Contabilidad 101:conceptos básicos que los propietarios de pequeñas empresas deben saber

La idea de aprender y comprender un montón de conceptos contables aparentemente complicados puede infundir miedo en los corazones de los propietarios de pequeñas empresas.

Sin embargo, si se toma un poco de tiempo para familiarizarse con los conceptos básicos de la contabilidad, es probable que descubra que no es tan difícil como podría haber imaginado. Estamos aquí para mostrarle algunos conceptos básicos de contabilidad importantes que todo propietario de una pequeña empresa debe saber y comprender.

De un vistazo:los conceptos básicos de contabilidad que los propietarios de pequeñas empresas deben saber

• Los tenedores de libros registran las transacciones financieras, mientras que los contadores brindan un análisis de lo que significan esas transacciones. Como propietario de un negocio, es probable que haga un poco de ambas cosas.
• La contabilidad de partida doble es la mejor manera de asegurarse de que sus cuentas permanezcan en equilibrio.
• Los débitos y créditos son el corazón de la contabilidad. Estas entradas pueden aumentar o disminuir el saldo de una cuenta, según el tipo de cuenta.
• Los estados financieros le brindan la información necesaria para tomar decisiones a corto y largo plazo sobre su negocio.

Definición y glosario de contabilidad

Si bien la contabilidad puede parecer intimidante para los dueños de negocios, casi cualquier persona puede comprender fácilmente los conceptos básicos de contabilidad.

Familiarizarse con los términos contables comunes puede contribuir en gran medida a que se sienta mucho más cómodo con todo el proceso contable.

1. Contabilidad de partida doble

La contabilidad de partida doble significa que cada transacción ingresada en su sistema contable o libro mayor afectará al menos a dos cuentas. Por cada entrada de débito que haga, deberá hacer una entrada de crédito correspondiente.

Del mismo modo, si está haciendo una entrada de crédito, deberá hacer una entrada de débito correspondiente. Esto asegura que sus cuentas permanezcan en equilibrio. Si bien es posible que los propietarios únicos y los autónomos no necesiten emplear la contabilidad de doble entrada, las empresas pequeñas y en crecimiento estarán mejor atendidas si lo hacen.

2. Débitos y créditos

Los débitos y créditos se utilizan para registrar todas las transacciones contables y contables de su pequeña empresa. El efecto que tiene un débito o crédito en una cuenta en particular depende en gran medida del tipo de cuenta afectada.

Por ejemplo, si registra una transacción de débito en una cuenta de activo, aumentará el saldo de esa cuenta, mientras que si registra un débito en una cuenta de pasivo, el saldo de esa cuenta disminuirá.

Un débito siempre está en el lado izquierdo de cualquier transacción contable, mientras que un crédito siempre está en el lado derecho de la transacción.

3. Plan de cuentas

Su plan de cuentas es el corazón de cualquier sistema contable y enumera todas las cuentas que se encuentran en su libro mayor, que es donde residen todas sus entradas contables.

Debe crear el plan de cuentas antes de registrar cualquier transacción financiera. Afortunadamente, la mayoría de los programas de contabilidad para pequeñas empresas incluyen un plan de cuentas predeterminado que la mayoría de las pequeñas empresas pueden usar, con la capacidad de agregar más cuentas si es necesario.

4. Método de contabilidad de caja

Después de configurar su plan de cuentas, deberá decidir qué tipo de método de contabilidad utilizará. Muchos autónomos y propietarios únicos utilizan el método de contabilidad de caja, que registra el efectivo cuando se recibe y los gastos cuando se pagan, y no realiza un seguimiento de los saldos de cuentas por pagar o por cobrar.

5. Método de contabilidad de acumulación

Si tiene empleados o vende productos, debe utilizar el método de contabilidad de acumulación. Este método registra todos los ingresos/ingresos y gastos a medida que ocurren, no cuando su cliente paga o cuando escribe un cheque para una factura.

La contabilidad de acumulación proporciona una imagen mucho más clara tanto de los ingresos como de los gastos durante un período de tiempo específico, pero puede dificultar la gestión adecuada del flujo de caja.

6. Activos

Un activo es cualquier cosa de valor que posee su empresa. Los activos pueden incluir el efectivo en su cuenta bancaria, el saldo de sus cuentas por cobrar, el edificio que posee, el inventario, los suministros, el equipo informático y los muebles. Los activos también pueden ser intangibles, como la propiedad intelectual.

7. Pasivos

Los pasivos son todo lo que debe su empresa. Los saldos de sus cuentas por pagar se consideran pasivos porque eso es lo que actualmente les debe a sus proveedores. Los préstamos también se consideran un pasivo.

8. Ingresos e ingresos

Los ingresos, o ingresos, son cualquier dinero recibido durante el curso de la realización de negocios, ya sea vendiendo productos o servicios.

9. gastos

Todo, desde pagar a sus empleados hasta pagar su factura de electricidad, se considera un gasto. Por ejemplo, cuando ingresa una factura de electricidad que se pagará el próximo mes, eso se registra como un gasto. Un informe de gastos lo ayuda a realizar un seguimiento de los gastos de su negocio para que pueda saber a dónde va su dinero

10. Equidad

El capital representa su interés financiero actual en su negocio y se deriva de restar sus pasivos totales de sus activos totales.

11. Cuentas por pagar (C/P)

Las cuentas por pagar son un registro de las facturas que se han ingresado en el libro mayor o en el software de contabilidad, pero que aún no se han pagado. Una vez que se ha pagado a un proveedor, el saldo de C/P se reduce en esa cantidad.

Cuando se paga la factura de la luz al mes siguiente, la entrada sería:

Puede ver que la entrada inicial en C/P es un crédito, lo que aumenta el saldo de esa cuenta. Una vez que se ha pagado la factura, A/P se reduce por el monto del pago, mientras que su cuenta de efectivo también se reduce.

12. Cuentas por cobrar (C/R)

Las cuentas por cobrar es donde se registran todos los fondos adeudados actualmente a su negocio hasta que los paguen sus clientes. Una vez que un cliente paga su factura, el saldo de A/R se reduce. Puede usar A/R para obtener información sobre sus operaciones comerciales mediante el cálculo del índice de rotación de cuentas por cobrar.

13. Envejecimiento

Tanto las cuentas de A/P como las de A/R incluyen la antigüedad, que es simplemente una forma de administrar el dinero que ingresa o el dinero que sale. La antigüedad de A/P muestra una lista de todas las facturas que se deben actualmente a proveedores y proveedores, rastreando las fechas de vencimiento y avisándole cuándo vence un pago o cuándo está retrasado.

A/R brinda la misma información para los pagos pendientes de los clientes, y nuevamente le informa cuando el pago de un cliente está atrasado. Una vez que tenga varios clientes o proveedores, los informes antiguos pueden volverse invaluables para su negocio.

14. Entradas de diario

Si bien su software de contabilidad probablemente manejará la mayoría de las entradas necesarias para su negocio, puede haber ocasiones en las que necesite ingresar una entrada de diario.

Esto puede suceder por cosas como los cargos bancarios que puede encontrar cuando concilia su cuenta bancaria a fin de mes. O bien, puede ser para entradas de depreciación si está registrando la depreciación de artículos importantes (como compras de edificios, sistemas informáticos costosos o la compra de un vehículo de la empresa).

Todas estas transacciones deberán ingresarse en su software de contabilidad haciendo una entrada en el diario.

Cómo configurar un sistema de contabilidad para su pequeña empresa

Afortunadamente, las aplicaciones de software de contabilidad para pequeñas empresas actuales, como QuickBooks Online, Xero y FreshBooks, están diseñadas para facilitar la creación de su empresa.

Si bien los propietarios de pequeñas empresas pueden usar el software de hoja de cálculo, lo mejor para usted es encontrar un software de contabilidad con el que se sienta cómodo y comenzar a configurar su negocio.

Paso 1:crear un plan de cuentas

Una vez más, al utilizar un software de contabilidad, este proceso suele ser automático y bastante sencillo, y la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas pueden utilizar el plan de cuentas predeterminado proporcionado en el software.

Paso 2:Determine su método contable

Antes de ingresar transacciones, deberá determinar si desea utilizar el método de contabilidad de caja simplificado o el método de acumulación más completo. Recuerde, si tiene empleados o administra mucho inventario, la acumulación debe ser su método preferido.

Paso 3:Configure los saldos iniciales, si los hay

Si es propietario de un negocio nuevo, no tendrá saldos iniciales, pero aquellos que estén pasando de un software de hoja de cálculo u otra aplicación de contabilidad deberán ingresar sus saldos iniciales en las cuentas del libro mayor correspondientes.

Paso 4:Comience a ingresar transacciones

Una vez que haya creado su plan de cuentas, elegido su método de contabilidad e ingresado sus saldos iniciales en su aplicación de software actual, puede comenzar a ingresar sus transacciones financieras.

Maneras en que el software de contabilidad puede ayudarlo con sus finanzas

Hace años, los propietarios de pequeñas empresas a menudo se encontraban completamente perdidos cuando se trataba de comprender y navegar el software de contabilidad.

Hoy en día, estas aplicaciones han hecho que todo el proceso sea mucho más fácil, utilizando pantallas de entrada de datos intuitivas y reemplazando términos obsoletos con vocabulario familiar con el que la mayoría de nosotros ya estamos familiarizados.

De hecho, el uso de software de contabilidad puede resultar en lo siguiente:

• Reducción de errores: El software de contabilidad está diseñado para capturar con precisión sus transacciones financieras, como gastos y redacción de facturas, y reducir los errores de entrada. Si bien es fácil olvidarse de ingresar la segunda parte de una transacción en una hoja de cálculo, al usar un software de contabilidad, se le avisará de inmediato si lo olvida.
• Más tiempo libre: Ingresar todas sus transacciones en una hoja de cálculo puede llevar mucho tiempo. Ingresar esta información manualmente en libros separados puede ser aún peor. Al usar software de contabilidad, encontrará que en realidad tiene más tiempo libre para dedicarlo a su negocio, en lugar de hacer el trabajo de contabilidad.
• Acceso a informes financieros completos: Crear estados financieros a partir de hojas de cálculo es una receta para el desastre. En su lugar, se tarda unos 30 segundos en crear un conjunto completo de estados financieros, como un balance general, un estado de resultados y un estado de flujo de caja utilizando un software de contabilidad.

Encontrar la solución de contabilidad adecuada para usted

Con la ayuda del software de contabilidad, puede tener su negocio sobre una base financiera sólida en muy poco tiempo.

Si aún tiene dificultades para encontrar el software adecuado para usted o si decide entre dos opciones, como FreshBooks o Quickbooks, asegúrese de consultar nuestras reseñas de software de contabilidad.

Muchas de las aplicaciones ofrecen una demostración gratuita que le permite probar el software antes de comprarlo.