Una guía paso a paso para el ciclo contable

Como propietario de una pequeña empresa, es probable que haya tenido un curso intensivo de contabilidad 101, aprendiendo todo, desde cómo realizar un seguimiento de los gastos comerciales hasta aprender sobre los diferentes tipos de contabilidad.

Pero junto con el proceso contable y los diversos términos contables, también debería tomarse un poco de tiempo para aprender más sobre el ciclo contable.

Estos son los pasos del ciclo contable:

• Paso 1:Transacciones
• Paso 2:Registre las entradas del diario
• Paso 3:contabilizar los asientos de diario en el libro mayor (G/L)
• Paso 4:ejecutar el balance de prueba sin ajustar
• Paso 5:Hacer entradas de ajuste
• Paso 6:Prepare un balance de comprobación ajustado
• Paso 7:ejecutar estados financieros
• Paso 8:Cierra los libros
• Paso 9:Comience el próximo ciclo contable

Resumen:¿Qué es el ciclo contable?

El ciclo contable se considera un elemento básico de la contabilidad y es un proceso paso a paso realizado por contadores para garantizar que todas las transacciones financieras se registren correctamente. A partir de la transacción financiera inicial, el ciclo contable simplifica todo el proceso financiero y ayuda a garantizar que no pase por alto ninguno de los procesos.

Gracias al software de contabilidad, gran parte de este ciclo está automatizado, por lo que ya no tiene que contabilizar en diarios separados ni esperar para contabilizar en el libro mayor (G/L). Pero a pesar de que el ciclo está automatizado, es importante comprender cada uno de los pasos y por qué cada uno es necesario.

Al final del mes, ejecutará sus estados financieros y luego comenzará de nuevo, de ahí el término "ciclo".

Los pasos del ciclo contable

Dependiendo de dónde mires, puedes encontrar el ciclo contable descrito en 4 pasos, 5 pasos, incluso 10 pasos.

Sin embargo, el consenso general es que hay 8 pasos en el ciclo contable, 9 si se cuenta el inicio del ciclo. Si usa un software de contabilidad, encontrará que muchos de estos pasos, como ingresar transacciones y publicarlas en el L/M, se han consolidado en un solo paso.

Es importante tener en cuenta que muchos de los pasos en el ciclo contable son para aquellos que utilizan el método de contabilidad de acumulación. Si su empresa utiliza el método de contabilidad de caja, aún puede seguir el ciclo, pero puede eliminar algunos de los pasos, como los asientos de ajuste.

Paso 1:Transacciones

El primer paso en el ciclo contable comienza inmediatamente después de cerrar los libros del mes anterior.

El nuevo ciclo comienza cuando comienza a organizar todas sus transacciones financieras. Esto puede incluir codificar sus cuentas por pagar en la cuenta correcta, escribir una factura, revisar recibos, crear un informe de gastos y pagar a sus empleados.

Una vez que se haya completado esta revisión inicial y sus transacciones se hayan codificado correctamente, puede pasar al siguiente paso en el ciclo contable.

Paso 2:Ingresar transacciones

Una vez que haya preparado sus transacciones, puede comenzar a publicarlas. Si está ingresando manualmente sus transacciones de contabilidad, deberá ingresarlas en diarios separados. Los diarios comunes utilizados por tenedores de libros y contadores incluyen:

• Recibos de efectivo
• Desembolsos de efectivo
• Ventas
• Compras

El propósito de estos diarios es proporcionar los detalles del saldo que luego transferirá al L/M. En otras palabras, si termina registrando $150 en pagos de sus clientes, su diario de recibos de efectivo proporcionará los detalles de cada uno de esos pagos, mientras que el L/M solo reflejará el total de $150.

Si está utilizando un software de contabilidad, este proceso está automatizado, lo que le ahorrará una gran cantidad de tiempo y reducirá significativamente la posibilidad de errores.

Paso 3:Contabilización en el libro mayor

Una vez que haya ingresado sus transacciones para el mes, deberá registrar los totales de sus diarios subsidiarios en su libro mayor. Este paso es innecesario si está utilizando un software de contabilidad, que recomiendo encarecidamente. Sin embargo, si no lo está, o si su software de contabilidad no contabiliza automáticamente en el L/M, debe contabilizar sus asientos en el L/M en este punto.

Paso 4:Preparar un balance de comprobación no ajustado

Un saldo de prueba le proporciona una lista de todos los saldos de sus cuentas del libro mayor general, y cada cuenta muestra un saldo deudor o acreedor. La razón por la que ejecuta un balance de prueba en este punto es para asegurarse de que sus débitos y créditos estén en equilibrio.

Si no es así, tendrá que volver a sus libros auxiliares para encontrar el error.

Paso 5:Hacer asientos de ajuste

Una vez que haya conciliado su extracto bancario, es probable que tenga que hacer algunas entradas de ajuste. Este es el punto en el que también haría entradas de depreciación e ingresaría la nómina u otras acumulaciones de gastos.

Paso 6:Ejecute un balance de prueba ajustado

Una vez que haya solucionado cualquier problema de desequilibrio e ingresado entradas tardías o entradas acumuladas, querrá ejecutar un balance de prueba ajustado. Esto le dará los saldos más actualizados para todas sus cuentas del libro mayor.

Paso 7:Preparar estados financieros

Su balance de prueba ajustado juega un papel importante en la creación de sus estados financieros de fin de mes. Como mínimo, debe ejecutar tres informes:

1. Estado de resultados
2. Balance
3. Estado de flujos de efectivo

Puede ejecutar tantos informes complementarios como desee, pero estos tres son necesarios.

Paso 8:Cerrar los libros

Cuando cierra sus libros para el ciclo contable actual, pone a cero los saldos de las cuentas de ingresos y gastos.

Este saldo cero se trasladará al comienzo del próximo período contable y se realiza para mostrar tanto los ingresos como los gastos durante un período de tiempo determinado, lo que solo se puede hacer si comienza con un saldo cero para cada período contable.

Paso 9:Comience el siguiente ciclo

Felicitaciones, ha completado su primer ciclo contable. Si bien gran parte de estos detalles están completamente automatizados si usa un software de contabilidad, ahora comprende el ciclo contable de principio a fin.

Utilizando el ciclo contable para sus finanzas

Incluso si es una pequeña empresa e incluso si usa la contabilidad de caja, puede ser beneficioso usar el ciclo contable.

El ciclo contable ayuda a garantizar que sus saldos sean precisos, que no se haya saltado uno de los procesos y que sus estados financieros representen la verdadera salud financiera de su empresa.

Como todo lo demás relacionado con la teneduría de libros y la contabilidad, el ciclo contable es un proceso que puede ayudarlo a categorizar e ingresar sus transacciones correctamente. El uso del ciclo contable también ayuda a garantizar que usted y su contador tengan una visión general completa y precisa de la salud financiera de su negocio.

Incluso las pequeñas empresas se beneficiarían del uso del ciclo contable en su negocio, y si está utilizando la contabilidad de acumulación, es una necesidad absoluta.