Definición de libro mayor:qué es y por qué necesita uno

Si los activos y las cuentas individuales son árboles, el libro mayor es el bosque. Es el documento maestro de un equipo de finanzas que muestra todas las transacciones comerciales:cuentas por pagar y por cobrar, Dinero en mano, bienes de capital, inventario, inversiones, pasivo, equidad y más.

La tecnología que sustenta el libro mayor ha recorrido un largo camino desde el icónico libro encuadernado en cuero con filas de figuras cuidadosamente escritas. A continuación, se explica por qué los equipos de finanzas deberían revisar el papel del GL, mejores prácticas para romper el molde del libro mayor estático en favor de un modelo dinámico y formas de extraer nuevos conocimientos que puedan informar la estrategia empresarial en un mundo en rápido movimiento.

¿Qué es un libro mayor (GL)?

Si bien las formas en que los equipos de finanzas recopilan información financiera han cambiado, la definición sigue siendo la misma. Un libro mayor es un registro de todos los de una empresa, y sus subsidiarias ”, activos, pasivo, gastos, renta y renta variable. Los libros mayores generalmente se desglosan en registros de cuentas y saldos de cuentas y transacciones financieras y, a partir de ahí, si necesario, en libros auxiliares. La cantidad de categorías y libros auxiliares que se utilizan depende de la complejidad de la estructura financiera de la empresa.

Conclusiones clave

• Sin información precisa en el libro mayor, todos los demás procesos contables y sus resultados son sospechosos.
• Un libro mayor bien mantenido es la base de las buenas prácticas contables.
• Si bien mantener un GL exacto y actualizado requiere esfuerzo, el retorno es información valiosa en tiempo real para la empresa.

Explicación del libro mayor

El libro mayor resume la situación financiera de una empresa. Es el single registro de datos acordado para los equipos contables encargados de garantizar el saldo contable, proporcionar actualizaciones del estado de la posición de caja de la empresa, registrar la información necesaria para los estados financieros y comenzar las pistas de auditoría.

Los auditores deben poder seguir las transacciones desde el libro mayor hasta los libros auxiliares y la documentación de origen, como facturas o extractos de cuenta.

Cómo funciona un libro mayor

En la contabilidad en papel, las transacciones se registraron en varios diarios. A continuación, se resumieron estas entradas del diario y se copiaron los totales, o publicado, al libro mayor.

El plan de cuentas proporciona un marco para organizar los datos financieros en el libro mayor. Las transacciones registradas en el GL incluyen códigos de cuenta que brindan información adicional, como si la transacción se relaciona con activos, pasivo, capital, gastos o ingresos.

Los libros mayores se basan en la contabilidad de doble entrada, por lo que cada transacción debe acreditar una cuenta y debitar otra. Para comprobar que los débitos coinciden con los créditos, se realiza un balance de prueba. El software de contabilidad automatiza el registro de transacciones en el diario y luego las contabiliza en el libro mayor; el informe de balance de prueba se usa para verificar errores y ayudar a producir estados financieros.

¿Qué se incluye en un libro mayor?

Recuerde que el libro mayor es el depósito central de todas las transacciones financieras. Cada entrada incluye la fecha, una descripción de la transacción, el código del libro mayor para contabilizar el asiento del diario en una cuenta específica, la cantidad debitada y acreditada, y el equilibrio.

Cada cuenta en el plan de cuentas tiene su propio libro mayor o cuenta auxiliar donde se enumeran todas las transacciones que afectan a esa cuenta. Por ejemplo, las empresas pueden tener un libro auxiliar de cuentas por pagar que fluya hacia la cuenta de pasivos del libro mayor.

¿Qué le dice un libro mayor?

El libro mayor proporciona un resumen de la salud financiera de la empresa. Su contenido se utiliza para generar estados financieros, con los pasivos, patrimonio y activos reflejados en el balance, e ingresos y gastos en el estado de resultados. El software moderno de contabilidad general puede automatizar los informes para la gestión y los informes financieros. También proporciona la información detallada necesaria para analizar una anomalía en el negocio y datos transaccionales históricos para usar en los procesos de presupuestación anual.

¿Por qué son importantes los libros mayores?

Preciso, los datos completos son absolutamente esenciales para crear las previsiones financieras, proyecciones y declaraciones que los líderes empresariales y financieros, financiadores, compradores potenciales, los auditores y otras partes interesadas dependen para analizar la salud de la organización.

En caso de discrepancias, un libro mayor permite a un auditor o contador profundizar en los asientos individuales del diario para encontrar el origen del problema.

Ejemplo de libro mayor

Los libros mayores se basan en la contabilidad de partida doble, donde cada transacción se registra como un débito y un crédito; este método minimiza los errores contables al registrar cada transacción financiera dos veces y verificar que estas cuentas siempre sean iguales entre sí.

Una entrada de diario básica en el libro mayor para una transacción de $ 500 para suministros de oficina se vería así:

Fecha GL
Tipo de cuenta GL
nombre de la cuenta GL
número de cuenta Débito Crédito 1 de febrero Gastos Suministros de oficina # 5000 $ 100 1 de febrero Comprobación de activos # 1000 $ 100

4 razones por las que necesita un libro mayor

Las empresas con prácticas sólidas de mantenimiento de registros están en mejores condiciones de proporcionar información sobre su estado financiero y probablemente disfrutarán de una valoración más alta y auditorías más fáciles. Un libro mayor completo es un elemento fundamental de la contabilidad.

1. Precisión de las transacciones financieras: Un libro mayor se utiliza para registrar transacciones y datos estadísticos de una empresa, y algunos sistemas con modelos de datos unificados conectan los detalles de las transacciones con la información sobre los clientes, pedidos e inventario. El seguimiento de esta información ayuda a planificar las necesidades comerciales, como compras de inventario, cómo fijar el precio de los productos y cómo la empresa financiará esas necesidades.
2. Equilibrio de libros: Sobre todo, un libro mayor asegura que los libros se equilibren. El balance de prueba asegura que los contadores puedan detectar cualquier error y corregirlo, así como detectar actividades fraudulentas antes de que se conviertan en problemas importantes.
3. Facilidad para presentar impuestos: Una buena contabilidad es esencial para asegurarse de que la empresa esté realizando los pagos por las licencias comerciales y el seguro necesarios para el cumplimiento tributario. Se asegura de que toda la información financiera sea correcta para obtener estados financieros precisos que permitan a la empresa hacer proyecciones y planes financieros. Le brinda a la empresa la información detallada necesaria para fines fiscales y un registro en papel en el caso de una auditoría del IRS.
4. Identificar y detener el fraude: Mantener buenos registros financieros ayuda a la empresa a identificar transacciones fraudulentas y remediarlas antes de que se conviertan en problemas importantes.

¿Qué es el proceso de contabilidad general?

1. Crear libro mayor: Configure el libro mayor de acuerdo con el plan de cuentas de la empresa.
2. Cree una entrada de diario o un registro de los detalles de las transacciones comerciales a medida que se produce cada transacción: Esto incluye la fecha, la cuenta y la cantidad debitada, la cuenta y el monto acreditado, y una descripción de la transacción.
3. Categorice cada transacción en una cuenta relevante, como ventas, dinero en efectivo, AP: Cada entrada de diario se acumula en los planes de cuentas utilizados por la empresa, y están agrupados en los tipos de activos de la cuenta del libro mayor, pasivo, capital, ingresos y / o gastos.
4. Conciliar información: El contable prepara un balance de prueba para asegurarse de que los débitos sean iguales a los créditos. Si los números están apagados, el equipo de finanzas debe volver al registro o diario para encontrar y corregir el error y preparar el balance de prueba ajustado.
5. Transferir asientos de diario al libro mayor: Una vez verificado su exactitud, la entrada de diario se contabiliza en el libro mayor.

5 pasos en el proceso de conciliación del libro mayor

La conciliación del libro mayor es una parte clave del cierre de los libros. Los equipos de contabilidad deben verificar periódicamente que las entradas del libro mayor sean precisas conciliando los saldos de las cuentas con los documentos de respaldo. como extractos bancarios mensuales.

Concilie el libro mayor de forma periódica para que los errores no se agraven, siguientes pasos para conciliar el libro mayor a nivel de cuenta:

1. Haga coincidir el saldo inicial de la cuenta con el detalle de conciliación final del período anterior.
2. Haga coincidir las transacciones dentro de las cuentas con las transacciones individuales.
3. Revise cualquier asiento de diario de ajuste. Corporate Finance Institute dice que estos ajustes se realizan para acumulaciones y aplazamientos, así como estimaciones o para corregir errores contables.
4. Revise las entradas inversas y asegúrese de que sean correctas.
5. Asegúrese de que el detalle final de la cuenta coincida con el saldo final de la cuenta.

Libros mayores y contabilidad de partida doble

El libro mayor, cuando se completa manualmente, Requiere contabilidad de doble entrada. Esto significa que cada transacción debe acreditar una cuenta y debitar otra. El software de contabilidad debería registrar automáticamente los débitos y créditos en las cuentas correctas y actualizar los saldos de las cuentas en tiempo real.

Transacciones de doble entrada

La contabilidad de partida doble significa que las transacciones deben registrarse en dos cuentas y que los montos ingresados ​​como débitos deben ser iguales a los montos ingresados ​​como créditos.

Usando el ejemplo de la tabla, encima, cuando la empresa compró $ 100 en suministros de oficina, debitó su cuenta de suministros de oficina en gastos y acreditó su contabilidad corriente en activos. Los débitos siempre deben ser iguales a los créditos.

Uso de códigos de libro mayor

¿Qué es un código GL?

Cada entrada de diario publicada en el libro mayor usa un código de libro mayor o un número de cuenta para agrupar los artículos.

Los códigos del libro mayor son números únicos, letras o una combinación de números y letras asignados a cada cuenta en un plan de cuentas determinado. Incluso una pequeña empresa puede tener cientos de códigos GL, y los códigos hacen que sea menos probable que las entradas se asignen a la cuenta incorrecta. Los nombres de cuenta a menudo se asocian con números de cuenta. Por ejemplo, A los activos se les pueden asignar códigos numéricos separados en el 1, 000 rango, pasivos en el 2, 000 rango, equidad 3, 000, ingresos 4, 000 y gastos 5, 000. Las cuentas a menudo se numeran en el orden en que se pueden convertir en efectivo o en el que vencerán.

En contabilidad, los gastos y activos se incrementan por débitos y disminuyen por créditos. Pasivo, El patrimonio y los ingresos aumentan con los créditos y disminuyen con los débitos. Por ejemplo, la empresa gasta $ 100 en material de oficina, está aumentando su material de oficina, por lo que debita esa cuenta de gastos en $ 100. Para comprar los suministros, la empresa utiliza un activo:efectivo de su cuenta corriente. Está disminuyendo esa cantidad en esa cuenta en $ 100, por lo que acredita esa cuenta en $ 100.

Las empresas que utilizan software de contabilidad pueden consolidar los libros auxiliares activos, lo que significa que hay menos elementos del libro mayor para conciliar.

Fecha GL
Tipo de cuenta GL
nombre de la cuenta GL
número de cuenta Débito Crédito 1 de febrero Gastos Suministros de oficina # 5000 $ 100 1 de febrero Comprobación de activos $ 1000 $ 100

Uso de software de contabilidad con libros mayores

La mayoría de las empresas utilizan software de contabilidad para automatizar los procesos básicos relacionados con la creación de transacciones y su registro en el libro mayor. El software ayuda al equipo de contabilidad a realizar tareas contables, como establecer y cerrar períodos contables, tareas bancarias, entradas de diario y más. El sistema calculará automáticamente los débitos y créditos y le permitirá establecer controles para asegurarse de que no se puedan ingresar transacciones que no cumplan con las pautas.

El software de contabilidad mantiene toda la información y los registros financieros en una sola base de datos, que garantiza la integridad de los datos, ayuda a establecer y mantener controles y hace que el proceso de conciliación sea significativamente más rápido y sencillo. Esto incluye la capacidad de crear entradas y asignaciones recurrentes, ejecutar publicación, informes procesos de traducción y consolidación en paralelo para acelerar el tiempo de presentación de informes.

¿Qué es un plan de cuentas?

El plan de cuentas es una lista de todas las cuentas en las que se pueden registrar transacciones. Hay cinco tipos de cuentas (activos, Pasivo, Capital, Los gastos de ingresos). Debajo de cada uno de estos, hay cuentas primarias y subcuentas.

¿Cuál es la diferencia entre un diario y un libro mayor?

Una entrada de diario es una grabación de una transacción individual. El libro mayor resume los totales de transacciones por cuenta.

Con prácticas sólidas de contabilidad del libro mayor, la empresa se prepara para una mayor eficiencia en muchos procesos contables. Se asegura de que el equipo de finanzas y contabilidad esté listo cuando la empresa solicite informes de antigüedad de cuentas por pagar o cuentas por cobrar. desea ver la posición de caja o desea analizar cómo los elementos presupuestados se corresponden con el gasto real.

Y lo que es más, el libro mayor es una parte del proceso contable que puede beneficiarse enormemente de las tecnologías. Por ejemplo, La automatización robótica de procesos puede reducir los tediosos procesos manuales. aumentar la precisión desde el nivel de la transacción hasta la publicación en el libro mayor, y disminuir el riesgo derivado de errores e incumplimientos.

Los procesos involucrados garantizan la disponibilidad de cierre, cerrar sub-libros mayores, gestionar la contabilidad de empresas vinculadas y los precios de transferencia, ejecutar la contabilidad del libro mayor y cerrar, conciliar cuentas, preparar estados financieros, realizar la revisión de la gestión y calcular las provisiones del impuesto sobre la renta.