¿Qué es un informe de gastos y cómo crearlo? Con plantilla y ejemplo

Cuando su pequeña empresa está siempre en movimiento, tratar de realizar un seguimiento de todos sus gastos comerciales puede ser un desafío. Por suerte, no tiene por qué ser así. Al crear un informe de gastos, puede realizar un seguimiento de todos los gastos de su negocio en un solo lugar para que no tenga que preocuparse por olvidar nada.

Si está tratando de hacer crecer su negocio y mantenerse al tanto de las cosas, necesita saber a dónde va su dinero. Afortunadamente, crear un informe de gastos no es un proceso difícil. Incluso si su negocio es pequeño, puede generar un informe de gastos simple para realizar un seguimiento de los gastos de su negocio. ¡Use esta guía para crear un informe de gastos para su pequeña empresa y manténgase al tanto!

Contenido:

1. ¿Qué es un informe de gastos?

2. ¿Cómo es un informe de gastos?

• Qué debe incluir un informe de gastos

3. Cómo crear un informe de gastos

• Cómo hacer un informe de gastos
• Informe de gastos en Synder

4. ¿Para qué se utiliza un informe de gastos?

¿Qué es un informe de gastos?

Operar un negocio requiere administrar muchas tareas y gastos diferentes. Desde anuncios y la compra de suministros adicionales hasta cubrir los impuestos comerciales, se deben contabilizar todos los gastos.

Un informe de gastos es un registro de los gastos incurridos por una empresa. Es un documento financiero que enumera todos los gastos de una pequeña empresa y sus correspondientes detalles de costo, tiempo y origen.

Puede usar un informe de gastos para averiguar cuál fue el mayor gasto de la empresa y cuánto le costó durante el período contable. También es útil para comprobar la exactitud de los gastos registrados por la empresa. Sirve para realizar un seguimiento de las actividades financieras de la empresa y para controlar los patrones de gasto de la empresa.

¿Cómo es un informe de gastos?

Los informes de gastos de las pequeñas empresas deben ser precisos y confiables. Un informe de gastos debe ser detallado y reflejar todos los gastos de la empresa. Esto lo ayudará a realizar un seguimiento de adónde va su dinero, así como a verificar que no esté gastando dinero frívolamente.

Qué debe incluir un informe de gastos

Como propietario de un negocio de comercio electrónico, debe tener en cuenta los siguientes costos que debe incluir en su informe de gastos:

Productos . Los artículos y el costo adicional de fabricación que gasta en los bienes reales que vende.

Almacenamiento. La cantidad de dinero que gastas en los almacenes donde guardas los productos finales.

Tarifas de la plataforma. No importa en qué plataforma esté vendiendo (Shopify, Etsy, WooCommerce, etc.), es probable que tengan tarifas.

Aplicaciones adicionales. Si está utilizando algunas aplicaciones adicionales para un mejor rendimiento (ya sea un software de contabilidad o una aplicación que lo ayude con la publicidad), debe incluirlas en sus informes, ya que también son gastos.

Costo de envío. El costo que paga por el envío a sus clientes.

Reembolsos. Ningún negocio de comercio electrónico está a salvo de que los productos lleguen dañados a veces o del descontento del cliente con el producto. Debe estar preparado para estos gastos en caso de que el cliente quiera devolver el producto.

Comisiones bancarias/de procesamiento. Ya sea que esté utilizando Stripe, Square, PayPal o cualquier otra pasarela de pago, tendrán tarifas adicionales por el procesamiento de sus transacciones.

Impuestos. Esté preparado para lidiar con los impuestos también. No querrás cometer un error con estos.

Seguros. No es uno de los elementos esenciales, pero aún así, si desea proteger sus productos contra robos y otros desastres, debe considerar esto.

Cómo crear un informe de gastos

Cuando se trata de administrar su negocio o llevar la contabilidad de sus finanzas, una cosa es segura:necesitará saber cómo crear un informe de gastos. Ya sea que sea un aficionado de poca monta que busca controlar sus gastos o un negocio autónomo que necesita controlar sus gastos comerciales, tendrá que controlar sus finanzas.

Cómo hacer un informe de gastos:

1. Manualmente
2. Con la ayuda del software de informe de gastos

Veamos ambas soluciones.

Modo difícil:manualmente con la ayuda de la plantilla de informe de gastos

Lo mejor es ir directamente al banco. Una vez que inicie sesión, se le presentarán las categorías para su informe de gastos manual. Incluso puede ordenarlos para que los gastos de los que desea realizar un seguimiento estén en la parte superior. Después de elegir sus categorías, el resto es fácil. Solo necesita copiar o adjuntar la información del banco y luego actualizar la hoja de cálculo.

Sin embargo, crear un informe de gastos manualmente puede ser estresante y problemático, ya que debe asegurarse de que usted o su contador/tenedor de libros ingresen correctamente todos los números en la tabla. Un pequeño error y tendrá que volver a verificar todo en su informe de gastos desde el principio y rehacer los cálculos finales.

Modo profesional:use la solución de software de informe de gastos

Un informe de gastos bien escrito puede ayudarlo a administrar de manera efectiva las finanzas de su negocio y mantenerse al tanto de todos sus gastos comerciales. Al mismo tiempo, muchas empresas prestan poca atención y descuidan la planificación en el proceso de creación de informes de gastos. En consecuencia, se convierte en una fuente de estrés y agota sus recursos. Si desea simplificar la generación de informes de gastos, realizar un seguimiento de sus finanzas y controlar los gastos de su empresa, debe considerar el uso de una solución especial de software de informes de gastos que lo ayudará a lidiar con todas las tareas necesarias.

Si bien puede usar una herramienta específica para crear informes de gastos, es mucho mejor implementar un software de contabilidad real. Resolverá muchos problemas y puede estar seguro de que todo se hace correctamente. Un gran beneficio es que todo se hace automáticamente.

Este es un ejemplo del informe de gastos en Synder:

Puede obtener una descripción general del rendimiento de su negocio en su moneda local e incluso comparar los resultados con el período anterior. También puede descargar el informe de gastos en forma de archivo de Excel:

Básicamente, así es como se vería su informe de gastos si lo hiciera manualmente. La única diferencia es que Synder Accounting calcula todo automáticamente en unos pocos segundos.

Obtenga más información sobre cómo Synder puede simplificar su negocio de comercio electrónico y verifique las funciones o programe una sesión de demostración con los especialistas de Synder.

¿Para qué se utiliza un informe de gastos?

Los dueños de negocios deben mantener registros de cada centavo gastado en los gastos de su empresa. De eso tratan casi todos los libros de contabilidad. Sin embargo, hay muchos otros usos para un informe de gastos. Puede ayudarlo a priorizar y tomar decisiones informadas sobre dónde gastar su tiempo y dinero. También es una forma de realizar un seguimiento de sus gastos diarios para evitar gastos excesivos.

Veamos en detalle algunos beneficios de usar un informe de gastos regularmente.

Prepárese completamente para una auditoría fiscal

¿Tiene problemas para dormir debido a los informes de impuestos? Incluso las empresas más pequeñas están preocupadas por la posibilidad de ser auditadas por las autoridades fiscales.

El miedo a ser auditado puede generar vacilación, indecisión e incluso estrés entre los propietarios de pequeñas empresas. Esto les hace preguntarse si están haciendo todo lo posible para mantener su cumplimiento fiscal.

Quizás se pregunte cómo puede estar preparado para una auditoría fiscal y qué puede hacer para asegurarse de que su negocio esté en lo correcto. Un informe de gastos de pequeñas empresas adecuado es una respuesta.

Obtenga más consejos sobre cómo puede evitar la auditoría fiscal y asegúrese de que su negocio esté funcionando bien en nuestra publicación de blog Banderas rojas de auditoría del IRS:Cómo evitar la auditoría fiscal.

Comprenda mejor su presupuesto y rendimiento empresarial

Mantener un presupuesto y registros financieros es algo que toda empresa debe hacer. Muchos dueños de negocios se vuelven cautelosos y solo gastan tanto dinero como pueden pagar. Si bien siempre debe mantener las finanzas de su negocio bajo control, también debe poder ver que su negocio está funcionando bien.

Un informe de gastos le ayuda a saber cuánto puede gastar. Al comprender las finanzas de su negocio, puede tomar decisiones informadas y tomar las medidas adecuadas para mejorar su rendimiento. Hay muchas maneras en las que puede realizar un seguimiento del rendimiento de su negocio. Sin embargo, un informe de gastos de una pequeña empresa es una de las formas más fáciles de comprender cuánto dinero gasta diariamente.

Planificar estrategias futuras

Con el informe de gastos adecuado, puede planificar la estrategia para la planificación y el rendimiento empresarial futuros. Como verá los detalles de cuánto cuestan las partes separadas de su negocio, puede crear una estrategia adecuada que sea asequible y rentable.

Conclusión

Las empresas gastan una gran cantidad de dinero en contabilidad y auditoría. Si se hace correctamente, el informe de gastos de la pequeña empresa es esencial para el éxito de cualquier empresa.

Con la implementación de una solución de software para el informe de gastos y la contabilidad de su negocio de comercio electrónico, puede crear un sistema que lo ayudará a producir nuevas estrategias y pronósticos para el futuro. Estarás un paso adelante con la visión del desempeño de tu negocio.
El software Synder Accounting le brinda una gran oportunidad no solo para crear un informe completo de gastos de pequeñas empresas, sino también para realizar un seguimiento de su contabilidad. ¿Estás listo para intentarlo?