Retención de documentos:una guía para pequeñas empresas

Los propietarios de pequeñas empresas nunca saben cuándo necesitarán información clave, como un estado financiero o un seguro política. Aquí se explica cómo desarrollar una política adecuada de retención de documentos.

Como propietario de una pequeña empresa, hay muchas situaciones inesperadas en las que puede encontrarse repentinamente:someterse a una auditoría del IRS, responder a una queja de la Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC) presentada por un empleado anterior o actual, tratar con un proveedor que insiste en que usted no hizo un pago o resolvió un reclamo de compensación laboral.

En cada uno de estos casos, se le pedirá que proporcione registros comerciales para mostrar exactamente lo que hizo o dejó de hacer. Si no puede, fácilmente podría enfrentar fuertes multas u otras sanciones. Por eso es fundamental crear y mantener una política de conservación de documentos.

Descripción general:¿Qué es la retención de documentos?

La retención de documentos es el proceso mediante el cual se identifican y mantienen los registros necesarios para las operaciones comerciales en curso. Una política de retención de documentos proporciona pautas para la revisión, el almacenamiento seguro y la destrucción periódica de registros innecesarios.

Por lo general, sus registros se clasificarán en las siguientes categorías:

• Documentos comerciales : Contratos, hipotecas, escrituras y correspondencia en general
• Registros financieros: Estados financieros, informes de gastos, auditorías financieras y cheques cancelados
• Registros de personal: Solicitudes de empleados, evaluaciones de desempeño, beneficios de salud y cartas de despido
• Registros fiscales: Registros del IRS y declaraciones de impuestos estatales, declaraciones de impuestos sobre las ventas, declaraciones de impuestos sobre la nómina y declaraciones/información sobre pensiones
• Compras y ventas: Contratos de venta, facturas de venta, solicitudes y órdenes de compra
• Envío y recepción: Facturas de flete, informes de envío y recepción, manifiestos y conocimientos de embarque
• Documentos del seguro: Pólizas de seguro, informes de accidentes y seguridad, reclamos de liquidación y reclamos de discapacidad grupal

La cantidad de papeleo y registros digitales generados se multiplicará con el tiempo a medida que agregue más clientes, empleados, productos y proveedores.

Un sistema eficaz de administración de documentos le permitirá almacenar y acceder a los registros de manera eficiente, reducir el costo de producción de documentos durante los casos legales y cumplir con todas las leyes para la preservación de ciertos registros.

Además, si una o más de las situaciones de la siguiente lista de verificación de gestión de registros le resulta familiar, definitivamente necesita configurar un sistema de gestión y retención de documentos lo antes posible.

Si bien una política de retención de documentos ayudará a sus operaciones comerciales internas, también puede ayudar externamente. Por ejemplo, los clientes quieren saber que sus datos se almacenan de forma segura, por lo que puede destacar la seguridad y el mantenimiento de sus registros como parte del marketing de su sitio web.

Cómo crear e implementar una política de retención de documentos

Crear y usar su política de retención de documentos no es un esfuerzo de una sola vez, es una actividad continua. No es parte de las actividades de primera línea (quizás más emocionantes) en las que probablemente esté más enfocado, como ventas y servicio al cliente, por lo que puede ayudar, mientras sigue los pasos a continuación, usar una de las mejores aplicaciones de productividad. disponible para ayudarlo a mantener sus registros al día.

Paso 1:Haga un inventario de todos los documentos comerciales

En primer lugar, debe catalogar exhaustivamente todos sus documentos existentes para ver exactamente lo que tiene, así como la cantidad de registros físicos y digitales con los que está tratando.

Consejos para inventariar todos los documentos comerciales

La estrategia clave con su inventario de documentos inicial es ser metódico. Y si bien es posible que lo sepas, ¡o creas que lo sabes! -- donde está todo lo relevante, debe hablar con todos sus empleados para descubrir otros depósitos físicos y digitales formales o informales que quizás no conozca.

• Documente su inventario existente: Use formularios de informes de inventario para registrar dónde se encuentran los documentos existentes. Si bien puede usar formularios impresos para esto, considere hacerlo digitalmente, tal vez usando una de las mejores aplicaciones de organización, para que pueda crear un registro electrónico sobre la marcha.
• Categorizar importancia: Durante su inventario inicial, también clasifique los documentos como registros generales (operaciones comerciales diarias), registros vitales (necesarios después de una emergencia para mantener las operaciones comerciales), registros de archivo (documentos de valor histórico) o no registros (personal). registros, correo no deseado, copias duplicadas), porque eso ayudará a definir su cronograma de retención.

Paso 2:Establezca un cronograma de retención

Si bien un documento puede haber sido relevante en un momento dado, eso no significa que siempre lo será. Con algunas excepciones (escrituras, patentes, informes de auditoría y registros financieros anuales), casi todos los documentos tienen una vida útil limitada, por lo general no más de 10 años.

Consejos para establecer un calendario de retención

Mantener registros por más tiempo del necesario tiene el potencial de crear responsabilidades legales para su negocio. Por ejemplo, el proceso de descubrimiento durante un litigio podría encontrar información perjudicial adicional en sus registros que ya debería haberse eliminado.

Además, no desea ser responsable del acceso a la información confidencial del cliente que también debería haber sido destruida. Es por eso que establecer un cronograma de retención de documentos claramente definido es la columna vertebral de su política de administración de documentos.

• Investigar las pautas aplicables: No existe un programa de retención único para todas las empresas. En su lugar, deberá investigar las pautas locales, estatales, federales y específicas de la industria para asegurarse de cumplirlas.
• Mantenga registros del IRS: Pase lo que pase, desea conservar todos los documentos relacionados con los impuestos y el IRS durante un mínimo de siete años.

Paso 3:Almacene los registros de forma segura

El almacenamiento eficaz de documentos es fundamental para preservar los registros y garantizar el acceso a ellos según sea necesario de manera oportuna.

Eso incluye todo, desde archivadores y salas de almacenamiento con llave en su negocio, hasta el uso de un "cajón seguro" como parte de la administración de su sitio web y otras opciones fuera del sitio.

Consejos para almacenar registros de forma segura

Los documentos digitales requieren menos espacio de almacenamiento que sus contrapartes físicas. Por otro lado, es posible que tenga documentos heredados en papel o con firma húmeda que desee conservar como copias impresas.

• Usar almacenamiento externo: Usar su empresa como ubicación principal de almacenamiento de documentos es problemático porque es probable que no esté diseñado de manera óptima para resistir las intrusiones humanas o los desastres naturales. En su lugar, busque almacenamiento físico externo que ofrezca mayor seguridad y protección contra tormentas, incendios, inundaciones y terremotos.
• Usar centros de datos: Considere utilizar un centro de datos de terceros para la copia de seguridad o incluso el almacenamiento principal de sus registros electrónicos. Los centros de datos comerciales están diseñados para protegerse de una variedad de amenazas, incluidos los ataques informáticos y los desastres naturales, y también pueden aumentar la velocidad de carga cuando se transfieren grandes cantidades de datos.

Paso 4:Purgar documentos anualmente

Así como debe conservar los documentos comerciales necesarios, también debe destruirlos de acuerdo con su cronograma de retención. Eso mantendrá bajos los costos de almacenamiento y reducirá las posibilidades de que se acceda ilegal o inapropiadamente a los datos comerciales y de los clientes.

Consejos para depurar documentos anualmente

Minimice la posibilidad de futuros problemas legales al documentar explícitamente los procedimientos de cadena de custodia al destruir documentos en papel y archivos electrónicos.

• Use un servicio de trituración: En lugar de dejar la destrucción de documentos en manos del interno de la oficina o de otra persona que saque la pajita más corta, una empresa de trituración de terceros puede encargarse de esto de manera segura por usted. Es posible que deba entregarles los materiales, o es posible que puedan hacerlo en el sitio.
• Garantizar el cumplimiento de la Asociación Nacional para la Destrucción de la Información (NAID): Asegúrese de que el proceso de destrucción de documentos de un proveedor externo cumpla con los protocolos NAID para garantizar la seguridad de los materiales confidenciales durante todo el proceso. Esto incluye el transporte y el almacenamiento de materiales antes de su destrucción, así como la eliminación responsable de los materiales una vez finalizado el proceso.

Paso 5:educar a los empleados sobre las políticas de retención

Incluso la mejor política de conservación de documentos no tendrá un efecto neto positivo si ninguno de sus empleados la conoce. Es por eso que el uso de estrategias de comunicación efectivas será clave, especialmente a medida que la política se actualice con el tiempo.

Consejos para educar a los empleados sobre las políticas de retención de documentos

Su política de retención de documentos tampoco será particularmente efectiva si solo hay una copia impresa en una carpeta de tres anillos que se encuentra en el estante superior de un armario de almacenamiento que se usa con poca frecuencia. En su lugar, haz que esté disponible en línea para que tus empleados puedan acceder fácilmente a ella.

• Incorporar a la incorporación: Incluya capacitación sobre sus pautas de retención de documentos como parte del proceso de incorporación de empleados para garantizar que los nuevos empleados conozcan sus responsabilidades desde el primer día.
• Tener una formación anual: Así como usted (debe) tener una capacitación anual sobre acoso sexual, haga que sus empleados completen un curso anual de actualización sobre las políticas de retención de documentos. Incluso puede ofrecer esto en línea para minimizar las interrupciones en las operaciones diarias.

Comience el proceso de retención de documentos hoy

No espere hasta que ocurra un evento crítico (una auditoría del IRS, un desastre natural o una demanda) para darse cuenta de que necesita un cronograma sólido de retención de registros. En su lugar, comience el proceso descrito anteriormente para desarrollar su política de retención de documentos ahora.

Claro, tendrá que incluir el costo en el presupuesto de su negocio, pero a largo plazo, definitivamente se pagará solo, ¡y más! -- al ahorrarle tiempo y dinero.