3 formas en que un servicio de nómina ayuda a mantener sus cheques de pago precisos y ahorrar dinero a su empresa

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Pagar con precisión a sus trabajadores es una de las funciones más críticas de su negocio. No hacerlo puede generar problemas importantes con sus empleados, así como con las entidades estatales y federales. Siga leyendo para descubrir cómo el uso de un servicio de nómina puede ayudarlo a pagar a los trabajadores correctamente y a tiempo.

1. Los servicios de nómina lo ayudan a clasificar correctamente a los trabajadores

Las personas que trabajan para su empresa se clasifican en diferentes clasificaciones:

• Tiempo completo
• Tiempo parcial
• Temporal
• Estacional
• Trabajadores independientes
• Contratistas independientes

Según su industria, las temporadas altas y las fluctuaciones económicas, su empresa puede tener una, unas pocas o varias categorías de trabajadores.

Los trabajadores en su nómina regular son empleados exentos o no exentos. (Los empleados no incluyen a los trabajadores eventuales, como los contratistas independientes). Los empleados exentos deben cumplir con criterios específicos, incluido el nivel de salario mínimo, la base del salario y responsabilidades laborales particulares. Los empleados no exentos tienen derecho a un salario mínimo y pago de horas extras después de trabajar 40 horas en una semana laboral.

Es fundamental saber cómo clasificar a los trabajadores para evitar infringir la ley. Las clasificaciones tienen diferentes requisitos para la retención de impuestos y el derecho a beneficios. Debe mantenerse al día con las clasificaciones de trabajadores federales y estatales. Las compañías de nómina pueden mantenerlo en cumplimiento con las regulaciones de salarios, impuestos y beneficios al clasificar con precisión a sus trabajadores.

2. Los servicios de nómina ejecutan informes antes de la nómina

Un servicio de nómina puede proporcionar varios informes que son útiles o, en algunos casos, vitales para revisar antes de iniciar la nómina. Un resumen de deducciones, por ejemplo, incluye una lista de deducciones para cada empleado para que pueda verificar las cantidades. Un informe de requisitos de efectivo muestra cuánto dinero necesita para ejecutar la nómina y desglosa la cantidad en categorías como deducciones, impuestos y salarios.

Otro informe llamado registro de nómina resume la información del trabajador para el período de pago actual, incluida la información personal, el salario bruto y las horas trabajadas. Un registro trimestral o anual le permite verificar los depósitos y formularios de impuestos.

Hay otros informes para revisar antes de ejecutar la nómina, y un servicio profesional puede proporcionarlos para ayudarlo a conciliar sus cuentas de cheques de pago y revisar la información de los empleados.

Si ya cuenta con servicios de contabilidad, el software de nómina puede funcionar junto con su sistema existente para ayudarlo a mantenerse al tanto de la nómina. Busque software con funciones que le permitan ahorrar tiempo, como nómina automática e impuestos y formularios automatizados. Puede configurar la nómina automática una vez, lo que le permite dedicar más horas a otros aspectos de su negocio en lugar de comprometerse a completar la nómina cada semana.

3. Los servicios de nómina lo ayudan a procesar los embargos

Si un tribunal o agencia le notifica la necesidad de embargar el salario de un empleado, es posible que no esté familiarizado con las reglas asociadas con el embargo de salario. Sin embargo, el incumplimiento puede dar lugar a sanciones y multas. El embargo de salario es un procedimiento legal en el que el empleador retiene parte de los ingresos de un empleado para el pago de la deuda. Estos pueden incluir:

• Manutención de niños
• Pensión alimenticia
• Impuestos no pagados
• Incumplimiento de préstamo estudiantil

Las leyes de embargo de salarios varían. Algunos estados, por ejemplo, prohíben el embargo de la deuda del consumidor. Además, el monto máximo varía según el tipo de embargo. Los servicios de nómina pueden mantenerlo en cumplimiento y ayudarlo a embargar el porcentaje correcto de un cheque de pago.

El uso de un servicio de nómina para proporcionar a los trabajadores un cheque de pago exacto ayuda a su empresa a cumplir con las leyes aplicables. También significa que usted es una fuente confiable de ingresos para sus trabajadores.