Una guía para pequeñas empresas sobre presupuestos flexibles

Un presupuesto flexible puede ser un recurso útil para los dueños de negocios que luchan por presupuestar adecuadamente los costos variables. Si fabrica productos, vea cómo un presupuesto flexible puede ayudar a su negocio.

Un presupuesto flexible es un presupuesto que se crea usando un costo o fórmula específica. A diferencia de un presupuesto estático, un presupuesto flexible incluye costos fijos y variables que se pueden ajustar según el porcentaje de ingresos o el costo de producción incurrido a lo largo del período del presupuesto.

Resumen:¿Qué es un presupuesto flexible?

Un presupuesto flexible está diseñado para cambiar según los ingresos o los niveles de producción. A diferencia de un presupuesto estático, que se puede preparar anticipando el rendimiento, un presupuesto flexible le permite ajustar el presupuesto maestro original utilizando las ventas reales o el volumen de producción.

Por ejemplo, si prepara un presupuesto estático para una pequeña empresa manufacturera, el presupuesto seguirá siendo el mismo ya sea que la fábrica produzca 500 o 5000 productos, lo que dejará a su empresa con un presupuesto inexacto a medida que aumente o disminuya la producción.

Un presupuesto flexible se utiliza mejor en un entorno de fabricación donde el presupuesto puede basarse en el volumen de producción.

La creación de un presupuesto comercial, particularmente un presupuesto flexible, requiere cierta familiaridad con el proceso de contabilidad y es mejor dejarlo en manos de contadores experimentados y tenedores de libros con conocimientos de contabilidad de costos.

Presupuesto estático frente a presupuesto flexible:¿cuál es la diferencia?

Tanto los presupuestos estáticos como los flexibles están diseñados para estimar los ingresos y gastos futuros.

Sin embargo, un presupuesto estático permanece en el monto presupuestado original, independientemente de cualquier cambio en la actividad de ingresos, la producción o el volumen, mientras que un presupuesto flexible está diseñado para ajustar los totales del presupuesto en función de cualquier cambio en los ingresos o la producción.

En otras palabras, si su restaurante tiene un presupuesto para servir 1000 comidas en un mes, pero en realidad sirve 2000 comidas, sus gastos presupuestados en un presupuesto estático siguen siendo los mismos, mientras que los totales del presupuesto se ajustan para reflejar los cambios tanto en los ingresos como en la producción.

Beneficios de tener un presupuesto flexible para su pequeña empresa

Si administra un entorno de producción de alto nivel, la creación de un presupuesto flexible puede ayudar a mitigar las variaciones típicas que se encuentran en los presupuestos estáticos.

Si bien se completa después del hecho, cuando los niveles de producción de todo el mes están disponibles, la creación de un presupuesto flexible puede ayudarlo a pronosticar mejor tanto los ingresos como los gastos que pueden vincularse directamente con la producción. Aquí hay algunas otras formas en que un presupuesto flexible puede ser útil para su negocio:

1. Refleja los costos cambiantes

Los costos cambiantes en el proceso de fabricación pueden afectar severamente su margen de ganancias. Cualquier cambio inesperado en el mercado puede hacer que un material esencial para su línea de producción cueste repentinamente más de tres veces el monto presupuestado original.

El uso de un presupuesto flexible lo alertará de inmediato sobre cualquier cambio que pueda afectar sus resultados, lo que le permitirá realizar cambios de manera proactiva en lugar de reactiva.

2. Incluye datos en tiempo real

Si bien preparar cualquier presupuesto siempre es mejor que no tener uno, un presupuesto estático no lo prepara para los cambios de ingresos y gastos en tiempo real.

Si bien las variaciones se notan en los presupuestos estáticos, un presupuesto flexible le permite ingresar los ingresos y gastos relevantes para ese período presupuestario en particular, adaptando los costos flexibles utilizando datos en tiempo real.

3. Permite variaciones del mercado

Si posee una heladería, sabe que el apogeo de su negocio será en los cálidos meses de verano. El uso de un presupuesto flexible le permite contabilizar mayores ingresos, mayores costos de mano de obra y mayores costos de inventario durante los meses más ocupados sin tener que ajustar los meses en que el negocio es más lento.

Cómo crear e implementar un presupuesto flexible para su negocio

La creación de un presupuesto flexible puede ser un proceso lento, pero una vez que crea el presupuesto inicial, simplemente puede construir a partir de sus números originales para crear un presupuesto flexible en tiempo real que tenga en cuenta los aumentos y disminuciones en los ingresos.

Para aprovechar al máximo su presupuesto, debe familiarizarse con los siguientes términos contables:

• Periodo contable: El período de tiempo cubierto por los estados financieros de una empresa. Un período contable puede ser un mes calendario, un trimestre o un año.
• Costos fijos: Los costos fijos son costos que se mantienen constantes ya sea que la producción o los servicios aumenten o disminuyan.
• Costos variables: Los costos variables son costos que cambian según la producción o los niveles de servicio.

Si está listo para crear un presupuesto flexible para su negocio, estos son algunos pasos para guiarlo:

Paso 1:Cree un presupuesto fijo de gastos generales

El primer paso para crear un presupuesto flexible es crear un presupuesto de gastos generales estático. Esto le permite asumir niveles de producción estándar y todos los gastos asociados. El presupuesto estático también sirve como base para ajustar las variaciones del presupuesto en el presupuesto flexible.

Paso 2:Identifique los costos fijos y variables para el período

Para crear un presupuesto comercial preciso, deberá separar los costos fijos de los costos variables, ya que un presupuesto flexible solo se ocupa de los gastos variables, como los niveles de producción, los materiales y la mano de obra.

Los gastos como el alquiler, los salarios de la gerencia y los costos de marketing permanecen estáticos y no cambian según la producción.

Paso 3:Ingrese niveles de producción basados ​​en datos reales

En lugar de estimar los niveles de producción, utilice los datos reales del mes anterior para crear su presupuesto flexible. Por ejemplo, si su empresa produjo 50 000 unidades en enero y desea presupuestar 75 000 unidades en febrero, debe analizar sus costos variables.

Digamos que su costo de materiales indirectos para producir 50,000 unidades fue de $22,000 mientras que su costo de mano de obra indirecta fue de $19,000. Para construir su presupuesto flexible, divida el costo total de cada categoría por el número de unidades. Por ejemplo:

$22,000 ÷ 50,000 =$0.44

Eso significa que su costo de material indirecto por unidad es de $0.44.

Su costo de mano de obra indirecta es:

$19,000 ÷ 50,000 =$0.38

Ambos totales se incluirían en su presupuesto flexible basado en la producción. En otras palabras, si tiene un presupuesto para producir 75 000 unidades para febrero, los totales presupuestados se verán reflejados en su presupuesto flexible, lo que hará que su material indirecto cueste $0.44 x 75 000 =$33 000.

Se aplicaría el mismo cálculo para los costos de mano de obra indirecta, que serían $0.38 x 75 000 =$28 500.

También puede agregar el costo de los servicios públicos para obtener una imagen más completa. Por ejemplo, si su electricidad para la fábrica fue de $750 para producir 50 000 unidades, su cálculo para determinar el costo de la utilidad sería de $750 ÷ 50.000 =0,015 $.

El siguiente ejemplo de presupuesto flexible muestra tanto el monto del presupuesto estático original como un presupuesto flexible basado en mayores niveles de producción.

Paso 4:Comparar con los resultados reales

Una vez que haya creado su presupuesto flexible, al final del período contable querrá comparar los totales del presupuesto flexible con los reales. Esta comparación le permite realizar ajustes futuros en función de la variación del presupuesto flexible indicada en la comparación.

Los presupuestos flexibles crean una imagen precisa de los costos de producción

Si bien incluso un presupuesto estático es mejor que ningún presupuesto, la creación de un presupuesto flexible brinda una imagen mucho más clara de los ingresos y los costos de producción.

Tenga en cuenta que si usted o su tenedor de libros no están familiarizados con la contabilidad de costos, es mejor dejar el proceso de creación de un presupuesto flexible en manos de un contador profesional o CPA.

Si bien el software de contabilidad es una parte importante del seguimiento de todas sus transacciones financieras, muchas aplicaciones de software simplemente no tienen la capacidad de preparar un presupuesto flexible.

Si se encuentra en el mercado de software de contabilidad para su pequeña empresa, asegúrese de consultar las reseñas de software de contabilidad de The Ascent y encuentre una aplicación que se ajuste a sus necesidades comerciales.