pensar en qué procesos debe implementar para que sus equipos puedan desempeñar sus funciones utilizando los datos. ¿Qué departamentos interactuarán con los datos? ¿Necesitarán modificar los datos, agregarlos o simplemente leerlos? ¿Qué se necesitará para extraer datos de los lugares correctos y ponerlos en los procesos e informes que necesita? ¿Qué procesos se requieren para generar nuevos datos o limpiar/purgar datos antiguos que ya no son útiles?

Ahora, eche un vistazo a los procesos que ya tiene implementados. ¿Cambiar las cosas sería solo un caso de recopilar otro campo de datos o compartir un punto de datos existente con otro rol o departamento? No tiene sentido reinventar por completo la rueda si simplemente puede modificar algo que ya hace.

Puede resultarle útil dibujar dos diagramas de flujo de datos. El primero para representar lo que está haciendo ahora, el segundo para establecer cómo debe ser su flujo de datos ideal. ¿Dónde son similares los diagramas? ¿Dónde son diferentes? Esta es una forma visual útil de descubrir qué debe cambiar y qué debe permanecer igual.

4. ¿Qué tecnología necesitará?

Con sus puntos de datos y procesos decididos, es hora de explorar sus opciones tecnológicas. ¿Qué software y soluciones de almacenamiento necesitará para hacer lo que se necesita? ¿Qué tan bien le están sirviendo sus soluciones existentes? ¿Necesitará soluciones nuevas o mejoradas dadas sus nuevas necesidades de datos? ¿Hay algún punto único de falla en sus sistemas actuales, o algún lugar donde su equipo tenga que cerrar manualmente una brecha entre dos herramientas o funcionalidades? Volver a abordar sus necesidades de datos es una gran oportunidad para observar el mercado y buscar opciones nuevas y mejores.

Efectivamente, hay tres partes en esta ecuación:tres S:software, almacenamiento y seguridad. El software es probablemente el más sencillo:elegir una herramienta que le permita hacer lo que necesite con sus datos.

Sin embargo, el almacenamiento puede depender en gran medida de la funcionalidad. A veces, como sucede con los CRM como el nuestro, el almacenamiento de datos se puede realizar dentro de la propia solución de software. Otras veces, el almacenamiento externo en la nube de Google Cloud o Microsoft Azure puede ser más apropiado. Si está tratando con datos particularmente confidenciales, es posible que desee mantener su almacenamiento interno en servidores internos. ¡Y no te olvides de las copias de seguridad!

La seguridad cibernética y de la red es una consideración esencial para cualquier organización hoy en día, independientemente de los datos que posean. Considere cómo va a proteger sus datos tanto en reposo como en tránsito. Averigüe cómo va a proteger a su organización de cosas como el robo de credenciales y la ingeniería social. Y en esa nota…

5. ¿Quién será responsable de sus datos?

Los datos son un recurso poderoso y, como sabemos, un gran poder conlleva una gran responsabilidad. Entonces, ¿quién será responsable de mantener altos estándares de precisión de datos y adecuación al propósito? ¿Quién va a gestionar la seguridad de los datos y mantenerlos a salvo del mal uso? ¿Quién será responsable de atender las solicitudes de privacidad de los interesados?

Asignar a un miembro responsable de su equipo los asuntos de cumplimiento de datos puede mantener sus datos bajo control y ayudarlo a cumplir con la legislación de privacidad de datos crucial como GDPR, HIPAA y APP.

6. ¿Cómo se implementará su nuevo sistema de datos?

Has tomado todas las decisiones importantes y pomposas, entonces, ¿cómo vas a ejecutarlas? ¿Será necesario implementar algún nuevo software, almacenamiento o medidas de seguridad? ¿Será capaz de combinar su antigua forma de hacer las cosas con sus nuevos sistemas o necesitará una fecha de cambio concreta? ¿Qué datos deberán transferirse a los nuevos sistemas y cómo?

¿Su equipo necesitará volver a capacitarse para usar los nuevos sistemas? ¿Cómo pretende obtener la aceptación de aquellos que necesitarán usar el nuevo sistema? ¿Cómo les facilitará la vida la nueva forma? ¿Será necesario formar nuevos hábitos de datos relacionados con la funcionalidad o la seguridad?

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