Estado del inventario:factores importantes que deben tenerse en cuenta para evitar la falta de coincidencia del inventario

Cualquier inventario de materias primas o productos terminados se ejecuta en miles de artículos SKU. Especialmente en el caso del Inventario de Materias Primas y el Inventario de Piezas de Repuesto, estos números podrían ser mucho más altos en comparación con los Productos Terminados. Incluso en productos terminados, algunos productos como la ropa, comestibles, etc. podrían encontrarse con miles de SKU en toda la gama.

Cada unidad de Inventario tiene un valor económico en los libros de la empresa. Por lo tanto, como activo, es necesario tener un control sobre el inventario y asegurarse de que las existencias de libros coincidan con las existencias físicas. Básicamente, por stock de libros nos referimos al stock del sistema.

La gestión de inventarios, por un lado, consiste en gestionar las transacciones de inventario y los datos en el sistema y, por otro, involucra procesos físicos en el terreno. Ambos deben trabajar en conjunto para garantizar que todas las transacciones se cierren y completen tanto en el sistema como en el taller.

En un almacén, las operaciones diarias típicas comienzan con la recepción de materiales de diferentes proveedores, que están descargados, contados y actualizados en el sistema. Luego, el sistema emite un GRN y dirige la ubicación en la que se debe almacenar el material. En consecuencia, el material se mueve a la ubicación de almacenamiento y una confirmación en el sistema cierra toda la transacción. Al mismo tiempo, Se llevarán a cabo procesos paralelos para la entrega de envíos en los que el sistema libera los pedidos de recolección en el almacén. El personal de operaciones recoge los materiales según la lista de selección y los confirma al sistema, que luego libera una orden de embalaje y una factura para el envío. En medio de estas múltiples transacciones, habría bastantes transacciones operativas como transferencias de contenedor a contenedor, kitting, etc., que se tramitan nuevamente en el sistema seguido de un proceso físico y una nueva confirmación al sistema.

En una situación en la que se realicen múltiples transacciones tanto en el sistema como en operaciones físicas y las tareas sean interdependientes, cualquier desviación del proceso en cualquiera de las transacciones seguramente ocurrirá dando como resultado diferencias entre las transacciones del sistema y el inventario físico.

La tendencia actual en las industrias es subcontratar las operaciones de almacenamiento a proveedores de servicios externos, en cuyo caso las transacciones aumentan de forma múltiple debido a la introducción de un sistema adicional en el extremo del almacén, que pertenece al proveedor externo. El cliente principal mantiene su inventario en su ERP, que realiza transacciones con los proveedores externos WMS - Sistema de gestión de almacén y las transacciones físicas en el piso de producción, que deben ejecutarse al mismo tiempo que el sistema.

1. Problemas de sistemas

   Normalmente, el sistema ERP y el WMS están interconectados mediante interfaces estándar. Ambos sistemas intercambian archivos de interfaz estándar actualizando las transacciones realizadas en cada uno de los sistemas y se descargan en ambos extremos en frecuencias periódicas por lotes de media hora o una hora. Por lo tanto, todos los recibos recibidos físicamente en el almacén en una hora se actualizan en el WMS del almacén, que luego envía la información GRN al ERP del Cliente para su actualización. El ERP del cliente procesa de manera similar los pedidos en función del inventario disponible en su sistema y emite pedidos de ventas que se envían a WMS. WMS luego genera oleadas de picking que, cuando se confirman, conducen a la liberación de la lista de empaque y la factura. Estas transacciones se vuelven a completar físicamente y WMS se actualiza. Además, WMS envía la información de envío a ERP para su posterior actualización. Para que estas transacciones se realicen sin problemas, tanto ERP como WMS deben coincidir perfectamente en términos de información de inventario y transacciones.

   Cuando en el caso de las operaciones diarias, cientos de transacciones se están procesando en ambos extremos al mismo tiempo; las actualizaciones del sistema pueden no ocurrir en tiempo real y pueden dar lugar a discrepancias en el inventario. Por lo tanto, es necesario tener una conciliación diaria de todas las transacciones entre ambos sistemas y operaciones.

2. Se requiere disciplina del sistema

   Dichos sistemas basados ​​en transacciones requieren una disciplina estricta por parte de los usuarios del sistema para garantizar que completen todos los procesos sin desviaciones y actualicen regularmente los maestros y se reconcilien a diario. Cualquier falta de disciplina puede afectar no solo al inventario, sino también a las transacciones. Por ejemplo, si por alguna razón un SKU o envío en particular está bloqueado en el almacén y no debe enviarse, el bloqueo de inventario no solo debería ocurrir en WMS, que controla las operaciones de piso, sino también en ERP. De lo contrario, en el ERP, el inventario bloqueado puede mostrarse como inventario abierto y asignarse para una orden de venta.

3. La actualización de datos maestros es un MUSTM

   Los números de código SKU en cualquier inventario están sujetos a cambios frecuentes. También puede tener la misma descripción y el mismo artículo suministrado por diferentes proveedores. Cada vez que se crea una nueva SKU en el ERP del Cliente, hay que asegurarse de que también se creen los mismos SKU nuevos en el WMS. Datos maestros de WMS con respecto al código SKU, La descripción y otros datos maestros de SKU y la información del maestro de proveedores deben reflejar la del ERP. Si por descuido o descuido se encuentra que falta esta coordinación, el inventario se confunde o no se carga en el sistema.

4. El inventario del sistema debe coincidir con el inventario físico

   El inventario que se configura y mantiene en el ERP, así como en el WMS, debe corresponder al inventario en el piso de producción. Por ejemplo, el inventario que se muestra en ERP y WMS con detalles de cada ubicación en cuanto a dónde, cuánto se almacena en qué ubicación debe coincidir exactamente con la realidad física. En el taller, la ubicación física debe tener el mismo SKU, Cantidad exacta según la entrada del sistema. Cualquier desajuste en la ubicación del piso como resultado de un error del personal de operaciones de mantener el inventario en una ubicación incorrecta creará estragos tanto en el sistema como en las operaciones.