Cómo administrar la nómina de una pequeña empresa

Su pequeña empresa está en funcionamiento, y está listo para comenzar a contratar empleados. Con los empleados viene la nómina, una tarea esencial y compleja. Desde el seguimiento del tiempo hasta la retención y el pago de impuestos, cada aspecto de la gestión de la nómina requiere la máxima atención a los detalles.

Por qué su pequeña empresa necesita la nómina

La nómina puede llevar mucho tiempo y ser complicada. Incluso las pequeñas empresas pueden beneficiarse del software de nómina para ayudar a procesar y registrar los beneficios de los empleados. impuestos y nómina. La creación de un plan para procesar la nómina beneficia a empleadores y empleados. Así es cómo.

1. La nómina eficiente y precisa protege los beneficios de los empleados y juega un papel clave en la satisfacción de los empleados. Beneficios importantes como la salud, seguros de invalidez y desempleo, así como los aportes al plan de jubilación se calculan y gestionan mediante nómina. Las contribuciones de los empleados se deducen del salario bruto de los empleados y los errores con los pagos del seguro y los planes de jubilación pueden ser costosos y problemáticos para los empleadores y los empleados. Y pagar a los empleados con precisión y puntualidad ayuda a mantenerlos satisfechos. Los errores de nómina pueden agotar rápidamente la moral y llevar al personal a buscar trabajo en otro lugar.

2. Las empresas deben cumplir con las leyes laborales y los requisitos de impuestos sobre la nómina. Estos complicados requisitos pueden variar de un estado a otro y están sujetos a cambios. Las sanciones por incumplimiento del IRS y otras agencias tributarias pueden ser severas, y las violaciones a las leyes laborales pueden generar problemas con el Departamento de Trabajo (DOL) e incluso demandas de los empleados. El software de nómina puede ayudarlo a mantenerse actualizado con las regulaciones cambiantes y a procesar una nómina precisa y conforme a la ley.

3. La gestión eficiente de la nómina ayuda a las empresas a optimizar el flujo de caja y el rendimiento. La nómina es uno de los mayores gastos recurrentes de una empresa. Necesita suficiente capital de trabajo o dinero a la mano, cada período de pago para cumplir con sus obligaciones. Comprender los costos de su nómina también lo ayuda a administrar su fuerza laboral de manera más eficiente. Desea tener suficientes empleados para hacer el trabajo correctamente sin gastar dinero en mano de obra innecesaria. Pero también necesita suficiente efectivo disponible para contratar nuevos empleados o realizar inversiones adicionales si el negocio se recupera.

Configurar un sistema de nómina

Antes de que pueda comenzar a pagar a sus empleados, siga algunos pasos para configurar su sistema de nómina. En lugar de intentar todos estos pasos con cálculos manuales y hojas de cálculo, considere una solución de software de procesamiento de nóminas para simplificar el proceso.

• Obtenga un número de identificación de empleador (EIN). Un EIN es un número de nueve dígitos que el IRS asigna a su negocio para identificarlo en los documentos fiscales. similar a la forma en que se usa un número de seguro social para identificar a una persona. Es posible que los propietarios de negocios necesiten obtener un EIN antes de poder solicitar licencias comerciales. abrir una cuenta bancaria comercial o presentar impuestos sobre la nómina. Solicite un EIN en línea a través del sitio web del IRS.
• Establece un cronograma de nómina. Determine la frecuencia con la que pagará a los empleados. Muchas empresas pagan a los empleados cada dos semanas (quincenalmente). Algunos estados tienen requisitos mínimos de frecuencia de pago, así que antes de decidirse por un cronograma de nómina, asegúrese de cumplir con todas las regulaciones. Decide cómo pagarás a los empleados, ya sea por depósito directo, cheque en papel o tarjeta de pago recargable. Debido a que los empleados dependen de sus cheques de pago, es importante pagar constantemente a tiempo.

• Comprende las leyes salariales. Leyes salariales a nivel federal y estatal, como las reglas de salario mínimo y horas extras establecidas por la Ley Federal de Normas Laborales (FLSA), ayudar a proteger el bienestar de los empleados. Bajo la FLSA, los empleadores deben rastrear y mantener registros de todo el tiempo trabajado de los empleados, pagar al menos el salario mínimo y pagar horas extras si los empleados trabajan más de 40 horas por semana y no están exentos. Para que los empleados estén exentos de la FLSA, se les debe pagar un salario, o una suma fija cada año independientemente de cuántas horas se trabajen, eso es más de $ 684 por semana ($ 35, 568 por año) en la mayoría de los estados. En algunos estados, como California, Washington y Nueva York, ese requisito mínimo es aún mayor.

  Si su empresa contrata autónomos o contratistas independientes, también tendrán sus propias reglas y regulaciones. Desde la perspectiva del IRS, los autónomos son autónomos, por lo que no están sujetos a las mismas leyes de salario mínimo o horas extras que los empleados por hora no exentos.

• Cumplir con las regulaciones fiscales. Como las leyes salariales, existen regulaciones de impuestos sobre la nómina a nivel federal, nivel estatal y local. Una vez que se determina el salario bruto de su empleado, Calcule estos impuestos y retenga el monto de los cheques de pago para enviarlo a la agencia correspondiente. Planifique y haga un presupuesto para los siguientes impuestos.

  • Impuestos federales
  • Impuestos de la Ley Federal de Contribuciones al Seguro (FICA)
  • Impuestos de la Ley Federal de Impuestos al Desempleo (FUTA)
  • Cualquier otro impuesto estatal o local relevante

Las empresas no son responsables de retener ni pagar impuestos para los contratistas independientes. Y, por lo general, no califican para otros beneficios para empleados, porque técnicamente no son empleados de la empresa. En lugar de completar un formulario W-4 que detalla las retenciones, los autónomos llenan un W-9.

• Establecer un paquete de beneficios. Decida qué beneficios ofrecerá. Considere el seguro médico, contribuciones al plan de jubilación y tiempo libre pagado. Las contribuciones al plan se deducen de los cheques de pago. Y el tiempo libre pagado necesita un seguimiento cuidadoso. Si tiene un departamento de recursos humanos, trabaje con ellos para crear y administrar estos beneficios.

El software de administración de nóminas puede ayudarlo a ser más eficiente, comprender mejor los costos asociados con la nómina, Mantener la precisión y garantizar el cumplimiento de la normativa fiscal.

Qué se incluye en un sistema de nómina

El sistema de nómina que configure deberá realizar un seguimiento del tiempo de los empleados, calcular deducciones, procesar los impuestos y beneficios de la nómina, realizar los pagos a los empleados y presentar los impuestos correspondientes. Cada sistema de nómina tiene algunos componentes.

Seguimiento del tiempo :Establezca un sistema de seguimiento del tiempo para sus empleados por horas y capacítelos sobre cómo usarlo. Considere factores como el pago de horas extra y las solicitudes de tiempo libre. El software de seguimiento del tiempo y la nómina puede ayudar a automatizar y agilizar estos procesos

Salarios :El sistema de nómina calculará los salarios o el pago bruto utilizando la tarifa por hora y la cantidad de horas trabajadas. Y para los asalariados, su salario anual se dividirá por el número de períodos de pago.

Retenciones :El software de nómina calculará las obligaciones fiscales correspondientes utilizando la información que se encuentra en el formulario W-4 de cada empleado, así como otros federales, leyes estatales y locales. Automatizará los pagos a sus autoridades fiscales y mantendrá registros para fines de cumplimiento. También puede procesar deducciones por embargos salariales, si necesario.

Beneficios :Al igual que los impuestos, el sistema de software de nómina deducirá la parte de los beneficios del empleado antes de que se corte un cheque para garantizar el pago oportuno.

Otras funciones útiles :El software de nómina de primer nivel se integra con otro software empresarial, como el software de recursos humanos y contabilidad, para resolver otros desafíos financieros y de nómina comunes.

Establecer políticas y procedimientos de nómina

Después de decidirse por un sistema de nómina, establecer políticas y procedimientos estándar para administrar las tareas de nómina de manera eficiente y oportuna. Estos son algunos de los detalles sobre su período de pago y beneficios que debe comunicar a todos los empleados:

• Cómo funciona tu nómina. Capacitar a los empleados sobre los procedimientos de seguimiento del tiempo. con quién hablar si tienen problemas con la nómina y otras políticas de la empresa, como vacaciones pagadas. Considere un sistema de software de nómina con una interfaz fácil de usar que todos sus empleados, independientemente de la capacidad técnica, puede acceder y usar fácilmente para informar el tiempo, solicite tiempo libre y vea de forma segura otra información importante sobre la nómina.
• Cuando el período de nómina es. La frecuencia de pago depende en gran medida de lo que funcione mejor para su empresa y sus empleados. aunque algunos estados también tienen leyes de período de pago mínimo. La mayoría de los empleadores optan por un período de pago quincenal, siendo el viernes el día de pago más popular. Los empleados dependen de sus cheques de pago y es importante que sepan cuándo esperar un cheque de pago. Y necesita saber cuándo procesará la nómina para asegurarse de que su empresa tenga fondos suficientes para cubrir el costo.
• Cómo funcionan los beneficios. ¿Qué tipo de plan de salud está ofreciendo? ¿Cuánto se deducirá de cada cheque para cubrir las primas? ¿Qué pasa con las contribuciones de jubilación? ¿Existe un programa de contrapartida del empleador si los empleados contribuyen a sus fondos de jubilación? Una vez establecido el plan de beneficios, comunicarlo durante sus procesos de incorporación.

Cómo ejecutar la nómina

Ahora que sus procesos de nómina están establecidos y está listo para comenzar, hay algunos pasos a tener en cuenta. El primer paso es averiguar cuántas horas trabajaron sus empleados.

Usando un sistema de seguimiento del tiempo

Lleve un registro del tiempo trabajado por cada empleado. Un sistema de seguimiento del tiempo lo ayudará a calcular los salarios de los empleados pagados por horas. También puede ser utilizado por empleados asalariados si facturan tiempo a proyectos o clientes específicos. Utilice una solución de software de nómina con funciones de informes y seguimiento del tiempo.

Una vez que tenga un registro completo de las horas trabajadas y el salario de los empleados, está listo para comenzar a procesar la nómina. Estos son los pasos a seguir para un procesamiento eficiente de la nómina:

1. Calcule los salarios. Ya sea por hora o por salario, encuentre el salario bruto de cada empleado. No olvide calcular el pago de horas extra cuando corresponda.
2. Calcule el salario neto. Deducir todos los impuestos sobre la nómina requeridos, prestaciones cotizaciones y embargos salariales del sueldo bruto. Si bien esto se puede hacer manualmente, El software de nómina puede automatizar este paso.
3. Pague a los empleados y distribuya recibos de pago si es necesario. Algunos estados no exigen recibos de pago, pero incluso cuando no sea necesario, es una mejor práctica comercial comúnmente aceptada compartirlos con los empleados después de cada período de pago. Esto se puede hacer electrónicamente o con copias impresas.
4. Deposite todos los impuestos sobre la nómina. Esto incluye los ingresos federales, FICA, FUTA y los impuestos locales que se retienen del pago de los empleados, así como de la parte del empleador. De nuevo, El software de nómina puede automatizar este proceso al presentar y depositar los impuestos sobre la nómina por usted.
5. Mantener registros. Cumpla con el IRS, DOL y regulaciones locales.
6. Presente todos los formularios de impuestos requeridos. Esto se hace trimestralmente para los impuestos sobre la renta federales y FICA, y anualmente para FUTA. La frecuencia de presentación local y estatal variará.

Gestión de impuestos sobre la nómina

Hacer un seguimiento y pagar correctamente todos los impuestos sobre la nómina no es una tarea fácil, porque puede estar sujeto a múltiples impuestos a nivel federal, niveles estatales y locales. A continuación, se ofrece una descripción general rápida de los impuestos sobre la nómina que las empresas deben realizar un seguimiento:

• Impuestos federales sobre la renta: Cada empleado pagará impuestos de manera diferente según sus ingresos y sus retenciones de su Formulario W-4 del IRS. Las calculadoras en línea y el software de nómina pueden ayudar con este cálculo complejo.
• Impuestos FICA: Estos financian el Seguro Social y Medicare y la cantidad se divide en partes iguales entre el empleador y el empleado. Para el Seguro Social, los empleadores y los empleados pagan el 6.25% del salario bruto cada uno por un total del 12.4% hasta $ 137, 700 de las ganancias de los empleados. El monto pagado al Seguro Social de los empleados durante sus carreras determina la cantidad de beneficios que reciben después de jubilarse. Y los impuestos al Medicare son del 1,45% tanto para el empleador como para el empleado.
• Impuestos FUTA: El empleador paga la FUTA. La tasa de impuesto FUTA es del 6% sobre los primeros $ 7, 000 en salarios pagados en un año calendario, a menos que su estado reciba un crédito fiscal que reduzca su pago total de FUTA.
• Otras consideraciones fiscales: Pagar los impuestos sobre la renta estatales y locales pertinentes, más obligaciones financieras adicionales como seguro por discapacidad, compensación al trabajador y seguro de desempleo estatal.

Además de pagar estos impuestos, las empresas deben informarlos de acuerdo con los horarios del IRS. Todas las empresas deben administrar los impuestos sobre la nómina con la máxima precisión para evitar multas del IRS y problemas con los empleados. El IRS requiere que los impuestos sobre la nómina se paguen en fechas específicas, ya sea quincenal o mensual, y puede enfrentar multas elevadas si no cumple con esos plazos, hasta un 10% de penalidades. Si tiene pocos fondos y no puede cubrir todos sus gastos, Hay mejores formas de resolver los problemas de flujo de efectivo que saltarse las facturas de impuestos. Y ningún empleado quiere ser golpeado con una factura de impuestos inesperada porque su empleador utilizó un cálculo de retención incorrecto.

La importancia de mantener registros de nómina

Las agencias federales y estatales tienen leyes que requieren que usted mantenga registros de nómina específicos en caso de que las agencias necesiten la información.

Bajo la FLSA, los empleadores deben mantener ciertos registros de todos los trabajadores no exentos durante tres años, como el nombre del empleado, dirección y ocupación, así como detalles de la nómina como horas trabajadas y salarios ganados.

De acuerdo con las regulaciones del IRS, Todos los registros de impuestos sobre la nómina deben conservarse durante al menos cuatro años y deben estar disponibles a pedido para revisión del IRS. El IRS también requiere que las empresas mantengan la información de cada empleado, incluidos los salarios, certificados de retención y fechas y montos de los depósitos de impuestos realizados en su nombre. La violación de los requisitos de mantenimiento de registros de nómina puede generar costosas multas con el IRS y el DOL. Y si surge alguna disputa, claro, Los registros precisos pueden ayudar a proteger su negocio.

Más allá de las razones legales, Las buenas prácticas de mantenimiento de registros de nómina pueden ayudarlo a comprender mejor las métricas comerciales clave, como los niveles de productividad, ausencias de empleados y costos de nómina.

Utilice una persona encargada de la nómina o un gerente

Mantenerse al día con las prácticas y regulaciones cambiantes de la nómina es un desafío de nómina común. Una solución es asignar a alguien para que sea la persona encargada de su nómina o contratar a un administrador de nómina. Si está ejecutando la nómina manualmente o está utilizando una solución de software de nómina, el rol de administrador de nómina puede ser un trabajo de tiempo completo. E incluso si está subcontratando la nómina, una persona encargada de la nómina puede ayudar a supervisar el proceso, así como el intercambio oportuno de información entre su empresa y el proveedor de servicios.

Los gerentes de nómina generalmente manejan las siguientes tareas:

• Procesamiento de nómina
• Deducir las contribuciones a los beneficios
• Garantizar el cumplimiento de los impuestos sobre la nómina
• Comprender y seguir las leyes salariales
• Pagando todos los impuestos necesarios
• Presentar informes de nómina al IRS y otras entidades gubernamentales
• Mantener todos los registros necesarios y útiles
• Responder a las consultas de nómina de empleados

Los gerentes de nómina mejoran las ineficiencias en el proceso de nómina. Y trabajan en estrecha colaboración con la contabilidad para desarrollar estrategias en torno a la gestión de la fuerza laboral para mejorar la salud financiera de su empresa.

¿En qué momento una pequeña empresa debería nombrar a una persona encargada de la nómina o contratar a un gerente de nómina dedicado? Cuando la nómina se convierte en un dolor de cabeza y comienza a obstaculizar otros proyectos. Si comienza a tener errores de nómina o tiene dificultades para mantenerse al día con las reglas y regulaciones, considere contratar a un gerente de nómina. Y a medida que su negocio sigue creciendo, considere expandir el rol y crear un equipo de nómina dedicado.

10 consejos de nómina para pequeñas empresas

Los siguientes 10 consejos pueden ayudar a su pequeña empresa a administrar la nómina con éxito.

1. Ponga sus finanzas en orden. Establezca un presupuesto de nómina y calcule cuánto costará la nómina. Asegúrese de agregar al menos un 20% sobre el salario base de un empleado para contabilizar los impuestos, beneficios y otras tarifas de nómina. Comprender los flujos de efectivo de su empresa le ayudará a mantener sus finanzas sanas y le ayudará a garantizar que tenga suficiente efectivo para pagar a los empleados a tiempo.

2. Familiarizarse con las leyes laborales en un federal, nivel estatal y local, y estar siempre al tanto de los cambios. El incumplimiento puede dar lugar a sanciones severas.

3. Infórmese sobre las obligaciones tributarias sobre la nómina del IRS de su empresa , más cualquier requisito de impuestos estatales y locales. Como leyes laborales, estos están sujetos a cambios, y las sanciones pueden ser severas.

4. Lleve un registro cuidadoso de todos los pagos de impuestos sobre la nómina y los plazos de presentación de informes. Los impuestos sobre la nómina deben presentarse ante el IRS antes de ciertas fechas, de lo contrario, incurrirá en multas que aumentan según el retraso en el pago de impuestos.

5. Sepa qué registros de nómina necesita mantener para cumplir con los requisitos del IRS y DOL, y cuánto tiempo necesitas conservarlos.

6. Clasifique siempre a los trabajadores correctamente. Los empleados presentan un formulario W-2, que se utiliza para determinar cuánto dinero retener para impuestos federales sobre la renta. Contratistas independientes, por otra parte, son responsables de la totalidad de los impuestos sobre la nómina y no se les retiene nada de su salario, por lo que presentan un Formulario W-9.

7. No posponga el uso de una solución de software de nómina; administrar la nómina es más rápido, más fácil y más preciso con un sistema que puede simplificar los procesos.

8. Asegúrese de que su solución de nómina satisfaga sus necesidades. Identifique las funciones importantes y asegúrese de que estén incluidas en su software. Por ejemplo, si desea integrar su software de procesamiento de nóminas con su software de gestión de capital humano o contabilidad empresarial, asegúrese de que sea una opción. Solicite un recorrido por el producto y conozca el software antes de comprarlo.

9. Integre su solución de nómina con otro software empresarial, como los sistemas de contabilidad o los sistemas de recursos humanos. Esto hace que sea más fácil para los propietarios de pequeñas empresas ver el panorama general, como la forma en que la nómina afecta el flujo de caja.

10. Siempre verifique dos veces la entrada de datos, incluso si está utilizando software de nómina. Hojas de horas, cálculos de nómina, cálculos de beneficios, deducciones, solicitudes de tiempo libre, Los formularios del IRS y cualquier otra documentación de nómina deben ser precisos y verificar dos veces su trabajo puede ayudarlo a evitar errores costosos.

Cómo el software y la automatización pueden ayudar a las pequeñas empresas con la nómina

Administrar la nómina puede ser uno de los aspectos más tediosos y que requieren más tiempo de administrar una pequeña empresa. dados los detalles repetitivos y la necesidad de mantenerse al día con los cambios en las leyes de impuestos y salarios. Sin embargo, El software de nómina puede aumentar enormemente la eficiencia y ayudar a reducir los dolores de cabeza a través de la automatización. Por ejemplo, El software de nómina puede:

• Calcule con precisión los cheques de pago, teniendo en cuenta todos los factores necesarios, incluidos los salarios, retenciones fiscales, Aportes de ubicación y beneficios. Elimina los recuentos manuales.
• Calcule las horas extraordinarias, pago de vacaciones y bonificaciones fuera de horario, si corresponde. Ya sea para seguir la política de la empresa o para cumplir con las regulaciones federales o estatales, El software de nómina facilita el seguimiento incluso de los horarios complejos.
• Realice un seguimiento de las solicitudes de tiempo libre por vacaciones o días de enfermedad. El software de nómina también puede manejar beneficios como la acumulación de tiempo libre pagado que puede ser necesario pagar si un empleado deja la empresa.
• Manténgase al día con las leyes fiscales y salariales a nivel federal, niveles estatales y locales. Ahorre tiempo y garantice el cumplimiento.
• Pague automáticamente a los empleados mediante depósito directo o tarjetas de pago.
• Reducir el error humano. Ingresar manualmente la información de la nómina puede llevar mucho tiempo y ser propenso a errores. pero la automatización puede manejar los detalles mientras permite que los gerentes de nómina y los empleados se concentren en tareas más valiosas.

Dado que la gestión de la nómina es una tarea administrativa crítica que debe ejecutarse con precisión y puntualidad en todos y cada uno de los períodos de pago, es importante configurar un sistema que funcione para su pequeña empresa. El software y la automatización de nóminas pueden mejorar en gran medida la eficiencia y la precisión al mismo tiempo que ayudan a su empresa a cumplir con las dinámicas y desafiantes leyes federales, regulaciones fiscales estatales y locales. Le evita a usted y a sus gerentes de nómina verse atrapados en las minucias de procesos demasiado complejos. El potente software de nómina también se integra con soluciones de contabilidad para llevar su negocio al siguiente nivel.