Cuentas por cobrar:cómo entender y administrar eficientemente

Cuando las empresas entregan bienes y servicios de inmediato y esperan que los clientes paguen en el futuro, el monto de dichos pagos se denomina Cuentas por cobrar (AR).

Este artículo explicará en detalle qué son las cuentas por cobrar y la diferencia entre estas y las cuentas por pagar.

Contenido:

1. ¿Qué son las cuentas por cobrar?
2. Cuentas por cobrar frente a cuentas por pagar
3. ¿Cómo registro las cuentas por cobrar?
4. ¿Qué pasa si los clientes nunca pagan?
5. ¿Qué pasa si los clientes finalmente pagan?
6. Por qué necesita cuentas por cobrar
7. Ratio de rotación de cuentas por cobrar
8. Programa de antigüedad de las cuentas por cobrar
9. Qué hacer para tener menos pagos atrasados
10. ¿Cómo puede ayudar Synder?

¿Qué son las cuentas por cobrar?

Las cuentas por cobrar son el dinero que una empresa recibirá de un cliente por comprar un producto o servicio a crédito. El período de crédito varía en promedio de unos pocos días a un año. La palabra "cuenta por cobrar" significa que una empresa aún no ha recibido el pago, pero lo hará en el futuro y el dinero se considera un activo en el balance de una empresa. Más precisamente, estos datos se almacenan en la pestaña "activos corrientes" de un balance o plan de cuentas.

Cuentas por cobrar frente a cuentas por pagar

Como ya se mencionó, las cuentas por cobrar son los activos de una empresa que describen el dinero que los clientes le deben a su empresa. El software de cuentas por cobrar es una herramienta útil para administrar este activo.

Las cuentas por pagar funcionan al revés. Es el dinero que debe su empresa y se describe como pasivo en su balance general.

Por ejemplo, usted es propietario de la empresa A y compró productos de la empresa B a crédito. Para su empresa, el pago se registrará como una cuenta por pagar y para la empresa B será una cuenta por cobrar.

¿Cómo registro las cuentas por cobrar?

Cuando se trata de registrar ventas por las que no ha recibido pagos, deberá comprender qué es la contabilidad de acumulación.

La palabra “devengo” significa un asiento realizado en los libros en caso de ingresos o gastos, pero sin la transferencia de dinero real. Dichos asientos se colocan en un sistema contable donde se almacenan las cuentas por cobrar o las cuentas por pagar.

Cuando vende un artículo a crédito, la venta se registra en los libros según el recibo. Es posible que no recibas el efectivo cuando lo esperas. Con la contabilidad de acumulación, registra una transacción sin importar si el pago se realizó o no. Luego, crea una factura que automáticamente hace un crédito por esta venta en la cuenta de ventas y hace un débito en las cuentas por cobrar.

¿Qué pasa si los clientes nunca pagan?

Cuando es obvio que una factura no se pagará, el registro debe cancelarse como un gasto de deuda incobrable.

Cuando un pago o cuenta por cobrar ya no es cobrable debido a que el cliente no responde durante mucho tiempo o no puede pagar debido a la quiebra o por cualquier otra razón, dicha cuenta por cobrar se determina como un gasto de deuda incobrable.

El seguimiento de dichos registros es útil para hacer estimaciones de cuánto dinero menos recibirá su empresa debido a este tipo de deudas.

¿Qué pasa si los clientes finalmente pagan?

Si después de mucho tiempo finalmente recibió el pago de su cliente, deberá debitar la cuenta de efectivo y acreditar las cuentas por cobrar nuevamente y cerrarla.

Por qué necesita cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar deben ser rastreadas por una empresa de cualquier tamaño. Vender bienes o servicios es increíble, pero si un cliente no pagó una vez, definitivamente no querrá volver a tratar con este cliente. Los clientes poco confiables que no pagan a tiempo pueden llevar a su empresa al endeudamiento y la quiebra si no presta atención a lo que sucede con sus cuentas por cobrar y si todas sus facturas están pagadas.

Ratio de rotación de cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar son una parte importante del análisis de salud financiera de una empresa. Las cuentas por cobrar son una forma de estimar la liquidez o la capacidad de una organización para cubrir las obligaciones financieras actuales sin la necesidad de utilizar fondos adicionales.

El análisis de las cuentas por cobrar es importante en el contexto de una mejor comprensión del índice de rotación de cuentas por cobrar, que estima la cantidad de veces que una empresa ha acumulado cuentas por cobrar durante un período fiscal. Un análisis más detallado mostrará las fechas y la cantidad de tiempo promedio que una empresa necesita para cobrar los pagos durante un período de tiempo determinado.

El índice de rotación de cuentas por cobrar también se denomina índice de eficiencia y muestra la eficiencia con la que una empresa administra sus activos.

Rotación de cuentas por cobrar en días

La rotación de cuentas por cobrar en días ayuda a las empresas a comprender cuántos días se tarda en cobrar un pago de crédito. La fórmula es la siguiente:

Rotación de cuentas por cobrar en días =365 / Índice de rotación de cuentas por cobrar

El índice de rotación de cuentas por cobrar es una proporción de productividad y es un marcador del desempeño financiero y operativo de una empresa. Una alta proporción indica que las cuentas por cobrar que cobra una empresa son continuas y proficientes. Una alta rotación de cuentas por cobrar también demuestra que una empresa tiene una gran base de clientes que pueden pagar el crédito rápidamente. Una alta proporción también puede mostrar que una empresa sigue un flujo tradicional como el de 20 días netos o incluso uno de 10 días netos.

Por el contrario, una baja proporción de rotación de registros de cuentas por cobrar explica que la forma en que una empresa cobra los pagos no es la correcta. Esto puede deberse a que los plazos de crédito se extienden a clientes no confiables que ya se encuentran en situaciones financieras difíciles y no pueden pagar.

Es útil comparar el índice de rotación de cuentas por cobrar entre los principales competidores o las mismas empresas dentro de una industria. Brindará una visión más significativa del desempeño de una empresa en lugar de revisar la cantidad de desvinculaciones. Por ejemplo, si la proporción de su empresa es cinco, es posible que no sea alta en general, pero sí lo suficiente, y tenga un buen desempeño en la industria en la que trabaja, donde la proporción promedio es tres.

Programa de antigüedad de las cuentas por cobrar

Un cronograma de antigüedad es una tabla que muestra las cuentas por cobrar de una empresa ordenadas por fechas de vencimiento. Este cronograma se puede crear en un software de contabilidad y ayuda a rastrear los próximos pagos de los clientes para que el propietario de una empresa sepa cuándo y qué esperar.

El cronograma de antigüedad tiene las siguientes categorías:vigente (menos de 30 días), vencido dentro de 1-30, 30-60, 60-90 y más de 90 días.

Estos cronogramas a menudo se usan para ver qué clientes necesitan recordatorios de pago porque la empresa a menudo depende de este dinero y también tiene que hacer sus propios pagos. Si los clientes no pagan a tiempo, puede causar problemas financieros.

Además, el cronograma de antigüedad puede mostrar qué clientes no pagan sistemáticamente, y lo más probable es que a una empresa le gustaría cerrar más tratos con este cliente. O puede ser una manera fácil de rastrear todos los pagos vencidos de un cliente.

Qué hacer para tener menos pagos atrasados

Para tener menos facturas vencidas o impagas y animar a tus clientes a pagar a tiempo puedes hacer lo siguiente:

Haga que los pagos puntuales sean más atractivos: Ofrece a tus clientes descuentos por pronto pago. Por ejemplo, 2 % de descuento si pagan dentro de las 72 horas posteriores a la realización del pedido.

Envíe recordatorios periódicamente: Puede enviar recordatorios a los clientes para que paguen a tiempo. Con Synder, puede configurar recordatorios automáticos y no tiene que preocuparse por olvidar algo.

Corte los lazos con los clientes que siempre se atrasan en el pago: Los clientes poco confiables siempre ralentizan el crecimiento de su negocio. No es necesario que mantenga a estos clientes a su lado porque no generan ganancias.

Cómo puede ayudar Synder

Hay algunas cosas que puede automatizar fácilmente para administrar mejor sus cuentas por cobrar.

En primer lugar, Synder puede cerrar facturas abiertas automáticamente cada vez que un cliente paga. Ya no necesitará buscar manualmente una determinada factura que creó para acreditar un pago particular de su cliente. Todo se hará automáticamente. Mire este video de 40 segundos para ver qué tan fluido es el proceso:

En segundo lugar, Synder puede enviar correos electrónicos de agradecimiento por las facturas pagadas con la ayuda de la nueva función Reglas inteligentes. Haz que tus clientes se sientan importantes y apreciados para desarrollar buenas relaciones comerciales con ellos.

Los correos electrónicos de agradecimiento no son lo único que puede configurar en Reglas inteligentes. Puede enviar recordatorios de pago automáticos a sus clientes para tener menos pagos atrasados ​​en sus cuentas por cobrar. Haga que sus recordatorios sean amigables y educados para que a la gente le guste comprar sus productos o servicios la próxima vez.

Conclusión

Las cuentas por cobrar son importantes para su negocio porque es uno de los parámetros principales para estimar los ingresos de su negocio, aunque a veces puede ser engañado por sus clientes poco confiables que no pueden pagar a tiempo. Pero aquí es donde también es importante administrar sus cuentas por cobrar. Puede detectar fácilmente a los clientes que no pagan a tiempo con regularidad y pensar en cómo estimular a sus clientes para que paguen puntualmente. Uno de los primeros pasos puede ser probar Synder y ver cuánto más fácil será la administración de sus cuentas por cobrar y detectar ideas para futuras mejoras.

Si tiene alguna pregunta sobre cómo funciona Synder, no dude en hacer preguntas en los comentarios, chatear o reservar una demostración en vivo con alguien de nuestro equipo de servicio al cliente. En caso de que tenga curiosidad por probar las cosas por su cuenta, regístrese y active su prueba gratuita (no se necesita número de tarjeta).