Una guía para pequeñas empresas sobre gastos de venta, generales y administrativos

Los gastos de venta, generales y administrativos (SG&A) son aquellos en los que se incurre para mantener su negocio en funcionamiento. Conozca por qué estos gastos están separados de otros gastos comerciales y cómo calcularlos.

Los costos de venta, generales y administrativos (SG&A, por sus siglas en inglés) son costos en los que incurre su empresa que no están directamente relacionados con el costo de producir un producto o brindar un servicio. Los gastos de venta, generales y administrativos siempre se rastrean por separado del costo de los bienes vendidos y se consideran parte de hacer negocios.

Resumen:¿Qué son los gastos de venta, generales y administrativos (SG&A)?

Los gastos de venta, generales y administrativos se conocen con frecuencia como costos operativos, es decir, los gastos diarios de funcionamiento de su empresa. Debido a que estos costos no se pueden asociar directamente con la producción, generalmente se informan como elementos de línea individuales en un estado de resultados.

En un estado de resultados resumido, los gastos de venta, generales y administrativos se informan como un total de una sola línea en los gastos operativos, aunque depende del propietario de la empresa decidir cómo desea mostrar estos gastos en su estado de resultados.

La mayoría de las aplicaciones de software de contabilidad se encargan del seguimiento de los gastos de venta, generales y administrativos, lo que brinda a los dueños de negocios una manera fácil de analizar los resultados.

Varios tipos de gastos de venta, generales y administrativos (SG&A)

Cualquier cosa que no esté directamente relacionada con la producción del producto y el costo de los bienes vendidos generalmente se considera un gasto de SG&A. Comúnmente denominados costos indirectos, los gastos operativos o de venta, generales y administrativos pueden incluir lo siguiente.

1. Gastos de venta

Los gastos de venta son aquellos que están directamente relacionados con el proceso de venta e incluyen este tipo de gastos.

• Costos de publicidad y marketing
• Salarios del personal de ventas
• Comisiones de ventas
• Viajes
• Artículos promocionales como volantes y folletos

2. Gastos generales

Los gastos generales son aquellos que no están directamente asociados con un departamento o un producto, pero son necesarios para que el negocio continúe operando. Los gastos generales pueden incluir los siguientes artículos.

• Alquiler
• Utilidades
• Gastos de oficina como caja chica
• Seguros
• Costos de software y tecnología

3. Gastos administrativos

Los gastos administrativos generalmente se centran en costos de personal y consultoría. En la mayoría de los casos, las empresas más pequeñas tendrán costos administrativos limitados.

• Salarios de gerentes y ejecutivos
• Contadores del personal
• Personal de TI
• Personal jurídico
• Consultores

¿Cuál es la diferencia entre SG&A y gastos operativos?

En muchos casos, no hay diferencia entre los gastos de venta, generales y administrativos y los gastos operativos, siendo la única distinción el nivel de detalle con el que estos gastos aparecen en su estado de resultados.

Las corporaciones más grandes a menudo encuentran útil separar los gastos en cada categoría de SG&A para fines de seguimiento. Sin embargo, en la mayoría de los casos, las pequeñas empresas pueden usar cualquiera de los dos términos al calcular los costos que no son de producción.

Cómo calcular los gastos de venta, generales y administrativos (SG&A)

Si está utilizando un software de contabilidad, la estructura del software clasificará automáticamente los gastos de venta, generales y administrativos en función de la información proporcionada durante el proceso de configuración del software.

Si usa una plantilla de declaración de ingresos, un software de hoja de cálculo o un libro mayor manual para registrar transacciones, deberá calcular todos los gastos no relacionados con el producto e ingresarlos en su declaración de ingresos como gastos de venta, generales y administrativos.

Antes de que pueda ingresar el total de gastos de venta, generales y administrativos en su declaración de ingresos, deberá crear una lista detallada de los gastos de venta, generales y administrativos, que se pueden sumar de varios diarios de gastos.

Ya sea que proporcione detalles línea por línea en su declaración de ingresos o haga una entrada de una sola línea, deberá categorizar correctamente los gastos de venta, generales y administrativos.

Gastos de venta, generales y administrativos (SG&A) ($ en millones)	Total
Salarios	$ 1200
Alquiler	300
Publicidad	100
Utilidades	95
Comisiones	105
Teléfono	300
Gastos de venta, generales y administrativos totales	$ 2100

Una vez que haya ingresado los totales, deberá colocarlos en categorías específicas como las que aparecen en la lista anterior. Una vez que se haya completado, podrá registrar la cantidad acumulada en su declaración de ingresos.

Ya sea que se ingresen por categoría o por una sola línea, los gastos de venta, generales y administrativos siempre se registran en la sección Gastos operativos de su estado de resultados. Puede optar por incluir directamente los gastos de depreciación en sus gastos de venta, generales y administrativos o registrarlos por separado en su declaración de ingresos.

Preguntas frecuentes

• En la mayoría de los casos, no lo hacen. Depende totalmente de cada empresa decidir si desea informar los gastos de venta, generales y administrativos por separado o simplemente incluirlos en los gastos operativos. Cualquier método es aceptable.

• Revisar periódicamente los gastos de venta, generales y administrativos puede ayudarlo a realizar un seguimiento de sus gastos.

  Si bien algunos gastos operativos son costos fijos que no varían de un mes a otro, la revisión regular de otros gastos puede ayudarlo a administrarlos mejor al controlar los costos actuales, eliminar los innecesarios y tomar las medidas adecuadas en las áreas en las que gasta de más.

• Probablemente no. Si bien todos los propietarios de negocios deben realizar un seguimiento adecuado y contabilizar sus gastos, lo más probable es que toda la información que necesita se pueda encontrar en los estados financieros, como su declaración de ingresos.

  Sin embargo, para las empresas en crecimiento, puede ser útil realizar un seguimiento de los gastos de venta, generales y administrativos, especialmente si se encuentra en el sector manufacturero.

Los gastos de venta, generales y administrativos deben revisarse periódicamente

Aunque muchas empresas más pequeñas no necesitarán separar los gastos de venta, generales y administrativos, calcular los gastos de venta, generales y administrativos sigue siendo un proceso útil. Profundizar en sus gastos de SG&A puede brindarle una mejor perspectiva del desempeño de la empresa, así como señalar áreas de preocupación.

La mejor manera de hacer esto es revisar todos sus gastos de venta, generales y administrativos línea por línea para ver si hay gastos que deben recortarse o eliminarse. Puede haber algunas áreas en particular que se beneficiarían de una revisión más profunda.

1. Publicidad: Si no obtiene resultados de sus campañas publicitarias, es dinero desperdiciado. Cuando lance una campaña de cualquier tipo, ya sea en una plataforma de redes sociales o publicidad más tradicional, asegúrese de realizar un seguimiento de los resultados para conocer el retorno de la inversión.
2. Viajes: Los gastos de viaje pueden salirse de control rápidamente. Si sus gastos de viaje resultan en un aumento del negocio, pueden valer la pena, pero piénselo dos veces antes de viajar que no produzca un impacto inmediato.
3. Utilidades: Si bien los servicios públicos a veces se consideran un costo fijo, usted tiene cierto control sobre las facturas mensuales de servicios públicos. Por ejemplo, cambiar los termostatos puede tener un impacto directo en las facturas de calefacción y refrigeración, así que asegúrese de que sus empleados no cambien el termostato arbitrariamente cuando hace calor o frío. Si sus facturas de servicios públicos son muy altas, es posible que desee invertir en un sistema de mayor eficiencia energética.
4. Suscripciones innecesarias: ¿Sigues pagando una suscripción a un servicio que ya no usas? Vuelva a examinar todos sus costos mensuales y determine cuáles necesita y cuáles puede cancelar.
5. Espacio de oficina: ¿Necesita todo el espacio que está alquilando actualmente? ¿Necesita espacio de oficina en absoluto? Si bien las negociaciones sobre una fábrica o un almacén pueden no ser posibles, si alquila un espacio adicional para las operaciones, es posible que pueda reducir esos costos.

El seguimiento por separado de los gastos de venta, generales y administrativos ayuda incluso a las pequeñas empresas a manejar mejor los costos operativos. Asegúrese de realizar un seguimiento de ellos correctamente.