Cómo preparar asientos de ajuste:paso a paso (2022)

Para que sus estados financieros sean precisos, debe preparar y publicar asientos de ajuste. Te explicamos qué son y por qué son tan importantes.

Para crear estados financieros precisos, debe crear asientos de ajuste para sus cuentas de gastos, ingresos y depreciación.

Los asientos de ajuste se realizan al final de un período contable para contabilizar correctamente los ingresos y los gastos que aún no se han registrado en su libro mayor y deben completarse antes del cierre del período contable.

Resumen:¿Qué son los asientos de ajuste?

Los asientos de ajuste son el Paso 5 en el ciclo contable y una parte importante de la contabilidad de acumulación. Las entradas de ajuste le permiten ajustar los totales de ingresos y gastos para reflejar con mayor precisión su posición financiera.

Después de preparar su balance de prueba inicial, puede preparar y publicar sus asientos de ajuste, y luego ejecutar un balance de prueba ajustado después de que los asientos de diario se hayan registrado en su libro mayor. El propósito de las entradas de ajuste es garantizar que sus estados financieros reflejen datos precisos.

Si no se hacen asientos de ajuste, esos estados, como su balance general, estado de pérdidas y ganancias (estado de ingresos) y estado de flujo de caja no serán exactos.

¿Por qué son importantes los asientos de ajuste para la contabilidad de las pequeñas empresas?

1. Los ingresos aparecerán demasiado bajos

Si obtuvo ingresos en el mes que aún no se ha contabilizado, los totales de ingresos de su estado financiero serán artificialmente bajos. Por ejemplo, si Laura brindó servicios el 31 de enero a tres clientes, es probable que a esos clientes no se les facturen esos servicios hasta febrero.

Si Laura no acumula los ingresos obtenidos el 31 de enero, no estará cumpliendo con el principio de reconocimiento de ingresos, que establece que los ingresos deben reconocerse cuando se obtienen.

2. Los gastos pueden estar subestimados

Tan importante como es reconocer los ingresos correctamente, es igualmente importante dar cuenta de todos los gastos en los que ha incurrido durante el mes. Esto es particularmente importante al acumular gastos de nómina, así como cualquier gasto en el que haya incurrido durante el mes que aún no se le haya facturado.

Por ejemplo, su computadora falla a fines de febrero. Un técnico de reparación de computadoras puede guardar sus datos, pero al 29 de febrero aún no ha recibido una factura por sus servicios.

Para contabilizar ese gasto en el mes en que se incurrió, deberá acumularlo y luego revertir el asiento de diario cuando reciba la factura del técnico.

3. Los estados financieros no serán exactos

Al final de cada mes, debe ejecutar los estados financieros:un balance general, un estado de pérdidas y ganancias o de ingresos y un estado de flujo de efectivo. Utilizado para hacer cualquier asiento de cierre, es importante que estos estados reflejen la verdadera posición financiera de su empresa.

Tipos de asientos de ajuste

Hay cinco tipos principales de asientos de ajuste que usted o su tenedor de libros necesitarán hacer mensualmente. Las cinco entradas tendrán un impacto directo tanto en sus cuentas de ingresos como de gastos. Ellos son:

1. Ingresos acumulados

Los ingresos devengados son ingresos que han sido reconocidos por el negocio, pero el cliente aún no ha sido facturado. Los ingresos acumulados son particularmente comunes en los negocios relacionados con servicios, ya que los servicios se pueden realizar hasta varios meses antes de que se facture al cliente.

Los ingresos deben acumularse, de lo contrario, los totales de ingresos se subestimarían significativamente, particularmente en comparación con los gastos del período. Por ejemplo, Justin es dueño de una firma de CPA. Su firma hace una gran cantidad de consultoría de negocios, y algunos trabajos de consultoría tardan meses.

Justin querrá acumular los ingresos obtenidos en esos meses antes de poder facturar a sus clientes; de lo contrario, sus gastos aparecerán bastante altos en su declaración de ingresos, mientras que sus ingresos serán artificialmente bajos.

2. Gastos acumulados

Un gasto acumulado es un gasto en el que se ha incurrido antes de haber sido pagado. Por ejemplo, Tim es dueño de un pequeño supermercado y paga a sus empleadores quincenalmente. En marzo, las fechas de pago de Tim para sus empleados fueron el 13 y el 27 de marzo.

Sin embargo, sus empleados trabajarán dos días adicionales en marzo que no estaban incluidos en la nómina del 27 de marzo. Tim tendrá que acumular ese gasto, ya que a sus empleados no se les pagará esos dos días hasta abril. Los gastos de nómina generalmente se ingresan como una entrada inversa, de modo que la acumulación se pueda revertir cuando se paguen los gastos reales.

3. Ingresos diferidos

Los ingresos diferidos se utilizan cuando su empresa recibe un pago por adelantado de un trabajo que no se ha completado. A menudo, este puede ser el caso de las firmas profesionales que trabajan con un anticipo, como una firma de abogados o una firma de contadores públicos.

En muchos casos, un cliente puede pagar por adelantado el trabajo que debe realizarse durante un período de tiempo específico. Cuando los ingresos se obtienen posteriormente, el asiento del diario se invierte.

4. Gastos prepagos

Los gastos pagados por adelantado también deben registrarse como una entrada de ajuste. Por ejemplo, si decide pagar el alquiler por adelantado en enero durante todo el año, deberá registrar el gasto cada mes durante los próximos 12 meses para contabilizar el pago del alquiler correctamente.

Si no lo hace, sus estados financieros reflejarán un gasto de alquiler anormalmente alto en enero, seguido de ningún gasto de alquiler en los meses siguientes.

5. Gastos de depreciación

Los gastos de depreciación y la depreciación acumulada deberán contabilizarse para contabilizar adecuadamente la vida útil de cualquier activo fijo.

La depreciación siempre es un costo fijo y no afecta negativamente su estado de flujo de efectivo, pero su balance general mostraría la depreciación acumulada como una contracuenta en activos fijos.

Cómo preparar sus asientos de ajuste

Cada entrada de ajuste se preparará de forma ligeramente diferente. Estos son ejemplos de cómo registrar cada tipo de asiento de ajuste.

Paso 1:Registro de los ingresos acumulados

Cada vez que realice un servicio y no haya podido facturar a su cliente, deberá registrar el monto de los ingresos obtenidos como ingresos acumulados. Por ejemplo, John tiene un servicio de limpieza. Factura a sus clientes por un mes de servicios a principios del mes siguiente.

Su factura de enero es de $2000, pero como no facturará hasta el 1 de febrero, tendrá que hacer un asiento de ajuste para acumular los $2000 en ingresos que obtuvo en el mes de enero.

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
31-01-2020	Ingresos acumulados	$2,000
	Ingresos		$2,000

Una vez que John facture a su cliente en febrero, deberá realizar la siguiente entrada:

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
31-01-2020	Cuentas por cobrar	$2,000
	Ingresos acumulados		$2,000

El asiento de diario se completa de esta manera para revertir los ingresos acumulados, mientras que el asiento de ingresos sigue siendo el mismo, ya que los ingresos deben reconocerse en enero, el mes en que se obtuvieron.

Consejos para acumular ingresos:

La acumulación de ingresos es vital para las empresas de servicios que normalmente facturan a los clientes después de que se ha realizado el trabajo y se han obtenido los ingresos.

• Sepa cuándo usar una cuenta de acumulación y cuándo usar una cuenta de cuentas por cobrar: Si está utilizando diarios manuales para registrar las acumulaciones, puede hacer un asiento de diario directamente en su cuenta de cuentas por cobrar. Sin embargo, si utiliza un software de contabilidad, una vez que facture a su cliente, el saldo de la factura se contabilizará automáticamente en el saldo de las cuentas por cobrar, sobreestimando el saldo.
• No olvide revertir sus acumulaciones: Si John no revirtiera su entrada original, su cuenta de ingresos estaría sobreestimada.

Paso 2:Registro de los gastos acumulados

La nómina es el gasto más común que necesitará una entrada de ajuste al final del mes, especialmente si paga a sus empleados cada dos semanas.

Las horas trabajadas en el mes en curso que no se paguen hasta el mes siguiente deben acumularse como gasto. Este es el asiento de diario para registrar los gastos de nómina devengados:

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
31-01-2020	Gastos de sueldos y salarios	$15,000
	Sueldos y salarios por pagar		$15,000

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
2-10-2020	Sueldos y salarios por pagar	$15,000
	Gastos de sueldos y salarios		$15,000

Consejos para acumular gastos:

Tenga en cuenta que es posible que deba acumular otros gastos, como cualquier producto o servicio recibido sin que se proporcione una factura.

• Asegúrese de incluir todos los gastos: Si bien la nómina es uno de los gastos más fáciles de recordar para acumular, es importante que recuerde acumular cualquier gasto que haya ocurrido antes de recibir una factura.
• Recuerde revertir los gastos de nómina acumulados: Puede configurar la acumulación de su nómina para que se revierta automáticamente.

Paso 3:Registro de ingresos diferidos

Si su empresa normalmente recibe pagos de los clientes por adelantado, tendrá que diferir los ingresos hasta que se obtengan. Por ejemplo, su empresa ofrece servicios de seguridad. Uno de sus clientes le paga $3,000 por adelantado por seis meses de servicios.

Dado que los ingresos aún no se han obtenido, deben diferirse. Aquí está la entrada de diario para registrar el pago inicial:

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
31-01-2020	Efectivo	$3,000
	Ingresos diferidos		$3,000

Durante los próximos seis meses, deberá registrar $500 en ingresos hasta que el saldo de ingresos diferidos sea cero.

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
2-10-2020	Ingresos diferidos	$500
	Ingresos por servicios		$500

Consejos para registrar ingresos diferidos:

Si recibe un pago por adelantado por servicios que aún no se han realizado, el pago debe contabilizarse como ingreso diferido, con un asiento de diario mensual necesario hasta que se haya obtenido el ingreso prepago.

• Se debe aplazar el pago por más de un mes: Si recibe un pago por dos meses, el pago del segundo mes debe ser diferido.
• Crear una entrada de diario periódica: Cree un asiento de diario recurrente para los pagos por adelantado, de modo que no tenga que acordarse de procesar un asiento de diario cada mes.

Paso 4:Registro de gastos prepagos

Los gastos pagados por adelantado se manejan como ingresos diferidos. Por ejemplo, decide pagar por adelantado el alquiler del año, emitiendo un cheque por $12 000 a nombre del propietario que cubre el alquiler de todo el año.

Como no desea realizar un gasto de $ 12,000 en enero, colocará los $ 12,000 en una cuenta de alquiler prepago y los gastará cada mes durante los próximos 12 meses. Su asiento inicial en el diario se vería así:

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
31-01-2020	Alquiler prepago	$12,000
	Efectivo		$12,000

Durante los próximos 12 meses, deberá registrar $1000 en gastos de alquiler y reducir su cuenta de alquiler prepago en consecuencia.

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
31-01-2020	Gastos de alquiler	$1,000
	Alquiler prepago		$1,000

Consejos para registrar gastos prepagos:

Los gastos prepagos comunes incluyen alquiler y pagos de servicios profesionales realizados a contadores y abogados, así como contratos de servicios.

• Hacerlo recurrente: Si está utilizando un software de contabilidad, asegúrese de que el asiento del diario sea recurrente durante los próximos 12 meses.
• Asegúrese de registrar todos los prepagos: Siempre que pague más de un mes de un servicio, el gasto debe dividirse entre los meses que cubre el pago.

Paso 5:Registro de gastos de depreciación

Cada vez que compre un artículo importante, también debe registrar la depreciación acumulada y su gasto de depreciación mensual. La mayoría de los propietarios de pequeñas empresas eligen la depreciación lineal para depreciar los activos fijos, ya que es el método más fácil de rastrear.

Por ejemplo, si compra un artículo por $5,000, con una vida útil de cinco años y un valor residual de $1,000, puede depreciar el activo por cinco años. en función de la cantidad de años que durará ese activo, lo que hace que su depreciación mensual totalice $ 66.67 por mes durante cinco años. Para registrar la depreciación, su asiento de diario sería:

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
31-01-2020	Gasto de depreciación	$66,67
	Depreciación acumulada		$66,67

Este asiento de diario puede ser recurrente, ya que su gasto de depreciación no cambiará durante los próximos 60 meses, a menos que se venda el activo.

Consejos para registrar los gastos de depreciación:

Estas son algunas formas de facilitar el registro de los gastos de depreciación:

• Haga que las entradas de su diario sean periódicas: Si está utilizando un software de contabilidad, puede optar por hacer que sus entradas de diario de gastos de depreciación sean recurrentes, eliminando la necesidad de ingresarlas cada mes.
• Crear una hoja de cálculo: A menos que esté utilizando un software de contabilidad de alta gama o que su software incluya un módulo de activos fijos, lo más probable es que la aplicación no calcule su gasto de depreciación por usted. Para facilitar el seguimiento de los gastos, especialmente si usa un método de depreciación que no sea lineal, cree una hoja de cálculo de los próximos gastos de depreciación para el año.

Cómo preparar sus asientos de ajuste

Ya sea que esté contabilizando en libros mayores manuales, utilizando un software de hoja de cálculo o tenga una aplicación de software de contabilidad, deberá crear sus entradas de diario manualmente.

Por supuesto, la forma más fácil de hacer esto es mediante el uso de un software de contabilidad, lo que facilita mucho el seguimiento de las entradas, la creación de entradas inversas automáticas y las entradas recurrentes, y ayuda a garantizar estados financieros más precisos.

Una vez que complete sus asientos de diario de ajuste, recuerde ejecutar un balance de prueba ajustado, que se utiliza para crear asientos de cierre.

Las entradas de ajuste son vitales

Para tener una imagen precisa de la salud financiera de su empresa, debe realizar asientos de ajuste. ¿Cómo puede convencer a un inversionista potencial para que invierta en su negocio si sus estados financieros son inexactos?

¿Cómo puede preparar proyecciones financieras para los próximos meses si no tiene una imagen precisa de cuáles son sus ingresos mensuales y gastos operativos?

Si todavía publica sus entradas de ajuste en varios diarios, ¿por qué no echa un vistazo a las revisiones del software de contabilidad de The Ascent y comienza a automatizar sus procesos de contabilidad hoy mismo?