Cómo calcular el equivalente a tiempo completo (FTE)

El equivalente a tiempo completo (FTE) es un método que se utiliza para determinar cuántos empleados a tiempo completo tiene actualmente. FTE suma todos sus empleados a tiempo parcial para crear empleados FTE.

El equivalente a tiempo completo, o FTE, es una métrica utilizada para determinar cuántos empleados de tiempo completo y de medio tiempo tiene actualmente en el personal. Cada FTE equivale a la cantidad de horas que trabajan sus empleados de tiempo completo.

Para determinar la cantidad de FTE creados por sus empleados a tiempo parcial, debe sumar la cantidad de horas trabajadas y dividirla por la cantidad de horas en una semana laboral a tiempo completo.

Por ejemplo, si su semana laboral de tiempo completo es de 40 horas y tiene dos empleados de medio tiempo que trabajan 20 horas cada semana, cuando se suman sus horas, crean un FTE.

Resumen:¿Qué es un empleado FTE?

Si actualmente tiene empleados tanto a tiempo completo como a tiempo parcial, debe determinar cuántos empleados FTE tiene. Un empleado FTE no es necesariamente un solo empleado; puede ser una combinación de varios empleados a tiempo parcial que, cuando se suman sus horas, crean un equivalente a tiempo completo o empleado FTE.

Calcular los FTE puede ser útil para presupuestar las necesidades de mano de obra actuales y futuras. También permite a los empleadores examinar el total de horas trabajadas en toda la empresa en lugar de mirar solo cuántos empleados de tiempo completo y de tiempo parcial hay en el personal.

Los empleadores también deben calcular los FTE para cumplir con ciertas leyes y programas federales, que incluyen:

• Ley del Cuidado de Salud a Bajo Precio (ACA): La ACA requiere que las pequeñas empresas con al menos 50 FTE en el personal durante el año anterior brinden un seguro de salud esencial y asequible a sus empleados. Si su empresa tiene menos de 50 FTE, tendrá la opción de solicitar un crédito fiscal para pequeñas empresas del 50 % si elige ofrecer seguro médico a sus empleados.
• COBRA: COBRA es un programa federal que requiere que ciertos empleadores calificados proporcionen la continuación del seguro de salud a los empleados y sus dependientes al término de su empleo. Se requiere ofrecer COBRA solo si actualmente proporciona un plan de seguro médico a sus empleados y ha empleado al menos 20 FTE en el año calendario anterior.

El cálculo de los FTE también es obligatorio para cualquier pequeña empresa que actualmente trabaje con el gobierno federal a título profesional, ya que la presentación de un informe FTE es una parte obligatoria de la mayoría de los contratos del gobierno federal.

Cómo calcular el equivalente a tiempo completo (FTE)

Calcular el equivalente a tiempo completo para su negocio puede llevar mucho tiempo si actualmente procesa su nómina y los beneficios de los empleados manualmente.

Al calcular FTE, asegúrese de que los datos de su nómina sean fácilmente accesibles, ya que necesitará esta información para completar sus cálculos. Todo el cálculo será mucho más fluido si usa un software de nómina o un proveedor de servicios de nómina, ya que puede usar sus informes de nómina para obtener la información necesaria.

Paso 1:Cree una lista de todos los empleados y sus horas trabajadas

Esto se puede hacer manualmente o utilizando los informes de nómina disponibles de su proveedor de servicios de nómina.

Una vez que tenga una lista de empleados, deberá determinar cuántas horas trabaja cada empleado cada semana. Si bien los empleados de tiempo completo generalmente trabajan las mismas horas cada semana, las horas de los empleados de medio tiempo pueden variar de una semana a otra, así que asegúrese de consultar cada semana para ver las horas reales trabajadas.

Para nuestra empresa de muestra, diremos que tenemos los siguientes empleados en plantilla:

Empleado	Horas trabajadas por semana
Ángela Administradora	40
Bárbara Contadora	40
Donald repartidor	25
Hannah Recursos Humanos	40
Gerente de oficina de Oliver	25
Pedro Programador	30

Una vez que haya completado su lista, puede pasar al siguiente paso.

Paso 2:Determine qué se considera empleo a tiempo completo

El empleo a tiempo completo varía de una empresa a otra. Algunos empleadores consideran que cualquier trabajo de más de 35 horas a la semana es de tiempo completo, mientras que otros exigen que los empleados trabajen 40 horas a la semana para ser considerados de tiempo completo.

A efectos de nuestros cálculos, supondremos que la empresa de la muestra considera 40 horas semanales de empleo a tiempo completo. Necesitará conocer la cifra correcta para su empresa a fin de calcular correctamente los FTE.

Paso 3:Calcular las horas trabajadas por el empleado en el mes

Primero, sume todas las horas de tiempo completo trabajadas durante la semana. La empresa de muestra actualmente tiene tres empleados a tiempo completo:

3 x 40 =120 horas a la semana

A continuación, agregará al total a su empleado de medio tiempo que trabaja 30 horas a la semana:

30 x 1 =30 horas a la semana

Finalmente, agregará a sus dos empleados de medio tiempo, cada uno de los cuales trabaja 25 horas por semana:

25 x 2 =50 horas a la semana

Una vez que se contabilizan todas las horas de los empleados, puede completar este paso agregando todas las horas trabajadas durante la semana.

120 + 30 + 50 =200

Esto significa que, cuando se combinan, sus empleados de tiempo completo y medio tiempo trabajan 200 horas por semana.

Paso 4:Separar las horas de medio tiempo

Ahora que ha calculado todas las horas de trabajo de sus empleados durante la semana, está listo para calcular sus FTE totales. Para hacerlo, deberá separar a sus tres empleados a tiempo parcial del total de horas trabajadas por semana y calcular el total de horas por separado:

30 + 50 =80 horas a tiempo parcial trabajadas por semana

Cuando se suman, las horas de sus tres empleados a tiempo parcial equivalen a 80 horas.

Ya hemos determinado que, en esta empresa de muestra, un equivalente de empleado de tiempo completo, o FTE, trabaja 40 horas a la semana. Para calcular las horas FTE de sus empleados a tiempo parcial, deberá realizar el siguiente cálculo:

80 (horas de tiempo parcial) ÷ ​​40 (horas de tiempo completo) =2 FTE

Esto indica que las horas combinadas de sus tres empleados de medio tiempo (80 horas), cuando se dividen por su semana laboral normal de tiempo completo (40 horas), equivalen a dos FTE.

Recuerde que su cálculo cambiará según la agencia o el programa para el que esté calculando los FTE, ya que las diferentes agencias y programas gubernamentales tienen diferentes requisitos de cálculo.

Por ejemplo, si estuviera completando un cálculo de FTE para fines de informes de ACA, tendría que dividir la cantidad total de horas trabajadas por los empleados a tiempo parcial entre 30 en lugar de 40, ya que el IRS considera cualquier cosa por encima de las 30 horas por semana a tiempo completo. empleo.

Además, dado que Peter Programmer trabaja 30 horas a la semana, según el cálculo de la ACA, se lo consideraría un empleado de tiempo completo en lugar de un empleado de medio tiempo, como en el primer ejemplo.

Si está calculando los FTE para determinar la elegibilidad de COBRA, puede basar su cálculo en los requisitos de tiempo completo establecidos por su empresa en lugar de adherirse al estándar de 30 horas por semana exigido para los cálculos de ACA.

Paso 5:agregue el total de su empleado de tiempo completo a su total de FTE

Ahora que ha determinado que sus tres empleados de medio tiempo equivalen a dos FTE, puede agregar ese número al total de empleados de tiempo completo para determinar el total de FTE final para su negocio. En este caso, el total es cinco:dos FTE de sus empleados a tiempo parcial y tres FTE de sus empleados a tiempo completo.

Este proceso debe repetirse para cada semana de nómina durante todo el año. Si tus empleados trabajan el mismo número de horas cada semana, el proceso de cálculo será sencillo.

Sin embargo, si su empresa cambia regularmente el horario de sus empleados de medio tiempo, agrega personal adicional durante ciertos meses o suspende al personal durante períodos lentos, deberá asegurarse de tener en cuenta todos esos cambios en su recuento final de FTE, que debe basarse en los totales del año anterior.

Tu número FTE sí importa

Debido a que muchas agencias gubernamentales usan los FTE para determinar la elegibilidad para ciertos programas, es importante que usted o su administrador de beneficios calculen correctamente el equivalente de sus empleados a tiempo completo. La cantidad de FTE que tiene su empresa también puede afectar sus impuestos comerciales, ya que muchos programas brindan deducciones de impuestos basadas en la cantidad de FTE que emplea su empresa.

Por todas estas razones, es importante que aprenda a calcular con precisión los empleados equivalentes a tiempo completo.