Mantener su sistema CRM actualizado

¿De vuelta de las vacaciones y sintiéndose renovado? Qué mejor momento para revisar su sistema CRM y asegurarse de que esté actualizado con su negocio. Mantener su sistema CRM actualizado mediante la limpieza de datos antiguos y la eliminación de contactos antiguos garantizará que aproveche al máximo su sistema CRM. ¡Incluso podría terminar ahorrándote algo de dinero!

Antes de eliminar algo, asegúrese de hacer una copia de seguridad de los datos, ¡en caso de que se deje llevar demasiado por la limpieza! Al menos entonces se pueden revertir las eliminaciones accidentales. Para hacer una copia de seguridad de sus datos, debe iniciar sesión como administrador e ir a Configuración, luego Descargar mis datos. Una vez que haya terminado de hacer una copia de seguridad de sus datos, puede revisar la lista de usuarios y eliminar a los usuarios antiguos que ya no trabajen para su empresa o que ya no usen el sistema CRM. ¡Ahora está listo para comenzar a revisar su sistema!

Revise sus campos de CRM

¿Todavía los usas todos? Es posible que algunos campos se hayan configurado para una tarea específica que ya no es relevante. Para eliminar un campo, vaya a Configuración, Administrar campos personalizados y elimine los que no necesite.

Eliminar contactos de los que ya no tiene detalles de contacto

¿Tiene contactos sin correo electrónico o número de teléfono adjunto? Puede que sea hora de que los elimines. Si no puede ponerse en contacto con ellos, no serán posibles clientes potenciales de ventas de todos modos. Para encontrar estos contactos, vaya a Contacto, haga clic en el encabezado "correo electrónico" o "teléfono" y le mostrará todos los contactos que faltan. Puede actualizar sus datos de contacto o eliminarlos. Es posible que descubra que una vez que elimine contactos, tendrá cuentas sin contactos adjuntos, puede seguir adelante y eliminar estas cuentas también.

Eliminar datos antiguos y obsoletos

Concéntrese en las posibles ganancias y elimine los contactos antiguos si no ha habido ninguna actividad en mucho tiempo. Elimina cualquier contacto cuyo correo electrónico rebote. Puede ser que el contacto haya dejado la empresa o tenga una nueva dirección de correo electrónico.

Si está comenzando a alcanzar el límite de su capacidad de almacenamiento, es posible que desee revisar algunos de sus documentos antiguos y eliminar las cuentas vinculadas antiguas; cualquier cosa que tenga más de 2 años probablemente pueda ser eliminada. Es posible que desee revisar prospectos y presentaciones antiguos almacenados en cuentas comerciales antiguas, pero asegúrese de tener cuidado con las facturas y los contratos, ya que puede necesitarlos en el futuro.

Eliminar plantillas de correo electrónico antiguas

Si solo está utilizando un par de las plantillas de correo electrónico que ha creado, no es necesario que conserve el resto. Finalice cualquier campaña de marketing que se haya completado pero que aún esté marcada como activa. Elimine cualquier prospecto, sospechoso u oportunidad que no se haya cerrado correctamente. Es posible que haya creado entradas para incluir clientes potenciales, sospechosos u oportunidades que ya no existen, asegúrese de eliminarlas. Eche un vistazo para ver si ha registrado tareas que ya no son relevantes y elimínelas.

Revise sus informes

Deshágase de los informes que ya no necesita. Si tiene informes antiguos que se crearon y luego nunca se usaron, este es el momento de deshacerse de ellos.

Si utiliza informes avanzados

Puede ejecutar un informe que le mostrará qué cuentas no han tenido ninguna actividad agregada desde una fecha seleccionada. O simplemente puede agregar una casilla de verificación temporal Campo personalizado en la cuenta y marcar todos los que ya no desea. Nuestro equipo de soporte puede eliminar estas cuentas por usted si les envía un correo electrónico.

Asegúrese de revisar el tablero y de que esté actualizado con las estadísticas que realmente necesita ver cada día.

Su CRM ahora debería estar en óptimas condiciones y listo para funcionar !