Una guía completa para la contabilidad de partida doble

Los asientos de diario son los componentes básicos del sistema de contabilidad de todas las empresas. Los contables registran las transacciones financieras como asientos de diario que aumentan o disminuyen la cantidad de dinero en diferentes cuentas, dependiendo del tipo de transacción.

Con contabilidad de doble entrada, cada entrada de diario actualiza al menos dos cuentas en el libro mayor de la empresa, utilizando un saldo igual de débitos y créditos a esas cuentas. Debido a que cada entrada de diario utiliza tanto débitos como créditos, se dice que tiene dos lados, de ahí el término "contabilidad de doble entrada".

¿Qué es la contabilidad de partida doble (o teneduría de libros)?

La contabilidad por partida doble es un sistema de contabilidad en el que cada transacción afecta al menos a dos cuentas y mantiene un equilibrio entre débitos y créditos. Este enfoque reduce la probabilidad de errores contables. Las empresas de todos los tamaños utilizan la contabilidad de doble entrada para administrar sus negocios.

Se requiere contabilidad de doble entrada para todas las empresas públicas, y generalmente es una necesidad para las empresas que dependen de financiamiento externo.

Ecuación de doble entrada

La ecuación contable es un marco que sustenta muchos aspectos de la contabilidad empresarial, especialmente la contabilidad de doble entrada. La ecuación contable es:

Activos = Pasivo + Patrimonio

Esta ecuación debe permanecer en equilibrio. La contabilidad de doble entrada mantiene este saldo registrando cada transacción como un asiento de diario que equilibra un número igual de débitos y créditos.

El balance de una empresa es la encarnación de la ecuación contable:informa el valor de los activos, en equilibrio con sus pasivos y patrimonio, en un momento determinado. El estado de resultados refleja los cambios en los activos de una empresa, pasivos y patrimonio de sus operaciones durante un período determinado.

¿Quién usa la contabilidad de doble entrada?

Empresas de todos los tamaños, en todas las industrias, utilice la contabilidad de doble entrada. Una razón clave es que es el único método de contabilidad que cumple con los Principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP) de EE. UU. Todas las empresas públicas de EE. UU. Deben cumplir con los GAAP a los efectos de la presentación de informes financieros. Adicionalmente, la mayoría de los prestamistas requieren estados financieros que cumplan con los GAAP al evaluar las solicitudes de préstamos de cualquier empresa pública o privada.

La contabilidad de partida doble también es la base de la contabilidad de acumulación (o devengo). La mayoría de las empresas se adhieren a este método contable porque proporciona una imagen más precisa de su salud financiera.

Conclusiones clave

• La contabilidad de doble entrada significa que cada entrada del diario afecta al menos a dos cuentas y mantiene un equilibrio entre débitos y créditos.
• La contabilidad por partida doble mantiene la ecuación contable de que los activos deben ser iguales a los pasivos más el patrimonio.
• La contabilidad de doble entrada es el sistema predeterminado para la mayoría de las empresas porque reduce los errores, permite la contabilidad de acumulación (o devengo) y cumple con los GAAP.

Explicación de la contabilidad de doble entrada

Con contabilidad de doble entrada, los contables registran cada evento financiero con una entrada en el diario que actualiza al menos dos cuentas. Los contables eligen las cuentas adecuadas para estas entradas de una lista de las cuentas de la empresa, llamado plan de cuentas. El plan de cuentas incluye los nombres de las cuentas y los códigos del libro mayor para todas las clases de cuentas en el balance y el estado de resultados. Los tipos estándar de cuentas incluyen activos, pasivo, capital, ingresos y gastos.

Una vez que los contables hayan seleccionado las cuentas adecuadas, crean una entrada de diario, registrando el valor en dólares del evento con un débito o crédito en cada cuenta. Estas cantidades deben ser iguales y opuestas:por ejemplo, en una transacción que involucra dos cuentas, el débito a una cuenta debe ser igual al crédito a la otra cuenta.

En contabilidad, los términos “débito” y “crédito” tienen un significado específico que difiere del uso coloquial de las palabras (como en “tarjetas de débito” o “créditos bancarios”). La forma en que funcionan los débitos y créditos depende del tipo de cuenta. En contabilidad, cada tipo de cuenta tiene un saldo normal o natural, que se refiere al tipo de saldo que se espera que tenga la cuenta y dicta si los débitos o créditos aumentan el valor en la cuenta. Por ejemplo, las cuentas de activos tienen un saldo deudor, por lo que los débitos los aumentan y los créditos los disminuyen. En cambio, los pasivos tienen un saldo acreedor; se incrementan por créditos y disminuyen por débitos. Cada entrada de diario se muestra en dos columnas en un sistema de contabilidad, con los débitos a la izquierda y los créditos a la derecha.

Los asientos del diario se registran en el libro mayor y se “cierran” periódicamente para crear un balance de prueba. El proceso de cierre incluye acumular todos los débitos y créditos dentro de una cuenta y compensarlos entre sí. El balance de prueba enumera el valor de débito o crédito neto resultante para todas las cuentas. Como las entradas de diario subyacentes, el balance de prueba se muestra en dos columnas:débitos a la izquierda, créditos a la derecha. Las dos columnas deben ser iguales.

Después de verificar el saldo de prueba y realizar los ajustes necesarios, la empresa crea un saldo final ajustado que se utiliza para generar las partidas en los estados financieros principales de la empresa:el estado de resultados, balance y estado de flujos de efectivo.

Contabilidad de entrada doble frente a entrada única

La contabilidad de entrada única es el método alternativo a la contabilidad de entrada doble para registrar actividades financieras. La contabilidad de entrada única se asemeja a una lista de transacciones en un registro de cheques o en un extracto bancario. La contabilidad de entrada única y la contabilidad de entrada doble se relacionan estrechamente con si las empresas utilizan la contabilidad de caja frente a la contabilidad de acumulación (o devengo). Como el nombre sugiere, con contabilidad de caja, cada entrada consiste en un débito o crédito a una sola cuenta.

Si bien la contabilidad de entrada única es más sencilla de implementar, tiene deficiencias importantes en comparación con la contabilidad por partida doble. Es más propenso a errores, especialmente omisiones y duplicaciones, porque carece del método de control contable de doble entrada para equilibrar las cuentas.

Adicionalmente, la entrada única no crea una imagen financiera completa de la empresa porque solo registra las entradas y salidas de efectivo, reflejando cuándo hay efectivo disponible versus cuándo se gana realmente. Tampoco refleja cosas como las ventas realizadas a crédito. Finalmente, requiere trabajo adicional en el proceso de cierre para producir estados financieros equilibrados. Las empresas públicas no pueden utilizar la contabilidad de entrada única porque no se acepta según los GAAP.

Reglas de contabilidad de partida doble

Hay dos reglas importantes que rigen las formas en que las empresas utilizan la contabilidad por partida doble. Estas reglas garantizan que la ecuación contable esté equilibrada y reducen la probabilidad de errores:

1. Cada transacción debe registrarse en dos o más cuentas.
2. Para cada transacción, la cantidad total debitada debe ser igual a la cantidad total acreditada.

Si bien cada transacción debe registrarse en al menos dos cuentas, el número de cuentas en el lado izquierdo (débito) del asiento del diario no necesita ser el mismo que el número de cuentas en el lado derecho (crédito). Los asientos de diario con tres o más cuentas se denominan "asientos compuestos". Por ejemplo, cuando se realiza el pago de un préstamo, la entrada compuesta carga dos cuentas:préstamos por pagar y gastos por intereses. Pero solo acredita una cuenta:efectivo.

Adicionalmente, aunque los débitos deben ser iguales a los créditos en cada transacción, Es posible que un asiento de diario no genere un aumento en una cuenta y una disminución correspondiente en otra debido a la forma en que funcionan los saldos naturales. Si una cuenta tiene un saldo deudor natural, un débito aumentará la cantidad total en la cuenta. Si la otra cuenta actualizada en la transacción tiene un saldo de crédito natural, el crédito correspondiente aumentará esa cuenta, también. Una sola entrada de diario puede aumentar ambas cuentas al mismo tiempo, disminuir ambos o una combinación.

Y finalmente, es importante disipar cualquier concepto erróneo de que los débitos son buenos y los créditos malos, o viceversa. Depende de la cuenta y la situación específica. Los débitos aumentan las cuentas de activos, como la cuenta de efectivo de la empresa. En la mayoría de los casos, esto se considera positivo. Sin embargo, los débitos también aumentan los gastos, que puede verse como algo negativo.

Cómo funciona la contabilidad de doble entrada

El proceso de configuración y uso de un sistema de contabilidad de doble entrada se puede dividir en cuatro pasos clave. Comienza con la configuración de las cuentas en las que los contables registrarán las transacciones y termina con el uso de la información de la cuenta para generar estados financieros. Las etapas son:

1. Crea un plan de cuentas , que es una lista completa de todas las cuentas del libro mayor que una empresa puede utilizar para registrar transacciones. Incluye todas las cuentas para cada uno de los cinco tipos:activos, pasivo, capital, ingresos y gastos. La mayoría del software de contabilidad incluye planes de cuentas prefabricados con espacio para la personalización, mientras que otras soluciones de contabilidad permiten planes de cuentas personalizados.
2. Utilice débitos y créditos para todas las transacciones. en cantidades iguales para reflejar la esencia de una transacción. Los débitos y créditos pueden expresarse en cualquier unidad monetaria.
3. Asegúrese de que cada transacción tenga dos componentes (débitos y créditos, en equilibrio) de acuerdo con la ecuación contable. El software de contabilidad a menudo facilita esto.
4. Ejecutar estados financieros directamente del sistema de contabilidad de partida doble. Al cerrar los libros al final de cada período contable, Los totales netos de la cuenta en el sistema de contabilidad de partida doble se utilizan para crear el balance final y de prueba de la empresa. Los saldos finales ajustados fluyen a las partidas de los estados financieros. El software de contabilidad puede automatizar la integración y el flujo de procesos necesarios para hacer esto.

Historia de la contabilidad de doble entrada

La contabilidad por partida doble tiene una historia interesante. Algunos historiadores dan crédito al matemático italiano Luca Pacioli, conocido como el padre de la contabilidad, con la invención del sistema de doble entrada en el siglo XV. Otros sugieren que la contabilidad por partida doble se estaba utilizando en Corea siglos antes o señalan a los antiguos romanos que usaban un sistema similar.

Independientemente de la versión del historial que sea más precisa, La contabilidad por partida doble ha existido durante mucho tiempo y es la piedra angular sobre la que descansa la contabilidad.

Tipos de cuentas

En la contabilidad de partida doble, Las empresas pueden utilizar cualquier combinación de los cinco tipos de cuentas:activos, pasivo, capital, ingresos, gastos, ganancias y pérdidas - al registrar transacciones. Cada entrada de diario tiene dos lados, con débitos a la izquierda y créditos a la derecha. El tipo de cuenta determina si tiene un saldo deudor normal o un saldo de crédito normal, y por tanto si los débitos o créditos aumentan el saldo.

Los cinco tipos de cuentas son:

• Activos: Recursos propiedad de una empresa que representan valor económico futuro. Ejemplos de cuentas de activos incluyen efectivo, cuentas por cobrar y equipo. Los activos tienen un saldo deudor normal y se incrementan mediante débitos.
• Pasivo: Cantidades adeudadas o comprometidas por una empresa. Los ejemplos incluyen cuentas por pagar, préstamos y gastos acumulados. Los pasivos tienen un saldo acreedor normal y se incrementan mediante créditos.
• Capital: Cantidad de fondos invertidos en una empresa por sus propietarios más todos los ingresos retenidos de las operaciones. Los ejemplos incluyen capital pagado (fondos de inversores), utilidades retenidas y acciones ordinarias. La equidad tiene un saldo acreedor normal y se incrementa mediante créditos.
• Ingresos: Dinero generado por cualquier actividad operativa. Los ejemplos incluyen ventas de productos, honorarios de servicio e ingresos por intereses. Los ingresos tienen un saldo acreedor normal y se incrementan mediante créditos.
• Gastos: Costos incurridos en el funcionamiento de una empresa. Los ejemplos de gastos incluyen compras de inventario, sueldos y depreciación. Los gastos tienen un saldo deudor normal y se incrementan mediante débitos.

El siguiente cuadro resume el impacto de los débitos y créditos para cada uno de los cinco tipos de cuentas.

Débito Crédito Activos + - Pasivos - + Patrimonio - + Ingresos - + Gastos + -

Sistema de contabilidad de doble entrada

En la práctica, El uso de un sistema de contabilidad de partida doble se convierte rápidamente en algo natural. Los tenedores de libros adquieren fluidez en el idioma muy rápidamente y comienzan a pensar en términos de cuentas T, que son representaciones visuales de cuentas que enumeran los débitos a la izquierda y los créditos a la derecha. El gráfico de arriba está configurado para parecerse a una cuenta T.

Como modismos en el lenguaje, ciertos emparejamientos de cuentas están arraigados en el sistema de contabilidad de partida doble. Por ejemplo, transacciones a menudo débito cuentas por cobrar y ventas a crédito, o adeudan efectivo y acreditan cuentas por cobrar.

Ejemplos de contabilidad de entrada doble

Exploremos algunos ejemplos del mundo real de contabilidad de doble entrada para transacciones comerciales comunes. Cada escenario utiliza un estilo de entrada de diario típico que enumera los nombres de las cuentas, débitos a la izquierda, créditos a la derecha y una nota a continuación.

Ejemplo 1:Compra de un equipo por dinero en efectivo

Propiedad, Planta y equipo:tractor $ 10, 000 Efectivo $ 10, 000 Compra de tractor serial # 123HAY

Esta entrada del diario pone el tractor en los libros, aumentando el saldo en la cuenta de activos con un débito que representa su valor y reduciendo el saldo en la cuenta de efectivo con un crédito.

Ejemplo 2:Compra de materias primas a crédito del proveedor

Inventario - Azúcar $ 1, 500 cuentas por pagar - Chequers Sugar Supply $ 1, 500 Compras de azúcar para el mes de enero

Esta entrada aumenta la cuenta de activos de inventario con un débito y establece un pasivo por el monto adeudado a crédito con un crédito. Cuando la empresa paga la factura de Checkers Sugar Supply, el contable reducirá las cuentas por pagar con débito y reducirá el efectivo con crédito.

Ejemplo 3:Registro de ingresos de clientes en un bufete de abogados

Cuentas por cobrar - Cliente n. ° 1776 María $ 25, 000 Ingresos por servicios de litigios $ 25, 000 Servicios prestados, a cuenta, en el juicio de María contra Juan

Esta entrada pone una cuenta por cobrar en los libros debitando el activo y registra los ingresos obtenidos con un crédito. Ambos lados de la entrada aumentan las cuentas respectivas.

Cómo utilizar la contabilidad de doble entrada

Como muestra el ejemplo anterior, La contabilidad por partida doble debe estar bien organizada para registrar con precisión el impacto total de las transacciones de la empresa y reflejar ese impacto en sus estados financieros. A medida que aumenta el volumen de transacciones, esto se vuelve más difícil.

Como resultado, Hoy en día, pocas empresas utilizan métodos de registro manual para la contabilidad por partida doble. Como mínimo, la contabilidad moderna se basa en hojas de cálculo que pueden automatizar algunos cálculos. Más amenudo, las empresas utilizan software de contabilidad para simplificar y automatizar el proceso y evitar errores que conducen a estados financieros inexactos y otros problemas.

Cómo decidir si la doble entrada es adecuada para mi negocio

La contabilidad de doble entrada es el enfoque predeterminado para la mayoría de las empresas debido a la necesidad de generar estados financieros que cumplan con los PCGA para propietarios y prestamistas. Las empresas públicas están obligadas a utilizar la contabilidad de doble entrada para cumplir con los requisitos de GAAP. Sin embargo, es posible que algunos propietarios de empresas privadas relativamente simples tengan que decidir si utilizar la contabilidad de entrada doble o la de entrada única. Las preguntas que pueden ayudar a los propietarios a decidir incluyen:

• ¿La empresa posee o tiene inventario?
• ¿La empresa tiene varios empleados?
• ¿Tiene la empresa un plan de cuentas sólido?
• ¿La empresa debe dinero a personas ajenas a la empresa o planea solicitar préstamos?
• ¿La empresa planea utilizar un sistema de contabilidad automatizado?

Si la respuesta es sí a cualquiera de las anteriores, La contabilidad por partida doble es probablemente el mejor enfoque para su negocio. La contabilidad de doble entrada maneja de manera más apropiada las cuentas del balance que generalmente se requieren para actividades como mantener inventario, pagar a los empleados y cumplir con los acuerdos de préstamo. Las interfaces de usuario bien diseñadas pueden simplificar la contabilidad de doble entrada para las empresas que tienen una larga lista de cuentas del libro mayor.

Software de contabilidad y doble entrada

Atrás quedaron los días de los libros de contabilidad encuadernados en cuero guardados en una caja fuerte. Las empresas de todos los tamaños mantienen sus libros utilizando un software de contabilidad diseñado para la contabilidad de partida doble. Incluso las pequeñas empresas pueden beneficiarse del ahorro de tiempo y la precisión que brindan las soluciones de contabilidad líderes, especialmente a medida que crecen. Algunos sistemas simplifican la entrada de datos al rastrear los recibos digitales y permitir que los usuarios carguen fotos de los físicos, una alternativa mucho mejor que mantener las cajas de zapatos llenas de documentación en papel. El software de contabilidad también puede integrarse típicamente con cuentas bancarias y de tarjetas de crédito para obtener información automáticamente de esas fuentes. Y para los dueños de negocios que utilizan profesionales de impuestos, cargar datos en los sistemas fiscales cuando llega el momento de presentar las declaraciones de impuestos es mucho más fácil y requiere menos tiempo que los métodos manuales para ambas partes.

Las empresas más grandes han aprovechado el software de contabilidad de doble entrada durante décadas. Es una necesidad dada la complejidad y volumen de su negocio. Al elegir un software de contabilidad, las empresas deben buscar funciones como el acceso a datos en tiempo real, herramientas analíticas avanzadas y procesos de cierre acelerados.

La contabilidad por partida doble es la base de la gestión financiera en la mayoría de las empresas. Ayuda a las empresas en crecimiento a realizar un seguimiento de operaciones cada vez más complejas, y es fundamental para las empresas públicas y privadas que dependen del financiamiento externo. El software puede automatizar y simplificar en gran medida el proceso de establecer y mantener un método de contabilidad de doble entrada y utilizarlo para generar estados financieros.

Preguntas frecuentes sobre contabilidad de doble entrada

¿Qué se entiende por contabilidad por partida doble?

La contabilidad de doble entrada es un método para registrar asientos de diario para reflejar la actividad financiera mediante la actualización de dos o más cuentas con débitos y créditos iguales y opuestos.

¿Cuáles son las dos reglas de la contabilidad por partida doble?

Las dos reglas de este tipo de contabilidad son que cada transacción debe registrarse en dos o más cuentas, y la cantidad total debitada debe ser igual a la cantidad total acreditada. Estas reglas mantienen la ecuación contable en equilibrio.

¿Qué es el sistema de doble entrada con un ejemplo?

A continuación se muestra un ejemplo de contabilidad de partida doble para comprar un equipo en efectivo. La entrada de diario pone la camioneta en los libros aumentando el saldo en la cuenta de activos. Reduce el saldo en la cuenta de efectivo con un crédito por el mismo monto.

Propiedad, Planta y equipo - Van $ 20, 000 Efectivo $ 25, 000 Compra de van serial # 456VAN

¿Es necesaria la contabilidad por partida doble?

Depende del negocio pero muchos requieren contabilidad de doble entrada. Este sistema es necesario para cualquier empresa que necesite generar estados financieros que cumplan con los GAAP para propietarios o prestamistas. que incluye empresas públicas. Las empresas más pequeñas que operan con contabilidad de caja pueden encontrar que la contabilidad de entrada única es más simple y adecuada para sus necesidades.