Cómo llevar la contabilidad de su tienda de comercio electrónico

Los dueños de negocios de comercio electrónico enfrentan desafíos únicos cuando se trata de fijar precios y entregar sus productos. Familiarícese con estos seis conceptos para administrar su negocio de comercio electrónico con éxito.

Los dueños de negocios de comercio electrónico tienen un grado de flexibilidad que no se les ofrece a aquellos con escaparates físicos. Más atractivo que evitar el alquiler en una tienda, poder cumplir con los pedidos desde casa mientras uso pantalones de chándal me llevaría a optar por un modelo de comercio electrónico.

Configurar su sistema de contabilidad puede ser una de las partes más estresantes de abrir un nuevo negocio. A medida que establezca su empresa en línea, familiarícese con los problemas contables más comunes para los propietarios de negocios de comercio electrónico.

¿En qué se diferencia la contabilidad del comercio electrónico de la contabilidad estándar?

Un negocio de comercio electrónico se enfrenta a diferentes situaciones fiscales y contables que una tienda física, pero no es nada que no puedas manejar.

• Impuesto sobre las ventas: Una tienda física cobra impuestos sobre las ventas de acuerdo con las leyes del estado donde se encuentra la tienda. Por otro lado, los clientes de empresas de comercio electrónico solo pagan impuestos sobre las ventas cuando la empresa tiene una conexión comercial significativa, llamada nexo de impuestos sobre las ventas, en el estado del cliente. Consulte nuestra guía sobre el impuesto sobre las ventas de comercio electrónico para saber cuándo debe cobrar y remitir el impuesto sobre las ventas. La mayoría de las plataformas de punto de venta (POS), como Shopify POS, imponen a los propietarios de negocios la responsabilidad de cobrar impuestos sobre las ventas cuando sea necesario.
• Tasas e impuestos internacionales: Las empresas de comercio electrónico que realizan envíos al extranjero deben garantizar el cumplimiento de las normas internacionales. Comunique a sus clientes los aranceles e impuestos aplicables a sus pedidos.
• Envío: A diferencia de los dueños de negocios tradicionales, el envío puede representar una alta proporción de sus gastos totales. Necesita un sistema para estimar y realizar un seguimiento de estos gastos en su software de contabilidad. Además, decida si transferir estos costos a sus clientes.

Los 6 principios de contabilidad con los que debe estar familiarizado para administrar un negocio de comercio electrónico exitoso

No necesita ser un experto en contabilidad para abrir un negocio de comercio electrónico. Una vez que se familiarice con algunos conceptos de contabilidad, estará listo para configurar un sistema de contabilidad para pequeñas empresas impecablemente organizado para ayudarlo a administrar un negocio de comercio electrónico rentable.

1. Contabilidad de inicio

Repase los conceptos básicos de contabilidad a medida que crea su negocio de comercio electrónico. El software de contabilidad puede generar asientos de diario y estados financieros, pero configurarlo correctamente requiere una comprensión práctica de estos conceptos fundamentales.

La contabilidad de inicio abarca más que solo procedimientos de contabilidad. Por ejemplo, debe elegir un método de contabilidad de inventario y la base contable de efectivo o de acumulación.

Debido a todos los costos asociados con iniciar un negocio, preste especial atención al flujo de efectivo en las primeras etapas. Supervise el estado de flujo de efectivo en su software de contabilidad y complete con regularidad las conciliaciones bancarias para mantener su negocio a flote antes de que las ventas comiencen a acumularse.

Una vez que haya dominado los conceptos básicos de contabilidad, puede pasar a temas más complejos, como pronósticos financieros, para ayudarlo a diseñar un plan de crecimiento realista.

2. Costo de los bienes vendidos

El costo de los bienes vendidos (COGS) se refiere a los tres costos del producto:material directo, mano de obra directa y gastos generales de fabricación.

• Material directo incluye el costo de las materias primas de sus productos. Si su empresa fabrica tazas para café, sus materias primas son la cerámica y la pintura. Incluya los impuestos y el envío del proveedor a su fábrica en el costo directo de los materiales.
• Mano de obra directa se refiere a los costos de mano de obra para que los trabajadores conviertan el producto en un bien terminado.
• Gastos generales de fabricación agrega costos de alquiler de fábrica, servicios públicos y personal de supervisión a los costos de su producto. Tiene elementos fijos y variables.

El costo de envío de productos a sus clientes no forma parte del cálculo de COGS. El envío a los clientes debe contabilizarse por separado, lo cual exploraremos a continuación.

3. Envío a clientes

El cumplimiento de pedidos de comercio electrónico debe ser uno de los primeros procesos que perfeccione. Cuando sus ventas dependen del envío de productos, debe ser rápido y eficiente.

El costo de envío a los clientes no es parte del costo de los bienes vendidos, porque es distinto del producto en sí, pero juega un papel en el costo total de ventas. El seguimiento preciso de estos costos le permite decidir cuánto cobrar por el envío.

Digamos que abro Book Me, un proveedor de libros largos y cortos, pesados ​​y livianos. Los clientes pagan una tarifa fija de envío de $10 por cada pedido, independientemente del peso o la cantidad de libros.

Debe registrar inmediatamente una venta cuando alguien realiza un pedido. Imagine que un estudiante universitario pide dos libros de texto pesados ​​por $250. Ignorando el impuesto a las ventas y las tarifas de procesamiento de tarjetas de crédito, la entrada del diario de ventas es:

Cuenta	Débito	Crédito
Efectivo	$260
Gastos de envío		$10
Ingresos		250

Tal vez recuerde de contabilidad 101 que debita gastos y acredita ingresos, con muy pocas excepciones. Estamos a punto de romper esa regla:acredite los gastos de envío por el monto que su empresa cobra a los clientes. Crea un saldo negativo en su cuenta de gastos de envío, que se compensará con los costos de envío reales en la siguiente entrada de diario.

Enviar dos libros de texto pesados ​​no es barato y termina costando $25 para enviarlos. Registre los gastos de envío a medida que se incurra.

Cuenta	Débito	Crédito
Gastos de envío	$25
Efectivo		$25

El saldo de gastos de envío de su libro mayor general indica $15, el costo neto de envío ($25 de costo de envío real - $10 de costo transferido al cliente).

A veces, una tarifa de envío pagada por el cliente supera los costos de envío reales, lo que le genera ingresos adicionales. Digamos que el costo de envío real es de solo $7. Primero registraría los gastos de envío reales:

Cuenta	Débito	Crédito
Gastos de envío	$7
Efectivo		$7

Luego, reconozca los ingresos adicionales:

Cuenta	Débito	Crédito
Gastos de envío	$3
Otros ingresos		$3

4. Descuentos de ventas, devoluciones y bonificaciones

Cualquier negocio minorista debe estar familiarizado con la contabilidad de los descuentos de ventas, devoluciones y descuentos.

Para registrar ajustes en las ventas, debe agregar dos cuentas al catálogo de cuentas en su software de contabilidad:"descuentos de ventas" y "devoluciones y descuentos de ventas".

Cuando resta estas dos cuentas de su número total de ventas, obtiene ventas netas. Las ventas netas reflejan sus ingresos por ventas totales después de restar las devoluciones, los descuentos y las concesiones, que son descuentos realizados por la mercancía defectuosa que conservan los clientes.

Debe realizar un seguimiento de todos los descuentos en su software de contabilidad. Digamos que mi librería en línea realiza una oferta con un 15 % de descuento y envío gratis, y un cliente compra un libro que generalmente se vende por $10. Ignorando el impuesto a las ventas y las tarifas de procesamiento de tarjetas de crédito, la entrada del diario de ventas es:

Cuenta	Débito	Crédito
Efectivo	$8,50
Descuentos de ventas	$1,50
Ventas		$10

La venta neta es de $8,50 ($10 precio original - $1,50 de descuento).

Las empresas de comercio electrónico, especialmente las que venden ropa, deben esperar una buena cantidad de devoluciones. Crea una política de devoluciones explícita que incluya la ventana de devolución.

Registre las devoluciones y los descuentos sobre la mercancía defectuosa utilizando la cuenta de "devoluciones y rebajas de ventas". Digamos que un cliente devuelve un libro por el que pagó $20. La entrada del diario dice:

Cuenta	Débito	Crédito
Devoluciones de ventas y descuentos	$20
Efectivo		$20

Observe que en todos estos ejemplos nunca reducimos el saldo de la cuenta de "ventas". En cambio, los descuentos, las devoluciones y las concesiones se rastrean por separado y se restan de la cuenta de ventas, lo que facilita el seguimiento de la actividad de ventas.

5. Rentabilidad

Las empresas de comercio electrónico operan en un mercado internacional, lo que genera una competencia feroz para los clientes. Las ventas y los recortes de precios pueden aumentar su ventaja en el mercado, pero debe medir su rentabilidad antes de ofrecer una oferta o un recorte de precios en sus productos.

Utilice las siguientes métricas para medir la rentabilidad de su empresa:

• Punto de equilibrio le dice cuántos productos necesita vender su negocio para neutralizar los costos.
• Margen de contribución mide la rentabilidad de sus productos después de restar los costos variables. Los principales costos variables son los materiales directos, la mano de obra directa, la parte variable de los gastos generales de fabricación y el envío a los clientes.
• Margen de beneficio bruto evalúa la rentabilidad de sus productos después de restar todos los costos del producto. Esta métrica incluye la parte fija de los gastos generales de fabricación, la única diferencia entre el margen de contribución y el margen de beneficio bruto para las empresas de comercio electrónico.
• Margen operativo se refiere a las ganancias de su empresa después de deducir los gastos de sus actividades comerciales principales.
• Margen de beneficio neto , más a menudo llamado ingreso neto, es el resultado final de su empresa. Cuando resta los gastos no comerciales y el impuesto sobre la renta del margen operativo, obtiene el margen de beneficio neto. El margen de beneficio neto es el determinante final de si su negocio está en números rojos o negros.

Las métricas de rentabilidad pueden informar el presupuesto de su empresa y ayudarlo a crear una estructura de precios que genere las máximas ganancias.

6. Deducciones de impuestos comerciales

Es posible que los nuevos propietarios de negocios no estén familiarizados con las deducciones de impuestos comerciales que pueden tomar en su declaración de impuestos comerciales. A diferencia de las deducciones de impuestos personales, las empresas pueden deducir la mayoría de los gastos comerciales ordinarios y necesarios.

Lea detenidamente nuestra guía de deducciones fiscales para pequeñas empresas para obtener una lista considerable de los gastos que debe deducir en su declaración de impuestos.

Puede ejecutar un negocio de comercio electrónico desde cualquier lugar. Aquellos que dedican una parte de su hogar a un negocio de comercio electrónico pueden aprovechar la deducción de la oficina en el hogar.

Agrega estos 6 conceptos a tu carrito de compras

No permita que el miedo a la contabilidad le impida construir un próspero negocio de comercio electrónico. Una vez que domine estos seis conceptos, puede centrar su atención en el lado creativo de administrar un negocio, como diseñar productos y crear una estrategia de marketing de comercio electrónico.