Una guía para pequeñas empresas sobre los centros de costos

A medida que crece su negocio, puede comenzar a utilizar centros de costos. Los centros de costos, aunque no producen ingresos, pueden beneficiar a su negocio de muchas maneras. Cubrimos esos beneficios aquí.

Como propietario de un negocio, es probable que su enfoque se centre en ganar dinero. Pero tan importante como es producir ingresos, también hay gastos involucrados en el funcionamiento de su negocio. Un centro de costos es un empleado o un departamento dentro de su empresa que realiza esas tareas necesarias que generan gastos.

Por ejemplo, si tiene un departamento de recursos humanos o incluso un solo empleado de recursos humanos, se consideraría un centro de costos. Los centros de costos brindan apoyo al negocio de alguna manera. Los centros de costos no generan ingresos pero incurren en gastos, lo que afecta directamente tanto el flujo de efectivo como su cuenta de resultados.

Resumen:¿Qué es un centro de costos?

Los centros de costos son una función importante para cualquier negocio. Incluso una pequeña empresa puede beneficiarse de un centro de costos. Un centro de costos puede ser una sola persona, como el empleado de contabilidad responsable de ingresar transacciones en su aplicación de software de contabilidad, o podría ser todo un departamento de recursos humanos. Los centros de costos brindan apoyo administrativo y de otro tipo a las actividades generadoras de ingresos.

Las actividades del centro de costos siempre se incluyen en el balance de su empresa. Si bien un centro de costos no aporta ingresos a un balance general, tiene tanto activos como pasivos.

Centro de costes frente a centro de beneficios:¿cuál es la diferencia?

Un centro de costos contribuye indirectamente a las ganancias comerciales, mientras que los centros de ganancias existen para obtener ingresos. Por ejemplo, el centro de relaciones con los pacientes de un gran hospital se consideraría un centro de costos, ya que su propósito es mantener buenas relaciones con los pacientes. Si bien esta es una tarea importante que puede aumentar indirectamente los ingresos al mantener contentos a los pacientes, el centro de relaciones con los pacientes no genera ganancias.

Sin embargo, el departamento de cirugía electiva de ese mismo hospital brinda procedimientos quirúrgicos electivos a los pacientes y se consideraría un centro de ganancias, ya que genera ingresos. Las empresas más grandes y otras organizaciones también pueden usar un centro de ingresos para administrar los ingresos por ventas.

Por ejemplo, echemos un vistazo a los grandes almacenes Debra. Debra se enorgullece de sus estantes bien surtidos de productos de calidad. Hace muchos años, Debra's Department Store comenzó como una pequeña ferretería local, pero a medida que Debra agregó diferentes departamentos, sus ingresos crecieron. Ahora tiene 10 centros de ganancias que incluyen ropa, productos electrónicos, muebles, medicamentos y artículos para el hogar, junto con varios otros.

Pero para que su negocio funcione sin problemas, Debra ha establecido varios centros de costos, incluido un centro de atención al cliente que se encarga de las devoluciones, los cambios y las inquietudes y quejas de los clientes. También creó un departamento de TI que tiene la tarea de garantizar que todas las computadoras de la tienda funcionen sin problemas.

Si bien ni el departamento de servicio al cliente ni el departamento de TI generan ingresos, brindan un servicio valioso tanto internamente, al mantener las computadoras funcionando sin problemas, como externamente, manteniendo contentos a los clientes y ayudando a resolver cualquier problema o inquietud que pueda surgir.

4 beneficios de los centros de costos

En la mayoría de las empresas más grandes, los centros de costos son una necesidad, ya que brindan valor agregado a una empresa. Si bien no están diseñados para generar ganancias, mejoran la rentabilidad de una empresa al proporcionar estos beneficios.

1. Crean clientes más felices

Si vende bienes y servicios (y qué negocio no lo hace), mantener contentos a sus clientes es esencial. No, no solo es esencial, también es un trabajo de tiempo completo, por lo que crear un departamento de servicio al cliente es una inversión valiosa para su negocio.

A pesar de que su departamento de servicio al cliente cuesta dinero en lugar de ganar dinero, también resuelve disputas, resuelve problemas y, esencialmente, mantiene contentos a sus clientes. Y un cliente satisfecho suele ser un cliente leal.

2. Mantienen el negocio funcionando sin problemas

Mientras vende bienes y servicios, ¿quién está detrás de escena para garantizar que sus máquinas se mantengan limpias para que funcionen de manera óptima? ¿Quién se asegura de que se limpie el café derramado de Tom, que se vacíen los botes de basura y que el aire acondicionado y la calefacción funcionen correctamente?

Su personal de mantenimiento, eso es quién. Si bien los operadores de máquinas y el personal de cumplimiento de pedidos son vitales para su negocio, también lo son las personas que les facilitan el desempeño de su trabajo.

3. Gestionan a tus empleados

Cuando empezaste, usaste muchos sombreros. Tal vez todavía lo hagas. Pero a medida que su negocio crece, sabe que no puede continuar administrando de manera efectiva todas las áreas de su negocio, en particular los recursos humanos y la nómina.

Los centros de costos de recursos humanos y nómina administran todo el proceso de contratación, desde la publicación inicial del trabajo hasta la lectura de solicitudes y currículos, y la administración de todo el proceso de entrevistas. También gestionan las disputas de los empleados, investigan las quejas y se aseguran de que su negocio cumpla con las leyes estatales y federales.

4. Buscan oportunidades innovadoras

No olvidemos la importancia de las finanzas y la contabilidad. Si bien este centro de costos puede manejar los ingresos, también maneja el análisis de estados financieros, sirve como un área de cálculo de costos de recursos y maneja los impuestos. Un buen departamento de finanzas y contabilidad también evalúa las tendencias de ventas, revisa diferentes estrategias de precios y revisa los cambios en la industria.

Su personal de finanzas y contabilidad también puede identificar nuevas áreas para que su negocio explore o determinar qué productos y servicios son menos y más rentables.

Cómo funciona un centro de costos

Los centros de costos deben tener en cuenta los gastos de organización, al mismo tiempo que brindan los servicios de soporte necesarios. Un centro de costos, como un centro de producción o de ganancias, tiene un presupuesto que debe administrarse.

Debido a que los costos en los que incurren los centros de costos son internos y se usan para tomar decisiones administrativas, los centros de costos usan la contabilidad administrativa para realizar un seguimiento de los datos. Por lo general, cuando ocurren despidos, comienzan en los centros de costos, ya que estos puestos no generan ingresos.

Ejemplo de un centro de costos

Volviendo a la tienda por departamentos Debra, Debra tiene un personal de contabilidad de cuatro personas:un contador principal y tres empleados. Realizan estas tareas.

• Cuentas por pagar: Uno de los empleados de contabilidad maneja todas las transacciones de cuentas por pagar, asegurando que las facturas se ingresen correctamente y se paguen puntualmente.
• Cuentas por cobrar: Otro empleado maneja todas las cuentas por cobrar de la empresa, incluida la publicación de los pagos de los clientes, el seguimiento del estado de pago de los clientes y el inicio del proceso de cobro por pagos atrasados.
• Tareas generales de contabilidad: El empleado de contabilidad sénior de Debra maneja tareas de contabilidad más avanzadas, como registrar los gastos de depreciación, administrar la nómina y los gastos de impuestos relacionados, y publicar asientos de ajuste.
• Análisis financiero: El contador de Debra ejecuta y analiza los estados financieros, lo que ayuda a la empresa a identificar las áreas que necesitan mejoras e identifica las diferentes formas en que pueden aumentar los ingresos.

Si bien ninguna de estas tareas genera ingresos, todas son esenciales para la salud y el bienestar del negocio de Debra. Si las facturas no se pagan a tiempo, la calificación crediticia de Debra podría caer, lo que afectaría su capacidad para comprar productos para revendedores. Si los pagos no se acreditan correctamente en la cuenta de un cliente, podría haber graves repercusiones.

Lo mismo ocurre con el seguimiento rápido de las cuentas que se atrasan en el pago. La nómina debe procesarse a su vencimiento, los impuestos deben pagarse y el desempeño de la empresa debe analizarse regularmente para mantener los gastos al mínimo y maximizar los ingresos. Es por eso que el centro de costos de contabilidad y finanzas es tan importante para el negocio de Debra.

Los centros de costos pueden ayudarlo a administrar su negocio

A medida que crece su negocio, también crecerá el proceso de contabilidad necesario para su pequeña empresa. Cuando se produce un crecimiento, es posible que desee crear y administrar varios centros de costos. Si bien sirven como un método de administración eficaz, los centros de costos pueden ayudarlo a realizar un mejor seguimiento del rendimiento comercial y los gastos relacionados y, si se administran correctamente, también pueden ayudar a que su negocio crezca.