Una guía para principiantes sobre la caja chica:administrarla y registrarla

¿Está listo para establecer una caja chica para su empresa? Le proporcionaremos las mejores prácticas y le mostraremos la manera fácil de configurar y usar la caja chica.

Su máquina postal dejó de funcionar y necesita enviar a uno de sus empleados a la oficina de correos rápidamente para obtener algunos sellos. El único problema es que no tiene efectivo y su tarjeta de crédito está agotada.

Ahí es donde entra la caja chica. La caja chica es el dinero que tienes disponible en tu negocio para pagar pequeños gastos como viajes de emergencia a la oficina de correos, bebidas para visitas inesperadas o para reembolsar a tu recepcionista por recoger donas para el personal. reunión esta mañana.

La mayoría de las pequeñas empresas guardan entre $100 y $200 en caja chica para pagar estos y otros gastos inesperados. Si está listo para configurar una cuenta de caja chica para su negocio, lo guiaremos a través del proceso.

Resumen:¿Qué es la caja chica?

La caja chica es el dinero que una empresa mantiene disponible para pagar compras varias. La mayoría de las compras realizadas con caja chica son gastos inesperados que pueden surgir, como el café de la mañana para una reunión o la cena de un empleado que trabaja horas extras.

Una de las principales razones para tener caja chica a mano es reembolsar rápidamente a los empleados que han gastado su propio dinero en artículos para el negocio o dar propina al conductor del servicio de entrega que trajo el almuerzo de la oficina.

La caja chica, como cualquier otro gasto, debe contabilizarse correctamente en su software de contabilidad o sistema de contabilidad manual, ya que los gastos están relacionados con el negocio y deben registrarse correctamente para garantizar la precisión de los estados financieros.

Un ejemplo de caja chica

De camino a la oficina, Jane recibe una llamada telefónica de su jefe pidiéndole que se detenga y recoja algunas donas para una reunión inesperada más tarde esa mañana. Jane no tiene tarjeta de crédito y solo le quedan $25 hasta que le paguen.

Jane se detiene para recoger dos cajas de donas, dejándola con $5 en su billetera. Afortunadamente, su oficina tiene un fondo de caja chica, del cual su jefe le reembolsa inmediatamente, por lo que Jane no tiene que presentar un informe de gastos y esperar semanas para recibir el reembolso.

La caja chica normalmente se gasta en:

• Café y otras bebidas
• Aperitivos de oficina como fruta y bollería
• Gasolina
• Suministros de oficina de emergencia
• Reembolsos de empleados

Cómo configurar y utilizar la caja chica en su empresa

Si está listo para configurar un fondo de caja chica para su oficina pero no está seguro de por dónde empezar, siga los sencillos pasos a continuación para tener su fondo de caja chica operativo en muy poco tiempo. Para comenzar, tenga un lugar seguro para almacenar sus fondos de caja chica, como una caja de seguridad o un cajón cerrado.

1. Establecer límites de cuenta

Antes de comenzar un fondo de caja chica, deberá decidir cuánto quiere que sea el fondo. Entre $ 100 y $ 200 es bastante común, aunque puede ir más bajo o más alto, según su negocio.

También querrá decidir el punto de reabastecimiento, que es donde se registran sus gastos, y se escribe un nuevo cheque para devolver el total de caja chica a su monto original. Por ejemplo, si su fondo de caja chica es de $100, es posible que desee reembolsar el fondo cuando baje de $15.

2. Determinar quién administrará la caja chica

Si tiene un gerente de oficina, es la opción más probable para administrar el fondo de caja chica. Si solo tiene unos pocos empleados, la administración de fondos puede recaer en usted.

Independientemente de lo que decida, es importante que solo una persona tenga acceso al fondo en cualquier momento, para evitar retiros y/o robos no contabilizados. Una vez que determine quién manejará la caja chica, estará listo para cobrar un cheque y depositar los fondos en la caja de seguridad de caja chica.

3. Crear un registro

El registro de caja chica es uno de los componentes más importantes de la gestión de la caja chica. Todas las transacciones realizadas con o desde la caja chica deben registrarse en el registro de caja chica. También es importante que cualquier dinero desembolsado del fondo de caja chica tenga un recibo.

Por ejemplo, para que Jane reciba un reembolso por las donas que compró para la reunión, debe proporcionar un recibo. El recibo se usará más tarde como respaldo para registrar la transacción de caja chica como un gasto en su libro mayor.

Fecha	Detalles	Efectivo	Cobro	Saldo
3-8-2020	Franqueo		$7,25	$92,75

El registro de caja chica debe incluir la fecha, los detalles de la transacción, el efectivo que puso en la caja chica, el monto distribuido y el saldo actual. Una vez que su saldo actual alcance el monto de reposición, estará listo para escribir un cheque para devolver el total de caja chica al monto original financiado.

4. Conciliar y registrar los gastos de caja chica

Cuando su fondo de caja chica comienza a agotarse, es hora de registrar los gastos y reembolsar el fondo. Para conciliar, deberá hacer coincidir sus recibos con los montos registrados en el formulario de caja chica.

Su efectivo disponible siempre debe coincidir con la cantidad registrada en su registro de caja chica. Si no es así, deberá contabilizar cualquier exceso y falta de efectivo. Una vez que se concilia la cuenta, está listo para registrar sus gastos en su libro mayor.

Fecha	Detalles	Efectivo	Cobro	Saldo
8-1-2020	Caja chica	$100,00		$100,00
8-3-2020	Franqueo		$ 7,25	$ 92,75
8-9-2020	Donas para reuniones		$12,25	$ 80,50
15-8-2020	Gasolina		$10,50	$ 70,00
21-8-2020	Suministros de oficina		$25,00	$ 45,00
23-8-2020	Franqueo		$18,25	$ 26,75
25-8-2020	Café para reuniones		$11,25	$ 15,50

Para registrar las transacciones de caja chica de agosto, debe registrar los gastos como un asiento de diario.

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
25-8-2020	Franqueo	$27,50
	Gasolina	10,50
	Suministros de oficina	23.00
	Alimentos y Bebidas	23,50
	Cuenta bancaria		$84,50

5. Reevaluar el fondo de caja chica periódicamente

Si se encuentra gastando la caja chica rápidamente, puede aumentar la cantidad de caja chica que tiene disponible. Además, tómate unos minutos para ver en qué estás gastando la caja chica.

Por ejemplo, si siempre está comprando café para la oficina, podría ser una buena idea comprar café con sus fondos regulares, en lugar de agotar la caja chica para comprar café todos los lunes para la reunión de personal.

La caja chica puede ser una herramienta útil si se gestiona correctamente

Si decide establecer un fondo de caja chica para su pequeña empresa, hay algunas cosas que puede hacer para asegurarse de que funcione sin problemas, como crear una política de caja chica que describa para qué se puede usar la caja chica, así como cualquier cantidades máximas de gasto.

Por ejemplo, no desea utilizar la caja chica para gastos de alto precio, por lo que puede ser útil establecer un límite en dólares, como $25.00. Todo lo que supere esa cantidad se pagará o se reembolsará por otros medios. También es útil asegurarse de que cualquier gasto que reembolse tenga un recibo.

Si bien un fondo de caja chica puede no ser necesario si trabaja solo, si tiene un solo empleado, puede valer la pena establecer un fondo de caja chica para administrar adecuadamente esos gastos inesperados.