Una guía de gestión de tareas para el éxito del equipo

En uno de nuestros artículos anteriores, hablamos sobre las estructuras del equipo de ventas, sus ventajas y desventajas, y cómo elegir la mejor para su tipo de negocio. En este artículo analizamos las tareas diarias de sus equipos, cómo administrarlas adecuadamente y cómo esto puede beneficiar sus ventas.

Lo importante a tener en cuenta aquí es que la gestión de proyectos y la gestión de tareas no son lo mismo.

En pocas palabras, los proyectos se componen de muchas tareas diferentes. Las tareas son las unidades de trabajo más pequeñas, cada una con sus propios entregables y plazos. El éxito de su proyecto depende de qué tan bien ejecutará su equipo las tareas diarias como monitorear, probar e informar.

Para hacer que las tareas sean más manejables, es imprescindible priorizarlas de diferentes maneras. Hay algunos enfoques populares para esto, pero las dos formas más comunes son:

Basado en prioridades

• Crítico
  
• Alto
• Medio
• Bajo

Basado en el tiempo

• Ahora
• Hoy
• Mañana
• Esta semana
• Este mes

Debe categorizar aún más sus tareas con un sistema que admita actualizaciones de estado, para que su equipo de ventas pueda realizar un seguimiento de su progreso en todo momento. Los términos más comunes utilizados son:

• Nuevo
• En proceso
• Pendiente
• Terminado

Este tipo de categorización también se puede ver en su embudo de ventas, del que hablaremos más adelante en este artículo. Esencialmente, si está administrando su flujo de ventas a través de estas etapas de ventas definidas, puede realizar un seguimiento del progreso de cada cliente potencial y optimizar el proceso de ventas.

Ahora que tenemos los esquemas básicos de lo que es la administración de tareas, echemos un vistazo a cómo se maneja un proyecto a través de ella.

1. Reúna toda la información

Ya sea que esté creando un sitio web o organizando una venta de garaje, cada proyecto comenzará como una tormenta de ideas, preguntas y observaciones.

Por ejemplo, digamos que estás construyendo una bicicleta. En primer lugar, reuniría y anotaría toda la información necesaria para que este proyecto se hiciera realidad:por ejemplo, las piezas que necesitará, las diferentes tiendas que tendrá que visitar y quizás profesionales especializados a los que llamará para que le ayuden.

Si está realizando un proyecto empresarial, es posible que poner las cosas en papel no sea suficiente. Lo que debes hacer es crear gráficos y mapas mentales.

Algunas cosas a tener en cuenta en esta etapa:

• Dividir el proyecto en pasos de amplio rango
  
• Use proyectos anteriores como una guía suelta
• Cada gran paso debe tener un resultado entregable adjunto

2. Convierte el caos en orden

El siguiente paso es organizar toda la información y dividirla en tres categorías:

• Actividades:todas las acciones necesarias para completar una tarea
• Entregables:el resultado final de una tarea terminada
• Consejos:información de sus proyectos o experiencias anteriores que pueden ayudarlo a terminar sus tareas más rápido

En esta etapa, es muy importante tener en cuenta un concepto llamado dependencia de la tarea .

Aquí podemos ver la relación de las tareas en las que están trabajando sus vendedores, o más exactamente, el orden en el que se deben realizar esas tareas.

Podría preguntarse aquí, ¿quién determina la dependencia de tareas y cómo?

Algunas tareas tienen su dependencia decidida de forma natural, a medida que se crean. Podríamos llamar a estas dependencias duras , ya que una tarea tiene que estar terminada para que la otra comience. Por ejemplo, el primer paso al realizar cualquier tipo de venta es hacer una oferta a su cliente potencial.

Otras dependencias se basan en recursos, lo que significa que ambas tareas se financian con el mismo recurso. En cuyo caso, puede determinar cuál debe terminarse primero.

Consejos para aumentar la eficiencia

Automatizar tanto como sea posible

Con la disponibilidad actual de herramientas de automatización de tareas, no tiene motivos para no implementarlas y ayudar aún más a su equipo de ventas. Las personas que trabajan en ventas tienen tareas repetitivas todos los días. Se pueden automatizar cosas como el envío de información, el seguimiento, la actualización de su CRM y el intercambio de contenido en sus canales de redes sociales.

Una investigación reciente sobre la automatización de la fuerza de ventas muestra que podría lograr un aumento del 30 % en los cierres de tratos, una reducción del ciclo de ventas del 18 % y una reducción del 14 % en el tiempo de administración.

No permita que sus empleados realicen múltiples tareas

Esto nos sucede a todos cuando se acumula el trabajo; en un esfuerzo por ponernos al día, terminamos tratando de hacer algunas cosas a la vez.

La multitarea puede ser útil cuando se trata de tareas mundanas, como cuando hablas por teléfono y cortas pan. Claro, para cuando termines tu llamada, tendrás el pan rebanado... ¡pero también podrías terminar con un corte! Si divides tu atención y haces dos cosas al mismo tiempo, tu eficiencia caerá. Cuanto más complicadas sean las tareas, menos eficaz serás.

Una nueva investigación muestra que la multitarea es un mito; incluso si cree que está haciendo más, la realidad es que la calidad de su trabajo se deteriora. Al crear un entorno de trabajo que admita la monotarea, su equipo de ventas será más eficiente.

Deje que sus empleados descansen

Incluso si sus empleados evitan con éxito la multitarea, su rendimiento disminuirá después de un cierto período de tiempo. Al programar tareas, especialmente las estresantes, asegúrese de dejar suficiente espacio para respirar entre ellas para evitar el agotamiento de los empleados.

Dividir su proyecto en "sprints" y "descansos" es la teoría básica detrás de la gestión ágil de tareas y proyectos.

La madre de todas las herramientas:CRM

Ya que hablamos sobre qué es la gestión de tareas, su lugar en el proyecto como un todo y cómo hacerlo más eficiente, echemos un vistazo a lo que el software CRM puede aportar a la mesa de gestión de tareas.

Con nuestro CRM podrá configurar tareas, que puede seguir y administrar desde su panel de control. También puede crear recordatorios en sus cuentas de cliente, que se pueden sincronizar con su calendario.

Las tareas terminadas aparecerán en la línea de tiempo de actividad de sus clientes, y las tareas que no se completaron son claramente visibles para todos en su equipo. Aquí puede obtener más información sobre nuestro proceso de administración de tareas.

Además, permitirá que su equipo de ventas sea más eficiente al automatizar algunas de las tareas administrativas más mundanas que manejan. Además, la automatización no se aplica solo a tareas simples, sino también a procesos más complejos, como la gestión de canalización de ventas. Con cada nuevo cliente potencial agregado a la canalización, su estado se actualizará automáticamente a lo largo del ciclo de ventas, creando tareas según sea necesario para optimizar la venta.

Al usar el software CRM, terminará con la duplicación de datos, la pérdida de tiempo y el maltrato de tareas.

Otras herramientas útiles

Tello

Las herramientas de gestión de tareas y proyectos nunca han sido tan agradables a la vista. Trello utiliza un sistema de tarjetas que representan cada tarea. Están organizados en categorías verticales:tableros de Trello. Las tarjetas también tienen un anverso con un breve resumen y un reverso con detalles.

El sistema de tarjetas es perfecto para los vendedores ya que cada tarjeta puede representar un prospecto con toda la información necesaria. También hay un estado visible del cliente potencial, que cambia al mover las tarjetas de "entrante" a "ganado". Otra buena característica es que puede adjuntar archivos a tarjetas como SLA y contratos.

Trello también tiene una aplicación, por lo que si sigue la tendencia BYOD, sus empleados podrán hacer todo esto sobre la marcha.

Wrike

Con un aspecto más tradicional, Wrike te permite crear proyectos y tareas, crear carpetas y cargar archivos. Gracias a un sistema de edición en tiempo real, puede seguir las actividades de sus equipos y, si no está satisfecho con las actualizaciones más recientes, puede elegir la versión anterior.

También viene con diagramas de Gant, que permiten al usuario ver el cronograma de su proyecto y establecer dependencias para las tareas. Para facilitar la planificación y la inversión, también realiza un seguimiento del tiempo, el presupuesto y los recursos.

Ásanas

Esta ágil herramienta de gestión de tareas te permite manejar proyectos de todo tipo. Algunas de las características notables son la creación de tareas, la adición de plazos y propietarios de tareas, y la carga de archivos.

Asana es gratuito para hasta 15 usuarios, lo que lo hace perfecto para equipos pequeños y medianos.

Con el tablero, obtienes algunas de las tareas de tu equipo, su estado y qué tan cerca estás de completar el proyecto.

Todos los lunes por la mañana, recibirá un resumen semanal de todos sus proyectos. Como estos informes son automáticos, es una cosa menos de qué preocuparse.

Hacer clic

ClickUp comenzó como una aplicación interna, pero ahora es una aplicación con la visión de crear un lugar donde puedas hacerlo todo. Con características que son totalmente personalizables, permite que diferentes tipos de equipos colaboren. Puede crear documentos, recordatorios, eventos y realizar un seguimiento del tiempo. Si está en un espacio compartido, otros miembros del equipo pueden ver las tareas con total transparencia.

Entonces, si tiene un equipo más grande que está trabajando en muchos proyectos diferentes, esta aplicación puede ser muy útil.

Para llevar

La gestión de tareas puede parecer muy desalentadora, pero es necesaria para cualquier proyecto, independientemente de su tamaño.

Al implementar el conocimiento y los consejos de este artículo, su equipo de ventas podrá estar al tanto de cada tarea y proyecto que le presente. Afortunadamente, también hay varias herramientas y automatización para ayudar a simplificar y agilizar la gestión de tareas.