Cómo manejar un cheque NSF en 2022

Si acepta cheques de sus clientes, corre el riesgo de recibir un cheque sin fondos, comúnmente conocido como NSF controlar. Aprenda cómo manejar un cheque NSF y las formas en que puede reducir el riesgo de recibir uno.

Al manejar la contabilidad de su pequeña empresa, lo mejor para usted es brindarles a sus clientes múltiples formas de pagar los bienes y servicios que vende. Uno de los métodos de pago más comunes utilizados por los clientes es escribir un cheque.

Aunque a los clientes les gusta escribir cheques porque son fáciles y convenientes, muchos dueños de negocios dudan un poco más en aceptar cheques debido a la posibilidad de que los cheques sean devueltos. Sin embargo, hay formas para que los dueños de negocios sigan aceptando cheques de sus clientes y, al mismo tiempo, protegen su negocio contra la recepción de un cheque sin fondos.

Explicaremos exactamente qué es un cheque NSF y qué debe hacer si recibe uno de un cliente. También le daremos algunas sugerencias sobre cómo proteger su negocio contra los cheques NSF.

Resumen:¿Qué es un cheque NSF?

Un cheque NSF, o cheque de fondos insuficientes, es un cheque que se devuelve por falta de pago. A veces llamado cheque rebotado o cheque sin fondos, la mayoría de los cheques NSF generalmente se devuelven dentro de los días posteriores al depósito. En la mayoría de los casos, el banco también le cobrará a su negocio un cargo por cheque devuelto que generalmente oscila entre $10 y $35 o incluso más en algunos casos.

Los cheques NSF afectan directamente el saldo de sus cuentas por cobrar, así como su saldo de efectivo, por lo que deberá asegurarse de registrar correctamente tanto el cheque NSF como la tarifa del cheque. Este es un proceso fácil si está utilizando un software de contabilidad, pero requerirá múltiples entradas si está registrando transacciones contables manualmente.

Cómo funcionan las tarifas para cheques NSF

Si deposita un cheque que luego se devuelve, es probable que su banco le cobre una tarifa NSF. La mayoría de los bancos cobran entre $ 25 y $ 35 por un cheque devuelto, aunque la tarifa del cheque NSF puede variar ampliamente, según el banco. Su empresa también puede tener una tarifa adicional por cheque devuelto que se le cobrará al cliente, junto con el saldo del monto adeudado y las tarifas cobradas por su banco.

5 acciones que puede realizar después de aceptar un cheque NSF

Si su empresa acepta cheques como forma de pago, es probable que llegue un día en que uno de esos cheques sea devuelto por fondos insuficientes. Si bien su respuesta inicial puede ser enojo, hay pasos procesables que puede tomar para resolver la situación y recibir el pago.

1. Póngase en contacto con el cliente que escribió el cheque NSF

Cada vez que reciba un cheque NSF, debe notificar a su cliente de inmediato. Un cheque NSF no siempre es nefasto. El NSF puede ser por fondos insuficientes, pero también puede ser un error bancario, con su cliente tan molesto como usted. Pero sea cual sea el motivo, el hecho es que su cheque NSF le está costando tanto el pago del artículo comprado como una tarifa adicional del banco.

Cuando se comunique con su cliente, haga arreglos de pago de inmediato, dándole una fecha de vencimiento del reembolso. La mayoría de los bancos intentan depositar un cheque dos veces antes de devolvérselo al depositante, así que no acepte intentar volver a depositar el cheque por segunda vez. Si no se procesa, se le cobrará otra tarifa.

2. Envía una nueva factura con la comisión bancaria incluida

Una vez que haya estado en contacto con un cliente o haya dejado un mensaje, envíele una nueva factura que incluya el cargo por cheque devuelto, así como cualquier cargo que pueda tener por cheques NSF.

El reembolso de las tarifas NSF no está sujeto a los términos de pago regulares, por lo tanto, asegúrese de indicar que debe pagar el monto total al recibirlo. También querrá solicitar el pago en forma de giro postal o cheque de caja. También puede considerar si desea prohibirles pagar con cheque en el futuro.

3. Enviar una carta de demanda

Si no ha recibido el pago dentro de los 10 días, su próximo paso debe ser enviar una carta de demanda. Asegúrese de enviar la carta certificada para que tenga un registro de la fecha en que se envió en caso de que necesite emprender acciones legales contra el cliente.

4. Entregarlo a una agencia de cobranza

Si cree que ha explorado todas sus opciones, es posible que desee considerar entregar el asunto a una agencia de cobro. Debido a que las agencias de cobro se quedan con una parte del monto recaudado, usar una agencia de cobro es una mejor opción para los cheques NSF que cuestan menos de $150, ya que los costos judiciales podrían terminar costándole más que el dinero que se le debe. Sin embargo, para cantidades mayores, el siguiente paso es una mejor opción.

5. Iniciar acciones legales

Su última opción puede ser demandar a su cliente en la corte de reclamos menores de su estado. Asegúrese de averiguar cuál es el límite máximo de reclamos para su estado antes de presentar un reclamo. Si procede a presentar un reclamo en el tribunal de reclamos menores de su estado, asegúrese de tener copias de todos los documentos necesarios, como la factura original, el cheque devuelto y cualquier correspondencia posterior que haya enviado a su cliente cuando compareció ante el tribunal.

Consejos para reducir el riesgo de aceptar cheques NSF

La mejor manera de reducir el riesgo de aceptar un cheque NSF es dejar de aceptar cheques. Si esa no es una opción para su negocio, hay otras cosas que puede hacer para ayudar a mitigar el riesgo de aceptar un cheque NSF.

1. Cree una política de aceptación de cheques

Cree una política de aceptación de cheques para su negocio y asegúrese de que todos sus empleados la sigan. La política debe incluir los pasos que se deben tomar al aceptar un cheque como pago, así como las posibles señales de alerta que se deben tener en cuenta.

2. Examine el cheque cuidadosamente

Tómese unos minutos adicionales para examinar cualquier cheque que reciba. ¿Falta un nombre y una dirección preimpresos en la parte superior del cheque? ¿Tiene impreso el nombre de una institución financiera legítima en el cheque? ¿Es legítimo el número de ruta? ¿El cheque parece falso? Si algo le llama la atención, comuníquese con la institución financiera que figura en el cheque y verifique los fondos, o simplemente rechace aceptar el cheque.

3. Comprobar identificación

Si bien esta no es una opción si recibe cheques por correo, si acepta un cheque en persona, asegúrese de verificar la identificación del presentador. Verifique que las direcciones coincidan y anote su número de licencia de conducir. Si un cliente se resiste a presentar una identificación, simplemente niéguese a aceptar el cheque.

4. Utilice un servicio de verificación de cheques

Si normalmente acepta muchos cheques, puede valer la pena usar un servicio de verificación de cheques. Un servicio de verificación de cheques le permite saber si una cuenta es válida y si hay fondos suficientes en la cuenta. Un servicio de verificación de cheques puede ser costoso, así que asegúrese de buscar uno que esté dentro de su presupuesto comercial.

Hay formas de proteger su negocio de los cheques NSF

Si es absolutamente necesario aceptar cheques de sus clientes, asegúrese de implementar algunas medidas de seguridad para proteger su negocio. Si desea reducir la cantidad de clientes que pagan con cheque, considere ofrecer otras alternativas de procesamiento de pagos, como ACH y pagos electrónicos, que pueden hacer que sus clientes estén menos inclinados a escribir un cheque.

Finalmente, si continúa aceptando cheques de los clientes, asegúrese de tener una política de aceptación de cheques y que sus empleados sigan esa política en todo momento.