Cómo escribir un informe de gastos de pequeñas empresas

La gestión de gastos presenta muchos desafíos para una pequeña empresa. Controlando los gastos, el mantenimiento de controles sobre quién gasta los fondos de la empresa y la comprensión de las implicaciones fiscales tienen un impacto directo en el resultado final. La creación de un informe de gastos completo ayudará a su empresa a aprovechar las deducciones fiscales y garantizará que los empleados reciban un reembolso eficaz.

Adicionalmente, a medida que las empresas permiten cada vez más a los empleados trabajar desde casa, muchas empresas están gestionando nuevas y / o crecientes solicitudes de reembolso de gastos relacionados con el trabajo remoto. Para impulsar la liquidez a corto plazo, muchas pequeñas empresas están analizando de cerca dónde pueden reducir costos y qué deben reembolsar.

¿Qué es un informe de gastos de pequeñas empresas?

Un informe de gastos realiza un seguimiento de los gastos en los que incurren los empleados durante el desempeño de funciones comerciales. Uno de los objetivos principales de los informes de gastos es el reembolso de los gastos que los empleados pagaron de su bolsillo o con una tarjeta de crédito corporativa. Cubriremos ambos escenarios aquí.

Conclusiones clave

• Hecho correctamente, los informes de gastos permiten que las empresas reciban deducciones fiscales por reembolsos a los empleados.
• Los informes organizados ayudan a los líderes de las pequeñas empresas a comprender dónde gastan más dinero los empleados y pueden facilitar la detección de fraudes.
• Las pequeñas empresas pueden utilizar una plantilla básica de Excel para los informes de gastos a fin de registrar la información de los empleados y los detalles relevantes de cada gasto durante un período determinado.
• A medida que las empresas maduran, pueden obtener importantes beneficios con un sistema de gestión de gastos que automatiza gran parte del proceso.

¿Por qué son importantes los informes de gastos?

Una empresa que requiere que los empleados presenten informes de gastos puede aprovechar las deducciones fiscales. Cuando los gastos se reembolsan en virtud de lo que se llama un plan responsable, los reembolsos no se gravan como salario del empleado y la empresa puede deducir los reembolsos como gastos comerciales. Bajo planes no contables, los reembolsos se tratan y gravan como ingresos brutos para los empleados.

Para ser un plan responsable, el IRS requiere que los arreglos de reembolso de gastos se adhieran a estas tres reglas:

1. El gasto debe tener una conexión comercial. El empleado debe haber pagado o incurrido en gastos deducibles mientras prestaba servicios como empleado.
2. El empleado debe rendir cuentas adecuadamente al empleador por estos gastos dentro de un período de tiempo razonable. Esto se logra dando al empleador una declaración del gasto (generalmente un informe de gastos) y evidencia documental del gasto, como recibos.
3. El empleado debe devolver cualquier reembolso o asignación en exceso dentro de un período de tiempo razonable.

Beneficios de un informe de gastos para pequeñas empresas

Exigir a los empleados que presenten informes de gastos para los gastos comerciales reembolsables puede proporcionar varias ventajas para las pequeñas empresas. A continuación, presentamos tres beneficios principales:

• Aproveche los ahorros fiscales. Al exigir que los empleados presenten informes de gastos por gastos comerciales reembolsables, la empresa puede aprovechar las ventajas fiscales reembolsándolas de acuerdo con las reglas del plan responsable. Dado que los pagos de gastos se pueden deducir, que reduce la carga fiscal de la empresa.
• Comprenda mejor los costos de viaje y otros gastos. Con una política de informes de gastos regulares en su lugar, las pequeñas empresas pueden comprender mejor las ventas y otros gastos relacionados con los empleados. Un aumento en las tarifas de las aerolíneas afectará a una pequeña empresa que requiere que el personal de ventas o de servicio realice viajes extensos, por ejemplo. Similar, algunas empresas gastan mucho en comidas para clientes o posibles clientes. Los informes de gastos formalizados brindan visibilidad de esos costos y la administración puede cambiar las pautas para ajustar el gasto en consecuencia.
• Rechace los gastos cuestionables y evite el fraude total. Los informes de gastos ayudan a la empresa a ver las áreas de alto gasto y a realizar cambios. Esto es importante, ya que el 56% de los directores financieros en una encuesta de Robert Half Management Resources dijeron que han visto un aumento en el número de “presentaciones de reembolsos inapropiados” por parte de los trabajadores durante los últimos tres años. Algunos son fáciles de detectar y rechazar sin discutir:un yate, un viaje a Italia y un salto son tres cosas que los ejecutivos le dijeron a Robert Half que han visto a los empleados intentar gastar. Otros pueden deslizarse porque su validez bajo la política es menos clara, como el cuidado de los niños, crayones o eliminación de chinches.

¿Qué debe incluir un informe de gastos?

Los reclamos de gastos incorrectos pueden ser el resultado de una política de gastos poco clara o poco realista o una mala comunicada. Y cuando la política no es clara, hay repercusiones en cascada, incluido el tiempo dedicado a completar, rechazando reenviar y procesar reclamos de gastos y reembolsos.

Cada informe de gastos debe incluir:

• El nombre del empleado
• La fecha de presentación del informe.
• Un número para referenciarlo
• El nombre del gerente del empleado.
• El período por el que solicitan el reembolso de los gastos.
• Una lista detallada de cada gasto que incluye:
• La fecha en que se incurrió en el gasto.
• La cuenta de gastos del plan de cuentas a la que debe vincularse (es decir, viajes de empleados, material de oficina)
• El monto del gasto
• Una descripción detallada del gasto, incluyendo qué era y dónde estaba, y el propósito comercial o la relación comercial
• Recibos de todos los gastos, donde sea posible

El gasto por millas debe incluir información sobre:

• La dirección de la ubicación inicial
• La dirección de la ubicación final
• El kilometraje exacto entre esos puntos
• La tasa de millaje estándar federal del IRS para calcular el reembolso total de millaje (la tasa para 2020 es 57,5 ​​centavos por milla).

7 pasos para crear un informe de gastos para su pequeña empresa

• Si la empresa no tiene un software de gestión de gastos, comience a crear una plantilla en Microsoft Excel. Hay muchas plantillas gratuitas basadas en Excel disponibles.
• La plantilla debe proporcionar áreas en la parte superior del formulario para ingresar información básica. Esto incluye el nombre del empleado y / o el número de identificación del empleado, la fecha en que se envía el formulario, un número de referencia / número de factura, el nombre de su gerente y el período por el cual se solicitan los reembolsos de gastos.
• Cree una columna para la fecha del gasto. Aquí es donde el empleado ingresará la fecha en que se incurrió en cada gasto.
• Cree una columna para la cuenta de gastos en el plan de cuentas desde la que se reembolsará el gasto. En Excel, puede ser un menú desplegable en el que el equipo de finanzas ha importado las cuentas de gastos más relevantes para el reembolso de los empleados.
• Cree una columna para el monto del gasto. Aquí es donde el empleado ingresará la cantidad exacta que coincida con su recibo.
• Cree una columna para la descripción del gasto. El empleado describirá para qué se solicita el reembolso y por qué es un gasto comercial legítimo.
• Pida a los empleados que numeren los recibos para que coincidan con las filas que detallan cada gasto.

Uso de Excel para crear un informe de gastos

Los pasos anteriores pueden dirigir a un empleado a crear e ingresar gastos manualmente en una hoja de cálculo de Excel. Microsoft ofrece plantillas gratuitas de informes de gastos basadas en Excel. El siguiente ejemplo se editó ligeramente para eliminar columnas sobre entretenimiento, que bajo la Ley de Empleos y Reducción de Impuestos ya no califica como un gasto comercial y no será deducible de impuestos.

Excel puede ser una herramienta útil para administrar informes de gastos de pequeñas empresas, pero una empresa puede verse rápidamente superando los procesos manuales que requiere. La Asociación Global de Viajes de Negocios (GBTA) estima que se necesitan $ 58 en promedio para enviar y procesar un informe de gastos y $ 52 adicionales para corregirlo. De media, El 20% contiene errores, cada uno de los cuales requiere 18 minutos para el personal de cuentas por pagar. Automatizar más el proceso, desde la generación del informe de gastos, a las aprobaciones, a la integración con cuentas por pagar:aporta importantes ganancias de eficiencia.

Uso de software de gestión de gastos y contabilidad

Technavio dice que se espera que las inversiones en la automatización de la gestión de gastos crezcan a una tasa de crecimiento anual compuesta del 12% hasta 2021, con un factor clave que es la creciente fuerza de trabajo móvil.

Los sistemas de administración de gastos aprovechan la tecnología como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para usar una foto de un recibo para completar automáticamente los campos en un informe de gastos. Esta tecnología de recopilación de datos simplifica los informes de gastos para la fuerza laboral móvil. Adicionalmente, La integración con dispositivos GPS puede crear una forma fácil y precisa de registrar el kilometraje.

El software de gestión de gastos también puede marcar automáticamente los cargos que están fuera de la política y prohibir a los empleados proceder con gastos cuestionables. También envía los informes a las personas adecuadas para su aprobación, asegurando controles adecuados y ahorrando tiempo al equipo de cuentas por pagar. Y si la solución está vinculada con el software de cuentas por pagar de una empresa, puede agilizar el proceso de pago, algo que tanto el equipo de contabilidad como los empleados apreciarán.

Tome Spark MicroGrants, por ejemplo, una startup que otorga subvenciones iniciales a comunidades de África Oriental para que los residentes puedan iniciar sus propios negocios. Para cada uno de los cuatro países en los que opera, El oficial de finanzas tardó un día en conciliar todos los informes de gastos. El director de finanzas revisaría esos informes y volvería con preguntas, lo que lleva a un montón de ida y vuelta. Mejor gestión de gastos, es decir, Implementación de software de gestión de gastos:Spark MicroGrants ahorró 64 horas al mes.

A medida que las empresas comienzan a reanudar los viajes de negocios a raíz del COVID-19 y ofrecen una mayor flexibilidad para trabajar desde casa, Seguramente surgirán nuevos problemas. Las empresas pueden prepararse simplificando las políticas y los procesos ahora, y asegúrese de que el informe de gastos no sea un estrés adicional para los empleados que simplemente intentan hacer su trabajo.