Una guía para pequeñas empresas sobre horas facturables

Para consultores, contratistas y empresas de servicios profesionales, las horas facturables son la principal fuente de ingresos. Aprenda qué son las horas facturables y no facturables y cómo realizar un seguimiento adecuado.

Las horas facturables son el elemento vital de cualquier empresa de servicios. Ya sea que brinde servicios de consultoría o administre una firma de abogados o CPA, es importante realizar un seguimiento y facturar sus horas facturables y asegurarse de que su personal esté haciendo lo mismo.

Descripción general:¿Qué son las horas facturables?

El término se asocia con mayor frecuencia con los abogados, pero las firmas de CPA, los consultores, los propietarios únicos y los contratistas independientes también realizan un seguimiento de las horas facturables. Una hora facturable se considera el tiempo dedicado a trabajar en tareas facturables.

Por ejemplo, Jane es una contratista independiente que brinda servicios de recursos humanos a varios clientes. Gran parte del tiempo de Jane se dedica a manejar la nómina, crear cartas de incorporación para los empleados de su cliente e investigar cualquier problema de recursos humanos que pueda surgir. Siempre que Jane esté haciendo un trabajo específico para un cliente, se considerará facturable.

Horas facturables frente a horas no facturables:¿cuál es la diferencia?

La forma más fácil de determinar si el trabajo es facturable es si está relacionado con un cliente específico. Por ejemplo, cualquier tiempo que Jane dedique a procesar la nómina de su cliente, escribir una carta de incorporación para que un cliente la use en su negocio o determinar si un cliente ha violado las leyes laborales se considera facturable.

Por otro lado, las horas no facturables son aquellas dedicadas a actividades generales que se centran en el negocio en general y no para un cliente en particular.

Horas facturables	Horas no facturables
Cualquier tarea directamente relacionada con el proyecto de un cliente, como completar un informe	Asistir a un evento de networking en su industria
Investigación de un proyecto de cliente	Realizar tareas administrativas generales, como registrar los pagos de los clientes
Reunión con un cliente o en nombre de un cliente	Responder a consultas de nuevos clientes potenciales
Planificación del proyecto de un cliente	Creación de una propuesta para un nuevo cliente
Responder al correo electrónico de un cliente	Asistir a capacitaciones o talleres
Responder a las preguntas de los clientes por teléfono	Reunión con clientes potenciales

5 tipos de industrias con horas facturables

Cualquier persona que sea un contratista independiente o un empleado de una empresa de servicios deberá realizar un seguimiento de sus horas facturables. Las siguientes son cinco de las industrias que más necesitan realizar un seguimiento de las horas facturables.

1. Bufetes de abogados

Los abogados rastrean el tiempo facturable más que cualquier otra industria, y por una buena razón. Los abogados que trabajan en un bufete de abogados deben trabajar una cantidad mínima de horas facturables cada año, con consecuencias como la posibilidad de despido si no lo hacen.

2. Empresas de contabilidad

Las firmas de contabilidad, como las firmas legales, a menudo facturan a los clientes por hora, aunque es más probable que las firmas de CPA utilicen métodos de facturación alternativos, como la facturación de tarifa plana, para tareas específicas. Sin embargo, de manera similar a la facturación de los bufetes de abogados, muchas firmas aún tienen contadores públicos autorizados que rastrean y facturan sus horas regularmente.

3. Consultoría

A principios de 2020, 1,6 millones de consultores trabajaban en los EE. UU. Si está consultando, las horas facturables son la clave para su supervivencia. A menos que un consultor facture una tarifa fija para un proyecto específico, lo cual es raro, facturan por hora.

4. Trabajadores autónomos

Los freelancers son similares a los consultores, aunque pueden o no facturar por hora, dependiendo del trabajo. Por ejemplo, a los escritores independientes generalmente se les paga por artículo y no por hora, aunque los asistentes administrativos independientes facturarán a sus clientes por hora.

5. Publicidad y relaciones públicas

Las agencias de publicidad y relaciones públicas cobraban tradicionalmente a sus clientes por hora, pero ahora muchas se han pasado a un sistema de facturación de tarifa plana. Si trabaja como representante independiente de relaciones públicas, probablemente seguirá facturando a sus clientes por horas.

Cómo realizar un seguimiento de las horas facturables en su pequeña empresa

Ya sea que esté utilizando software de contabilidad, software de facturación y tiempo, o registrando su tiempo usando una hoja de cálculo, siga nuestra guía rápida para comenzar a realizar un seguimiento adecuado de sus horas facturables.

1. Determine su tarifa por hora

Esto no es tan sencillo como crees. Si ofrece un solo servicio, es fácil establecer sus tarifas, pero si ofrece varios servicios, es probable que tenga varias tarifas.

Por ejemplo, usando a nuestra consultora Jane como ejemplo, Jane ofrece una variedad de servicios de recursos humanos a sus clientes y todos con una tarifa de facturación diferente.

• Servicios administrativos -- $30/hora
• Servicio de reclutamiento especializado -- $50/hora
• Relaciones con los empleados -- $60/hora

Jane no solo necesita realizar un seguimiento de sus horas para cada uno de sus clientes, sino que también necesita realizar un seguimiento de su trabajo o proyecto para que se utilice la tarifa de facturación correcta.

2. Cree una hoja de cálculo o comience a usar un software de seguimiento del tiempo

Su software de contabilidad puede ofrecer la capacidad de seguimiento del tiempo, pero la mayoría no lo hace. Si bien puede registrar su tiempo en una hoja de cálculo, es mejor usar una aplicación de seguimiento de tiempo adecuada para una facturación más precisa.

Por ejemplo, Jane está trabajando actualmente en un proyecto administrativo para el Cliente A cuando el Cliente B la llama, desesperada porque su computadora falló y no puede ingresar su nómina. Jane deja de trabajar en el proyecto del Cliente A y pasa los siguientes 30 minutos al teléfono ayudando al Cliente B.

Inmediatamente después de colgar, vuelve a trabajar en el proyecto del Cliente A y solo una hora después se da cuenta de que no registró la llamada con el Cliente B como tiempo facturable. Y debido a que ha transcurrido tanto tiempo, no tiene idea de cuánto tiempo estuvo hablando por teléfono con el Cliente B, ya que la llamada se realizó en el teléfono de su oficina y no en su teléfono celular.

Si Jane hubiera estado usando un software de seguimiento de tiempo, podría haber detenido el temporizador para el Cliente A y comenzar un nuevo temporizador para el Cliente B y reiniciar el temporizador del Cliente A cuando se completó su llamada telefónica.

El software de seguimiento de tiempo puede ser un salvavidas para consultores y propietarios únicos que se encuentran haciendo malabarismos con varios clientes simultáneamente. No solo hace que el seguimiento del tiempo sea mucho más fácil, sino que también puede ser revelador cuando te das cuenta de cuánto tiempo no has estado facturando.

3. Configurar clientes y proyectos

Una vez que haya determinado sus tarifas, estará listo para configurar sus clientes y sus proyectos. Este es un paso importante porque ayudará a automatizar considerablemente el proceso de facturación. Una vez que haya establecido el precio correcto para todos los servicios que ofrece, será mucho más fácil facturar correctamente a sus clientes.

4. Seguimiento y cálculo de horas

Ingresar las horas trabajadas en una hoja de cálculo técnicamente funciona, pero no es la mejor manera de realizar un seguimiento y calcular las horas. Como vio anteriormente, las probabilidades de olvidarse de anotar las horas en una hoja de cálculo son bastante altas, lo que significa que termina facturando a sus clientes solo una parte de las horas reales trabajadas.

Pero ya sea que esté utilizando una hoja de cálculo o un software, estará listo para calcular las horas trabajadas y facturar a sus clientes una vez que finalice el mes.

5. Facturar cliente

Este es el paso final y uno importante. Si usa un software de tiempo y facturación, o una aplicación de contabilidad que realiza un seguimiento del tiempo por usted, puede mover fácilmente su tiempo facturable a una factura y facturar a sus clientes en minutos. Cuando prepare una factura, asegúrese de incluir un desglose de las horas trabajadas y los servicios correspondientes prestados.

También querrá estar seguro e incluir condiciones de pago, que ya debería haber acordado con su cliente.

Asegúrese de realizar un seguimiento de sus horas facturables

Las horas facturables son la clave para la supervivencia de muchos propietarios únicos, autónomos y empresas de servicios. Ya sea que sea un abogado, un asistente administrativo o un consultor, si brinda servicios a sus clientes, desea realizar un seguimiento de sus horas facturables. Deje de venderse a sí mismo y a sus servicios a la baja, y comience a realizar un seguimiento adecuado de sus horas facturables hoy mismo.