Hojas de cálculo frente a CRM:cómo las herramientas de CRM ayudan a sus vendedores a sobresalir

Hojas de cálculo. Los amo o los detesto, son un pilar de los negocios modernos. Sin embargo, con demasiada frecuencia, todos, desde pymes hasta entidades gubernamentales utilizar hojas de cálculo como bases de datos – algo para lo que simplemente no están hechos .

Además, hay algo de verdad en el dicho cursi "su red es su valor neto". Mantener las conexiones con los clientes potenciales y su comunidad empresarial en general es fundamental para cualquier empresa pequeña o en crecimiento.

Entonces, ¿por qué tantas pequeñas empresas confían en las hojas de cálculo para la gestión de las relaciones con los clientes? Su base de datos de contactos es un recurso valioso, por lo que es desconcertante ver tantas organizaciones forzar la clavija cuadrada que es la gestión de contactos en el agujero redondo de una hoja de cálculo.

Exploremos los innumerables beneficios que tiene una plataforma SaaS CRM específica sobre el uso de una hoja de cálculo y cómo los CRM realmente ayudan a los vendedores a rendir al máximo.

Eficiencia y Productividad

Una vista despejada de cada cliente potencial

Cuando todos sus contactos se mantienen en una "base de datos" de hoja de cálculo, no tiene más remedio que ver la hoja de trabajo actual completa. No hay forma de destacar y enfocarse en un registro específico, lo que puede distraer mucho cuando estás en una llamada de ventas de alta presión.

Sin embargo, los CRM muestran cada registro en una vista individual ordenada, de modo que cuando habla con cada cliente potencial, puede concentrarse en ellos y solo en ellos.

¡Integraciones, integraciones, integraciones!

Las relaciones con los clientes son mucho más que simplemente mantener datos de contacto estáticos. Debe interactuar activamente con sus prospectos y programar citas y seguimientos oportunos. Pero realmente no puedes hacer eso desde una hoja de cálculo. Si quisiera programar una llamada o enviarle un correo electrónico a alguien, tendría que abrir su aplicación de correo electrónico o calendario y llevar a cabo esa acción por separado.

Puede que no parezca mucho, pero cambiar entre tareas y ventanas tiene un gran impacto en la productividad. El elemento manual agregado también significa que ocurrirán errores ocasionales e inevitables, lo que podría resultar en seguimientos mal programados, oportunidades olvidadas y clientes potenciales decepcionados.

La respuesta aquí es integración. Las hojas de cálculo realmente no se integran con nada, pero los CRM están diseñados para funcionar bien con otras herramientas de productividad. La mayoría se sincronizará con herramientas de calendario como Google o Microsoft 365, por lo que es menos probable que las citas y los seguimientos programados se escapen de la red. Muchos le permiten enviar correos electrónicos a prospectos directamente desde la pantalla de registro de ese contacto. Algunos CRM incluso se integran con software de contabilidad y funciones de llamadas para crear un ecosistema empresarial sincronizado y totalmente completo.

Colaboración, delegación y estrategia

Las ventas tienen que ver con la estrategia. Cuando formula un nuevo plan estratégico de ataque, su equipo de ventas debe estar totalmente coordinado, sincronizado y en la misma página, trabajando al unísono. También necesita medir el progreso y el éxito de cualquier estrategia, monitoreando los KPI esenciales para que pueda corregir el rumbo si es necesario.

Al ejecutar una estrategia quirúrgicamente precisa, la coordinación y la responsabilidad son esenciales. Pero en una hoja de cálculo, es fácil perder la noción de quién hace qué, cuándo y por qué. Con un CRM, por otro lado, las acciones de cada representante están vinculadas a su inicio de sesión, por lo que puede ver fácilmente qué prospectos están asignados a qué miembro del equipo; quién llevó a cabo qué acciones y cuándo; ver los historiales de modificación de la base de datos; e incluso delegar tareas.

Gestión de tuberías

Visualizar mejor el proceso de ventas

Su equipo de ventas necesita comprender fundamentalmente las etapas de su canal de ventas. Muchos de nosotros imaginamos esto como un “embudo” de ventas. Sin embargo, cuando tiene un sistema completamente textual como una hoja de cálculo, puede perder fácilmente de vista el viaje de su comprador y, a su vez, qué tan cerca está cada prospecto de comprar.

Los CRM sobresalen (perdón por el juego de palabras) en la visualización del canal de ventas. Los widgets e informes visuales (como nuestro widget de panel de embudo de ventas y la próxima funcionalidad de tablero Kanban) permiten a sus representantes de ventas ver, de un vistazo, qué tan cerca están sus prospectos de una venta en cualquier momento. Esto puede ayudarlos a detectar oportunidades cercanas al cierre y otras ganancias rápidas que simplemente se ocultan en una hoja de cálculo.

Mantenimiento de registros cronológicos en profundidad

No hay mucho que pueda hacer con una hoja de cálculo más allá de las funciones simples de "libreta de direcciones" y tal vez un poco de cálculo numérico. Los CRM, por otro lado, le permiten mantener registros cronológicos detallados de todas sus interacciones con cada cliente potencial.

Su registro promedio de clientes potenciales de CRM contiene todos sus datos de contacto; una cronología de correos electrónicos y conversaciones; información sobre próximas tareas y citas; archivos adjuntos; oportunidades de ventas actuales; cotizaciones anteriores e historial de pedidos; y mucho más dependiendo de la plataforma que uses. ¡Intenta hacer todo eso en una hoja de cálculo!

Con una base de datos de contactos de hoja de cálculo plana, pierde las sutilezas de una conversación o relación. Sin embargo, cuando sus representantes de ventas tienen un registro histórico de todas las interacciones entre ambas partes, desbloquean una comprensión más rica y profunda de esa relación, lo que puede ayudarlos a ganar más negocios.

Enfoque en la mejora de la canalización

Las herramientas de CRM le brindan una amplia perspectiva de su flujo de ventas que sería difícil de lograr en una hoja de cálculo. Cuando puede ver exactamente cómo fluyen los prospectos a través de su canal de ventas, puede comenzar a ver dónde se pueden realizar mejoras.

¿Hay alguna etapa en particular en la que un número desproporcionado de prospectos abandone? ¿O una etapa en la que los prospectos parecen pasar mucho tiempo? ¿Los diferentes miembros de su equipo manejan mejor las diferentes etapas de su proceso de ventas o los diferentes tipos de clientes? Establecer tendencias como estas puede ayudarlo a evaluar críticamente su embudo de ventas e implementar cambios positivos.

Gestión de datos

Introducción de datos y edición masiva:simplificado

La entrada de datos puede ser una verdadera tarea. Consume mucho tiempo, es monótono y es fácil cometer errores. Según el tipo de hoja de cálculo que esté utilizando, es difícil automatizar la entrada de datos en una hoja de cálculo (aunque no imposible con Google Sheets y Zapier).

Sin embargo, muchos CRM cuentan con funciones de entrada de datos automatizadas – desde la funcionalidad de escaneo de tarjetas de presentación hasta la sincronización de la libreta de direcciones (aunque algunos CRM ocasionalmente necesitarán herramientas como Zapier para que esto suceda).

La edición masiva también puede ser una molestia con las hojas de cálculo. El relleno flash es excelente, pero las herramientas de "buscar y reemplazar" son un poco contundentes:es fácil cometer errores y editar archivos grandes puede agotar los recursos de un dispositivo. La funcionalidad de edición masiva tiende a ser mucho más fluida en las herramientas de CRM en la nube.

Los CRM están diseñados para la seguridad de los datos

Con el RGPD del Reino Unido ahora en pleno apogeo, las empresas deben prestar mucha atención a la confidencialidad y la seguridad técnica de los datos que poseen.

Las hojas de cálculo son simplemente archivos en una unidad o servidor a los que se puede acceder, modificar, eliminar o robar fácilmente. Una humilde hoja de cálculo podría desaparecer por completo en un solo ataque cibernético o falla técnica. Si un vendedor dejara su organización, sería relativamente fácil para él llevar una copia de su hoja de cálculo de prospectos completa a un nuevo empleador de la competencia. Estos escenarios podrían dejarlo potencialmente responsable de los daños de protección de datos y con los datos de su prospecto en las manos equivocadas.

Por otro lado, el software de gestión de relaciones con los clientes permite otorgar diferentes niveles de privilegios y revocar el acceso del usuario si es necesario.

Adiós a los problemas de control de versiones

Cuando guarda todos los datos de sus clientes en un solo archivo, es esencial mantener copias de seguridad efectivas de ese archivo. Pero administrar varias versiones de un archivo tan importante puede resultar confuso, especialmente cuando se trata de un archivo físico que se pasa de un lado a otro en lugar de una hoja en la nube.

¿Cómo puede estar seguro de que todos están modificando la versión más reciente del archivo en un día determinado? ¿Qué sucede si ese archivo se infecta o se codifica parcialmente? ¿O si la última versión está en una máquina que de repente se estropea? ¿Y si una cuenta en la nube con acceso al archivo se ve comprometida?

El uso de un CRM basado en la nube evita estos problemas por completo.

Más datos =bueno, datos lentos =malo

Todos queremos más prospectos en nuestra base de datos, pero a medida que las hojas de cálculo se hacen más grandes, se vuelven más lentas y difíciles de usar. Los archivos grandes tardan años en cargarse; el procesamiento de funciones simples de "búsqueda" puede consumir un valioso tiempo productivo; y ejecutar informes sobre grandes cantidades de datos puede hacer que su computadora se detenga.

Pero no es solo la cantidad de bits y bytes que entran en un archivo lo que puede ser un problema. Los diferentes formatos de hojas de cálculo también tienen límites. Es poco probable que alcance el techo de 5 millones de celdas de Hojas de cálculo de Google o el límite de celdas de 32 767 caracteres de Excel, pero una vez que una base de datos comienza a volverse lo suficientemente difícil de manejar, puede ser el momento de buscar un sistema de manejo de datos específico.

Los CRM son increíblemente escalables y manejan 3 000 000 de registros de prospectos con la misma fluidez que manejan 30. Muchos CRM en la nube (y muchas herramientas SaaS en general) son bastante modulares, con diferentes rangos de precios y funciones pagas opcionales, que crecen junto con su empresa a medida que surgen las necesidades.

¿Sigues indeciso? Consulta nuestra guía “ ¿Necesito un sistema CRM? ”.

Informes

Informes de ventas sin el Faff

Si alguna vez tuvo que extraer datos específicos de una hoja de cálculo engorrosa y en expansión, entonces comprende los problemas de hacer malabarismos con BUSCARV y tablas dinámicas. Muchos CRM, sin embargo, contienen herramientas de informes integrales que pueden comparar dos o más campos que desee; a menudo sin tener que tocar una pizca de código o jugar arduamente con fórmulas.

Además, cuando se ejecutan informes en datos de hojas de cálculo, un movimiento en falso podría alterar permanentemente los datos básicos contenidos. Sin embargo, las herramientas de generación de informes de CRM le permiten segmentar sus datos sobre la marcha para descubrir tendencias y correlaciones oscuras, todo sin preocuparse de afectar los datos subyacentes.

De hecho, Really Simple Systems proporciona una serie de informes de uso común listos para usar, por lo que es posible que no necesite configurar ningún informe.

Manténgase al tanto del éxito del equipo

Debido a que se registran las acciones de cada usuario de CRM, es fácil realizar un seguimiento del desempeño de cada representante de ventas. Esto permite revisiones de desempeño bien informadas, establecimiento de objetivos individuales y proporciona una responsabilidad y una perspectiva cruciales para todo el equipo. Algo que es casi imposible en una hoja de cálculo.

El veredicto final

Está claro que los CRM realmente ayudan a sus representantes de ventas a rendir al máximo. Las herramientas de CRM ahorran tiempo, mejoran el enfoque, aumentan la productividad, ayudan en la estrategia de ventas, mantienen sus datos seguros y permiten informes detallados.