Cómo agilizar los procesos de sus cuentas por pagar

Las cuentas por pagar (AP) no siempre son un tema central a medida que las empresas se esfuerzan por expandirse, aumentar las ventas y crear una ventaja sobre la competencia.

Y no siempre es una prioridad para la administración, aunque debería serlo, Dado que una buena gestión de AP da como resultado mejores relaciones con los proveedores, la oportunidad de aprovechar descuentos, y evitación de cargos por pagos atrasados.

Por qué sus procesos de cuentas a pagar necesitan un cambio de imagen

El procesamiento AP merece más atención. Los pagos retrasados ​​a los proveedores pueden erosionar la buena voluntad con los proveedores valiosos y afectar los términos de pago y los niveles de servicio.

El pago anticipado de facturas también puede permitir que las empresas aprovechen los descuentos (por ejemplo, 1% neto 10 días) que pueden acumularse con el tiempo. Al adoptar un enfoque estratégico de cuentas por pagar, las organizaciones pueden aprovechar estas y otras oportunidades.

Si no ha evaluado sus flujos de trabajo de AP en los últimos años, entonces definitivamente es el momento de realizar una evaluación exhaustiva de las personas, procesos y tecnología que está utilizando para administrar las cuentas por pagar.

Cómo optimizar sus procesos de AP en 9 pasos

Aproximadamente el 55% de las empresas todavía manejan sus procesos de AP manualmente, proporcionando una oportunidad para mejoras importantes. Incluso las empresas que han automatizado algunos o todos sus procesos de AP podrían beneficiarse de un cambio de imagen.

Aquí hay nueve formas en que las empresas de todos los tamaños pueden mejorar sus estructuras de AP y desarrollar de manera más eficiente, enfoques productivos para esta importante función contable.

1. Reevalúe sus operaciones AP básicas

   Es hora de una introspección profunda y una evaluación honesta de cómo ha estado manejando las cuentas por pagar hasta este momento. ¿Lo está gestionando manualmente? ¿Está recibiendo y escaneando facturas en papel de los proveedores cuando la versión electrónica es una opción? ¿Recibe constantemente solicitudes de seguimiento de ellos sobre facturas impagas?

   Otras señales de alerta a tener en cuenta durante este ejercicio incluyen:

   • El personal de contabilidad y los gerentes que pasan demasiado tiempo procesando las aprobaciones de facturas.
   • Proveedores que se mantienen en la oscuridad sobre los pagos atrasados ​​(y cuándo van a recibir su dinero).
   • Niveles más bajos de servicio de los proveedores a los que no se les paga a tiempo.
   • Procesos de AP inconsistentes (esto es especialmente frecuente en empresas más grandes que tienen múltiples divisiones o ubicaciones).
   • Procesamiento descentralizado de facturas y distribución de pagos.
   • Trabajar redundancias en diferentes departamentos de AP.

   Al mapear sus procesos de AP, las empresas pueden obtener una visión precisa de las funciones que tendrá que manejar su software de AP y, al mismo tiempo, identificar posibles brechas en la eficiencia de sus cuentas por pagar corrientes.

2. Repensar los procesos obsoletos

   Si las facturas continúan acumulándose mes tras mes, esperando esa temida llamada telefónica de sus proveedores, solicitar dinero, entonces su proceso de cuentas por pagar probablemente necesite una revisión.

   Sus opciones incluyen la subcontratación de AP, automatizar el proceso o actualizar su proceso de cuentas por pagar actual. Cada una de estas opciones es mucho mejor que los procesos manuales y basados ​​en papel, que son especialmente ineficientes y tienden a introducir errores, entrada de datos redundantes y otros problemas en el flujo de trabajo de AP.

   Si su empresa pasa demasiado tiempo administrando AP, es hora de reevaluar su enfoque actual y encontrar nuevas formas de hacer que el proceso de AP de un extremo a otro sea más eficiente.

3. Estandarizar procesos de AP ineficientes

   Empiece por asegurarse de que sus proveedores sepan exactamente a quién enviar sus facturas. Y, Desarrollar un proceso que describa claramente exactamente qué deben hacer los profesionales de adquisiciones o los aprobadores de campo si reciben facturas de los proveedores (en lugar de dejar las facturas en sus escritorios, acumulando polvo mientras los proveedores esperan recibir el pago). Las prácticas ineficientes de recepción de facturas son un excelente lugar para comenzar a estandarizar el procesamiento de su AP. Por ejemplo, si las facturas del proveedor se envían a departamentos individuales y con frecuencia se pierden o se extravían, luego, haga que fluyan a una ubicación central.

   A medida que llegan esas facturas, asegúrese de que estén ordenados según la prioridad y la fecha de vencimiento. Use un informe de antigüedad de cuentas para administrar esas fechas de vencimiento, con etiquetas como "actual" y "vencido entre 1 y 30 días" para organizar y estar al tanto de las facturas. Al estandarizar cómo se reciben y aprueban las facturas, puede acelerar el ciclo desde la compra hasta el pago y mantener buenas relaciones con los proveedores.

   Esfuércese por simplificar mientras trabaja con estas y otras técnicas de estandarización, sabiendo que el tiempo que dedique a este ejercicio no solo garantizará que los proveedores reciban el pago a tiempo, pero también liberará un tiempo valioso para el personal de contabilidad, directores de departamento y el director financiero.

4. Aceptar facturas electrónicas

   Muchas empresas confían en aprobaciones manuales y procesos de facturación en papel. Estas son las buenas noticias:gracias a los avances en tecnología y software, este proceso, que de otro modo consumiría mucho tiempo y recursos, puede automatizarse y ser mucho más fácil de gestionar.

   Con las computadoras manejando gran parte del trabajo pesado que los empleados de contabilidad alguna vez manejaron, Recibir y pagar facturas electrónicamente ayuda a las empresas a ahorrar tiempo y dinero, al tiempo que permite que los empleados se concentren en tareas más importantes.

   Las facturas electrónicas también ayudan a transformar el proceso repetitivo de AP en un sistema más optimizado que requiere menos "toques, "Minimiza los errores, y se asegura de que se pague a los proveedores de manera oportuna.

5. Averigüe cómo pagará las facturas

   Determinar cuándo pagará las facturas parece una obviedad, pero en realidad es un paso importante que ayudará a establecer expectativas para sus proveedores y su propia empresa. Algunas de las opciones más populares incluyen:

   • Agrupe los pagos de acuerdo con la fecha de vencimiento y pague varias facturas que vencen dentro de ciertos períodos de tiempo simultáneamente.
   • Elija ciertos días del mes (es decir, el 1 y el 15 de cada mes) cuando pagará las facturas.

   También considere cómo pagará las facturas. ¿Cortará un cheque en papel y lo enviará por correo? ¿Utiliza ACH para facturas recurrentes? ¿Utilizará una tarjeta de crédito en línea a través de un servicio como Stripe si se ofrece?

   Mientras toma estas decisiones, asegúrese de documentarlos en un manual que todos los empleados puedan consultar. De esa manera, toda la organización comprenderá los procedimientos de AP y podrá compartirlos entre los miembros del equipo y con los proveedores que pregunten.

6. Utilice la automatización de AP

   Cuentas por pagar es un proceso que requiere mucho tiempo y que debe gestionarse de forma continua. e históricamente se ha basado en procesos manuales. En otras palabras, está listo para la automatización. A medida que las empresas crecen, agregando más proveedores y responsabilidades de pago en el camino, crece la necesidad de automatización.

   El software de contabilidad puede automatizar pagos y otros procesos de AP, reducir la carga sobre el departamento de contabilidad. Al pasar a un sistema automatizado, compañías:

   • Evite perder facturas en papel
   • Puede acelerar las autorizaciones de pago
   • Organice mejor sus registros
   • Puede remitir pagos o encargarse de otras tareas de AP desde cualquier lugar (con un sistema basado en la nube)

   Automatizar procesos que alguna vez se manejaban manualmente con papel, Las hojas de cálculo y los sistemas desconectados también conducen a importantes ganancias de eficiencia y productividad. También ayuda a ahorrar dinero, libera a los empleados para que se concentren en un trabajo más significativo, reduce los errores y reduce la posibilidad de fraude.

7. Delega donde puedas

   A medida que evalúa sus procesos de AP actuales y determina qué pasos debe seguir para mejorarlos, Busque formas de delegar tareas y responsabilidades a sus colegas.

   Por ejemplo, si aún espera recibir varias facturas impresas cada mes, seleccionar un punto de contacto específico para recibir, escanearlos e ingresarlos en su sistema AP. De esa manera, si se pierde una factura o se emite un pago con retraso, habrá un punto de contacto para el proveedor. También puede asignar miembros del equipo a otros roles para distribuir las responsabilidades de AP de manera uniforme y liberar a todos para realizar trabajos más importantes.

8. Eliminar la entrada manual de datos

   Pérdida de tiempo, tedioso, caro y propenso a errores, La entrada manual de datos reduce la eficiencia de las cuentas por pagar y abre muchas oportunidades para cometer errores. A medida que los miembros del equipo de contabilidad toman los datos de las facturas de los proveedores y los ingresan manualmente en sus computadoras, los errores son inevitables y costosos.

   Por ejemplo, incluso un solo número faltante o un punto decimal fuera de lugar pueden traducirse en costos importantes para una empresa. Si un sistema automatizado está programado para pagar a un proveedor $ 35, 000 en lugar de $ 3, 500, por ejemplo, ese error puede afectar significativamente el resultado final. Una vez identificado, Entonces, el problema debe resolverse, otra pérdida de tiempo y recursos para la organización.

   Multiplique este error en varias facturas y es fácil ver por qué eliminar la entrada manual de datos es una razón fundamental para agilizar el proceso de AP. La implementación de un sistema ERP con automatización AP permite a las empresas capturar todos los datos de las facturas, sincronizarlo con su sistema de contabilidad, comprobar la exactitud de todos los datos (p. ej., contra órdenes de compra emitidas) y minimizar la posibilidad de errores de datos.

9. Archivar datos de forma eficaz y automática

   El proceso de AP no termina cuando se pagan las facturas. También incluye el archivo de pospago de datos que se pueden recuperar, revisado y actuado (según sea necesario) en una fecha posterior. Ya sea en papel o digital, este registro histórico de todas las facturas de proveedores que se han liquidado es una parte vital de los registros financieros de una empresa.

   Además de reducir los errores de entrada de datos, El software de automatización de AP proporciona este "rastro de papel digital" y les da a los empleados control y tiempo para trabajar en proyectos más importantes.

   Con el software basado en la nube, existe una base de datos centralizada de información de AP a la que los miembros autorizados del equipo de todos los departamentos pueden interactuar y acceder desde cualquier lugar.

¿Debería considerar la automatización de AP para su negocio?

Según Ardent Partners, El 55% de las empresas considera que sus departamentos de AP son “muy” o “excepcionalmente” valiosos para la empresa en general. A pesar del valor percibido, el procesamiento de facturas sigue costando a las empresas más de lo que debería. Si bien los mejores departamentos de AP tenían costos promedio de procesamiento de facturas de solo $ 2.18 por factura, los rezagados gastaron $ 12.60, casi un 500% más.

Con aprobaciones de facturas retrasadas, abundancia de papel y poca visibilidad de los datos de facturación y pago, las empresas están recurriendo cada vez más a la automatización de AP. En cambio, estas empresas se están beneficiando de mejores análisis de AP, eliminando papel, reducir los costos de procesamiento y mejorar la colaboración con los proveedores.

Con aproximadamente el 81% de las empresas afectadas por el fraude de pagos en 2019, La automatización de AP ayuda a las empresas a protegerse contra el fraude al controlar qué empleados tienen acceso a la aprobación de facturas y la liberación de pagos. Luego, pueden crear flujos de trabajo de aprobación con varias personas y aumentar las posibilidades de detectar facturas fraudulentas antes de que se procese el pago.

Cómo NetSuite ayuda a empresas de todos los tamaños con la optimización y automatización de AP

Empresas de todos los tamaños pueden gestionar el proceso completo de cuentas por pagar con las soluciones líderes de NetSuite. Diseñado desde cero para satisfacer las necesidades de las empresas en todas las industrias, NetSuite es fácil de implementar y simple de mantener.

NetSuite permite a las empresas mantener todas las facturas y la información de los proveedores en un solo lugar, Automatizar los pagos a través de diferentes métodos (consultar, transferencia bancaria, cable, etc.) y gestionar otros procesos desde la orden de compra hasta el pago. También puede producir informes que revelen información valiosa sobre el estado de los pagos, monto total de facturas pendientes, facturas vencidas y más.