Una guía para pequeñas empresas sobre los costos generales

Es necesario realizar un seguimiento de todos los costos comerciales, incluso aquellos que no están directamente relacionados con la producción. Obtenga más información sobre estos costos generales y cómo realizar un seguimiento de ellos para su empresa.

Si tienes un negocio, tienes gastos generales. Ya sea que trabaje solo o tenga un personal de 50 personas, los gastos generales son parte de hacer negocios. Aprenda qué son los gastos generales, los diferentes tipos de gastos generales que puede tener su negocio y cómo usted o su contable pueden aprender a calcularlos fácilmente.

Resumen:¿Qué son los gastos generales?

Los costos generales son los costos necesarios para administrar su negocio. Los costos generales no están directamente relacionados con ningún producto o servicio específico y, a diferencia de elementos como los materiales, no generan ganancias directamente. Sin embargo, los costos generales siguen siendo parte de hacer negocios y deben contabilizarse adecuadamente.

Calcular los costos generales no es una opción para las empresas de fabricación, ya que las reglas GAAP establecen que los costos generales de fabricación deben incluirse en el inventario de progreso y el inventario de productos terminados en su hoja de balance e incluirse en el costo de los bienes vendidos en su estado de resultados.

Si bien eso puede sonar intimidante, el proceso es bastante rutinario si usa un software de contabilidad, pero aquellos de ustedes que todavía registran transacciones usando libros de contabilidad manuales tendrán que dedicar un poco de tiempo a calcular sus costos generales.

Para comprender los costos generales, puede ser útil comprender la diferencia entre costos directos e indirectos:

• Los costos directos son cualquier gasto en el que incurra su empresa que esté directamente relacionado con la producción de bienes o servicios. La mano de obra y los materiales directos se consideran costos directos.
• Los costos indirectos no están directamente relacionados con los costos de producción, pero aún son necesarios para administrar su negocio. Por ejemplo, el alquiler de un edificio es necesario para administrar su negocio, pero no está directamente relacionado con el proceso de producción.

Una vez que comprenda la diferencia entre costos directos e indirectos, será mucho más fácil reconocer y calcular los costos generales.

Tipos de gastos generales para pequeñas empresas

Hay tres tipos de gastos generales que pueden afectar directamente a su pequeña empresa. Si bien los dos primeros, los costos fijos y los costos variables, son bastante fáciles de rastrear, también hay una tercera categoría, semivariable, en la que también pueden incurrir las pequeñas empresas.

1. Costos fijos

Los costos fijos son los gastos generales más fáciles de administrar. Los costos fijos son los mismos cada mes y no se ven afectados por un aumento o disminución en la actividad de producción. Ejemplos de gastos fijos incluyen costos operativos generales como:

• Alquiler
• Pagos de hipoteca
• Seguros
• Impuestos a la propiedad
• Depreciación de activos
• Salarios administrativos

Por ejemplo, supongamos que posee una pequeña empresa de fabricación que fabrica marcos de madera para cuadros. Actualmente alquila un edificio que alberga tanto al personal administrativo como a una pequeña área de fabricación.

El alquiler del edificio es de $3,500/mes. En mayo, usted produjo y vendió marcos por un valor de $10 000, pero los equipos rotos en junio redujeron la producción, por lo que solo fabricó y vendió marcos por un valor de $2000. Independientemente del nivel de producción manufacturera en mayo y junio, su gasto de alquiler se mantuvo en $3500.

2. Costos variables

Si bien la mayoría de sus costos generales serán costos fijos, también hay algunos costos generales variables que deben calcularse. A diferencia de los costos fijos, puede o no tener costos variables para un mes en particular. Los costos variables incluyen:

• Envío
• Suministros de oficina
• Mantenimiento
• Publicidad
• Consultoría

Por ejemplo, dado que fabrica y vende marcos para cuadros, incurre en costos de envío por cada mes que envía pedidos. Sin embargo, si hay un mes en el que tu empresa no vende marcos para fotos, no tendrás gastos de envío.

El mismo principio se aplica a cualquier mes en el que no se compre material de oficina ni se compre publicidad.

3. Costos semivariables

La mayoría de sus costos generales caerán en la categoría de costos fijos o variables, pero hay ocasiones en las que se utilizarán costos semivariables. Estos incluyen:

• Utilidades
• Salarios de ventas
• Hora extra

Si bien se incurre en costos como los servicios públicos todos los meses, la cantidad varía de un mes a otro, lo que los coloca directamente en la categoría semivariable.

Cómo calcular los gastos generales

Una vez que comprenda los diversos tipos de gastos generales, estará listo para calcular los costos generales comerciales. Una de las cosas más importantes que debe recordar al calcular los gastos generales es no incluir ningún gasto directo, como productos y materiales comprados que se utilizan para la reventa o mano de obra directa.

Los gastos directos siempre deben calcularse en el costo de los bienes vendidos; incluirlos en sus costos generales aumentaría sus gastos.

La forma más fácil de calcular los costos generales es sumar los gastos de un período de tiempo específico. A la mayoría de las empresas les resulta más útil si calculan sus gastos generales mensualmente.

Por ejemplo, supongamos que su negocio de fabricación tuvo los siguientes gastos durante el mes de mayo:

• Alquiler:$1100
• Seguro:$300
• Impuestos a la propiedad:$160
• Envío:$250
• Suministros de oficina:$90
• Utilidades:$175

Sumando los totales, los gastos generales de su negocio totalizaron $2075 para el mes de mayo.

Cómo calcular la tasa de gastos generales

Para obtener el mayor beneficio del cálculo de sus costos generales, el siguiente paso sería calcular su tasa de gastos generales. Para calcular su tasa de gastos generales, utilizará la siguiente fórmula:

Costos generales ÷ Ventas =Tasa de gastos generales

En este ejemplo, digamos que tuviste $32,000 en ventas en mayo. Para calcular sus costos generales, debe tomar sus costos generales, que son $2,075 y dividirlos por sus ventas del período, que suman $32,000.

$2,075 ÷ $32,000 =.06 o 6%

Este resultado significa que por cada dólar que gana, gasta $0,06 en gastos generales.

¿Cómo asigna los costos generales?

Hay un cálculo más que puede realizar utilizando los costos generales:la tasa de asignación de gastos generales. De manera similar al cálculo de la tasa de gastos generales, la tasa de asignación de gastos generales le ayuda a determinar cuántos gastos generales deben asignarse para producir un producto o servicio. El cálculo para asignar gastos generales es:

Gastos generales totales ÷ Horas laborales totales =Tasa de asignación de gastos generales

Por ejemplo, supongamos que su negocio tuvo 140 horas de mano de obra directa para el mes de mayo. Ya sabemos que el costo general del mes fue de $2,075. El cálculo sería:

$2075 ÷ 140 =$14,82

Esto significa que por cada hora de trabajo dedicada a la fabricación de marcos, deberá asignar $14,82 en gastos generales.

También puede elegir usar horas de máquina en lugar de horas de mano de obra al calcular su asignación de gastos generales, reemplazando la cantidad de horas de mano de obra con la cantidad de horas de máquina en su cálculo.

Por qué es importante conocer sus costos generales

Los costos generales impactan directamente tanto en su hoja de balance como en su estado de resultados, pero quizás aún más importante, no saber o calcular incorrectamente sus costos generales puede resultar en una disminución de las ganancias debido a la inexactitud de los precios de los productos.

No incluir sus costos generales al fijar el precio de un producto o servicio puede resultar en una pérdida significativa de ganancias si el precio de un producto es demasiado bajo. Por el contrario, una estimación incorrecta de los costos generales podría hacer que subiera el precio de sus productos, lo que daría como resultado un movimiento lento del inventario y existencias obsoletas acumulando polvo en un estante.

Conocer los gastos generales de su negocio también lo ayuda a ser más proactivo en la administración de su negocio. Por ejemplo, si tiene gastos generales elevados, puede tomar las medidas necesarias para reducirlos. Si sus gastos generales en el negocio son bajos, puede ser un buen momento para considerar agregar un producto adicional a su línea actual.

Tomarse unos minutos adicionales para calcular sus costos generales puede dar sus frutos tanto a corto como a largo plazo. Está en el negocio para ganar dinero y administrar sus costos generales lo ayudará a lograrlo.