12 formas de administrar las relaciones con los clientes (sin un CRM)

Entonces, ha creado un sitio web que genera clientes potenciales y ventas.

Todavía falta una cosa:Gestión de relaciones con los clientes (CRM) software... A menos que sepa cómo crear un flujo fluido para construir, mantener y escalar sus relaciones con los clientes internamente.

En este artículo, compartiremos 12 consejos para administrar sus campañas de marketing, coordinar los esfuerzos de ventas y almacenar toda la información de los clientes en un solo lugar sin tener que recurrir a un CRM todo en uno.

¿Tu empresa necesita una plataforma de CRM?

Los beneficios del software CRM son innegables. Sin embargo, los equipos pequeños no necesariamente necesitan un sistema CRM real de inmediato.

Puede intentar crear una solución de administración de clientes internamente si:

• Tener una sólida experiencia con herramientas de marketing y soluciones de generación de informes.
• Tener la capacidad de realizar comprobaciones manuales.
• No necesita una solución altamente personalizable para procesar automáticamente la información entrante.

Cómo gestionar las relaciones con los clientes sin un CRM

Una estrategia poderosa para administrar las relaciones con los clientes es la clave para aumentar las ganancias.

Se basa en su capacidad para extraer y "decodificar" datos.

Ya no necesita basar sus decisiones en conjeturas:tiene toda la información necesaria a su disposición.

Echemos un vistazo a las 12 prácticas recomendadas para almacenar, analizar y utilizar información de forma eficaz que le ayude a crear una estrategia de CRM sólida (sin una herramienta de CRM).

1. Garantizar una comunicación eficaz entre los equipos de marketing y ventas

Debe alinear sus departamentos de marketing y ventas no solo para atraer y convertir clientes potenciales, sino también para retener a sus clientes. En cada etapa de la comunicación con sus clientes potenciales o existentes, los equipos de ventas y marketing deben ir de la mano.

Para coordinar sus esfuerzos, primero revise el recorrido del cliente. Cuando ambos equipos tienen una visión compartida de lo que le sucede a un cliente en cada etapa del embudo de ventas, es más fácil para ellos crear una única experiencia de cliente y agregar valor a los clientes potenciales.

Además, no subestimes el valor de los comentarios de los clientes. Dado que los vendedores realizan la mayor parte de la comunicación con el cliente, debe haber un documento compartido donde los especialistas en marketing puedan encontrar la información sobre las objeciones y puntos débiles más comunes de los clientes potenciales.

Cuando los equipos de ventas y marketing están alineados, sus clientes se mueven a través del embudo de ventas sin problemas.

2. Priorizar la transparencia

Con tantas empresas que han cambiado al trabajo remoto a largo plazo, ya no es tan común compartir rápidamente las noticias en una "charla de enfriador de agua".

Por lo tanto, para mantener a todos informados sobre lo que sucede en uno u otro proyecto, comparta siempre las noticias en el canal de comunicación al que tienen acceso sus equipos de marketing y ventas.

En el trabajo remoto, no existe el exceso de comunicación. Utilice documentos compartidos y fomente la comunicación abierta para asegurarse de que todos en su empresa estén en sintonía antes de comenzar una nueva campaña de marketing o hablar con un cliente.

3. Aproveche las integraciones integradas

Al igual que sus equipos de marketing y ventas, sus herramientas de marketing también funcionan mejor cuando están alineadas.

Las integraciones le permiten reunir los datos de diferentes software de marketing y acceder a funciones más avanzadas.

Las herramientas de marketing generalmente permiten integraciones con un montón de herramientas que pueden convertirse en una gran extensión de sus funciones. Por eso, al elegir una plataforma para outbound o seleccionar una herramienta de gestión de tareas, es importante prestar atención a las integraciones que ofrece la empresa.

4. Usar herramientas de integración de aplicaciones

Digamos que la funcionalidad de su herramienta de generación de prospectos no le permite integrarla con su plataforma de marketing por correo electrónico. ¿Qué debes hacer entonces?

La solución más sencilla es utilizar una herramienta de integración de aplicaciones.

Herramientas como Zapier o Automate.io permiten a los especialistas en marketing crear flujos de trabajo automatizados que no serían posibles sin un conector de terceros.

Ahora, puede conectar fácilmente su cuenta de JotForm a la plataforma de marketing por correo electrónico SendPulse y programar secuencias de correo electrónico para nuevos usuarios que completaron uno de sus formularios sin tener un plan pago de Mailchimp o HubSpot. Para mantenerse al tanto de su lista de tareas, es posible que desee integrar su chat de Drift y el tablero de Trello. Independientemente de la integración que se le ocurra, lo más probable es que sea posible gracias a una de las herramientas de integración.

Si la cantidad de tareas que ejecutan sus herramientas de marketing mensualmente no excede el límite que ofrece Zapier en un plan gratuito, puede acceder a esta funcionalidad sin gastar un centavo.

5. Automatiza todo lo que puedas

Cuanto más esfuerzo manual requiera su estrategia de gestión de clientes, más dependiente será de su capacidad o la de otros miembros del equipo. Con la ayuda de las integraciones, puede optimizar casi todos los procesos de marketing.

Automatice tareas repetitivas, como enviar campañas mensuales de marketing por correo electrónico, responder a solicitudes de servicio al cliente similares o hacer un seguimiento de los temas en los que sus clientes potenciales han mostrado interés.

Al configurar la automatización de marketing, siempre tenga en cuenta el comportamiento de sus clientes, los datos sobre las interacciones que tienen con usted a través de diferentes canales de marketing y los datos que tiene de campañas de marketing anteriores. Usando estas entradas de comportamiento, configurará el flujo que satisfaga completamente las necesidades de sus clientes potenciales y clientes.

Estas son solo algunas ideas para los flujos de trabajo de automatización de marketing:

Segmentación de listas de correo

No sorprende que llegue a su público objetivo en diferentes etapas de su viaje de compra. Si bien es posible que algunos ya estén dispuestos a conversar con uno de sus representantes de ventas, otros todavía están explorando contenido sobre el tema y buscando orientación gratuita.

El problema es que todas estas personas llegan a una lista de correo después de descargar el lead magnet específico o completar el formulario para acceder al seminario web. Al automatizar la segmentación de la lista de correo, ahorra mucho tiempo y se asegura de que cada cliente potencial reciba el contenido más relevante.

Secuencias de correo electrónico

La automatización del correo electrónico le permite configurar secuencias que se asignarán a diferentes contactos en función de su comportamiento. Las acciones que los usuarios realizan en su sitio web o la forma en que interactúan con su boletín pueden desencadenar la secuencia de correo electrónico específica que lo ayudará a mover el cliente potencial a través del embudo de ventas.

Respuestas automáticas

¿Tienes un formulario de contacto en tu sitio web? Luego, puede configurar respuestas automáticas que se enviarán a cada usuario en función de las respuestas que completaron en los campos del formulario.

Para retener la atención de los prospectos, debe hacer un seguimiento de inmediato. Este paso le permite abrir la conversación de inmediato e involucrarse cuando tenga tiempo.

Asignación de prospectos a representantes de ventas

La automatización de marketing es útil no solo para nutrir a sus clientes potenciales y clientes a lo largo de su proceso de compra, sino también para involucrar a las personas relevantes cuando se las necesita.

Cuando configura una automatización que asigna clientes potenciales a los equipos de ventas sin ningún esfuerzo manual, se asegura de que no se pase por alto a ningún cliente potencial.

Retargeting

La mayoría de los visitantes de su sitio no entrarán directamente en ese embudo de ventas. Rebotarán rápido sin dejar rastros. Pero eso no significa que no puedas construir relaciones sólidas con estas personas.

El retargeting es la técnica más poderosa para convertir personas familiarizadas con tu marca y convertirlas en clientes leales. Al instalar un píxel de seguimiento en su sitio web y configurar una campaña paga (redes sociales pagas, anuncios de búsqueda, etc.), podrá llegar a las personas que visitaron su sitio web y realizaron ciertas acciones con contenido altamente relevante.

6. Utilice su aplicación de comunicación empresarial

Hablando de transparencia, es una buena idea crear canales de Slack (o cualquier plataforma de comunicación comercial que utilice) donde las alertas sobre nuevos clientes potenciales y oportunidades de ventas se crean automáticamente y todos los involucrados las ven.

Verificar manualmente cada herramienta de marketing lleva mucho tiempo. Entonces, ¿por qué no mostrar el estado de los clientes potenciales y prospectos directamente en su aplicación de mensajería empresarial?

7. Ordena los mensajes en tu bandeja de entrada

La comunicación es la parte central de su estrategia de gestión de relaciones con los clientes. Es la mejor manera de saber qué le interesa a su público objetivo y ser más personal con ellos.

Para evitar perderte las conversaciones más importantes, debes mantener tu bandeja de entrada organizada.

Filtre los correos electrónicos entrantes según los tipos de envíos. ¿Quieres realizar un seguimiento de los clientes potenciales que completan el formulario de contacto que se muestra en la sección del blog? ¿Qué pasa con las personas que se comunican con usted después de visitar la página de destino? Es más probable que estas audiencias tengan una intención diferente. Por lo tanto, le recomendamos que asigne diferentes etiquetas a los correos electrónicos que provengan de uno u otro tipo de audiencia.

8. Domina las buenas y antiguas Hojas de cálculo de Google

Muchas empresas utilizan Hojas de cálculo de Google como herramienta de CRM.

Para crear un CRM utilizando una hoja de cálculo, primero debe especificar los datos que se incluirán allí. Comience respondiendo las siguientes preguntas:

• ¿Cuáles son sus fuentes principales?
• ¿Cuál es su proceso de ventas?
• ¿Qué información sobre ofertas y contactos necesita más?
• ¿Cuáles son las etapas del proceso de embudo de ventas?

En función de sus respuestas, puede crear hojas de trabajo separadas para diferentes fuentes de clientes potenciales, crear filas que tengan sentido para usted y agregar la funcionalidad necesaria. Es posible que desee incluir los siguientes encabezados en cada hoja de trabajo:

• Nombre de contacto
• Dirección de correo electrónico
• Título
• Nombre de la empresa
• Tipo de contacto
• Escenario
• Notas
• Contactar con el propietario

Por supuesto, no necesita importar todos los datos manualmente. Ya nos dimos cuenta de que la integración de herramientas de marketing no es ciencia espacial. Simplemente compruebe si su conjunto de herramientas se puede conectar a Hojas de cálculo de Google con unos pocos clics o si necesita recurrir a una plataforma de terceros. En cualquier caso, el proceso no llevará más de unos minutos.

9. Crear paneles

Verificar cada herramienta para recopilar estadísticas sobre diferentes proyectos de marketing es una pérdida de tiempo. Utilice su hoja de cálculo de Google para crear un panel completo de administración de clientes.

En caso de que no tengas mucho coraje para este paso, puedes usar una de las plantillas gratuitas disponibles en la web:

• Plantillas de informes de marketing de Hojas de cálculo de Google de Supermetrics.
• Plantilla de ActiveCampaign para el seguimiento de oportunidades de venta.
• Plantilla de panel de Google Sheet de Octoboard.

10. Usa una herramienta de administración de tareas

Integre su solución CRM personalizada con una plataforma de gestión de tareas para evitar la asignación manual de tareas. Este paso más es necesario para garantizar que todos estén en sintonía, independientemente de si tuvo tiempo de sincronizar con los miembros del equipo o no.

Utilice esta sencilla integración para enviar alertas de texto automáticas cuando lleguen nuevos envíos, se alcancen hitos importantes, se necesiten seguimientos, etc.

11. Documente toda la configuración

Tienes muchas cosas que hacer. Automatización de marketing, configuración de seguimiento, paneles:sus esfuerzos no tienen sentido a menos que su equipo comprenda cómo usarlo todo.

Toda empresa necesita una base de conocimiento interna (KB). Puede ser un wiki corporativo basado en la web como Confluence o Google Drive compartido.

Después de crear una estrategia para la gestión de clientes, documéntelo en su KB. De esta manera, se asegurará de que todos entiendan su papel en todo el proceso y sepan dónde pueden acceder a la información necesaria.

12. Designar a una persona responsable de coordinar el proceso

Activar las automatizaciones de marketing y crear un sistema de informes no es suficiente. Alguien debería revisar continuamente los procesos que ha configurado, realizar un seguimiento de los datos y asegurarse de que avanza en la dirección correcta.

Mira, lo conseguimos:

No todas las empresas están listas para comenzar a usar un CRM.

Requiere cambio organizacional y compromiso.

Compromiso de la dirección.

Compromiso de sus empleados.

Y compromiso de poner al cliente en el centro de su organización.

Claro, puedes hacer todo esto por ti mismo.

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