Conteo del ciclo de inventario 101:mejores prácticas y beneficios

Aprenda todo lo que necesita saber sobre el seguimiento de inventario con recuento cíclico, incluyendo los métodos, proceso, frecuencia, pasos, y beneficios.

¿Qué es el recuento cíclico?

El recuento cíclico es un método de control y equilibrio mediante el cual las empresas confirman que los recuentos de inventario físico coinciden con sus registros de inventario. Este método implica realizar un recuento regular y registrar el ajuste de productos específicos. Tiempo extraordinario, han contado todos sus bienes.

Los gerentes de almacén y los profesionales de la cadena de suministro a menudo preparan el plan para que el personal audite el inventario. Los planes de gestión de inventario más eficientes conducen a tasas de error de transacción mínimas y una precisión de registro de existencias extremadamente alta sin restarle a las tareas esenciales del personal.

Independientemente de si una empresa utiliza prácticas de inventario periódicas o perpetuas para rastrear su inventario, El recuento cíclico regular es un proceso de auditoría necesario para gestionar los recuentos de inventario.

Video:¿Qué es el conteo de ciclos?

¿Qué significa el recuento del ciclo de inventario?

Independientemente de si una empresa utiliza prácticas de inventario periódicas o perpetuas para rastrear su inventario, El recuento cíclico regular es un proceso de auditoría necesario.

Bill Conway, Director de práctica de NetSuite, Soluciones Blue Horseshoe, describe el proceso en los procedimientos de gestión de inventario:

“Muchas empresas realizan recuentos físicos regulares de inventario como parte de sus prácticas contables financieras anuales. Las grandes empresas con miles de artículos suelen detener sus operaciones durante una semana o más para realizar un recuento de inventario físico completo. El recuento cíclico es una opción de gestión de inventario que le permite contar artículos en un área designada del almacén sin detener las operaciones para realizar un inventario físico completo ".

¿Qué es la precisión del inventario en el recuento cíclico?

Cuando se usa como métrica, la precisión del inventario es un recuento o un costo. Determine la precisión del registro de inventario (IRA) mediante el uso de la fórmula de precisión del recuento del ciclo de inventario.

IRA = Inventario coincidente / # artículos contados

El objetivo del recuento cíclico es identificar y rectificar cualquier discrepancia en los registros de inventario. Como con cualquier proceso, es útil comprender su desempeño, si esta mejorando, y cómo se desempeña en comparación con los puntos de referencia de la industria. Un KPI común para esto es el número de IRA. Puede adaptar esta fórmula para el número de unidades o para un total en dólares. Para dólares / unidades, usa la fórmula:

IRA =[1-la suma de la varianza absoluta / # la suma del inventario total] x 100

Por ejemplo, si un recuento físico fue 354 y el recuento del sistema fue 375, calcule la IRA como:

=[[1- (21/375) x 100%
= 94,4%

Un resultado superior al 90% puede parecer razonable, pero el objetivo es lograr una precisión de casi el 100%.

Inventario físico frente a recuento cíclico

Un inventario físico cuenta todas las existencias una vez al año. El recuento cíclico cuenta poco, secciones preseleccionadas de inventario varias veces al año, a veces tan a menudo como a diario.

Realizar solo un inventario físico es una buena opción para empresas con un inventario mínimo. Si puede contar fácilmente sus existencias sin cerrar e incomodar a los clientes, programar y realizar un inventario anual. Para obtener más información sobre la realización de inventarios físicos, lea Prácticas recomendadas de NetSuite:recuentos de inventario físico anual.

"Si no realiza correctamente los recuentos de ciclos o si siguen indicando discrepancias en el inventario, realizar un inventario físico completo para determinar la posición real de su inventario, ”Advierte Conway. “Si su empresa no cuenta con una política o un procedimiento de recuento cíclico sólido, debe realizar una auditoría de inventario físico completo como parte de un plan de implementación de ERP. Esta práctica ayuda a garantizar que comience con datos de calidad ".

Agregar el conteo cíclico a un conteo físico anual puede ser un buen proceso para aquellos que conocen su inventario. El método también ahorra tiempo al tiempo que lo ayuda a mejorar los sistemas de administración de inventario actuales y ayuda a las empresas a programar y entregar productos de manera confiable.

Cómo hacer el conteo cíclico

Puede realizar el recuento cíclico programando alta frecuencia, recuentos regulares de secciones, o bahías como parte de las operaciones diarias. Utilice métodos de recuento cíclico de inventario para realizar recuentos diarios y asignar trabajadores específicos para áreas particulares.

Al desarrollar un programa de conteo cíclico, primero considere tres entradas principales:

• Número de SKU:
  Determine cuántos productos, o unidades de almacenamiento, quieres contar a la vez. Base lo que elija para contar en su número total de SKU, el número de productos de alto valor y lo que es razonable contar en intervalos.
• Recursos de conteo disponibles:
  Este recurso depende de la cantidad de empleados disponibles y de cuánto tiempo pueden dedicar al recuento de existencias. Por ejemplo, Algunas empresas sugieren que los empleados utilicen el tiempo antes del final del turno para contar los SKU en sus áreas asignadas. Este momento aprovecha la calma natural en la productividad de los empleados con un trabajo relativamente fácil. Estos empleados no deben tener interés en la precisión de los números.
• Frecuencia de conteo:
  La frecuencia con la que cuenta el inventario depende de la cantidad de SKU que desee contar cíclicamente en el año. Por ejemplo, si quieres contar 1, 000 SKU por año, contar ~ 83 por mes, ~ 21 por semana, y ~ 3 por día, asumiendo que solo cuenta cada SKU una vez al año. Es posible que desee contar los artículos de alto valor con más frecuencia. De cualquier manera, debe determinar cuánto tardarán los contadores en registrar sus SKU diariamente.

Política de recuento del ciclo de inventario

Una política de recuento del ciclo de inventario especifica cuándo realizar recuentos periódicamente para confirmar los saldos del inventario. Las empresas también deben determinar si contarán los productos al azar o en un patrón establecido y si tendrán auditorías "especiales" ocasionales.

Proceso de recuento del ciclo de inventario

Las empresas comienzan a contar el ciclo de inventario para eliminar las causas fundamentales de los errores. Esta acción conduce a procesos de control confiables. Después de completar un inventario físico completo para corregir cualquier discrepancia de stock, la empresa instituye un programa de recuento regular para el mantenimiento.

Los pasos a seguir durante un recuento cíclico son:

1. Revisar registros
   Desea comenzar con una base de datos precisa. Comience el proceso revisando y corrigiendo la entrada de datos en todas las transacciones de inventario.
2. Imprima o cargue un informe de recuento de ciclos
   Cree un informe de recuento de ciclos. Si está utilizando un dispositivo móvil para realizar el recuento, cargue el informe en él.
3. Comienza la cuenta
   Los contadores deben revisar las ubicaciones del inventario, descripciones, y cantidades del informe y compárelo con lo que está físicamente en el estante.
4. Investigar y reconciliar
   Identifique las diferencias encontradas durante el conteo y compárelas con el administrador de existencias. Busque patrones de errores.
5. Modificar procedimientos
   Implementar cualquier política o procedimiento de recuento de inventario. si necesario.
6. Ajustar registros
   Realice cambios en la base de datos de registros de inventario para reflejar lo que hay en el estante.
7. Calcular y repetir
   Audite el inventario con regularidad y calcule el porcentaje de precisión del inventario.

Métodos de recuento de ciclos

Los principales métodos para el recuento cíclico se basan en el área física o en la clasificación de ventas. Para el recuento de áreas físicas, revise los artículos de gran volumen con más frecuencia. Al utilizar métodos de clasificación de ventas, basado en el Principio de Pareto, contar los que se mueven más rápido, artículos más caros con más frecuencia.

El método del Principio de Pareto, también llamado recuento cíclico ABC, asume que el 20% de las piezas en un almacén se relacionan con el 80% de las ventas. Estos son los artículos "A" (los artículos "B" representan el 30% del inventario y el 15% de las ventas, Etcétera). Los elementos "A" pueden ser los SKU que se mueven más rápido o los activos más valiosos. El software de control de inventario puede identificar el contado como A, B, o artículos C. Es posible que desee contar sus elementos "A" con más frecuencia, y "B" y "C" cada vez con menos frecuencia, respectivamente.

Puede basar el recuento del ciclo ABC en otras métricas, como transacciones y números de producción. Hay muchas métricas que puede utilizar para identificar qué elementos tienen un impacto significativo en el costo de inventario general de su organización.

Sin embargo, la mayoría de los sistemas de software se basan total o parcialmente en el recuento cíclico ABC, independientemente de las métricas utilizadas para identificar las A, Bs, y Cs. Otros métodos de recuento cíclico incluyen:

• Recuento de ciclos solo por uso:
  Este proceso cuenta los artículos del inventario que más utiliza. Cada vez que el personal elimina o agrega uno de estos elementos, puede iniciar una variación de inventario.
• Grupo de control:
  El proceso generalmente se enfoca en un pequeño grupo de elementos que se cuentan muchas veces en un período corto y revela cualquier error en la técnica de conteo (que luego puede corregirse).
• Basado en oportunidades:
  Una forma de recuento cíclico basado en oportunidades, como puntos críticos del proceso de gestión de inventario, como cuando se pide o se guarda un artículo. Estos pueden ser recuentos de ciclos basados ​​en excepciones, como cuando la acción cae por debajo de su umbral predeterminado, o cuando ocurren selecciones cortas. Las selecciones cortas son cuando una empresa envía un pedido con menos de la cantidad que pidió el cliente.
• Muestra aleatoria:
  Como suena selecciona al azar una cierta cantidad de elementos para contar. Puede realizar el recuento diario para dar cuenta de un gran porcentaje de los artículos en el almacén en un período razonable.
• Conteo objetivo por área de superficie:
  Independientemente del valor de las acciones, analizará el área de almacenamiento en áreas de auditoría más pequeñas. Basado en el mapa del almacén, el auditor cuenta los elementos solo en su espacio físico asignado.
• Híbrido:
  Cada organización debe desarrollar sus propias mejores prácticas para el recuento cíclico. Pueden basar su enfoque híbrido en su mapa de almacén, o una combinación de ubicación, valor y rendimiento. La mayoría de los planes híbridos comienzan con el análisis de frecuencia de Pareto, y luego una empresa lo ajustará en función de sus necesidades.

La frecuencia de los métodos de recuento cíclico y cuándo elegir cada uno

La frecuencia con la que realiza un recuento cíclico depende de los objetivos de su empresa y del método que elija utilizar.

La frecuencia de los métodos de recuento cíclico

Método Frecuencia Cuándo elegir este método Análisis ABC (Pareto) Cuente los elementos "A" con mayor frecuencia, seguido de elementos "B", y luego cuente los elementos "C" con menos frecuencia. Suponga que el número de recuentos disminuirá con el tiempo a medida que los registros de inventario se vuelvan más precisos. Aún mantendrá la proporción de conteos entre A, B, y artículos C. Comience con el método ABC cuando necesite un programa personalizable que preste especial atención a los productos esenciales. Recuento cíclico solo por uso Cuente los elementos más utilizados con mayor frecuencia y luego con menor frecuencia para los demás elementos. Utilice este método cuando tenga controles adecuados para artículos de alto valor y necesite más. Grupo de control Realice este recuento varias veces durante un período corto. Utilice un grupo de control cuando desee encontrar errores de proceso. Uso basado en oportunidades para contar artículos en puntos cruciales del proceso de gestión de inventario, como después de cada diez transacciones de un artículo específico. Úselo para contar artículos en puntos cruciales en el proceso de administración de inventario, como después de cada diez transacciones de un artículo específico. Muestra aleatoria Se utiliza para contar artículos en puntos cruciales del proceso de gestión de inventario, como después de cada diez transacciones de un artículo específico. Utilice este método cuando tenga muchos artículos similares en existencia. Uso basado en oportunidades para contar artículos en puntos cruciales en el proceso de administración de inventario, como después de cada diez transacciones de un artículo específico. Utilice este método como diferente, una forma que ahorra tiempo de comprobar la precisión de su proceso. Conteo de objetivos por área de superficie La frecuencia con la que cuenta se basa en los objetivos de la empresa, pero debe hacerlo al menos una vez al año para cada área. Para garantizar que las ubicaciones de almacenamiento sean precisas. También puede ayudarlo a encontrar patrones de discrepancia de existencias según el sitio. La frecuencia de recuento híbrido depende de los métodos que configure. Su empresa necesita un método de recuento más flexible.

Beneficios del recuento del ciclo de inventario

No importa cuán buena sea su reposición, Los sistemas de seguimiento y gestión son, las organizaciones deben realizar comprobaciones periódicas de los niveles reales de inventario de los artículos clave. Mantener un recuento de artículos preciso puede ayudar a reducir el stock de seguridad requerido y reducir los costos generales.

Debido a que no obliga a las empresas a cerrar sus operaciones y realizar un recuento de inventario físico completo a la vez, El conteo cíclico se ha convertido en una estrategia de gestión de inventario popular para empresas de todos los sectores. Otros beneficios incluyen:

• Tasas de cumplimiento de pedidos más altas
• Mejores niveles de servicio al cliente
• Evaluaciones de inventario más precisas
• Mayores ventas
• Más tiempo entre conteos físicos
• Menos errores
• Menos pérdidas de inventario e inventario obsoleto
• Una operación más eficiente en general
• Posible eliminación de conteos anuales
• Mejora del proceso de cierre
• Reducción de las tarifas de auditoría
• Sin costos de horas extras para los empleados
• Detecte robos de manera más oportuna

Retos y riesgos del conteo cíclico

Incluso las empresas más organizadas pueden tener problemas con el recuento del ciclo de inventario. Es fácil introducir errores de inventario cuando se trata de varias ubicaciones, retrasos en el papeleo y transacciones pendientes. Puede introducir variaciones falsas si no actualiza el recuento en tiempo real. Por lo tanto, define tu proceso, realice un seguimiento de la precisión de su inventario y aspire a un alto grado de precisión.

Cómo aumentar la precisión en el recuento de ciclos

Los profesionales de la gestión de inventarios favorecen el recuento cíclico de los recuentos de inventario anuales por su ahorro de tiempo y costes. Mejore la precisión mediante el uso de un enfoque metodológico que tenga en cuenta las necesidades comerciales únicas y la participación humana.

Asegúrese de que los equipos hagan el trabajo en un momento que tenga sentido para el negocio. Algunas empresas prefieren contar al comienzo del día, citando personal nuevo. Otras organizaciones dicen que el final del día es mejor porque no quita los trabajos de rutina del personal. Algunas organizaciones utilizan un sistema de gestión de almacenes para asignar el recuento por estación, para que el personal nunca tenga que salir de su puesto para realizar sus recuentos. Más formas de mejorar la precisión incluyen:

• En el caso de varianza, contar los artículos a nivel de línea.
• Coordinar el reordenamiento, recoger y guardar artículos después de contarlos.
• Durante el conteo activo, congelar cualquier actividad en los elementos y sus ubicaciones.
• Alterne aleatoriamente el personal de conteo.

Mejores prácticas de recuento del ciclo de inventario

Independientemente de su método de inventario de auditoría, su desempeño debe ser sistemático y formar parte de las operaciones comerciales regulares. Cada organización también debe decidir el intervalo para el recuento en función de las características específicas de su stock.

Las mejores prácticas de recuento cíclico incluyen:

• Cierre todas las transacciones de los artículos del inventario antes del recuento del ciclo.
• Si usa el método ABC, clasificar los elementos en los respectivos grupos de recuento utilizando especificado, procesos documentados.
• Cuente todos los productos para todos los SKU enumerados.
• Decide qué contar y cuándo. Tiene sentido contar los artículos que son de alto valor o que se mueven rápidamente por el almacén semanalmente. Cuente todas las demás existencias trimestralmente. Conway sugiere enumerar los artículos por ubicación del almacén para decidir cuánto contará cada combinación cada trimestre.
• Utilice la fórmula de precisión del inventario para ver los cambios a lo largo del tiempo.
• Identifique los artículos que se mueven más rápido en el almacén. Márcalos como los más rápidos a los más lentos para descubrir cómo clasificar elementos para conteos futuros.
• Dedicar personal específico a equipos de conteo.
• Asegúrese de que los equipos cuenten todos los productos al menos una vez por trimestre.
• Utilice cero recuentos. "Si los procesos del almacén provocan un depósito vacío por una orden de picking, luego se le da un comando al trabajador del almacén para que cuente el contenedor y confirme que está vacío. Esta acción verifica rápidamente que el contenedor está vacío y ayudará a la instalación a confirmar que la finalización del recuento del nivel de ubicación del almacén de artículos fue correcta. ”Explica Conway.
• Inicialmente, es posible que desee contar dos veces para asegurarse de que los números sean correctos. Un supervisor puede verificar los recuentos con el inventario en el sistema.
• Realice investigaciones cuando surjan errores.
• Documente todo:el proceso, los cambios y los resultados.

Automatización en el conteo de ciclos

El uso de la automatización en su proceso de recuento cíclico puede mejorar la precisión de sus resultados. La automatización también reduce los costos laborales, aumenta la productividad de los trabajadores, proporciona confianza en sus niveles de existencias y permite la visibilidad en tiempo real a medida que cambia su inventario.

Gracias a la tecnología, el proceso de conteo cíclico se ha vuelto más fácil, menos intrusivo y requiere incluso menos mano de obra. Reemplazando hojas de cálculo de Excel u otros sistemas de control de inventario manual con software de control de inventario, las empresas pueden realizar un seguimiento de sus existencias de forma más eficiente, al tiempo que reducen los errores humanos y ahorran tiempo, dinero y valiosas horas-hombre.

• Utilizar software para implementar un sistema de control de inventario (parte del sistema de gestión de almacenes)
• Los dispositivos incluyen computadoras móviles, contadores de robot, y lectores de códigos de barras
• El software puede seleccionar la cantidad de elementos y ubicaciones para contar en un momento específico

Vea cómo 2Pure Ltd agilizó su gestión de inventario, mostrando los detalles del inventario hasta la ubicación del contenedor, con NetSuite ERP.

Cómo ayuda NetSuite con el recuento del ciclo de inventario

La función de recuento de inventario de NetSuite mejora el seguimiento del inventario y proporciona un mayor control sobre los activos clave. Con esta característica, las empresas pueden categorizar el inventario según el volumen de transacciones y / o el valor, e ingrese conteos periódicos regulares de las cantidades de artículos disponibles para mantener la precisión del inventario.

Con su funcionalidad estándar, NetSuite no solo lo ayuda a obtener un mejor control de su inventario, pero también da un paso más al extender esas actividades a su solución de gestión de almacenes y dispositivos móviles de radiofrecuencia (RF). Con la aplicación móvil, los usuarios pueden escanear contenedores y artículos, registrar automáticamente los recuentos de ciclos sin dejar el suelo. Esto hace que la auditoría del inventario sea menos intrusiva para el trabajo diario y reduce los errores manuales debidos a la codificación incorrecta y el tiempo de demora.

Al implementar una estrategia de recuento cíclico respaldada por un software de gestión de inventario, las empresas obtienen niveles de inventario más precisos; indicaciones automáticas para los elementos que deben contarse; la capacidad de categorizar artículos basados ​​en volúmenes o valor; garantía de calidad mejorada; y mayores índices de satisfacción del cliente.

Obtenga más información sobre el recuento cíclico en nuestra solución de gestión de inventario.