Cómo registrar una provisión para cuentas de cobro dudoso

Las deudas incobrables son parte de hacer negocios. Para mantener sus estados financieros precisos, es útil crear una asignación para cuentas dudosas.

Una provisión para cuentas dudosas es una contracuenta de activos utilizada por las empresas para estimar la cantidad total de bienes y servicios vendidos por los que no esperan recibir pago. Ubicada en su balance general, la provisión para cuentas incobrables se utiliza para compensar el saldo de su cuenta de cuentas por cobrar.

¿Qué es una asignación para cuentas dudosas (ADA)?

Como propietario de una pequeña empresa, da un gran salto de fe cada vez que otorga crédito a sus clientes. Incluso con el análisis más estricto de la capacidad de pago de un cliente, habrá un momento en que un cliente (o dos) no pague lo que debe.

Y si bien los saldos de cuentas incobrables se pueden cancelar al final del año, para fines contables, es mejor contabilizar los gastos de deudas incobrables por adelantado utilizando la asignación para cuentas dudosas (ADA) en lugar de cancelar una gran cantidad de deudas incobrables al año. fin.

Para eso está la provisión para cuentas de cobro dudoso. La ADA es una cuenta de contra activos, lo que significa que funciona para compensar la cuenta con la que está asociada. Debido a que la asignación para cuentas dudosas se usa con su cuenta de cuentas por cobrar, la ADA funciona para reducir el saldo de sus cuentas por cobrar.

La provisión para cuentas incobrables se gestiona fácilmente utilizando cualquier aplicación de software de contabilidad actual. Para aquellos de ustedes que utilizan diarios contables manuales, deberán realizar las entradas adecuadas en sus diarios para administrar los totales de ADA correctamente.

¿Quién utiliza la asignación para cuentas de cobro dudoso (ADA)?

Si utiliza el método contable de acumulación, debería utilizar la asignación para cuentas dudosas en su negocio.

Incluso si ha estado en el negocio por menos de un año y no tiene información histórica disponible para ayudar a estimar la cantidad que debe registrarse en una ADA, una suposición conservadora es mejor que nada, y puede ajustar los totales como más históricos. los datos están disponibles.

Y debido a que el saldo de la provisión para cuentas de cobro dudoso reduce o compensa el saldo de sus cuentas por cobrar, el uso de esta contracuenta de activos contribuirá a obtener estados financieros más precisos.

Si tiene mucha actividad de cuentas por cobrar, es útil ajustar su saldo de ADA mensualmente, pero si la actividad es limitada, un ajuste trimestral debería ser suficiente.

Cómo estimar la provisión para cuentas dudosas (ADA)

Hay una variedad de métodos de provisión que se pueden usar para estimar la provisión para cuentas incobrables. Si bien la base histórica es probablemente el método de asignación más preciso, es probable que las empresas más nuevas tengan que hacer una "mejor suposición" conservadora hasta que tengan una base que puedan usar.

1. Clasificación de riesgo

El método de clasificación de riesgo supone que tiene conocimiento previo del historial de pago del cliente, ya sea a través de su análisis de crédito inicial o ejecutando un informe de crédito. Analizar el riesgo puede brindarle información adicional sobre qué clientes pueden incumplir el pago.

2. Porcentaje histórico

Quizás el método más efectivo, el porcentaje histórico, utiliza los totales de deudas incobrables pasadas para predecir su ADA para el año en curso. Por ejemplo, si el año pasado el saldo de sus cuentas por cobrar fue de $ 40,000 y tenía $ 4,000 en deudas incobrables, podría usar esta información para predecir los totales de deudas incobrables para el año actual.

3. Porcentaje de ventas

Tal vez el mejor método para nuevos negocios sin un historial de pago válido del cliente, simplemente calcule un porcentaje de sus cuentas por cobrar como una cuenta dudosa, revisando el porcentaje periódicamente para determinar qué tan cerca (o no) estaba su estimación y hacer los ajustes necesarios para el próximo período contable.

Ejemplos de una provisión para cuentas dudosas (ADA)

Estos son algunos ejemplos de cómo calcular su asignación para cuentas dudosas.

Ejemplo 1 de la ADA

El año pasado, el 10% del saldo de sus cuentas por cobrar terminó como deuda incobrable. Desde entonces, ha mejorado la selección de clientes e instituido mejores procedimientos de cobro.

Con ventas estimadas en $60,000 para el año, determina que su provisión para cuentas incobrables debe ser del 5%. El cálculo para determinar la ADA sería:

$60,000 x 5% =$3,000

Para registrar la asignación de $3000 para cuentas dudosas, deberá completar la siguiente entrada de diario:

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
31/1/2020	Gastos por deudas incobrables	$3,000
31/01/2020	Provisión para cuentas de cobro dudoso		$3,000

La cuenta de gastos de deudas incobrables es la única cuenta que afecta su estado de resultados al aumentar los gastos. Todas las demás actividades relacionadas con la asignación para cuentas incobrables afectarán solo su balance general.

El registro del asiento de diario anterior compensará el saldo actual de sus cuentas por cobrar en $3,000. Por ejemplo, si el saldo actual de sus cuentas por cobrar es de $8000, el valor real de la cuenta sería de $5000.

Recuerde que la provisión para cuentas incobrables es solo una estimación. Solo cuando un cliente incumple su saldo adeudado, deberá ajustar tanto el saldo de ADA como el saldo de cuentas por cobrar con la siguiente entrada de diario.

Por ejemplo, al final del año, determina que no puede cobrar una factura de $ 1,000, lo que requiere que realice la siguiente entrada de diario.

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
31/12/2020	Provisión para cuentas de cobro dudoso	$1,000
31/12/2020	Cuentas por cobrar		$1,000

Esta entrada reduce permanentemente el saldo de las cuentas por cobrar en su libro mayor, al mismo tiempo que reduce la provisión para cuentas dudosas.

Ejemplo 2 de ADA

Usando el método de porcentaje de ventas, al revisar sus cuentas por cobrar actuales, estima que el 15% de sus cuentas por cobrar actuales serán incobrables. Si el saldo actual de sus cuentas por cobrar es de $25,000, calcule el saldo de ADA de la siguiente manera:

$25,000 x 15% =$3,750

Al final del año, determina que $2,000 de los $3,750 son incobrables y deben cancelarse. Puede hacerlo con la siguiente entrada de diario:

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
31/12/2020	Provisión para cuentas de cobro dudoso	$2,000
31/12/2020	Cuentas por cobrar		$2,000

Un mes más tarde, después de que se hayan cancelado los fondos, uno de sus clientes realiza un pago de $1500. El primer asiento del diario reduce la provisión para cuentas dudosas mientras aumenta el saldo de sus cuentas por cobrar.

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
31/12/2020	Cuentas por cobrar	$1500
31/12/2020	Provisión para cuentas de cobro dudoso		$1500

Para registrar el pago en sí, deberá debitar efectivo y acreditar cuentas por cobrar.

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
31/12/2020	Efectivo	$1500
31/12/2020	Cuentas por cobrar		$1500

¿Es importante para su negocio la previsión de incobrables?

Si no vende a los clientes a crédito, no es necesario utilizar la asignación para cuentas incobrables. Pero si lo hace, es probable que tenga algunas deudas incobrables, y la forma más precisa de contabilizar adecuadamente esas deudas incobrables es usar una cuenta de contraactivos para estimar cuál cree que serán sus totales para el año.

El uso de la asignación para cuentas dudosas es particularmente importante para mantener la precisión de los estados financieros, lo que debería ser importante para cualquier propietario de una empresa, sin importar cuán grande o pequeña sea su empresa.

El uso de la asignación para cuentas dudosas le permite crear estados financieros que ofrecen una representación más precisa de su negocio.

Hay varios métodos que puede utilizar al estimar su asignación para cuentas dudosas. Independientemente del método que elija, si ofrece crédito a sus clientes, debe comenzar a usar esta cuenta de contra activos hoy.